Simplifique os fluxos de trabalho do Jira com essas práticas recomendadas
Publicados: 2022-07-22Lançado pela Atlassian há quase duas décadas e originalmente voltado para desenvolvedores de software, o Jira se estabeleceu como a solução de gerenciamento de projetos para equipes ágeis em todo o mundo. Embora ainda seja usado principalmente por equipes de desenvolvimento, a funcionalidade flexível do Jira pode funcionar para praticamente qualquer equipe em qualquer organização.
No entanto, com essa flexibilidade vem o risco de complexidade: uma das reclamações mais frequentes que ouço sobre o software é que seus fluxos de trabalho extensos são incontroláveis. Então, como os fluxos de trabalho devem ser criados para aumentar a adoção e manter a eficiência?
Uso o Jira há 12 anos em vários setores e em uma variedade de funções de gerenciamento de projetos, análise de negócios e administrador do Jira. Essas práticas recomendadas de fluxo de trabalho do Jira ajudarão você a otimizar sua configuração e maximizar os benefícios de sua flexibilidade em todas as áreas da sua organização.
Como adaptar fluxos de trabalho do Jira para qualquer departamento
Desde a implementação de fluxos de trabalho de desenvolvimento padrão até o design daqueles com requisitos mais complexos, é possível que um administrador do Jira adapte os recursos do software a qualquer parte de sua organização. Se você precisar acompanhar processos fora da TI, o Jira tem mais a oferecer do que a visão típica do sprint board. Aqui estão algumas maneiras pelas quais vários departamentos e empresas podem aprimorar o uso do Jira:
| Tipo de organização | Configuração recomendada do Jira | Vantagens |
|---|---|---|
| Um departamento de RH com um processo de contratação complicado que abrange vários sistemas | Crie um quadro de contratação que use fluxos de trabalho com base no tipo de nova contratação, orientando o caminho que o pessoal de RH percorre por vários sistemas para configurar cada contratação. | Traçar os diferentes caminhos de contratação permite que o pessoal de RH configure as novas contratações de forma correta e completa na primeira vez, economizando tempo na integração e correções dispendiosas posteriormente. |
| Um departamento de marketing que deseja gerenciar trabalhos recorrentes, como campanhas | Defina cada campanha dentro de um projeto como um épico. Cartões de tarefas repetíveis podem ser carregados no início de cada campanha, garantindo que cada um seja executado de forma semelhante e que todos os processos e ações relevantes sejam executados. | O fluxo de trabalho de tarefas repetíveis garante que cada campanha seja executada da forma mais eficiente e abrangente possível. Além disso, a visualização do roteiro do Jira pode ser usada para fornecer uma visualização em tempo real da linha do tempo planejada versus o status real de cada campanha. |
| Um negócio de TI com vários grupos de desenvolvimento que não necessariamente funcionam da mesma maneira (talvez devido a uma aquisição recente ou equipes subordinadas a diferentes organizações) | Use projetos que contenham vários quadros e um fluxo de trabalho comum, em que cada grupo tenha um quadro que represente a maneira como eles trabalham. Os quadros podem ser Kanban, Scrum ou uma mistura. | As equipes ainda podem trabalhar da maneira que funcionar melhor para elas, mas o trabalho do projeto é rastreado e relatado de maneira uniforme. Isso reduz a pressão sobre a equipe para alterar seus processos apenas para fins de relatório de projeto ou programa. |
| Qualquer organização que realiza tarefas agendadas regularmente, como relatórios de KPI ou ações com fornecedores externos | Use a automação do Jira para criar e gerenciar tarefas com base em uma programação específica. As tarefas podem ser executadas em fluxos de trabalho conforme necessário para garantir que o processo seja concluído. | Todo o trabalho é centralizado em um só lugar e os membros da equipe não precisam depender de notas de calendário ou e-mails de acompanhamento para manter as tarefas dentro do cronograma. |
Gerenciamento de fluxo de trabalho do Jira
Ao usar vários fluxos de trabalho para diferentes funções, os administradores podem se deparar com dificuldades para gerenciar os vários esquemas. Se um administrador acabar com um esquema de fluxo de trabalho diferente para cada projeto, os quadros resultantes podem se tornar quase impossíveis de manter. Para evitar isso, crie e mantenha fluxos de trabalho de maneira intencional. Estas são as minhas três principais recomendações para fazer isso:
1. Encontre um terreno comum
Nomes de colunas diferentes em um quadro não exigem necessariamente fluxos de trabalho diferentes para dar suporte a cada um. Encontre pontos em comum nos fluxos de trabalho, status e transições do projeto. Uma etapa ou status de "Em andamento" pode abranger uma etapa de desenvolvimento para TI, uma etapa de coleta de requisitos para um escritório de gerenciamento de projetos e uma etapa de criação para uma campanha de marketing. Se eles puderem seguir um status e um fluxo de trabalho comuns, você poderá reduzir o volume de itens do Jira a serem mantidos. Isso também reduz a probabilidade de uma transição perdida em um projeto específico.
2. Concentre-se no que
Muitas vezes, as pessoas criam etapas de fluxo de trabalho para cada membro da equipe que tem uma ação, o que pode gerar um fluxo de trabalho que se parece com espaguete e um quadro com colunas muito estreitas para serem lidas. Em vez disso, concentre-se no tipo de tarefa, ou seja, o que – não quem ou como. Então, como você gerencia um fluxo de trabalho que tem várias etapas de revisão e aprovação de natureza semelhante e ocorrem ao mesmo tempo, mas são executadas por pessoas diferentes? Use recursos como funções de loop, funções de postagem e automações que permitem que um item resida em uma etapa de fluxo de trabalho de aprovação (que também pode ser usada para algumas etapas de teste em um fluxo de trabalho de desenvolvimento), mas ainda representa várias ações, tarefas e pontos de verificação.
Lembre-se de que as colunas do quadro estão relacionadas a status, portanto, 15 status exigiriam 15 colunas, cada uma com um único status, ou vários status por coluna. Se a visualização do quadro realmente exigir 15 status separados, talvez seja necessário criar um fluxo de trabalho mais complexo. No entanto, se a visualização do quadro incluir vários status por coluna, considere simplificar seu fluxo de trabalho para corresponder às colunas.
3. Use os dados sempre que possível
O Jira é orientado a dados, então muitas vezes é mais eficiente usar dados — em vez de uma etapa do fluxo de trabalho — para representar o status de uma tarefa. Em vez de fazer a transição de uma história de usuário de Requisitos para Critérios de Aceitação para Revisado, você pode representar cada uma dessas categorias como um status em que cada tarefa se relaciona a um campo ou elemento de dados específico.
Se você seguir uma abordagem orientada a dados, também poderá aproveitar a automação e agendar itens para percorrer o fluxo de trabalho à medida que o trabalho é concluído e documentado, em vez de esperar que alguém mova os cartões. Atributos de dados como campos padrão, campos personalizados ou rótulos podem ser usados para isso.
Por exemplo, para reduzir o ruído em um grande fluxo de trabalho de desenvolvimento, todos os três status de requisitos podem residir em uma única etapa de Requisitos do fluxo de trabalho. Quando o requisito estiver pronto para os critérios de aceitação, o proprietário da tarefa adiciona um rótulo de "AC necessário" ou verifica um campo personalizado de "Pronto para AC", e o Jira o atribuirá automaticamente para ser testado. Isso facilita o processo da mesma maneira que ter várias etapas, mas mantém o fluxo de trabalho leve. Isso é especialmente importante se você tiver um fluxo de trabalho que possa dar suporte a etapas simultâneas ou para o qual o pedido seja flexível.
Dois exemplos de fluxo de trabalho limpo do Jira
Os diagramas a seguir detalham fluxos de trabalho eficientes e gerenciáveis compostos de status, transições e resoluções que podem ser aplicados em vários cenários.
Um fluxo de trabalho de aprovação genérico enxuto pode ser usado para todos os tipos de tarefas de negócios, como propostas de marketing, bem como várias partes de tarefas de desenvolvimento, como requisitos.
Um bom fluxo de trabalho de desenvolvimento pode suportar vários quadros e várias equipes de desenvolvimento trabalhando de maneiras diferentes. Novamente, ele se concentra no O quê, não no Quem. Esse fluxo de trabalho pode oferecer suporte a vários tipos de quadros, organizações, fases do projeto e tarefas de negócios. Embora possa parecer complicado, isso se deve em grande parte ao número de transições, que são necessárias para as equipes que o utilizam para gerenciar os itens com eficiência.
Desafios e soluções comuns do Jira
A flexibilidade do Jira significa que você precisa ser objetivo na configuração e manutenção dos fluxos de trabalho. Você também precisa garantir que não esteja adotando fluxos de trabalho por padrão quando outras abordagens forem mais adequadas. Alguns problemas comuns podem ser corrigidos seguindo estas etapas:
| Problema | Próximos passos |
|---|---|
| Eu tenho muitos tipos diferentes de fluxos de trabalho. | Mapeie um “superconjunto” de todos os status do fluxo de trabalho, agrupando status semelhantes. Crie um fluxo de trabalho comum e converta cada um para esse novo. |
| Meus fluxos de trabalho são complexos. | Passe algum tempo pesquisando colegas para descobrir como eles estão usando o conselho e os relatórios do conselho associados. É provável que eles não estejam usando todas as etapas do fluxo de trabalho ou que não seja necessário ter etapas discretas. Comece criando uma versão simplificada de um fluxo de trabalho complexo e assegure-se de que todos os relatórios relevantes e a funcionalidade do processo ainda estejam disponíveis. |
| Os itens acabam perdidos ou no status errado. | Se você tiver muitos fluxos de trabalho e quadros diferentes, provavelmente já encontrou esse problema. Primeiro, você precisará revisar todos os status não mapeados em cada uma das configurações do seu quadro. É fácil atualizar fluxos de trabalho, mas esqueça de adicionar um novo status a uma coluna do quadro. Mesmo se houver status que você não usa em um quadro, é melhor tê-los na lista de pendências, em vez de não mapeados, para que você não perca a visibilidade do cartão se fizer uma alteração. Em segundo lugar, simplifique os fluxos de trabalho para minimizar a ocorrência de cartões ociosos ou perdidos. |
| Eu preciso de muitos fluxos de trabalho porque fazemos as coisas de maneira diferente em diferentes situações. | Dê uma olhada em suas situações e determine se elas são baseadas em um tipo de problema ou alguns outros dados. Você ainda pode ter muitos fluxos de trabalho, mas eles podem se tornar comuns entre os tipos de problemas ou alguma outra entidade. Em seguida, simplifique a maneira como você os gerencia. Por exemplo, você pode manter três fluxos de trabalho para tipos de problemas de tarefa (tarefa simples, tarefa com teste/aprovação, tarefa com implantação) e puxá-los para vários esquemas de fluxo de trabalho, em vez de manter 18 fluxos de trabalho para tarefas por projeto. |
Apoie-se nestas técnicas para o sucesso do fluxo de trabalho
Muitas organizações podem encontrar oportunidades adicionais para utilizar o Jira, mas já estão sobrecarregadas com fluxos de trabalho de seus projetos de TI. Ao implementar essas recomendações e práticas recomendadas, você pode expandir o uso do Jira sem aumentar a carga administrativa. Se você tiver experiência no uso do Jira em outras organizações, use isso como inspiração, mas não limite seu pensamento a como você o viu usado para um projeto ou setor específico. Lembre-se de encontrar um terreno comum, concentre-se no quê e use dados sempre que possível. Isso garantirá que você esteja utilizando toda a flexibilidade que o Jira tem a oferecer. E quando todas as áreas da sua organização estiverem usando o Jira com eficiência, será mais fácil discutir e implementar KPIs globais, melhorias de processos e outras iniciativas em toda a empresa.