Seu guia para uma comunicação eficaz no local de trabalho

A comunicação eficaz é necessária, não importa onde você esteja ou com quem você possa falar.

Em um local de trabalho, no entanto, as habilidades de comunicação são talvez a única característica pessoal que pode determinar o sucesso de sua carreira. De fato, a falta de comunicação eficaz pode atrapalhar outros fatores, como eficiência, objetivos e moral de uma empresa.

O termo “boas habilidades de comunicação” foi tão usado que as pessoas ficaram incertas sobre seu significado. Boas habilidades de comunicação indicam ser capaz de entender instruções e transmitir informações de maneira simples, mas inequívoca. É uma das habilidades mais básicas, porém essenciais, que você pode possuir como funcionário. Na verdade, as habilidades de comunicação são uma das primeiras coisas que os entrevistadores julgam em um candidato.

Elementos de Comunicação Eficaz

Muitas vezes as pessoas esquecem que boas habilidades de comunicação são mais do que “ser capaz de falar bem”. Claro, a proficiência no idioma é essencial para se comunicar de forma eficaz. Mas há muitos outros elementos para uma comunicação eficaz.

Escuta activa

A comunicação é uma via de mão dupla. É por isso que ouvir é tão importante, se não mais, quanto falar. No local de trabalho, você precisa ouvir a pessoa à sua frente para entender seu processo de pensamento. Sem escuta ativa, você pode dizer algo que está fora do assunto, resultando em falta de comunicação. Uma das melhores maneiras de praticar a escuta ativa é fazendo perguntas. Você também pode reformular o que eles disseram e repetir para eles. Isso garantirá à outra pessoa que você entendeu o que ela estava tentando comunicar.

Paciência

Você vai através de um grupo diversificado de pessoas em seu local de trabalho. Durante uma conversa, pode ser frustrante e esmagador quando parece que você não consegue transmitir seu ponto de vista. Portanto, é importante praticar a paciência não apenas com os outros, mas também consigo mesmo. Você não pode esperar que todos que você conhece o entendam logo de cara. Leve o seu tempo e fazê-los entender. Isso é especialmente crucial se você estiver em uma posição de liderança, como gerente ou líder de equipe. Você precisa ser paciente com sua equipe para que eles se sintam seguros e possam se comunicar mais abertamente com você. A comunicação aberta é essencial para o trabalho em equipe.

Clareza e Coesão

Antes de iniciar qualquer conversa em seu local de trabalho, certifique-se de ter um propósito por trás disso. Mantenha uma anotação em sua cabeça sobre o que você está tentando alcançar com essa comunicação. Crie um esboço dos pontos que você deseja entregar. Porque tão importante quanto enviar a mensagem certa, também é importante fazê-lo de forma clara e coesa. A falta de clareza só levará à confusão e ao erro, o que acabará por resultar em atrasos e má tomada de decisão. Independentemente de você estar falando com um colega, um superior ou um subordinado, lembre-se de manter a conversa clara e direta. Clareza resultará em coisas sendo feitas em tempo hábil.

Empatia

Trabalhar como parte de uma equipe significa que você também precisará estar aberto às ideias de outras pessoas. Portanto, independentemente de você concordar ou não com eles, você precisa encontrar em si mesmo para estar aberto às suas ideias e opiniões. Mesmo quando você discorda de alguém, você deve respeitar sua opinião. Sim, é mais fácil falar do que fazer. Mas você precisa simpatizar com a pessoa, colocar-se no lugar dela para entender por que ela pode ter agido de determinada maneira. Além disso, você sempre pode fazer perguntas para entender melhor a situação deles.

Atitude positiva

Todos nós temos dias ruins ou dias em que nos sentimos mal. Embora não haja problema em se permitir algum tempo para voltar ao ritmo, não carregue essa energia para o trabalho. Não deixe que isso afete a maneira como você lida com as pessoas no trabalho. Tente manter uma atitude positiva no trabalho, independentemente do que possa estar acontecendo em sua vida pessoal. Por outro lado, se você tiver problemas com as pessoas no trabalho, converse! Entre em contato com essas pessoas e descubra uma maneira de superar isso e superar seus problemas. Faça o que fizer, apenas lembre-se de resolver a situação. Porque se você optar por suprimi-lo, seus desafios só aumentarão, a ponto de sobrecarregar você e, portanto, piorar as coisas.

Tom de voz

O tom de voz é um elemento crucial no processo de comunicação. Ele pode definir todo o clima da conversa. Por exemplo, se você iniciar a conversa de forma irritada ou agressiva, é muito provável que a pessoa com quem você está falando responda da mesma forma. O tom de voz inclui as emoções que você incorpora, bem como o volume que você usa. Uma frase pode ter vários significados, dependendo do seu tom, bem como das palavras que você escolheu para enfatizar. Além disso, o tom de voz não se aplica apenas a conversas com colegas, mas também a trabalhos voltados para o cliente. Especialmente se você não quiser piorar a situação com um cliente já irado, você precisa conversar com ele com calma.

Honestidade e abertura

Uma boa comunicação exige que as pessoas sejam honestas e abertas umas com as outras. Tente ter uma mente aberta ao falar com alguém. Comprometa-se a entender o ponto de vista deles antes de tirar uma conclusão precipitada ou retrucar, levando a uma discussão sem sentido. Tente negociar e chegar a um meio-termo. Abordar cada conversa com a mente aberta resultará em resultados mais bem-sucedidos. Além disso, seja sempre honesto. Se você tiver problemas com algo no trabalho, procure um RH ou seu gerente. Aponte as coisas que podem incomodá-lo. Se você entrar com uma abordagem honesta, eles perceberão e entrarão na conversa genuinamente.

Como implementar uma comunicação eficaz no trabalho

Como empregador, é importante que você faça um esforço para implementar uma comunicação eficaz em seu local de trabalho. Afinal, uma comunicação eficaz leva a um espaço de trabalho produtivo. Mas quando você está lidando com tantas pessoas ao mesmo tempo, pode ser um pouco esmagador. Isso ocorre porque todos eles diferem em termos de personalidades, processos de pensamento, capacidade de compreensão, ética de trabalho e assim por diante.

Aqui estão algumas maneiras com as quais você pode implementar uma comunicação eficaz entre seus funcionários:

Programas de treinamento de funcionários

Como mencionado anteriormente, cada funcionário é diferente. Não é necessário que todos sejam sociais ou tenham habilidades interativas. Às vezes você precisa trazê-lo para fora das pessoas. Uma ótima maneira de fazer isso é organizar programas de treinamento de funcionários no trabalho. Esses programas podem orientar as pessoas sobre como ficar mais à vontade na frente umas das outras e ficar mais à vontade na socialização. Os funcionários podem aprender como a comunicação eficaz pode aumentar seus níveis de produtividade. Seu programa pode consistir em tópicos como habilidades de escuta, fundamentos de comunicação, comunicação online, etc.

Coloque um exemplo

Uma das melhores maneiras de envolver os funcionários com uma comunicação eficaz é dar o exemplo. Modelar uma comunicação boa e eficaz na frente de seus funcionários pode ser uma ótima maneira de incentivar o aprendizado social. Isso é especialmente aplicável a pequenas empresas e empresas onde a natureza e a atitude de um empregador podem ter um grande impacto na mentalidade do funcionário. A maior parte de seu trabalho envolve a comunicação face a face uns com os outros em uma base diária.

Portanto, se o empregador der um bom exemplo, os funcionários seguirão adiante. Os funcionários modelarão seu comportamento de acordo com o exemplo dado pelo chefe. Por outro lado, se você estiver trabalhando em uma grande empresa, poderá juntar novos funcionários com funcionários antigos que já praticam uma comunicação eficaz.

Supervisores

Outra maneira eficaz de implementar habilidades de comunicação eficazes em seu local de trabalho é colocar funcionários com habilidades de comunicação eficazes em funções de supervisão ou liderança. Sendo um líder de equipe ou um supervisor, esses funcionários podem transferir essas habilidades para seus colegas de trabalho. Como resultado, as equipes ou grupos pelos quais serão responsáveis ​​seguirão adiante. Além disso, quando os funcionários virem as pessoas sendo promovidas a níveis de supervisão, isso não apenas definirá o padrão para cada funcionário, mas também os motivará a trabalhar mais em suas habilidades.

Avaliações de desempenho

As avaliações de desempenho são uma grande fonte de motivação para os funcionários. Uma política que os empregadores podem implementar é incluir habilidades de comunicação e eficiência em seus relatórios ou avaliações de desempenho. Dessa forma, os funcionários estarão motivados a trabalhar suas habilidades de comunicação e alcançar seus objetivos. Você também pode definir metas para os funcionários e dar-lhes incentivos para atingir essas metas. Você pode oferecer recompensas ou configurar um programa de recompensas para funcionários que atingirem suas metas de comunicação.

Exercícios de Team Building

Os exercícios de team building são uma ótima maneira de fazer com que as pessoas se unam e se conheçam. E quanto melhor o vínculo entre os funcionários, melhor eles se comunicam. Envolva suas equipes e funcionários em atividades que farão com que trabalhem de forma coesa para fortalecer a comunicação entre si.

Simplifique os Canais de Comunicação

A maioria das empresas se envolve em canais e cadeias de comunicação estritos que dificultam o livre fluxo de comunicação dentro da organização. Monitorar constantemente seus canais de comunicação, como e-mails, mensagens instantâneas, canais slack, etc, só adicionará estresse desnecessário aos seus funcionários. Crie canais de emprego mais fáceis de percorrer e que não sobrecarreguem os funcionários. Tornar a alta administração mais aberta e acessível para os subordinados. Quando os canais de comunicação são mais simples, os funcionários se engajam na comunicação com mais frequência, o que resultará na melhoria de suas habilidades de comunicação.

Realize sessões individuais

É comprovadamente eficaz que os funcionários são mais propensos a falar e se comunicar quando falado pessoalmente. Como gerente, você precisa realizar frequentes sessões individuais com seus empregadores. Seja um novo funcionário ingressando como calouro ou o associado que trabalha na sua empresa nos últimos 4 anos. Arranje tempo para todos. Mantenha seu comportamento calmo e equilibrado durante toda a sessão. Mantenha o contato visual natural e faça com que se sintam confortáveis.

Implementar um sistema de feedback

A comunicação de uma maneira só pode ir tão longe. Envio de mensagens, e-mails, boletins informativos, etc – eles enviam apenas um lado da mensagem. Implemente um sistema de feedback no sistema da sua empresa. Incentive os funcionários a participar e enviar feedback, incentive-os a fazer perguntas. Isso não apenas fará com que eles se sintam ouvidos, mas também permitirá que eles se comuniquem melhor com a gerência. Isso pode ser feito com a ajuda de formulários on-line ou durante as reuniões de equipe. Esse método também é ótimo para receber algumas melhorias e ideias genuínas que podem ser levadas em consideração.

Independentemente do campo em que trabalhamos, todos temos estilos e formas de comunicação diferentes. Os funcionários passam grande parte de seus dias trabalhando no escritório. Ajudá-los a permanecer conectados com a missão e a visão da organização é uma maneira de melhorar o engajamento dos funcionários. Quanto mais abertos e eficazes forem os canais de comunicação no local de trabalho, melhor poderemos gerenciar os rumores e a falta de confiança que ocorrem quando os funcionários sentem que não são ouvidos ou mantidos no circuito.