Como Realizamos Workshops Online

Nos últimos meses, muitas organizações têm lutado de uma forma ou de outra. Smashing também teve que ser criativo e tivemos que repensar nossas conferências e workshops. Neste post, compartilharei o que aprendemos sobre fazer nossos workshops online.

Quando as dificuldades começaram em março, era essencial que reagissemos rapidamente. Não havia nenhum depósito enorme no banco, nenhum investimento amigável em que confiar – essa pequena empresa é totalmente independente desde o primeiro dia. Então nos reunimos e discutimos o que fazer. Obviamente, a situação não se resolveria em uma ou duas semanas, e precisávamos descobrir como recalibrar não apenas nossa oferta, mas também a maneira como conduzíamos as coisas.

Rachel teve a ideia de colocar online nossos workshops presenciais de front-end e UX . Afinal, todos nós estamos presos em casa, então vamos fazer o melhor possível. Se não pudermos viajar para aprender juntos, levaremos os workshops para todos ao redor do mundo.

Fora com o velho

Em 2013–14, experimentamos alguns webinars, mas o formato não parecia muito certo. As ferramentas não eram ideais, as conexões não eram confiáveis ​​e o feedback refletia isso. Então percebemos rapidamente que os webinars não estavam funcionando bem e abandonamos a ideia de focar em conferências.

Mas esses tempos – como continuamos ouvindo repetidamente – são sem precedentes. Então, partimos para explorar como poderia ser uma experiência verdadeiramente sensacional para workshops online, agora, em 2020.

Claro, hoje em dia, há muito conteúdo de vídeo pré-gravado e bem produzido já disponível online: cursos, masterclasses, palestras e apresentações. O que faria as pessoas quererem participar de um workshop online? Essa é uma boa pergunta mesmo.

Nossa resposta a essa pergunta foi uma experiência viva e autêntica . Ou, em outras palavras, um tempo e local dedicados para os participantes se conectarem com a comunidade ao redor do mundo; perguntar diretamente a especialistas do setor, em tempo real; um formato que permitia exercícios em grupo, trabalhos de casa e sessões interativas de codificação ao vivo a depuração ao vivo e design ao vivo. Isso é algo que uma experiência offline geralmente não pode fornecer.

Trabalhamos juntos em um documento de ideias e realizamos pesquisas com usuários para validar nossos palpites. Entrevistamos oito pessoas, a maioria delas havia participado de pelo menos uma SmashingConf no passado, além de membros da Smashing, tentando descobrir o que os atrairia em um workshop online.

Isso nos trouxe alguns resultados muito promissores. Foi assim que surgiram os Smashing Online Workshops — projetados do zero.

Com tantas conferências ao redor do mundo sendo canceladas, sou grato por ter participado virtualmente de um workshop muito informativo do @smashingconf nos últimos dois dias. Mesmo em casa, o aprendizado nunca para. pic.twitter.com/K3pbJBNpof

— Gabriel Tan-Chen (@gabrieltanchen) 15 de abril de 2020

Quebrando, Quebrando

As entrevistas mostraram que os participantes não queriam passar longos períodos na frente de uma tela. Por isso, decidimos dividir nossos workshops em partes mais curtas e gerenciáveis ​​e expandi-las por um longo período de tempo. E em vez de agrupar alguns dias de workshop em uma única semana, achamos que seria melhor espaçar as coisas um pouco mais, ao longo de semanas, não de dias.

Os participantes teriam tempo e espaço suficientes para absorver todo o conteúdo, fazer a lição de casa entre as sessões em seu próprio ritmo e ter ampla oportunidade de fazer perguntas em um ambiente amigável e confortável.

No final, dividimos os workshops em sessões de duas horas e meia cada, realizadas ao longo de algumas semanas (por exemplo, acontecendo na quinta/sexta, quinta/sexta, quinta, três semanas seguidas). Cada parte de duas horas e meia inclui uma sessão focada de algumas horas, seguida de uma sessão de perguntas e respostas de 30 minutos .

Qual é o ferramental certo?

Queríamos encontrar uma maneira de criar uma experiência amigável e acessível para todos. Tentamos praticamente todas as ferramentas de videoconferência disponíveis, e o Zoom acabou sendo a única solução totalmente acessível, suportando navegação pelo teclado e legendas prontas para uso. É claro que estávamos cientes dos problemas de segurança que o Zoom experimentava na época e experimentamos uma nova versão que prometia corrigir as falhas.

A experiência compartilhada ao vivo foi um atributo importante. Queríamos que os participantes se sentissem conectados durante todo o workshop e também nas sessões. Como um workshop pode durar semanas, criamos um canal Slack (sim, outro) para que todos participem antes da primeira sessão. Os participantes podem se apresentar, compartilhar esboços e recursos e entrar em contato uns com os outros e com o treinador do workshop.

Para cada workshop, criamos um Google Doc colaborativo onde todos podem encontrar links atualizados, URLs de vídeo, slides e recursos — e também fazer anotações juntos ou fazer perguntas entre as sessões.

Para dar o pontapé inicial, preparamos o site da SmashingConf, anunciamos dois workshops — o de Rachel em CSS, o meu em padrões de design de interface — e enviamos um mailing. Ambas as oficinas esgotaram em pouco tempo.

Qual é o preço certo?

Todos nós sentimos que o conteúdo online deve ser acessível, barato ou gratuito. Tanto material está disponível on-line, de modo que os paywalls e os preços altos se tornaram muito desanimadores. Não queríamos tornar nossos workshops caros, mas também não queríamos subestimar o tempo, o esforço e o trabalho árduo investidos em prepará-los e executá-los.

Queríamos ser justos: preço acessível e split 50/50 com o coach da oficina . Fazia sentido, realmente. O conteúdo que os coaches precisam preparar é exatamente o mesmo para um ambiente online e presencial. Os participantes recebem a mesma quantidade de conteúdo, obtêm todos os recursos do workshop e também têm um tempo dedicado para perguntas e respostas após cada sessão. Na verdade, há mais oportunidades para que todos aprendam em seu próprio ritmo e levantem seus próprios problemas e perguntas ao longo de uma série de sessões.

Adotamos o mesmo preço que usamos para workshops presenciais. Para cinco sessões de duas horas e meia, o custo foi de US$ 350 para um ingresso antecipado e US$ 450 para um ingresso regular. Validamos o preço em entrevistas de usabilidade e seguimos em frente. Em retrospectiva, funcionou notavelmente bem.

Você precisa de uma equipe

Decidimos desde o início ter um membro da equipe disponível o tempo todo durante o workshop, fornecendo suporte para os retardatários, acompanhando o progresso e garantindo que os participantes estejam cientes do que está acontecendo. Isso é vital, assim como em um workshop presencial, pois o professor deve ser capaz de se concentrar no ensino, não na administração.

Portanto, pouco antes e durante cada sessão, Beth, Amanda ou Jan ajudam com todos os tipos de problemas técnicos - desde URLs ausentes a câmeras congeladas, problemas de áudio e consultas de suporte.

Online, tudo é um pouco mais lento

Agora, em um espaço físico compartilhado é muito mais fácil acompanhar e tirar dúvidas, mas esse tipo de interação pode ser mais lento em um espaço virtual. As pessoas precisam de tempo para resolver ou podem estar enfrentando problemas técnicos. E nossos workshops são acessíveis em todo o mundo: o inglês não é a primeira língua de todos. Os exercícios em grupo precisam permitir tempo para alternar entre ferramentas e janelas. Em vez de falar, algumas pessoas preferem fazer perguntas por meio de um bate-papo online. A conveniência do chat nos levou a esperar mais perguntas do que receberíamos pessoalmente.

Em geral, com exercícios em grupo para lidar, um workshop on-line é cerca de 10 a 15% mais lento do que um evento presencial , e o tempo dedicado para perguntas e respostas significa que todos têm perguntas respondidas.

Acesso rápido a gravações de vídeo

Como a maioria de nós está trabalhando em casa, nossas responsabilidades e compromissos podem dificultar que os participantes dediquem toda a atenção a cada sessão à medida que ela acontece. Dedicamos tempo e recursos para levar essas gravações de vídeo aos participantes o mais rápido possível - idealmente dentro de algumas horas após o término da sessão do workshop.

Sabemos que os participantes realmente precisam de acesso rápido aos vídeos e, de fato, poder assistir mais tarde ou assistir novamente a uma sessão foi um dos recursos importantes que apareceram nas entrevistas dos usuários.

Qual é o momento certo?

Nosso maior público está baseado na América do Norte; outra grande parte está na Europa. Tínhamos que encontrar uma maneira de viabilizar os workshops on-line nas costas leste e oeste dos EUA, bem como na Europa. Depois de mais uma rodada de entrevistas com usuários, acertamos às 18h, horário de Berlim , que é meio-dia, horário de Nova York, e 9h, horário de São Francisco.

A maioria das oficinas funciona até esses horários. Com base na demanda, no entanto, realizaremos alguns workshops pela manhã na Europa, o que também é mais amigável para os da Ásia-Pacífico.

Exercícios em grupo de corrida online

Assim que tivemos uma ideia de como realizaríamos workshops on-line, começamos a analisar atentamente como melhorar as partes colaborativas da experiência . Para workshops técnicos, foi bastante simples: como um instrutor de workshop explica conceitos e codificação ao vivo, os participantes acompanham individualmente, levantando dúvidas se encontrarem algum problema.

As coisas ficam um pouco mais complicadas quando um grupo de participantes deve resolver os desafios de design juntos. Para nosso workshop de design, queríamos dividir todos os participantes em equipes de três a quatro e criar um espaço para cada equipe trabalhar em cada exercício de forma colaborativa. Existem muitas ferramentas para esboços e designs colaborativos, mas qual é a melhor maneira de executar um exercício colaborativo para um grupo de 90 pessoas?

Não queríamos que todos tivessem que criar uma nova conta (gratuita ou comercial), e queríamos facilitar uma experiência compartilhada para que todos, independentemente do nível de experiência, contribuíssem com suas ideias sem ter que superar uma curva de aprendizado íngreme . Tentamos várias ferramentas maravilhosas, mas uma que funciona bem é o Miro.

Em uma das primeiras sessões, Joe Leech usou Miro para criar um espaço digital composto por uma área central para suas pautas e anotações, e “mesas” dispostas ao seu redor.

Estamos desenvolvendo essa ideia. Como você pode ver acima, organizamos as mesas no sentido horário ao redor da área central . Cada mesa tem três ou quatro assentos para os participantes - incluindo uma área pessoal para esboços e anotações. Quando começamos um workshop, pedimos a todos os participantes que participem de um quadro Miro compartilhado (sem necessidade de inscrição) e “sentem-se” em uma das mesas, adicionando seu nome no canto superior direito do cartão.

Havia muitas outras ideias criativas para envolver as pessoas. Alguns professores usaram um quadro compartilhado do Trello para todas as anotações e recursos. Alguns professores usaram CodePen. Esta grande coleção de criaturas foi trazida à vida pelos alunos do workshop SVG Animation dirigido por Cassie Evans - com tantas variedades divertidas e criativas para escolher!

Isso tudo valeu a pena?

Absolutamente. Era essencial fazer a transição para um modelo alternativo e sustentável, e ficamos felizes em poder nos conectar também com nosso público. Um dos resultados mais gratificantes é que, ao realizar workshops on-line, conseguimos alcançar pessoas que, de outra forma, não poderiam participar de um workshop .

Foi maravilhoso ver as pessoas rindo, se conectando, aprendendo e compartilhando juntos. Realmente parecia que estávamos ajudando uns aos outros a passar por esses tempos estranhos juntos, com uma experiência verdadeiramente global que é difícil de alcançar de outra maneira.

Foi absolutamente incrível ver o quão autêntica e colaborativa uma experiência de workshop online poderia ser. Não há literalmente nenhuma distância entre os participantes e os palestrantes. Estamos todos no mesmo barco, em frente aos nossos computadores, em ambientes familiares, usando ferramentas que usamos para trabalhar todos os dias. Parece natural falar, fazer perguntas e ter conversas casuais por meio de bate-papo ou conversa.

O feedback dos participantes refletiu isso. De muitas maneiras, não foi diferente do feedback que recebemos para workshops presenciais – o que não deveria ser surpreendente. No final, é o mesmo conteúdo que é entregue em uma configuração diferente com tempos diferentes.

Qual é o próximo?

Realizamos cerca de 20 workshops até agora, com muitos outros programados para os próximos meses. Certamente, continuaremos realizando workshops online neste formato e com a mesma frequência, mesmo quando pudermos realizar eventos presenciais novamente. Nossos workshops online abriram oportunidades que não tínhamos considerado.

Pessoalmente, eu me apaixonei por eles, especialmente vendo como eles são diversos, internacionais e autênticos. E, francamente, eu realmente não posso esperar para executar o próximo já.