Como superar os desafios de integração de dados para produtos de software

Este artigo foi gentilmente apoiado por nossos queridos amigos da Flatfile, que criam belas experiências centradas no ser humano para remover as barreiras entre pessoas e dados. Obrigado!

As empresas dispostas a pagar um bom dinheiro por um novo software provavelmente não estão começando do zero. Eles estão executando um negócio estabelecido, com processos bem construídos e documentados. Então, eles têm toneladas de dados para transportar.

Como resultado, a decisão de trazer um novo aplicativo não é algo que eles tomam de ânimo leve. Os processos internos precisam mudar. Fazer com que a equipe adote a nova solução pode levar tempo. A integração com sistemas existentes e ferramentas externas pode ser um problema. Ah, sim, e há a questão da conformidade para se preocupar também.

Isso significa que há muita pressão sobre o novo software para fornecer uma experiência de alto nível desde o início. Deixar de fornecer às empresas uma maneira simples e intuitiva de integrar seus dados e você pode esperar altas taxas de perda de clientes como resultado.

Se você está projetando um produto que precisa de dados de clientes para ter algum valor, aqui está o que você precisa saber sobre como construir seu processo de integração de dados.

Como a integração de dados se correlaciona com a satisfação do usuário

O software de negócios é essencialmente apenas uma caixa vazia esperando para ser preenchida com os dados de seus usuários. Sem a capacidade de integrar perfeitamente os dados dos usuários, o software essencialmente se torna inútil.

Vejamos o que acontece quando você acerta o processo de integração de dados.

Benefícios para o usuário final

Se você conseguir acertar na parte de integração de dados, espere que seus usuários finais obtenham os seguintes benefícios:

• Eles estarão mais confiantes em sua decisão.
  Com dados completos e precisos transferidos para o seu software, os usuários realmente veem o quão valioso é logo após a inscrição. Isso deixa pouco espaço para adivinhar sua decisão, o que leva a uma maior satisfação geral com o produto e, finalmente, mais dinheiro para sua empresa.
• Você terá maior adesão da equipe.
  Uma experiência positiva de integração de dados permite que os clientes usem seu produto mais rapidamente, reduzindo o tempo necessário para que eles obtenham valor. Então, realmente, a integração de dados define o cenário de como seus clientes e sua equipe verão o restante do seu aplicativo.
• Eles terão mais sucesso com o software.
  Como os usuários não precisam se preocupar com a formatação e a limpeza de dados ou com a solução de problemas de processos de importação cheios de erros, eles podem aproveitar melhor o produto e seus recursos.

Benefícios do desenvolvedor de software

O provedor de software (você e/ou seu cliente) também se beneficia:

• Melhore a satisfação do usuário.
  Seus usuários finais não precisam ser assistentes técnicos para descobrir como integrar dados em seu produto. Quando você faz um trabalho leve com isso, reduz a rotatividade, atrai mais usuários e retém usuários mais fiéis a longo prazo.
• Gaste menos tempo no atendimento ao cliente.
  Você pode parar de se preocupar em ter que dar suporte a um processo de integração de dados defeituoso, bem como assumir tarefas como formatação e validação de dados para seus usuários. Em vez disso, dedique seu tempo e energia para construir melhores relacionamentos com os clientes, em vez de apagar incêndios o tempo todo.
  Kelly Abbott, cofundadora e CTO da Tablecloth, pode atestar isso:
  

  “Reduzimos em 95% o tempo que gastamos discutindo com arquivos. Basicamente, tínhamos todas as mãos trabalhando para resolver esses problemas às vezes.”

• Tenha mais confiança no seu produto.
  Quando você tem uma solução de integração de dados flexível e poderosa, não precisa restringir quais dados seus usuários podem ou não importar. Não é mais uma limitação.
  Como Abbott explica:

  “Isso nos tornou mais contemplativos sobre os dados que estamos pedindo aos clientes. Não precisamos mais evitar pedir dados que podem exigir muito tempo para serem corrigidos. O Flatfile elimina esse problema e melhorou nossa disposição de experimentar diferentes tipos de dados que podemos incorporar em nossas análises. Quanto mais tempo passamos mexendo com diferentes tipos de dados, maior a probabilidade de descobrirmos o insight que produz valor adicional no mercado. Isso é indispensável para uma startup como a nossa.”

• Economizar.
  Embora você tenha que gastar dinheiro em uma solução de integração de dados de terceiros, você economizará o tempo e o dinheiro que sua empresa gastaria tentando gerenciar um importador de dados personalizado, processo de integração e relacionamentos com clientes. (A toalha de mesa, por exemplo, economizou dezenas de milhares de dólares quando adotaram o Flatfile.)

Os desafios da integração de dados para produtos de software

Vamos dar uma olhada nos desafios comuns na integração de dados e como o Flatfile Concierge os remove:

Desafio nº 1: há muitos dados para agregar

Ao se inscrever em um novo software comercial, os usuários provavelmente esperam fazer um pouco de trabalho inicial, como preencher informações básicas da conta, definir configurações e adicionar usuários. A última coisa que você quer fazer é surpreendê-los com um importador de dados que vai causar mais trabalho para eles.

Digamos, por exemplo, que você criou um CRM.

A menos que o software tenha como alvo startups e outros novos negócios, os usuários terão uma tonelada de dados externos para trazer. Por exemplo:

• Informações de contato para clientes, prospects, fornecedores, parceiros e membros da equipe;
• Dados de clientes existentes, como histórico de contas e vendas;
• Dados de prospecção como histórico de comunicação;
• Detalhes do pipeline de vendas;
• Objetivos e métricas de equipe e individuais.

A menos que seu CRM se integre diretamente a todos os CRMs anteriores de seus usuários, como eles vão transferir esses dados? Copiar e colar? Modelos CSV?

Além disso, você precisa pensar em todas as outras fontes das quais um CRM extrai informações. Portais de pagamento. Planilhas que vivem na unidade de uma equipe de vendas. Contratos assinados que foram enviados por e-mail ou fax para sua empresa. Há muitos dados vindos de diferentes lugares e pessoas.

O conserto

Há várias coisas que o Flatfile Concierge faz para corrigir esse problema.

Para começar, ele permite que os dados sejam importados de vários tipos de arquivos:

• CSV,
• TSV,
• XLS,
• XML,
• E mais.

Com esse tipo de flexibilidade, seus usuários não precisarão se preocupar em transferir dados para um tipo de arquivo específico e, em seguida, limpar os erros que ocorrem durante a transferência. O Flatfile Concierge pode lidar com vários tipos de arquivos, de vários tipos de dados, e validar tudo facilmente.

Outra coisa a se pensar é como seu software irá rastrear e organizar cada arquivo importado e seus dados correspondentes.

O que o Flatfile permite que seus usuários façam é criar espaços de trabalho colaborativos para colocar dados. Quando um membro da equipe adiciona novos dados ao espaço de trabalho, um registro é capturado contendo:

• Data de carregamento,
• Nome do arquivo,
• Usuário que enviou os dados,
• Número de linhas adicionadas,
• Histórico de versões,
• Erros de carregamento.

Isso manterá as coisas organizadas e, ao mesmo tempo, manterá todos responsáveis ​​pelos dados com os quais contribuem. E com essas informações prontamente disponíveis em um painel centralizado, não haverá segredo sobre o que foi carregado, por quem e quando. Os erros de importação também podem ser corrigidos de forma colaborativa, sem a necessidade de reenviar os dados da planilha.

Desafio nº 2: os dados são importados em vários estados

Quando você dá a seus usuários de software a capacidade de transferir seus dados para seu produto, não há muito que você ou a equipe de software possam fazer em termos de formatação ou limpeza prévia dos dados dos usuários finais. Nem deveria. Seu trabalho é garantir que os clientes vejam o valor do software; para não lutar com a importação de dados.

Você poderia fornecer a eles um modelo de planilha, mas isso exigiria que eles gastassem tempo reformatando todos os seus dados. Você pode apontá-los para a base de conhecimento, mas, novamente, isso pressupõe que seus usuários finais estarão dispostos a fazer esse trabalho extra.

Na realidade, seus usuários terão pressa para entrar no novo software e começar a trabalhar. Eles não vão parar para lidar com isso. Esse é o trabalho do software.

No entanto, muitas soluções de integração de dados não lidam muito bem com planilhas confusas. Eles não apenas têm dificuldade em reconhecer quais são alguns dos dados (geralmente porque o modelo de dados não corresponde aos seus), mas também o aplicativo se recusa a aceitar determinadas colunas da planilha.

Mesmo que seja culpa do usuário final por não organizar ou rotular adequadamente seus dados ou ensinar sua equipe como fazê-lo (ou simplesmente não saber o que fazer em primeiro lugar), quem você acha que eles vão culpar no final quando seus dados não serão importados?

O conserto

O importador do Flatfile Concierge é alimentado por IA, o que significa que seu software (e importador de dados) realmente pode fazer o trabalho para seus usuários finais.

Usando lógica de validação avançada, o importador de dados pode descobrir quais são os dados e para onde vão.

Embora o Flatfile corresponda automaticamente às colunas e dados correspondentes aos campos de dados reais do seu software, os usuários têm a chance de confirmar que é esse o caso antes de permitir a entrada no sistema:

Antes que isso aconteça, você pode trabalhar um pouco no back-end para garantir que o Flatfile saiba o que fazer com os dados de seus usuários:

• Crie modelos de dados de destino para que o Flatfile possa navegar em formatos complexos de planilhas e tipos de dados que seus usuários provavelmente tentarão importar.
• Crie um modelo com regras de validação para que a IA do Flatfile saiba exatamente como mapear tudo.
• Valide os dados importados em relação a outros bancos de dados para ajudar o importador a contextualizar, validar e limpar os dados ao longo do tempo.

Depois de fazer esse trabalho inicial, o resto é fácil.

A maior parte do trabalho será feito pelo Flatfile Concierge quando ele transformar os dados importados em algo limpo e útil. Na verdade, cerca de 95% das colunas importadas serão mapeadas automaticamente para o seu software, graças ao aprendizado de máquina do Flatfile e ao sistema de correspondência difusa.

O usuário final terá a oportunidade de revisar as partes de seus dados que contêm erros. Se eles encontrarem algum, eles poderão reparar os erros dentro do Flatfile, em vez de corrigi-los em uma planilha e reimportá-los.

Desafio nº 3: Obtendo e rastreando dados de vários usuários

Quando há muitos cozinheiros na cozinha, há uma série de coisas que podem dar errado.

Os dados às vezes podem ficar nos computadores dos membros da equipe ou, pior ainda, enviados por e-mail, o que pode ser uma grande preocupação de segurança para dados confidenciais. Isso pode acontecer se os usuários não tiverem acesso à plataforma de software ou acharem o importador de dados muito intimidador para usar.

Por outro lado, com o processo de integração de dados errado, pode se tornar um free-for-all onde as pessoas adicionam o que quiserem aos dados da empresa. Embora os dados sejam importados, não há estrutura de revisão, de modo que o banco de dados da empresa está cheio de erros e entradas duplicadas.

Seus usuários finais precisam ser capazes de manter a ordem, o controle e a segurança ao lidar com algo tão sério quanto os dados da empresa — especialmente se você quiser que seu software seja utilizável.

O conserto

O Flatfile Concierge projetou o processo de integração de dados para ser colaborativo.

Como você pode ver, os administradores da empresa podem convidar colaboradores específicos (ou seja, clientes) para adicionar dados aos seus espaços de trabalho. Mas este não é um convite geral para importar dados.

Os administradores têm a capacidade de criar um processo de aprovação. Eles chegam a:

• Peça conjuntos de dados específicos dos membros da equipe.
• Controle para quais workspaces eles podem importar dados.
• Revise todos os envios de dados antes de enviar os dados aprovados para a plataforma.

Os administradores também podem importar dados em nome do cliente. O Flatfile Concierge garante que a integração de dados nunca seja um beco sem saída para os clientes.

Isso não apenas garante que os dados corretos acabem no software, mas o fluxo controlado significa que os dados acabarão sendo mais limpos e precisos também. Tudo isso, ao mesmo tempo em que fornece uma experiência de integração de dados perfeita para os usuários.

Desafio nº 4: segurança de dados é sempre uma preocupação

Quando se trata de desenvolvimento web e de aplicativos, a privacidade e a segurança do usuário são a principal prioridade. Se nossos clientes e visitantes não confiam que suas informações estão protegidas de olhares indiscretos (e não estão sendo vendidas para anunciantes), eles vão parar de usar nossas soluções em primeiro lugar.

A mesma coisa acontece com o software – embora não sejam apenas os dados pessoais da empresa que eles precisam se preocupar em proteger.

Muitas vezes, quando as empresas importam dados para o software (como o exemplo do CRM), elas estão importando dados privados e confidenciais de seus clientes . Permita que isso seja comprometido e você pode dizer adeus ao seu software.

Então, sim, o próprio software precisa ser protegido. Isso é um dado. Mas o mesmo acontece com o seu processo de integração de dados. É um grande ponto de vulnerabilidade se não for controlado.

O conserto

A primeira coisa que o Flatfile Concierge faz é incentivar os usuários a deixar de compartilhar dados confidenciais por e-mail, FTP e outras plataformas não seguras, fornecendo uma solução de integração de dados amigável.

A segunda coisa que ele faz é fornecer um espaço de trabalho autenticado e compatível para que os usuários importem, validem e publiquem seus dados em seu software.

Veja como o Flatfile Concierge protege seus espaços de trabalho:

• Cada colaborador entra no importador de dados por meio de um convite autenticado.
• Os dados são criptografados em trânsito e armazenados em um bucket criptografado do Amazon S3.
• A plataforma de integração de dados é 100% compatível com GDPR.
• Flatfile é compatível com HIPAA e SOC2 e pode se ajustar a outros requisitos de conformidade conforme necessário.

Além disso, uma vez que os dados são migrados com sucesso para seu aplicativo, eles são excluídos do Flatfile. Dessa forma, você só precisa se preocupar em proteger seus dados em seu software e não em plataformas anteriores em que foi tocado.

Empacotando

Com um processo de integração de dados insuficiente ou propenso a erros, você, o fornecedor do software e seus usuários finais gastarão muito tempo limpando e validando manualmente as planilhas. Isso não acontecerá apenas durante a inscrição inicial do usuário. Se o importador de dados não estiver à altura da tarefa, todos vocês desperdiçarão muito tempo e recursos toda vez que os dados precisarem ser carregados ou transferidos para a plataforma de clientes existentes.

Claro, tudo isso pressupõe que seu importador pode até obter dados do usuário no software. (Infelizmente, isso acontece com muitas soluções personalizadas.)

Escusado será dizer: seu processo de integração de dados deve ser impecável para sua equipe e clientes. É a única maneira de manter as taxas de rotatividade de usuários baixas e a satisfação do usuário alta.

A integração de dados é um processo realmente complexo de lidar. Economize o problema de tentar desenvolver sua própria solução de integração de dados e o tempo tentando solucionar os problemas com ela. Com um importador de dados com tecnologia de IA como o Flatfile Concierge, tudo é cuidado para você.