Apresentando Float.com: uma alternativa melhor para planilhas

(Esta é uma postagem patrocinada.) No mercado altamente competitivo de hoje, é vital agir rápido. Afinal, todos nós sabemos como diz o famoso ditado: “Tempo é dinheiro”. Quanto mais rápido sua equipe de produto se mover ao criar um produto, maior a chance de sucesso no mercado. Se você é um gerente de projeto, precisa de uma ferramenta que o ajude a aproveitar ao máximo o tempo de cada membro de sua equipe.

Embora as equipes criativas normalmente trabalhem em produtos novos e inovadores, muitas ainda usam ferramentas legadas para gerenciar seu trabalho. As planilhas são uma das ferramentas mais comuns na caixa de ferramentas do gerente de projeto. Embora isso possa ser adequado para uma equipe de dois ou três membros, à medida que a equipe cresce, gerenciar o tempo da equipe se torna um trabalho exigente.

Sempre que os gerentes de projeto tentam gerenciar sua equipe usando apenas planilhas, geralmente enfrentam os seguintes problemas:

1. Falta de visibilidade

Entender o que realmente está acontecendo em um projeto dá muito trabalho. É difícil entender visualmente quem está ocupado e quem não está. Como resultado, alguns membros da equipe podem acabar sobrecarregados, enquanto outros terão muito pouco a fazer. Você também não obterá um detalhamento claro de quanto tempo está sendo dedicado a determinado trabalho e clientes específicos, o que é crucial não apenas para fins de cobrança, mas também para informar as decisões futuras de sua agência, como quem contratar em seguida.

2. Difícil de relatar às partes interessadas

Com planilhas como o lar do gerenciamento de projetos, traduzir dados sobre pessoas e tempo em insights tangíveis é um desafio. A visualização de dados também é praticamente impossível com a gama limitada de funções de construção de gráficos que as ferramentas de planilha fornecem. Como resultado, relatórios com planilhas se tornam uma tarefa demorada. Quanto mais pessoas e atividades um projeto tiver, mais tempo do gerente de projeto será consumido pelos relatórios.

3. Planilhas Gerenciam Tarefas, Não Pessoas

Gerenciar projetos com planilhas individuais é um desastre esperando para acontecer. Embora uma única planilha possa fornecer um detalhamento claro de um único projeto, ela não tem como indicar sobrecarga e subcarga para membros específicos da equipe em todos os projetos.

4. Falta de visão geral de alto nível de um projeto

É bem conhecido na indústria que muitos designers sofrem de visão de túnel: sem a visão geral de um projeto em mente, seu foco se volta para a resolução de tarefas em andamento. Mas o problema da visão de túnel não se limita aos projetistas; também existe no gerenciamento de projetos.

Quando um gerente de projeto usa uma ferramenta como uma planilha, geralmente é difícil (ou mesmo impossível) criar uma visão geral de alto nível de um projeto. Mesmo quando o gerente de projeto investe muito tempo na criação dessa visão geral, o quadro fica desatualizado assim que a direção da empresa muda.

5. O risco de informações desatualizadas

O desenvolvimento de produtos é rápido, tornando difícil para os gerentes de projeto monitorar e introduzir continuamente todas as alterações necessárias na planilha. Isso não é apenas demorado, mas também não é muito divertido – e, como resultado, muitas vezes não é feito.

Como a tecnologia torna nossa vida melhor: apresentando o Float

O objetivo da tecnologia sempre foi reduzir o trabalho mecânico para focar na inovação. Em uma agência de criação ou produto, o objetivo final é automatizar o máximo possível o design do produto e o processo de gerenciamento humano, para que a equipe possa se concentrar no trabalho profundo de criatividade e execução.

Com isso em mente, vamos explorar o Float, um aplicativo de gerenciamento de recursos para agências de criação. Float torna mais fácil entender quem está trabalhando em quê, tornando-se uma única fonte de verdade para toda a sua equipe.

Ajudando os gerentes de produto a superar os desafios do gerenciamento de tempo e pessoas

Float facilita a colaboração em equipe e torna o trabalho mais eficaz. Veja como:

1. Planejador de equipe visual: veja a equipe e as tarefas em um relance

O Float permite planejar tarefas visualmente usando a aba “Schedule”. Nesta visão, você pode alocar e atualizar atribuições de projeto. Uma interface de arrastar e soltar simplifica o agendamento de sua equipe.

Aqui está um exemplo da visualização de agendamento :

Mas isso não é tudo. Você pode fazer mais:

• Priorizar tarefas
  Você pode fazer isso simplesmente movendo-os em cima dos outros.
• Tarefas duplicadas
  Basta pressionar “Shift” e arrastar uma tarefa selecionada para um novo local.

• Estender uma tarefa
  Se alguém da sua equipe precisar de tempo extra para concluir uma tarefa, você poderá estender o tempo com um clique usando a interface visual.
• Dividir uma tarefa
  Quando fica evidente que alguém em sua equipe precisa de ajuda com uma tarefa, é fácil dividir a tarefa em partes e atribuir cada parte a outro membro.

2. Relatórios e estatísticas integrados

O recurso interno de relatórios e estatísticas do Float (relatórios de “utilização”) pode economizar horas de trabalho manual dos gerentes de projeto no final da semana, mês ou trimestre.

É relativamente fácil personalizar o formato do relatório. Você pode:

• Escolha as funções dos membros da equipe (funcionários, contratados, todos) em “Pessoas”;
• Escolha o tipo de tarefas (tentativas, confirmadas, concluídas) em “Tarefa”.

É vital mencionar que o Float permite definir diferentes funções para os membros da equipe. Por exemplo, se alguém trabalha meio período, você pode definir isso nas configurações de "Perfil" e especificar que o trabalho é apenas meio período. Esse recurso também é útil quando você precisa calcular um orçamento.

Você pode enviar um e-mail aos membros da equipe com suas horas individuais para a semana.

3. Pesquise e filtre: todas as informações que você precisa, ao seu alcance

Todas as informações da sua equipe ficam em um só lugar. Você não precisa usar planilhas diferentes para projetos diferentes; para adicionar um novo projeto, basta clicar em “Projetos” e adicionar um novo objeto.

Você também pode usar as ferramentas de filtragem para destacar projetos específicos. Uma maneira simples de ver rapidamente as tarefas relevantes é filtrar por tags, deixando apenas tipos específicos de projetos (por exemplo, projetos que têm contratados).

4. Obtendo uma visão geral de alto nível de todos os seus projetos

Com Float, você sempre terá um registro do que aconteceu e quando. - Defina marcos nas configurações de um projeto e fique de olho nos próximos marcos em seu feed de atividades .

• Aprofunde-se em um usuário ou uma equipe e revise sua programação. Quando você vê que alguém está agendado demais (o vermelho lhe dirá isso), você pode mover outros membros da equipe para essa atividade e reagrupá-los.

Você pode visualizar por dia, semana ou mês, tornando mais fácil diminuir o zoom e ver uma visão geral do seu projeto.

5. Reduzindo o risco de informações desatualizadas

Você não precisa alternar entre várias ferramentas para descobrir tudo o que precisa saber. Isso significa que suas informações estarão atualizadas (é muito mais fácil gerenciar seu projeto usando uma única ferramenta, em vez de muitas).

Float pode ser facilmente conectado a todos os serviços que você usa.

Conclusão

Se o gerenciamento de projetos da sua equipe deixa muito a desejar, Float é um acéfalo. O Float facilita a visualização de tudo o que você precisa saber sobre os projetos de sua equipe em um único local, fornecendo aos gerentes de projeto as informações e a funcionalidade de que precisam para lidar com o mundo acelerado do design e desenvolvimento digital. Comece a usar o Float hoje mesmo!