Gráfico RACI: o que é, como criar, como implementar, o que evitar

Você já trabalhou em um projeto com funções e responsabilidades pouco claras, causando confusão e atrasos? Muitas equipes lutam para definir quem é responsável por quê, levando a ineficiências.

Felizmente, existe uma solução: RACI.

O RACI é uma ferramenta simples e poderosa que ajuda as equipes a esclarecer funções e responsabilidades para projetos específicos. Ao usar o RACI, as equipes podem simplificar a comunicação, melhorar a colaboração e obter melhores resultados de projeto.

De acordo com pesquisas recentes , 80% das empresas lutam com a tomada de decisões. É aqui que o RACI é útil.

Se você quiser entender o que é RACI no gerenciamento de projetos e como ele pode ser usado de forma eficiente, continue lendo.

O que é uma Matriz RACI?

Um gráfico RACI, também conhecido como matriz de atribuição de responsabilidade (RAM), ilustra as funções e responsabilidades dos membros da equipe para tarefas ou projetos específicos. O acrônimo RACI significa Responsável, Responsável, Consultado e Informado, que são as quatro funções principais atribuídas aos indivíduos envolvidos em um projeto. Isso ajuda a garantir que todos na equipe entendam suas funções e responsabilidades, o que pode melhorar a comunicação, a colaboração e os resultados do projeto.

• Responsável (R): A pessoa ou pessoas responsáveis ​​por concluir as entregas.
• Responsável (A): O indivíduo responsável pelo sucesso ou fracasso das entregas.
• Consultado (C): As pessoas que precisam ser consultadas para entrada ou feedback sobre as entregas.
• Informado (I): As pessoas que devem ser informadas sobre o progresso ou mudanças relacionadas à entrega de forma consistente.

Como criar um gráfico RACI?

Vamos discutir o processo passo a passo de criação de um gráfico RACI que o ajudará a agilizar melhor o trabalho –

Passo 1 – Identificar os membros da equipe

Identifique os membros da equipe que estarão envolvidos na conclusão do projeto. Isso pode incluir indivíduos de diferentes departamentos ou funções dentro da organização. Por exemplo, gerentes de projeto, engenheiros de software, patrocinadores executivos, etc.

Passo 2 – Entenda o projeto e os marcos que precisam ser alcançados

Crie uma lista de todas as tarefas ou entregas que devem ser concluídas para o projeto. Esta lista deve ser tão abrangente quanto possível para garantir que todas as responsabilidades sejam contabilizadas.

Passo 3 – Crie linhas RACI e atribua tarefas

Determine qual membro da equipe será responsável, responsável, consultado ou informado para cada entrega. Atribua funções ao projeto, como design de site, aprovação do cliente, teste e muito mais.

Passo 4 – Crie uma representação visual de um gráfico RACI

Use um programa de planilhas como Excel ou Google Sheets para criar uma tabela com as tarefas no lado esquerdo e os membros da equipe no topo. Em seguida, atribua as funções RACI apropriadas a cada célula na tabela.

Passo 5 – Discuta e revise

Depois de criar o gráfico RACI inicial, revise-o com os membros da equipe envolvidos no projeto para garantir que todos concordem com suas funções e responsabilidades atribuídas. Faça os ajustes necessários com base no feedback sobre o plano do projeto.

O que evitar ao trabalhar com um gráfico RACI?

A criação de um gráfico RACI ajuda a simplificar o processo. No entanto, algumas coisas devem ser evitadas -

Complicando demais o gráfico

É importante manter o gráfico RACI simples e fácil de entender. Evite adicionar níveis desnecessários de detalhes ou atribuir muitas funções a uma única tarefa, pois isso pode causar confusão e diminuir a utilidade do gráfico.

Atribuindo várias pessoas como responsáveis

Apenas uma pessoa deve ser responsável por cada dever ou entrega no gráfico RACI. Atribuir várias pessoas como responsáveis ​​pode levar a confusão e falta de responsabilidade.

Aprendacursos de análise de negócioson-line nas principais universidades do mundo.Ganhe Masters, Executive PG Programmer Certification ou Global Master Certification para acelerar sua carreira.

Falha ao atualizar o gráfico

O gráfico RACI deve ser atualizado regularmente para refletir mudanças no projeto, composição da equipe e outros fatores. Deixar de atualizar o gráfico pode levar a informações desatualizadas e confusão sobre funções e responsabilidades.

Atribuir muitas pessoas às funções consultadas ou informadas

Embora seja importante manter as partes interessadas informadas e envolvidas no projeto, designar muitas pessoas para as funções consultadas ou informadas pode levar a atrasos desnecessários e desafios de comunicação.

Usando o gráfico RACI como um substituto para a comunicação

O gráfico RACI deve ser usado como uma ferramenta para apoiar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, em vez de substituir a comunicação direta. É importante ter uma comunicação aberta e contínua sobre funções e responsabilidades ao longo do projeto.

Confira nossoscursos gratuitos relacionados a aprimorar suas habilidades.

Como implementar o gráfico RACI?

Os e-mails não são o único ou o meio mais eficaz de implementação do RACI. Aqui estão alguns fatores-chave a serem considerados –

O documento deve ser revisado

Todos os membros da equipe e partes interessadas devem participar de uma reunião no início do cronograma do projeto para examinar os documentos críticos; idealmente, essa reunião deve ocorrer no lançamento do projeto.

Obter feedback

Envie o documento a todos os participantes como material de leitura antecipada e peça feedback. Ao obter essa entrada antecipada, a maioria das alterações pode ser feita antes da reunião, permitindo uma apresentação perfeita do RACI final.

Explore nossos programas de análise de negócios das melhores universidades do mundo

Revise as tarefas

Revise os deveres de cada membro da equipe. Não se apresse com esta revisão; em vez disso, reserve tempo suficiente para esse componente crucial no início do projeto.

Explorando as vantagens da implementação do gráfico RACI

RACI vem com uma série de benefícios para

Esclarecendo papéis e responsabilidades

Um gráfico RACI define claramente quem é responsável, responsável, consultado e informado para cada tarefa ou entrega, o que ajuda a evitar confusões, reduz mal-entendidos e garante que todos conheçam seu papel no projeto.

Melhora a comunicação e a colaboração

O gráfico RACI promove a comunicação e a colaboração ao entender claramente quem precisa estar envolvido em cada tarefa ou decisão e até que ponto. Isso ajuda a garantir que todos sejam informados, consultados ou envolvidos conforme necessário, levando a uma melhor tomada de decisões e a uma colaboração mais eficaz.

Aumenta a responsabilidade

O gráfico RACI aumenta a responsabilidade, atribuindo propriedade e responsabilidade claras para cada tarefa ou entrega. Isso ajuda a garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo e no padrão exigido, melhorando os resultados do projeto.

Ajuda a gerenciar riscos

O gráfico RACI pode ajudar a identificar riscos potenciais, garantindo que todas as partes interessadas relevantes estejam envolvidas na tomada de decisões e que as tarefas sejam atribuídas à pessoa apropriada. Isso pode ajudar a minimizar o risco de erros ou omissões, levando a atrasos ou falhas no projeto.

Melhora a eficiência do projeto

O gráfico RACI ajuda a otimizar o gerenciamento de projetos, fornecendo uma visão geral clara e concisa das funções e responsabilidades, reduzindo o tempo e o esforço necessários para comunicação e tomada de decisões.

Leia nossos outros artigos relacionados ao Business Analytics

Conclusão

Um gráfico RACI é uma ferramenta poderosa que pode ajudar os gerentes de projeto a esclarecer funções e responsabilidades. Ao fornecer uma visão geral clara e concisa das funções e responsabilidades, o gráfico RACI pode ajudar a simplificar o gerenciamento de projetos e facilitar a tomada de decisões. Esteja você gerenciando um projeto pequeno ou uma iniciativa de grande escala, o gráfico RACI pode ser um recurso valioso que pode ajudá-lo a alcançar o sucesso do projeto.

Embora compreender o know-how de um gráfico RACI possa ser muito benéfico para o sucesso organizacional, o aprimoramento é outro aspecto crucial que todo funcionário deve considerar!

O Global Master Certificate in Business Analytics da upGrad é uma excelente escolha se você deseja aprimorar suas habilidades em seu campo de interesse. Fornecido sob orientação especializada da Michigan State University, os candidatos podem aprender os fundamentos do uso de dados para melhorar o desempenho corporativo, tomada de decisão rápida e formulação de planos de longo prazo. Com experiência prática, você certamente se tornará uma parte imprescindível do mundo dos negócios, ampliando suas habilidades e conhecimentos para beneficiar inúmeras organizações.