Escala Ágil: Melhores Práticas de SAFe para Scrum Masters

Este artigo é a segunda parte da série de dimensionamento ágil da Toptal, projetada para orientar os gerentes de projeto em seus esforços de expansão de equipe. Leia a primeira parte, “5 Agile Scaling Frameworks Comparados: Qual deles você deve usar?” para uma visão geral detalhada das opções mais populares.

À medida que os produtos crescem e se tornam mais complexos, o mesmo acontece com as equipes que os produzem. Quando é hora de escalar, muitas empresas fazem a transição do Scrum para o Scaled Agile Framework (SAFe), um sistema que é implementado no nível corporativo e permite que as empresas gerenciem vários produtos complexos que exigem que equipes de equipes sejam desenvolvidas.

Um Scrum master mudando para um framework SAFe entrará em um ambiente que é ao mesmo tempo familiar e novo. Os artefatos, papéis e cerimônias são baseados no Scrum. Mas operar em uma escala maior vem com algumas responsabilidades adicionais, especialmente para os Scrum Masters que optam por passar para o papel de um engenheiro de trem de lançamento (RTE), uma trajetória comum. O RTE atua como o Scrum master de todo o trem de lançamento. Em vez de liderar uma equipe Scrum de nove a 11 pessoas, os RTEs se tornam líderes-servos para equipes de equipes que abrangem vários departamentos e organizam eventos de maior tamanho e escopo.

O básico: Scrum para SAFe

O SAFe permite que uma empresa aplique abordagens, valores e princípios Agile em várias equipes. A “equipe de equipes” resultante é conhecida como o Agile Release Train (ART). Equipes individuais continuam a empregar um Scrum master para fazer negócios como de costume, enquanto o papel de Scrum-master em um ART é feito por um RTE. O RTE aplica os mecanismos gerais e governança do Scrum, mas em um nível organizacional, e não de equipe. Outras funções e artefatos tradicionais do Scrum em nível de equipe também mudam de acordo. Por exemplo, o “proprietário do produto” ART torna-se um gerente de produto; um “backlog do produto” torna-se o backlog do programa; um “sprint backlog” é um backlog de iteração; e o “incremento do produto” agora é o incremento do programa (PI).

Existem quatro configurações de SAFe—Essential, Large Solution, Portfolio e Full—e a que você usa depende de quão extensivamente sua empresa adota a estrutura. As configurações permitem a implementação em vários níveis, desde várias equipes trabalhando juntas até a integração total do portfólio e agilidade de negócios em toda a empresa. Mas em todos os níveis, o objetivo continua sendo dimensionar as práticas Agile e Scrum, não substituí-las.

Scrum Masters em SAFe

Scrum masters que trabalham em uma estrutura SAFe no nível da equipe descobrirão que seus trabalhos não são significativamente diferentes. Ele continuará sendo um líder servidor de uma equipe ágil, responsável por treinar e educar, remover impedimentos e promover um ambiente em que os membros da equipe se sintam seguros para dar o melhor de si e melhorar continuamente.

No entanto, haverá algumas novas responsabilidades. Um SAFe Scrum master apoia o RTE no evento de planejamento do PI e na execução do programa, e representa sua equipe nas reuniões de sincronização ART. Quando há impedimentos que estão além da capacidade de remoção da equipe, o Scrum master os escala para o RTE.

Um Scrum master que decide se tornar um RTE descobrirá que seu papel vem com decididamente mais considerações. O ART pode incluir equipes novas para você ou novas no Agile, como análise de negócios, hardware ou conformidade. E como as configurações mais altas do SAFe incluem operações de programa ou portfólio, o gerenciamento será envolvido direta e regularmente de maneiras que não estariam no Scrum, garantindo que tudo esteja alinhado com as metas de nível empresarial e/ou de portfólio.

A RTE é responsável por remover impedimentos que estão além da capacidade de uma única equipe. Eles se comunicam com as partes interessadas e impulsionam a melhoria contínua no nível ART. O RTE treina não apenas as equipes, mas também os líderes dessas equipes, ajudando todos os níveis da ART a se moverem em direção à auto-organização e autogestão.

Eventos SAFe

Assim como um Scrum master facilita eventos em nível de equipe, um RTE facilita eventos em nível ART – o planejamento de PI, a sincronização de ART, a demonstração do sistema e a inspeção e adaptação. Como um RTE, você se envolverá com uma variedade maior de partes interessadas do que como um Scrum master e lidará com várias equipes com interesses conflitantes. Há mais – e mais variados – participantes em cada evento, e você precisa alinhar as prioridades e obter adesão para as iniciativas com bastante antecedência.

Planejamento de PI

O evento de planejamento de PI é uma cerimônia essencial para o SAFe, uma gigantesca sessão de dois dias para alinhar as metas de todas as equipes dentro do ART para as próximas oito a 12 semanas, criando o plano de PI. É como um evento de planejamento de sprint, mas abrange vários sprints em várias equipes.

Entradas

• Visão de negócios
• Lista dos 10 a 15 principais recursos a serem implementados
• Detalhes sobre a capacidade de cada equipe

Saídas

• Plano PI (um plano de entrega para os próximos cinco a seis sprints)
• Objetivos do PI
• Lista de riscos potenciais

Dicas gerais para o evento de planejamento do PI

• Obtenha a adesão das partes interessadas. Antes da reunião, os RTEs devem estabelecer quem são os principais interessados ​​e compartilhar suas contribuições com o grupo.
• Alinhar prioridades. Antes da sessão, agende uma reunião de um dia inteiro com a equipe de gerenciamento de produtos para concordar com uma visão geral de quais recursos devem ser entregues, bem como prioridades futuras. Haverá muito para trabalhar no evento, como riscos e dependências, e é bom ter um acordo direcional básico em vigor.
• Ensaiar! O planejamento do PI é um grande evento. Pode não ser útil passar dois dias inteiros ensaiando, mas uma sessão de duas a quatro horas com os líderes de equipe do ART, que cria uma experiência o mais próxima possível, ajudará imensamente. Crie uma versão simplificada da agenda do evento e compartilhe-a antes do ensaio para que a prática possa começar de um lugar bem informado.
• Esteja preparado para a fluência da missão. O objetivo do planejamento de PI é entregar um plano de longo prazo em um período de tempo comparativamente curto. Às vezes, as pessoas vão querer entrar em detalhes extensivos sobre tudo, o que não é o objetivo do evento. Explique isso aos líderes de equipe no ensaio e na sessão; lembre às equipes que o objetivo é entregar planos de alto nível e criar alinhamento, não planejar cada minuto dos próximos três meses.
• Preparar informações sobre a capacidade da equipe. Peça aos seus mestres Scrum para fornecer cálculos de capacidade para as próximas oito a 12 semanas. Espere alguma reação ou perguntas; por exemplo, um Scrum master pode não saber exatamente quantas ausências sua equipe terá nos próximos dois meses. Nesses casos, peça orçamentos e seja flexível ao responder aos limites de capacidade durante a própria PI.
• Compartilhe a agenda de planejamento do PI. Distribua a programação pelo menos duas semanas antes do evento e esteja preparado para responder a muitas perguntas. Haverá muitos participantes e, se o SAFe for novo para você e sua empresa, provavelmente também será novo para muitos outros membros da equipe. Na minha experiência, no segundo ou terceiro evento de planejamento de PI, a pressão sobre os facilitadores se torna muito menos intensa à medida que as equipes se familiarizam com o evento e sabem o que esperar.
• Garantir a presença da gestão. Muitas vezes, é difícil para gerentes ou gerentes seniores participar de um evento de dois dias, mas a presença da gerência é essencial para garantir o alinhamento de alto nível. Confirme sua participação pelo menos duas semanas antes do planejamento do IP e providencie qualquer suporte necessário. O mesmo se aplica aos empresários, que precisam aprovar os objetivos do PI.

Sincronização ART

O evento de sincronização ART é uma reunião semanal em que o RTE pode obter informações sobre o progresso das equipes e identificar os riscos e obstáculos do programa. Embora não seja a única ocasião para um RTE avaliar impedimentos e determinar se eles exigem escalação, é um evento importante que fornece um local regular para que esses assuntos sejam levantados.

Entradas

• Progresso das equipes
• Registro de impedimentos
• O plano PI (para identificar quaisquer desvios importantes entre o plano e o progresso real)

Saídas

• Escalações (se necessário)
• Decisões sobre quaisquer alterações no plano PI

Dicas gerais para o evento ART Sync

• Incentive a comunicação regular. Como o ART Sync é semanal, em vez de diário como o Scrum stand-ups, o RTE deve deixar claro que as equipes podem levantar questões urgentes imediatamente e não devem esperar pela próxima ART sync.
• Esteja preparado com dados. Peça aos Scrum Masters e Product Owners que tragam métricas de progresso quantificáveis, como burndown ou fluxo cumulativo, para ter uma conversa informada sobre o progresso.
• Vá além de uma revisão de status semanal. A sincronização ART destina-se a ser um evento em que as prioridades são alinhadas e os problemas são resolvidos, não um simples check-in.

Demonstração do sistema

A demonstração do sistema destina-se a mostrar o escopo completo do trabalho criado durante uma iteração anterior. Neste evento, o gerente de produto e sua equipe mostram aos empresários e demais stakeholders o progresso integrado do ART em sua forma atual.

Entrada

• O estado atual do trabalho com base na saída de todos os membros da equipe Agile ao longo da iteração anterior

Saídas

• Feedback sobre a adequação do sistema à finalidade
• Alterações no backlog (se necessário)

Dicas gerais para o evento de demonstração do sistema

• Ensaiar! Dedique de 30 a 45 minutos a cada duas semanas para trabalhar com os apresentadores para definir seus segmentos.
• Afaste os slides. Apresentar o trabalho integrado real. Se você estiver trabalhando em um produto de software, peça aos apresentadores que mostrem aos interessados ​​um incremento do produto em funcionamento, em vez de um conjunto de slides. Se possível, demonstre seu produto em um ambiente de teste. Você deseja que a demonstração se assemelhe com precisão à experiência do usuário final. Se você não conseguir apresentar um sistema integrado a cada duas semanas, analise seu pipeline de entrega e faça um brainstorming com as equipes sobre como adotar a cultura de CI/CD e DevOps.
• Foco no valor do negócio. Sua apresentação é para empresários e partes interessadas; compartilhar o que é mais importante para eles.
• Mantenha o feedback focado. O feedback das partes interessadas que você recebe será importante, mas este evento não é o momento para mudanças drásticas na visão ou roteiro do produto. Esteja pronto para direcionar a conversa de volta ao feedback de alto nível que as equipes podem transformar em itens de ação posteriormente.
• Mantenha breve. As partes interessadas são pessoas ocupadas; uma reunião de 45 a 60 minutos resultará em uma participação mais frequente e engajada.
• Dê tempo para perguntas e respostas. Seja transparente em suas respostas. Lembre-se que às vezes “não sei, mas podemos descobrir” é a melhor resposta.

Inspecione e adapte

A inspeção e adaptação é uma sessão mega-retrospectiva que ocorre no final de um PI. A sessão é dividida em três partes,

• A demonstração do sistema PI: uma vitrine para toda a saída integrada do PI. É semelhante à demonstração do sistema principal, mas em vez de uma iteração, este evento mostra o trabalho integrado em todo o PI.
• Medições quantitativas e qualitativas: uma oportunidade para a RTE apresentar as métricas coletadas ao longo do PI. Essas métricas incluem (mas não estão limitadas a) velocidade da equipe, histórias de usuários aceitas, cobertura de teste de unidade ou defeitos abertos.
• Oficina retrospectiva e de resolução de problemas: uma oportunidade para os participantes olharem para o PI, refletirem sobre o que funcionou e o que não funcionou, identificar problemas sistemáticos e propor formas de resolvê-los.

Entradas

• Progresso das equipes
• O estado atual do trabalho integrado do ART, incluindo toda a saída do incremento do programa

Resultado

• Lista de melhorias potenciais

Dicas Gerais para o Evento Inspecionar e Adaptar

• Avise os empresários com antecedência. Fornecer pelo menos duas semanas de antecedência antes do evento. Reúna-se com todos os gerentes de produto e proprietários de negócios presentes antes da sessão para alinhar a apresentação dos resultados qualitativos.
• Garantir a presença de stakeholders seniores. A presença deles é mais importante na demonstração do PI system quando você mostra o trabalho da equipe e o produto em evolução. Muitas das dicas para a demonstração regular do sistema se aplicam aqui: ensaie com antecedência, evite slides de apresentação e mostre os resultados reais.
• Evite a culpa. Ao longo da sessão, certifique-se de que ninguém se sente ameaçado pelos dados apresentados ou pelos problemas identificados na retrospectiva. Algumas equipes podem se sentir invejosas ou defensivas se os números de outra equipe forem maiores, ou se sentirem isoladas se um problema se originar em sua equipe. Adote uma cultura de toda a equipe para evitar tais problemas.
• Concentre-se em questões sistemáticas. Tente não dar muita atenção a problemas esporádicos, dê à sua equipe o espaço de que precisam para fazer brainstorming e deixe a imaginação fluir para as soluções propostas.
• Crie propostas acionáveis. No final do evento, você deve ter itens de backlog para as equipes implementarem. Identificar problemas não ajuda se você não tomar medidas para resolvê-los.

A tabela abaixo compara os eventos SAFe com seus equivalentes Scrum e descreve a frequência e execução de cerimônias no nível corporativo:

Intensificando e Ampliando

A transição do Scrum para o SAFe pode ser intimidante. Operar em uma escala mais alta sempre apresentará novos desafios e novas maneiras de pensar até mesmo sobre as práticas mais familiares. Se você optar por se tornar um RTE, descobrirá que o trabalho depende mais das habilidades que você já possui. Um RTE é um agente de mudança e um líder servidor, assim como um Scrum master, e o trabalho lhe dá a chance de desempenhar esse papel em nível empresarial, elevando suas habilidades junto com seus produtos.