Gerenciamento de ativos digitais: um guia completo

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O gerenciamento de ativos digitais apresenta uma solução de software e sistemas que permite que as empresas armazenem, organizem, gerenciem, recuperem e distribuam os ativos digitais de uma organização. Talvez você esteja se perguntando o que é gerenciamento de ativos digitais. Bem, o gerenciamento de ativos digitais refere-se a um processo de negócios e tecnologia de gerenciamento de informações.

O que são Ativos Digitais?

Ativos digitais referem-se a qualquer forma de conteúdo que pode ser armazenado eletronicamente, permitindo que você crie, publique, gerencie e compartilhe com qualquer pessoa dentro e fora de sua organização. O ambiente digital em rápida mudança de hoje significa que não há limite para o que engloba os ativos digitais.

Arquivos como vídeos, fotos, documentos, vídeos e outras mídias são considerados ativos. Praticamente todos os departamentos se envolvem em ativos digitais que alimentam o crescimento e o sucesso de sua organização. Curiosamente, uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais permite que os membros da equipe de sua organização pesquisem, colaborem e compartilhem ativos de forma eficaz.

Quais são os benefícios do gerenciamento de ativos digitais?

A transformação digital eficaz exige que as organizações gerenciem todos os arquivos digitais em seu ecossistema de mídia. Quanto mais sua empresa crescer, maior será sua biblioteca de ativos digitais.

Existem inúmeros benefícios associados ao gerenciamento de ativos digitais para sua organização.

1. Acesso rápido e fácil a arquivos

Todos que procuram entender o gerenciamento de ativos digitais podem se relacionar com o fato de gastar muito tempo em um único arquivo.

A maioria das soluções de gerenciamento de ativos digitais é baseada em nuvem e, portanto, permite que todos acessem ativos digitais 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a Internet. O software permite que as empresas armazenem todo o seu conteúdo digital em um local centralizado. Dessa forma, os acionistas internos e externos podem encontrar o que precisam com mais rapidez.

Da mesma forma, as empresas que entendem o gerenciamento de ativos digitais têm acesso a direitos e permissões que podem ser adaptados às necessidades de diferentes usuários, garantindo que as pessoas certas tenham acesso ao sistema.

2. Conteúdo atualizado

Se você deseja entender o gerenciamento de ativos digitais, precisa entender que o risco de arquivos desatualizados é reduzido significativamente. O gerenciamento de ativos digitais garante que os ativos essenciais sejam facilmente atualizados após o upload.

Com informações atualizadas, seu negócio fica na ponta dos pés porque tem informações prontas sobre o mercado atual. Os usuários do sistema também têm a tranquilidade de que precisam para ter um bom desempenho ao usar as informações mais atualizadas.

3. Melhora a segurança e proteção de ativos importantes

O gerenciamento de ativos digitais elimina o risco de perda de informações comerciais críticas. Ele evita que seus arquivos sejam perdidos, garantindo um armazenamento seguro e protegido em um local central, ao contrário do que acontece com os discos rígidos externos.

4. Melhora o compartilhamento direto de arquivos

Com um sistema de gerenciamento de ativos digitais, você pode compartilhar facilmente seus arquivos com outras pessoas dentro do sistema. Por exemplo, seus stakeholders internos e externos precisam ter acesso a uma boa parte das informações de sua empresa.

Você pode controlar como os ativos são usados ​​depois de compartilhá-los com diferentes usuários porque o sistema permite definir datas de validade e rastrear seu histórico de compartilhamento.

5. Reduza os custos operacionais

O gerenciamento de ativos digitais economiza custos operacionais. Um sistema de gerenciamento de ativos digitais pode poupar à sua organização muito tempo gasto na execução de tarefas de alto valor, aumentando assim o desempenho organizacional.

O gerenciamento de ativos digitais pode ajudar a melhorar seu retorno sobre o investimento, permitindo criação, armazenamento, recuperação e distribuição mais rápidos de seus ativos digitais.

Desafios associados ao gerenciamento de ativos digitais

Você logo atingirá o resultado final se não estiver gerenciando adequadamente seus ativos digitais. Aqui estão alguns desafios que as empresas enfrentam com o gerenciamento de ativos digitais e como eles os resolvem.

Acessibilidade de ativos

Você dificilmente pode controlar seus ativos digitais se não tiver um sistema de gerenciamento digital funcionando. As chances são de que as pessoas erradas estejam usando os ativos errados, o que pode ser caro para o seu negócio.

Felizmente, você pode recuperar o controle com uma solução centralizada que ajuda a estabelecer fluxos de trabalho, gerencia o acesso ao sistema e agiliza o processo de aprovação para que os arquivos corretos cheguem às mãos certas.

Força de trabalho desconectada

Se você não está gerenciando adequadamente seus ativos digitais, há uma grande probabilidade de estar executando uma força de trabalho desconectada.

Você pode aproveitar uma plataforma unificada que ajuda a aumentar a colaboração e o compartilhamento. Com uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais, você pode aprimorar o desempenho da equipe democratizando os ativos, melhorando a consistência entre os canais e criando fluxos de trabalho ágeis.

Com o software de gerenciamento de ativos digitais, sua equipe fica mais capacitada, pois possui uma única fonte de informações para todos os ativos de sua marca. A segurança da informação também é enormemente aprimorada, pois permite que sua equipe armazene, compartilhe, organize e compartilhe sua biblioteca digital.

Tempo e dinheiro perdidos

Você continuará contabilizando perdas significativas se sua equipe gastar um tempo precioso procurando ativos extraviados. Com uma plataforma centralizada, sua força de trabalho pode organizar, monitorar e manter todos os ativos de sua empresa, dando-lhes tempo para se concentrar no crescimento de seus negócios.

Quando você deve investir em um software de gerenciamento de ativos digitais?

• Quando for consumir recursos para encontrar seus ativos. O software de gerenciamento de ativos digitais pode ajudar se demorar vários minutos para encontrar e compartilhar arquivos digitais. Ele vem com uma ampla gama de ferramentas que podem ajudá-lo a organizar e pesquisar arquivos.
• Quando seus ativos não podem ser acessados ​​convenientemente, a acessibilidade é crucial para a produtividade entre os membros da equipe. Se sua equipe não puder acessar arquivos com facilidade, pode ser difícil cumprir prazos e inconsistências de marca também podem ser comuns.
• Suponha que você precise de segurança de nível empresarial para compartilhamento e acesso ao armazenamento. Você deve bloquear documentos comerciais essenciais em um ambiente estável e seguro. Um sistema de gerenciamento de ativos digitais permite que você desfrute de um data center seguro para monitoramento 24 horas por dia.
• Se você estiver enfrentando gargalos durante a colaboração criativa. Com um sistema de gerenciamento de ativos digitais, você pode obter alertas em tempo real que aumentam a comunicação do projeto. Por exemplo, sua força de trabalho será atualizada quando novos arquivos e comentários forem adicionados.

Pensamentos finais

O gerenciamento de ativos digitais é usado em todos os setores em que os ativos digitais estão envolvidos. Ao procurar o melhor software de gerenciamento de ativos digitais para sua empresa, você deve primeiro identificar os desafios atuais do seu negócio.

• Identifique os principais usuários e discuta a funcionalidade necessária.
• Crie uma lista de recursos importantes a serem considerados ao procurar provedores de gerenciamento de ativos digitais.
• Tenha o cuidado de considerar o tipo de plataforma de gerenciamento de ativos digitais ideal para o seu negócio. Por exemplo, você pode avaliar os benefícios de um sistema de gerenciamento de ativos digitais baseado em nuvem em vez de uma solução instalada no local para sua empresa.
• Selecione o melhor software que beneficiará sua empresa e que seus funcionários aproveitarão.