Dicas para ter reuniões remotas produtivas

Não faz muito tempo que as reuniões eram realizadas principalmente pessoalmente. Para desgosto de muitos web designers (inclusive eu), os encontros remotos não eram amplamente aceitos pelos clientes. Que diferença alguns anos fazem.

As reuniões estavam lentamente tendendo para plataformas remotas. Então veio a pandemia do COVID-19. De repente, o Zoom e provedores semelhantes se tornaram a opção preferível. Hoje em dia, é mais provável que você conduza uma reunião da sua sala de estar do que do escritório de um cliente. Não há queixas aqui.

As reuniões remotas não apenas nos mantêm protegidos contra vírus, mas também economizam muito tempo. Chega de viagens tediosas e e-mails perdidos para responder.

No entanto, há um preço a pagar por esse nível de conveniência. Reuniões remotas podem ser complicadas e cheias de interrupções. Alguns clientes com problemas técnicos podem não ter dominado o básico ainda ( ahem, por favor, ligue o microfone ).

Quer saber como tirar o máximo proveito deste admirável mundo novo? Continue lendo para obter algumas dicas que ajudarão você a realizar reuniões remotas produtivas.

Encontre um lugar tranquilo

A tecnologia nos permite conectar-se a uma videoconferência de praticamente qualquer lugar. Mas ainda é importante escolher sua localização com sabedoria.

Idealmente, você encontrará um lugar tranquilo e livre de distrações para se conectar. Afinal, é difícil ser produtivo em um ambiente disruptivo. Ruído de fundo, pessoas se movendo atrás de você, animais e crianças disputando atenção – tudo isso são barreiras para fazer as coisas.

Isso significa evitar locais públicos movimentados, como cafeterias ou espaços ao ar livre lotados. Há muitas oportunidades para algo dar errado. Além disso, parece um pouco pouco profissional.

Se você estiver trabalhando em casa, tente encontrar um pequeno local onde possa ficar sozinho – de preferência com uma porta que você possa fechar. Você pode não ser capaz de evitar que seu cão ladre ou a campainha toque (assim, acionando o cão), mas você pode minimizar a interrupção.

Quanto menos distrações, melhor todos podem se concentrar na tarefa em mãos.

Defina uma agenda

Ninguém se beneficia de uma reunião que dá errado. Você sabe, aqueles que demoram muito e se desviam para assuntos não relacionados. Quando finalmente terminam, a sensação é de alívio e não de realização. E isso parece ser particularmente comum em um ambiente remoto.

Este é o lugar onde um pouco de planejamento pode percorrer um longo caminho. Ao definir e compartilhar uma agenda de reunião, todos os envolvidos saberão o que esperar.

As agendas podem ser muito flexíveis, o que é útil se você não for a pessoa mais organizada do mundo. Você não tem que planejar as coisas ao minuto. Mesmo um esboço geral e um prazo estimado farão o truque.

Como anfitrião, as agendas fornecem uma maneira fácil de manter a conversa nos trilhos. Depois de terminar com um assunto específico, você pode dar uma olhada na agenda e dizer: “Vamos passar para o próximo item”. É uma ferramenta de produtividade inestimável.

Aproveite as ferramentas de moderação

Seja qual for a plataforma de reunião que você escolher, é provável que haja algumas ferramentas de moderação do usuário incluídas. Eles permitem que você silencie os participantes e passe a função de “apresentador” para outros.

É importante utilizar esses recursos com responsabilidade. Você não quer governar a reunião com mão de ferro. É mais provável que isso prejudique o processo colaborativo.

Ainda assim, eles são eficazes para eventos com um grande número de participantes. Isso pode impedir que as pessoas falem umas sobre as outras. É também uma maneira rápida de silenciar o feedback perturbador do microfone de alguém ou outros ruídos variados.

A função de apresentador é especialmente útil, pois permite que outros participantes compartilhem suas telas. Isso os ajuda a ilustrar seus pontos de discussão e coloca todos na mesma página.

Se a sua reunião começar a se tornar gratuita, as ferramentas de moderação estão lá para ajudar a manter as coisas sob controle. Da mesma forma, você pode usá-los desde o início para garantir uma navegação tranquila.

Registro para Referência Futura

Você já saiu de uma reunião presencial esquecendo alguns detalhes? Isso acontece até com o mais dedicado dos anotadores.

Felizmente, a maioria das plataformas de reuniões remotas oferece funcionalidade de gravação. Isso permite que você e os outros participantes voltem e consultem informações importantes.

Uma gravação é particularmente útil para sessões de treinamento. Há muita informação sendo jogada ao redor, e alguns conceitos podem se perder na confusão. Ter um vídeo disponível oferece aos clientes a oportunidade de se ajudarem. Também pode evitar que você receba um ou dois e-mails em pânico.

Também vale a pena notar as possíveis preocupações com a privacidade que acompanham o ato de gravar. Embora algumas plataformas exibam um aviso de que uma reunião está sendo gravada, ainda é uma boa política anunciar isso também. Melhor prevenir do que remediar.

Aproveite ao máximo as reuniões remotas

Os benefícios das reuniões remotas são inegáveis. Eles são melhores para o meio ambiente e sua agenda lotada. Mas ainda se trata de produtividade.

Como esses tipos de reuniões costumam ser mais casuais, há uma tendência a deixar de lado a preparação e o foco. Isso leva a encontros virtuais dispersos e prolongados. Isso dificilmente é uma receita para o sucesso.

A solução é misturar a preparação da velha escola com a tecnologia mais recente. Coloque-se em um ambiente livre de distrações. Escreva uma agenda básica que você pode usar para guiar os participantes pelo caminho certo. E faça uso das ferramentas úteis oferecidas pela plataforma escolhida.

Juntas, essas etapas manterão suas reuniões em dia e economizarão muito tempo. É assim que os negócios no século 21 devem funcionar.