Fases de gerenciamento de projetos: um detalhamento completo

Um projeto pode ser definido como um esforço temporário para a realização de resultados específicos. Muitas vezes compreendendo uma sequência de etapas e tarefas, cada projeto tem seus próprios objetivos, orçamento, plano, cronograma e entregas. Mais importante ainda, um projeto geralmente envolve pessoas de diferentes origens trabalhando juntas para atingir um objetivo específico.

Talvez um dos aspectos mais cruciais de um projeto seja como as diferentes fases do projeto são planejadas, executadas e gerenciadas para alcançar os resultados acordados. E é aí que o conceito de gerenciamento de projetos assume o centro das atenções. Assim como o ciclo de vida do projeto envolve vários estágios, o gerenciamento de projetos tem fases distintas, cada uma se aplicando a um estágio específico do ciclo de vida do projeto .

Então, vamos mergulhar para saber mais sobre as fases padrão de gerenciamento de projetos .

O que é Gestão de Projetos?

O gerenciamento de projetos é a prática de aplicar conhecimentos específicos, habilidades, princípios, processos, ferramentas e técnicas para entregar algo de valor. Tem no seu âmbito a iniciação, planeamento, execução e gestão das novas iniciativas que uma organização pretende implementar. Em contraste com as atividades rotineiras de negócios, o gerenciamento de projetos não é um processo contínuo – uma vez que a meta é alcançada, o projeto é concluído.

Cada projeto tem suas necessidades únicas que exigem um conjunto específico de ferramentas, técnicas e abordagens para serem atendidas. Mas, independentemente do tipo de projeto, os componentes críticos do gerenciamento de projetos são tempo, custo, escopo e qualidade.

Seja a construção de um prédio ou rodovia, o desenvolvimento de um novo software ou a implantação de um Sistema de Gestão Financeira, existem projetos em quase todas as indústrias e setores existentes. De TI, Farmácia e Energia a Defesa, FMCG e Construção, o ciclo de vida do projeto em todos os setores exige um gerenciamento de projeto eficiente para obter resultados de qualidade.

As cinco fases do gerenciamento de projetos

Fonte

A discussão sobre as fases do gerenciamento de projetos é incompleta sem a menção do ciclo de vida do projeto . Em termos simples, o ciclo de vida de um projeto compreende as diferentes fases do projeto projetadas para atender às necessidades do projeto. Assim, o ciclo de vida do projeto deve definir o trabalho que deve ser realizado, as entregas que devem ser geradas, as pessoas envolvidas e como cada fase deve ser controlada e aprovada.

Cada elemento do ciclo de vida do projeto contribui para levar o projeto do início ao fim e fornece um processo controlado, sistemático e oportuno para monitorar a progressão do projeto.

As fases de gerenciamento de projetos estão intrinsecamente associadas ao ciclo de vida do projeto . Como tal, um existe por causa do outro. Então, aqui está um detalhamento dos cinco estágios do gerenciamento de projetos e o que cada fase exige.

Fase 1: Iniciação do Projeto

A primeira das cinco fases de gerenciamento de projetos trata de transformar uma ideia abstrata em uma meta alcançável e significativa. O objetivo da fase de iniciação do projeto é definir o projeto em uma escala mais ampla. Começa com o desenvolvimento de um business case, pesquisando se o projeto é prático e se deve ser realizado. Assim que as partes interessadas derem uma chance ao projeto, os gerentes de projeto precisam desenvolver o termo de abertura do projeto – um documento descrevendo as metas, escopo, limitações, cronogramas esperados, orçamento e outros requisitos do projeto.

Em poucas palavras, a fase de iniciação do projeto realiza as seguintes tarefas:

• Definindo os objetivos do projeto
• Criando um caso de negócios
• Completando o termo de abertura do projeto
• Elaboração da lista de interessados

Fase 2: Planejamento do Projeto

As principais tarefas na fase de planejamento do projeto incluem a identificação dos requisitos técnicos, a criação de um plano de comunicação, o desenvolvimento de um cronograma abrangente do projeto e a definição de metas/entregas. A seguir estão os dois métodos mais utilizados para definir os objetivos do projeto:

1. Metas SMART

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O critério SMART é um método estabelecido para fornecer uma compreensão clara das consequências do processo de definição de metas. Ele mitiga os riscos, permitindo que os gerentes de projeto estabeleçam metas claramente definidas e viáveis.

2. Objetivos claros

Fonte

O método CLEAR de definição de metas leva em consideração o ambiente de negócios moderno e acelerado. Ajuda a alcançar flexibilidade e resultados instantâneos por meio de colaboração, metas limitadas, conexões emocionais, quebra de metas maiores em tarefas menores e refinamento de metas quando necessário.

Assim, a fase de planejamento do projeto envolve as seguintes tarefas:

• Definindo o escopo do projeto
• Criando um plano de projeto
• Definindo um orçamento
• Definindo funções e responsabilidades

Fase 3: Execução do Projeto

A execução do projeto é a fase em que a equipe começa a trabalhar para desenvolver e concluir as entregas. A fase é um zumbido de atividades quando várias tarefas são realizadas sob a supervisão do gerente de projeto. Aqui está uma lista do que acontece durante a fase de execução do projeto:

• Desenvolvendo a equipe
• Alocando e gerenciando recursos do projeto
• Execução de planos de gerenciamento de projetos
• Construindo o produto ou processo
• Configurando sistemas de rastreamento
• Executando atribuições de tarefas
• Dirigir e gerenciar a execução do projeto
• Organizar reuniões para discutir status e atualizações
• Corrigindo problemas à medida que eles surgem
• Atualizar e modificar planos de projeto conforme necessário

Fase 4: Monitoramento do Projeto

O acompanhamento do projeto anda de mãos dadas com a execução do projeto. Juntos, eles garantem que os objetivos e entregas do projeto sejam atendidos. Os gerentes de projeto normalmente estabelecem Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) e Fatores Críticos de Sucesso (CSFs) para garantir que a progressão do projeto esteja no caminho certo. Além disso, os gerentes de projeto também rastreiam os custos dos recursos e os esforços envolvidos no processo. Por último, mas não menos importante, monitorar o desempenho do projeto também é uma responsabilidade integral do gerente de projeto; considera os problemas que surgem e a rapidez com que são resolvidos.

Assim, eis o que acontece na fase de monitoramento do projeto:

• Acompanhamento do esforço e custo dos recursos
• Acompanhamento do andamento do projeto
• Garantir o cumprimento do plano
• Evitando qualquer possibilidade de interrupções

Fase 5: Encerramento do Projeto

A última das fases de gerenciamento de projetos indica a entrega final e a conclusão do projeto. Esta última fase envolve a demissão de empreiteiros contratados (se houver), o preenchimento da papelada necessária e o reconhecimento de membros valiosos da equipe. O gerente de projeto pode realizar uma reunião para refletir sobre as vitórias e falhas da equipe durante o projeto, avaliando o que deu certo, identificando as brechas que precisam ser corrigidas para empreendimentos futuros.

Além disso, o gerente de projeto cria uma lista de tarefas que não foram cumpridas durante o projeto e trabalha com a equipe para cumpri-las. Além disso, o gerente prepara um relatório e orçamento final do projeto e armazena todos os dados críticos em um local seguro acessível aos gerentes de projeto da organização.

Em resumo, a última fase envolve:

• Entrega de entregas
• Revisão das entregas do projeto
• Revisando o desempenho da equipe
• Coletar e armazenar todos os documentos do projeto em um só lugar

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Caminho a seguir

O ambiente de negócios global de hoje não é apenas acelerado, mas supercompetitivo. A chave para ganhar vantagem está em entregar e cumprir projetos no prazo e dentro do orçamento, mantendo-se fiel aos objetivos de negócios. É aí que entra o gerenciamento de projetos. Os gerentes de projetos têm um papel fundamental a desempenhar na determinação do sucesso dos projetos empreendidos por uma organização. Seu papel vai além de simplesmente entender o ciclo de vida do projeto para incorporar análises, habilidades organizacionais e boas habilidades interpessoais.

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