Fazendo as equipes de produtos distribuídos trabalharem com mais eficiência com a monday.com

(Este é um artigo patrocinado.) A maneira como as equipes de produto trabalham está mudando: a indústria de software está migrando rapidamente para o trabalho remoto. Somente nos EUA, 43% dos americanos empregados passaram pelo menos algum tempo trabalhando remotamente, e esse número aumentou constantemente nos últimos anos. Muitos produtos digitais de sucesso no mercado hoje foram projetados e desenvolvidos por uma equipe distribuída. Essas equipes não têm um escritório no sentido tradicional. Cada um escolhe trabalhar de onde gosta, tanto geograficamente quanto funcionalmente (em um espaço de coworking, cafeteria, home office, etc.).

Embora uma equipe de produtos distribuídos possa parecer tentadora para você, criar um processo de design eficaz em uma equipe como essa requer muito esforço. Colaboração e comunicação são dois dos desafios mais significativos que as equipes distribuídas enfrentam. Gerenciar uma equipe distribuída requer uma compreensão de como os indivíduos de sua equipe operam, bem como requer um conjunto de ferramentas digitais que torne as operações da equipe o mais eficientes possível. É por isso que investir nas ferramentas e tecnologias remotas certas é tão importante para os gerentes de produto.

Se você é um gerente de equipe que deseja estabelecer um processo de design robusto para uma equipe distribuída, este artigo é para você. Você encontrará sete dos desafios mais comuns que as equipes de produtos distribuídos devem superar e aprenderá como uma ferramenta de gerenciamento de equipes chamada monday.com (anteriormente dapulse ) pode ajudá-los com isso.

1. Construir uma compreensão compartilhada dos objetivos de um projeto

Quando se trata de organizar um processo de trabalho em uma equipe remota, um dos principais objetivos é manter toda a equipe na mesma página. A gerência precisa definir metas e garantir que todos na equipe as entendam e as aceitem. Construir a compreensão é especialmente importante para equipes remotas porque a interação tende a ser mais esporádica. Certifique-se de que todos na equipe saibam o seguinte:

• Quais são os objetivos gerais do projeto? Quando uma equipe entende claramente a estratégia do produto (o que eles querem construir e por quê), esse entendimento motiva o engajamento.

• O que se espera deles e como eles se encaixam no quadro geral? As pessoas querem saber o seu papel no processo. Mesmo que todos os membros da equipe se aprofundem nos detalhes ao trabalhar em um projeto, entender o quadro geral os ajudará a se concentrar no que é realmente importante.

• O que as outras pessoas envolvidas no projeto estão fazendo? Cada membro da equipe deve ter visibilidade sobre o que os outros membros da equipe estão trabalhando.

Quanto mais todos souberem, melhor poderão trabalhar em equipe.

Visualize o processo de desenvolvimento do produto

Ajudar todos na equipe a saber o que se espera deles e quando é possível usar o recurso da monday.com chamado “linha do tempo”. A linha do tempo torna as tarefas mais visuais - os membros da equipe poderão ver quando cada tarefa está agendada, quanto tempo levará e como ela se encaixa em todo o projeto. A ferramenta permite que você veja não apenas em quais tarefas os membros de sua equipe estão trabalhando, mas também como essas tarefas são distribuídas ao longo do tempo. É ótimo para quando algumas atividades dependem de outras (por exemplo, desenvolvedores estão esperando por maquetes de designers).

2. Gerenciar a carga de trabalho da equipe

Como qualquer pessoa que já trabalhou em uma equipe remota lhe dirá, o trabalho remoto é bem diferente do trabalho presencial. Muitos gerentes de projeto acham difícil gerenciar a carga de trabalho da equipe.

A maioria das equipes de produto usa software de rastreamento de projetos para planejar e estimar seu trabalho. Normalmente, uma equipe prepara todo o trabalho em uma lista de tarefas, na qual cada tarefa tem uma descrição de texto e uma estimativa de tempo. A maior desvantagem dessa abordagem é que ela não é muito representativa. Por exemplo, os quadros Kanban, usados ​​por muitas equipes de produto hoje, não são muito representativos — é quase impossível, de uma olhada no quadro, entender a ordem em que as tarefas devem ser concluídas, especialmente quando têm dependências.

Acompanhe tudo em que sua equipe está trabalhando

O custo da interação (ou seja, o esforço cognitivo ou físico necessário para concluir uma ação) desempenha um papel vital na experiência do usuário de um produto. Quanto mais esforço for necessário para concluir uma operação, menos utilizável a interface se torna para o usuário final. Se o gerente de projeto tiver que mudar para produtos diferentes para ver o progresso da equipe, isso criará atrito desnecessário e impedirá que a equipe trabalhe com eficiência.

A monday.com reúne e exibe dados de progresso de maneira lógica e compreensível. A ferramenta tem um recurso chamado quadro. O quadro é onde todos os membros da equipe podem acompanhar tudo em que a equipe está trabalhando. A principal vantagem do quadro é que ele permite que os gerentes de produto monitorem o progresso da equipe em tempo real e vejam instantaneamente quem está trabalhando no quê e como estão as coisas.

Comunicar o status atual

Cada equipe precisa de um mecanismo que facilite a compreensão rápida do que está acontecendo.

Uma maneira de resolver esse problema é usar codificação de cores para diferentes elementos. A codificação de cores acelera a pesquisa visual porque permite que os usuários filtrem rapidamente um determinado objeto (ou objetos) conhecendo a cor associada a ele. A monday.com usa códigos de cores para indicar o status atual de uma tarefa. Por exemplo, é fácil ver onde as coisas ficaram travadas apenas olhando para o quadro e encontrando todas as tarefas coloridas em vermelho.

Crie, modifique e atribua tarefas em poucos cliques

Adicionar tarefas em uma ferramenta de gerenciamento de projetos não parece muito empolgante. Geralmente, quanto mais tempo levar, menos feliz o gerente de produto ficará.

monday.com simplifica o processo de entrada de dados. Os gerentes podem adicionar linhas rapidamente ao quadro — a monday.com as chama de pulsos. Os pulsos podem ser tarefas, projetos, missões, tarefas, etc. Criar um pulso requer apenas alguns cliques.

Depois de criar um pulso, basta atribuí-lo a um membro da equipe.

Adapte a plataforma às suas necessidades

Não existe um processo de design universal. Cada projeto é diferente e requer seu próprio processo de design. Uma ferramenta de gerenciamento de produtos deve ser muito adaptável à mudança; a equipe de produto deve ser capaz de customizar o processo de acordo com suas necessidades, sem ter que se esforçar muito na customização.

monday.com é extremamente personalizável e permite que o usuário configure praticamente qualquer opção. Você pode personalizar a monday.com para gerenciar qualquer fluxo de trabalho ou processo, enfrentar qualquer desafio e gerenciar basicamente qualquer coisa.

Quando se trata de criar um quadro, você não precisa começar do zero. Uma infinidade de modelos permitem que você comece rapidamente. Por exemplo, o modelo “Tarefas de equipe” seria muito útil para equipes de produto.

Depois de selecionar um modelo para suas necessidades, você pode personalizá-lo manipulando diferentes seções. As equipes de produto geralmente precisam combinar tarefas em grupos, em que cada grupo representa um marco (por exemplo, "Release 1", "Release 2", etc.). Fazer isso na monday.com é relativamente simples. Como proprietário de um quadro, você pode ter quantos grupos quiser.

Mas não para por aí. Você pode usar o recurso de lista de verificação para detalhar ainda mais as tarefas. Por exemplo, cada tarefa pode ser dividida em etapas de tarefas menores. Esse recurso é útil quando algumas atividades precisam ser feitas antes que a tarefa possa ser concluída — por exemplo, se uma especificação de produto precisar ser aprovada por alguns designers antes de ser entregue à equipe de desenvolvimento. A lista de verificação fica dentro de um pulso, na seção “Atualizações”, e pode ajudar a criar uma estrutura para cada pulso.

Planeje a carga de trabalho da equipe visualmente

Designers, desenvolvedores e gerentes geralmente trabalham com prazos compactados e projetos simultâneos. Uma equipe deve ser capaz de responder rapidamente ao feedback sobre seu produto das partes interessadas e dos usuários. Seguindo o ciclo construir-medir-aprender, uma equipe de produto deve ser realmente flexível; ele deve estar pronto para implementar o feedback das sessões de teste e ajustar o processo de design de acordo com as novas informações. O mesmo nível de flexibilidade deve estar em todos os produtos que a equipe usa.

Usando a linha do tempo da monday.com , é possível fazer correções e melhorar a eficiência da equipe. O editor visual facilita o processo de gerenciamento de tarefas. O gerente de produto pode ver onde cada projeto está em cada ponto e pode ver e se concentrar nas áreas de dificuldade, de forma rápida e eficaz.

A linha do tempo permite ver a capacidade de cada membro da equipe em um determinado período de tempo (digamos, as próximas semanas), vendo onde eles têm espaço para assumir mais trabalho e onde precisam delegar tarefas a outras pessoas.

3. Crie Comunicações Internas Eficazes

A comunicação desempenha um papel crítico no processo de design. Quando se trata de design de produto, é essencial que todos os membros da equipe estejam na mesma página. Ao contrário das equipes colocalizadas, uma equipe distribuída não terá a oportunidade de organizar reuniões presenciais regulares. Quando você faz uma interação cara a cara, não pode esperar que as coisas funcionem da mesma maneira. Padrões de comunicação mal estabelecidos podem fazer com que alguns membros da equipe sintam que estão trabalhando no vácuo.

As ferramentas são mais importantes no trabalho remoto porque são a base da comunicação. O objetivo é garantir que todos na equipe se sintam conectados.

Centralize toda a comunicação

No mundo de hoje, nos comunicamos com uma variedade de ferramentas: do e-mail tradicional aos mensageiros online, como Skype, WhatsApp, Slack e Facebook Messenger. Ter que mudar de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para outra ferramenta de comunicação pode ser estressante. Pior ainda, algumas informações podem se perder durante a transição (por exemplo, uma caixa de entrada de e-mail pode ficar cheia a ponto de um membro da equipe ignorar um e-mail crítico).

As equipes de produto podem usar a monday.com como uma plataforma de comunicação única para seu local de trabalho. E seria uma solução muito melhor porque permite a comunicação no contexto de cada tarefa. Com a monday.com , você não precisa mais usar o e-mail para comunicação interna. Quando um membro da equipe clica em um pulso em qualquer quadro, uma caixa se abre à direita da tela, mostrando as “atualizações”. Basta mencionar o nome de usuário de uma pessoa (“@johndoe”) e enviar sua mensagem. O melhor é que o tópico de bate-papo permanece com essa tarefa, portanto, encontrar uma conversa depois de um tempo é relativamente fácil.

Reduza as reuniões e otimize as reuniões necessárias

As reuniões são uma parte essencial do processo de comunicação. Quando se trata de revisar planos e fazer brainstorming sobre decisões de design, não há substituto para uma reunião. Mas para uma equipe distribuída, o número de horas potenciais disponíveis para reuniões em tempo real pode ser limitado, por isso é essencial fazer o melhor uso desse tempo. Uma equipe distribuída deve tentar continuamente reduzir o número de reuniões e maximizar a eficácia do tempo que os membros da equipe passam juntos.

Tome uma reunião de kickoff semanal como exemplo. Essa reunião acontece em uma segunda-feira, e os membros da equipe se reúnem para discutir os planos para a semana. Para muitas equipes, essas reuniões raramente são produtivas. Muitas vezes, as informações compartilhadas em uma reunião inicial semanal ficam desatualizadas logo após a reunião, e os membros da equipe precisam redefinir as prioridades das tarefas.

A monday.com economiza muito tempo da equipe em reuniões. Em vez de discutir o plano para a semana, o gerente de produto pode dividir tarefas complexas em metas semanais alcançáveis. Isso ajudará os membros da equipe a planejar a semana com base no que eles precisam fazer.

Compartilhe recursos valiosos com toda a equipe, não com membros individuais

Imagine que você encontrou um recurso realmente valioso e deseja compartilhá-lo com seus colegas. Você twitta sobre isso e envia um link para um bate-papo em grupo. Você recebe comentários como “Recurso incrível! Obrigado!" de algumas pessoas no chat. Pouco depois, a maioria de seus colegas esquece o recurso, especialmente se não puder usá-lo no trabalho que está fazendo no momento. Triste, certo? Podemos fazer melhor.

Em vez de enviar um link para um bate-papo em grupo, compartilhe todos os recursos que encontrar em um quadro separado. A monday.com tem um modelo chamado “Design Inspiration & Resources”. O melhor dessa abordagem é que será muito mais fácil para os membros da equipe encontrar um recurso específico quando realmente precisarem dele.

Organize melhores sessões de planejamento e brainstorming

A priorização de tarefas é uma atividade típica no gerenciamento ágil de projetos. Os membros da equipe se reúnem, discutem tarefas e votam no que implementar no próximo sprint.

monday.com incorpora votação. Os membros da equipe podem usar a coluna de votação quando quiserem decidir algo juntos como uma equipe. Basta adicionar uma coluna de votação a um quadro e os membros da equipe poderão votar em um clique.

Notifique os membros da equipe em tempo real

O medo de perder (FOMO) é um problema comum em equipes distribuídas. Ao trabalhar remotamente, os membros da equipe podem ter medo de perder uma informação importante. Como resultado, eles passam muito tempo em ferramentas de comunicação, verificando e-mails e mensageiros. Isso pode ficar realmente perturbador. Os membros da equipe devem gastar menos tempo em ferramentas de comunicação e mais tempo em ferramentas que usam para projetar (ferramentas para prototipagem e desenvolvimento). É muito fácil perder o dia lendo mensagens e respondendo.

Uma ferramenta de comunicação deve fornecer informações vitais apenas quando os membros da equipe precisam delas; deve ter um mecanismo eficaz de notificação. A monday.com notifica os usuários via desktop e dispositivos móveis em tempo real. A plataforma possui um aplicativo para iOS e Android. O aplicativo permite que os membros da equipe permaneçam conectados em seus telefones ou tablets e respondam rapidamente de qualquer lugar. Também é possível personalizar as regras de notificação. Por exemplo, você pode gerenciar qual atividade aciona um email.

Crie um cronograma de trabalho para sua equipe

Se a sua equipe está distribuída pelo mundo e você precisa marcar uma reunião, você precisa ter certeza de que ela não acontecerá em horários difíceis (como no meio da noite). Seria ótimo ver as horas de trabalho dos membros da equipe.

O quadro de horários de trabalho é uma pedra angular de suas operações comerciais. Os membros da equipe em cada fuso horário podem se comprometer com os horários que funcionam para eles. Isso ajuda os gerentes de produto a agendar reuniões em horários que funcionem para todos.

4. Envolva os usuários no processo de design

A maioria dos produtos de sucesso comercial foram criados com um forte foco no público-alvo. Os designers sabem que, se quiserem lançar um produto de sucesso, precisam apresentar usuários reais ao processo de design. O envolvimento do usuário é mais eficiente e influente nos estágios iniciais do desenvolvimento do produto, porque o custo de fazer mudanças aumenta à medida que o sistema se desenvolve. Geralmente, quanto mais cedo você criar um ciclo de feedback forte, melhor será o produto final.

Compartilhe designs com usuários e obtenha um feedback valioso

O feedback que uma equipe de produto recebe dos usuários é extremamente valioso. Ele pode validar que a equipe de design está se movendo na direção certa.

Na monday.com , os usuários podem criar um quadro e escolher com quem compartilhá-lo. Por exemplo, se você estiver trabalhando com um cliente, poderá configurar um quadro para o projeto dele e convidá-lo para trabalhar como convidado. O quadro pode incluir os principais recursos nos quais você deseja trabalhar. Assim que você compartilhar o quadro, o cliente receberá uma notificação e poderá abrir o quadro, revisar o plano e solicitar modificações.

5. Encontre facilmente todas as informações necessárias

A documentação é outro desafio. As equipes distribuídas não têm um espaço fisicamente compartilhado onde possam compartilhar a documentação do produto. As informações podem ser armazenadas em muitos lugares diferentes: e-mail, unidades de nuvem, computadores locais, etc. Isso pode fazer com que os membros da equipe percam uma informação importante e não a conheçam. Isso leva a um conhecimento fragmentado.

Centralize todos os documentos

Ter todos os documentos em um só lugar é fundamental para o sucesso. A monday.com sincroniza todas as informações em um único hub acessível. Todos os membros da equipe podem armazenar todas as discussões relevantes em um banco de dados pesquisável. A plataforma oferece a opção de fazer upload de diferentes tipos de arquivos simplesmente arrastando e soltando. Da próxima vez que um designer precisar compartilhar as especificações de um produto, tudo o que ele precisa fazer é enviar um arquivo para a plataforma.

Pesquise qualquer coisa e tudo

Qualquer pessoa que já tenha trabalhado com uma base de conhecimento lhe dirá como a funcionalidade de pesquisa é crítica. Sem uma pesquisa adequada, sua chance de encontrar informações diminui significativamente.

A monday.com permite que você encontre rapidamente tudo o que sua equipe já trabalhou, incluindo imagens, atualizações, projetos e atribuições. Seu trabalho se torna uma rica base de conhecimento.

Por exemplo, quando você precisa encontrar a versão mais recente da especificação de um produto, tudo que você precisa fazer é clicar na caixa de pesquisa, selecionar a guia “Arquivos” e inserir o nome do projeto como uma consulta de pesquisa.

6. Faça da ferramenta de colaboração uma parte natural da equipe

A plataforma que você escolher para gerenciamento de equipe deve parecer uma segunda natureza. A tecnologia deve funcionar para você e sua equipe, e não o contrário.

Minimize o tempo necessário para aprender uma ferramenta

Quando você introduz uma nova ferramenta no processo de design, um objetivo deve ser ter total concordância em trabalhar com essa ferramenta. Este acordo nem sempre é fácil de conseguir porque os membros da equipe geralmente são céticos sobre a próxima “ferramenta mágica que resolverá todos os seus problemas”. O pior é que eles têm que gastar mais tempo aprendendo como usá-lo. Ninguém quer aprender um novo software.

Uma das vantagens mais significativas da monday.com é sua intuitividade. Independentemente de você ter usado um aplicativo semelhante antes, monday.com pode ser acessado sem treinamento. Os membros da equipe serão capazes de entender como usar a ferramenta sem preparação.

Escalável

Quando as empresas selecionam uma ferramenta de colaboração, geralmente pensam nela como um investimento. Eles querem uma ferramenta que escale com os negócios.

A monday.com é adequada para equipes de qualquer tamanho, desde dois freelancers trabalhando juntos até milhares colaborando em todo o mundo. A ferramenta escala com você, da simplicidade à complexidade, com total facilidade. Além disso, à medida que sua empresa se expande, a monday.com facilita a mudança para uma versão premium (Standard, Pro ou Enterprise) e obtém mais recursos premium da plataforma.

Integrar a plataforma com ferramentas existentes

Uma ferramenta de gerenciamento de tarefas é essencial para qualquer equipe que espera bons resultados. Mas a caixa de ferramentas da equipe também precisa dar suporte ao processo de design (para prototipagem e desenvolvimento) e à coleta de artefatos de design (por exemplo, no Google Drive ou Dropbox). É essencial que a ferramenta de gerenciamento de equipe se integre perfeitamente a outras ferramentas que a equipe usa.

Quando se trata de integração, a monday.com faz muito para fazer parte do ecossistema de software estabelecido. Ele pode se conectar ao Dropbox, Zapier, Google Drive e outras ferramentas de compartilhamento. Como membro da equipe, você pode anexar um arquivo de maquete às suas atualizações, compartilhando-o no contexto das tarefas relacionadas.

A monday.com também vem com uma arquitetura de API aberta, que permite que os desenvolvedores criem suas próprias integrações.

7. Mantenha a equipe motivada

Ter a atmosfera certa é extremamente importante. Os líderes de equipe não devem apenas estar em sintonia com cada pessoa da equipe, mas devem procurar continuamente maneiras de aumentar o engajamento.

Comemore os sucessos com os membros da equipe

É natural que as pessoas busquem reconhecimento. A necessidade de aprovação social nos leva a buscar a confirmação de pessoas que conhecemos (pais, amigos, colegas). Quando alguém reconhece nossos resultados dizendo algo tão simples como “Bom trabalho!”, nos sentimos motivados a trabalhar em direção aos nossos objetivos. É essencial que os jogadores da equipe sejam reconhecidos, especialmente ao trabalhar remotamente.

A monday.com tem alguns recursos que ajudam a criar uma sensação de reconhecimento. O primeiro é o recurso de polegar para cima, que é basicamente uma reação positiva a uma atividade. A maioria das pessoas está familiarizada com isso nas redes sociais. As pessoas estão acostumadas a medir o efeito de uma postagem pelo número de curtidas que recebem. monday.com permite que você dê um joinha para o trabalho de seus colegas de equipe.

Outro recurso interessante são os GIFs animados. Você pode animar comentários com GIFs. A monday.com permite que você escolha entre milhares de GIFs ao responder a colegas de equipe, o que adicionará um pouco de personalidade aos seus comentários.

Por último, mas não menos importante, a monday.com tem um recurso de confete. Assim que um designer concluir sua última tarefa “em andamento” em um quadro, ele verá um efeito de confete animado. Esse detalhe sutil adiciona um pouco de prazer e motiva os membros da equipe a ter um quadro totalmente verde.

Conclusão

Estabelecer um processo eficaz em uma equipe distribuída é difícil. O que funciona para uma equipe colocalizada não necessariamente funcionará para uma equipe distribuída, e o que funciona para uma equipe distribuída não funcionará necessariamente para outra.

Construa uma cultura de trabalho amigável à distância, concentrando-se nas seguintes prioridades:

• Priorize a transparência.
  Mantenha as informações importantes acessíveis a todos.

• Fique por dentro da atividade da equipe.
  Entenda o que cada membro de sua equipe está fazendo e onde a equipe está no processo rapidamente.

• Construir um sistema de comunicação eficaz.
  A base das equipes distribuídas é a comunicação. Crie um sistema saudável de reuniões e hábitos para manter as pessoas se comunicando.

• Abaixe a barreira de entrada.
  Escolha uma ferramenta de colaboração em equipe que seja a menos dolorosa para todos. Deve ser um ponto de referência que reúne tudo.