Como reservar mais compromissos e eventos com um plug-in de reserva do WordPress

Este artigo foi gentilmente apoiado por nossos queridos amigos da Amelia, uma especialista em reservas automatizadas simples, mas poderosa, que garante que os clientes possam agendar compromissos e eventos a qualquer momento. Obrigado!

Quando se trata de administrar um negócio on-line baseado em serviços, agendar compromissos com clientes em potencial e clientes é fundamental. A desvantagem disso, é claro, é que leva muito tempo para gerenciar compromissos e reservas de eventos se você fizer isso sozinho.

Com o WordPress, no entanto, há vários plugins de reserva que farão o trabalho. Coloque um deles no lugar e você pode dar adeus a muitas dessas tarefas tediosas de gerenciamento de compromissos.

Mas tudo isso depende do uso do plug-in de reserva correto do WordPress.

Hoje, vou apresentá-lo ao plugin de reserva WordPress de compromissos e eventos da Amelia. Mas em vez de mostrar como instalar e usar o plugin (que é muito fácil), quero passar esse tempo mostrando como criar um sistema de reservas eficaz usando-o.

Como reservar mais compromissos e eventos com Amelia

Existem muitos tipos de clientes que se beneficiariam de um sistema de reservas:

• Salões, spas, academias de ginástica com atendimento ou aulas em horários específicos;
• Prestadores de serviços que trabalham apenas com hora marcada (por exemplo, mecânicos, encanadores, etc.);
• Agentes imobiliários que hospedam casas abertas ou agendam visitas a imóveis;
• Empresas que realizam webinars, aulas virtuais e assim por diante;
• Freelancers e pequenas empresas (como a sua) que usam chamadas de descoberta para avaliar clientes em potencial.

Agora, eles poderiam usar um sistema de reservas de terceiros, mas geralmente são caros e difíceis de gerenciar. Sem mencionar o fato de que alguns desses sistemas agregam listagens de concorrentes. Isso pode tornar mais conveniente para o usuário examinar várias opções de uma só vez, mas esse tipo de sistema de reservas está apenas implorando para desviar a atenção dos clientes em potencial de você.

Ao criar um sistema de reservas diretamente no site do seu cliente, você pode evitar todos esses possíveis problemas. Além disso, você pode automatizar as tarefas tediosas que eles teriam feito por conta própria sem uma opção de sistema de reservas adequada. Por exemplo:

• Capturando as informações de contato corretas dos clientes em potencial.
• Descobrir um dia e horário que funcione melhor para ambas as partes.
• Gerenciamento de reagendamentos e cancelamentos.
• E mais.

Considere como seus clientes ficarão gratos se você criar um sistema de reservas que os alivie desse fardo demorado.

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Dito isso, há mais na criação de um sistema de reservas do WordPress do que apenas ativar um plug-in e incorporar um código de acesso. Para ajudar seus clientes a capturar mais compromissos e eventos sem esforço com o plug-in de reserva Amelia, você precisará fazer o seguinte:

1. Adicione elementos de pesquisa e filtro para reduzir a fadiga de decisão

Este não será o caso para todos os sistemas de reservas, mas para empresas que oferecem uma variedade de opções, compromissos, prestadores de serviços e assim por diante, reduzir a fadiga de decisão é muito importante nesta fase.

Tomemos, por exemplo, um site de spa ou salão de beleza:

Muitas vezes, esses tipos de negócios têm uma infinidade de serviços (ou eventos no local) que oferecem. Você pode permitir que seus visitantes cliquem em “Reservar Consulta” ou “Reservar Evento” e classificar cada oferta de serviço e provedor por conta própria. Ou você pode melhorar o processo adicionando uma barra de pesquisa ao seu widget de reserva assim:

Os filtros da barra lateral também ajudam, especialmente se os clientes não tiverem certeza de qual serviço precisam ou como se chama. As opções pré-preenchidas facilitam a tomada de decisões imediatas.

Neste exemplo, o spa permite que os clientes filtrem os serviços por:

• Data do encontro,
• Faixa de tempo,
• Serviços (que são todos visíveis e várias opções podem ser selecionadas),
• Funcionários.

Este é um ótimo exemplo de como você pode diminuir a fadiga da decisão com apenas alguns ajustes de design e ajudar os usuários a agendar compromissos com mais confiança e rapidez.

2. Encurte o processo de inscrição e vendas

Pense no caso de uso para o seu próprio negócio (assim como para provedores de serviços como você).

Digamos que você queira configurar um agendador de compromissos para chamadas de descoberta de web design. Não seria útil permitir que os clientes em potencial façam upload de arquivos ao agendar seus compromissos? Eles poderão compartilhar documentos importantes, como seu guia de estilo, logotipo e até mesmo seu conteúdo, antes que o compromisso ocorra.

Quanto à forma como você cria isso no widget de reserva, é bastante simples com o plug-in de agendamento do WordPress.

Por padrão, Amelia permite controlar detalhes essenciais sobre seus “Eventos” e “Serviços”:

• Nome do evento,
• Opções de data e hora,
• Agenda recorrente,
• Período de reserva,
• Pessoal disponível,
• E assim por diante.

Para permitir que os clientes em potencial façam upload de arquivos, você precisará acessar a guia “Personalizar” e criar um campo personalizado para ele:

Clique em “Adicionar campo personalizado” e você verá uma opção para “Anexo”:

Tudo o que você precisa fazer é atribuir um rótulo ao novo campo Anexo (para que as pessoas saibam o que enviar) e adicioná-lo a qualquer serviço ou evento para o qual deseja que apareça no widget de reserva:

No front-end do site, o novo campo Anexo ficará assim:

Seu design é intuitivo e, desde que você o rotule bem, seus usuários devem encontrar esse campo adicional (obrigatório ou não) que eles desejam aproveitar - especialmente se isso significar menos trabalho depois.

Para seus próprios propósitos, pense em como seria ótimo ter um formulário como este em seu agendador de compromissos.

Isso permitiria que você chegasse totalmente preparado para a reunião, em vez de ter que elaborar um plano áspero no local. Isso também reduziria o ciclo de vida de seus projetos, pois você não precisaria ficar sentado esperando que os clientes entregassem a documentação e o conteúdo essenciais. (Isso também seria útil para pessoas como profissionais de saúde ou advogados que precisam de isenções especiais antes de poderem aceitar novos pacientes ou clientes.)

Além disso, os clientes em potencial que são preparados no estágio inicial de reserva são o tipo de cliente com quem você deseja trabalhar, então pense nesse recurso como outra maneira de avaliar seus clientes em potencial (e ajudar seus clientes a fazer o mesmo).

3. Torne o widget de reserva tão eficaz quanto um assistente pessoal

Mesmo que seus clientes não sejam os únicos a fazer e gerenciar compromissos para seus negócios, eles têm um assistente que é. Embora seja um recurso útil para essa tarefa, os humanos são propensos a erros – especialmente ao tentar capturar as informações de contato de alguém pelo telefone. (Não posso dizer com que frequência compareço a compromissos ou reservas com meu nome escrito incorretamente ou e-mail escrito incorretamente).

Seu plugin de agendamento do WordPress, no entanto, captura essas informações exatamente como seus usuários as inserem. Desde que eles próprios não introduzam erros, isso melhorará muito a precisão das suas reservas.

Então, o que você pode fazer para transformar seu widget de reserva em um assistente pessoal digital?

Obviamente, incluir um formulário intuitivo com campos bem rotulados será de grande ajuda. Mas você tem que pensar além disso. Há coisas que um assistente humano faria, como referência cruzada de horários de agendamento solicitados com disponibilidade real, bem como adicionar tempos de buffer entre compromissos, que melhoram a experiência para todos.

Você pode programar o plugin de reserva Amelia para fazer o mesmo.

Para começar, crie horários personalizados e parâmetros de reserva para cada oferta de serviço ou evento.

Isso é útil por vários motivos.

Por um lado, garante que os clientes reservem apenas nos dias e horários em que um compromisso está disponível. Além disso, permite que seu cliente controle quantos clientes aparecem em eventos, aulas, serviços e assim por diante. Dessa forma, mesmo que o horário de 12 para 1 seja o horário mais popular (porque é quando todo mundo está almoçando), seu cliente não ficará sobrecarregado com compromissos e não poderá atender a todos que agendaram naquele horário.

Se os compromissos forem agendados com determinados funcionários ou fornecedores, essa é outra camada de complexidade que deve ser considerada no design do seu widget de agendamento.

Ao configurar uma nova opção de funcionário em Amelia, não se concentre apenas nas coisas superficiais, como quem eles são e quais serviços eles fornecem.

Defina horários de trabalho específicos, dias de folga e feriados quando estiverem disponíveis. Dessa forma, os usuários não ficarão tentados a reservar seu provedor favorito quando não estiverem por perto. Eles verão apenas as opções de data e hora que estão abertas.

Outra coisa que você pode fazer para melhorar a precisão das reservas é criar tempos de buffer em torno delas.

Os buffers dão aos seus clientes e suas equipes tempo para:

• Devidamente configurado para compromissos futuros (por exemplo, atualizar um cliente em potencial ou configurar uma sala de conferência virtual).
• “Limpar” após um compromisso (por exemplo, limpar fisicamente o espaço ao redor ou capturar notas de uma chamada).

Também é uma boa ideia ter tempos de espera caso haja clientes em potencial ou clientes com excesso de zelo que só queiram conversar e conversar e conversar ou adiar o compromisso além do tempo previsto. Ao ter um buffer no lugar, ele pode ajudar a evitar que os compromissos de outros clientes comecem tarde e, assim, comece a experiência com o pé esquerdo.

Em cada Serviço que você criou no Amelia, você tem a opção de adicionar um tempo de buffer antes e depois dos intervalos de tempo:

Definitivamente faça uso disso para não acabar criando mais trabalho ou dores de cabeça para o seu cliente no final.

Ah, e se for apenas um provedor individual para o qual você está construindo esse sistema de compromissos, você não precisa configurar todos esses agendamentos individuais ou tempos de buffer. Você pode criar regras de agendamento universais na guia Configurações.

4. Receber pagamentos no momento da reserva

Não importa o quanto você faça para garantir que os compromissos possam ser facilmente agendados pelos clientes e gerenciados pelos seus clientes, isso não impede que os clientes percam os compromissos.

Você provavelmente está ciente do tipo de efeito que isso tem no seu negócio. Quando alguém não aparece, você fica sentado esperando que eles entrem no Zoom ou no Skype. Você dá 10 ou 15 minutos antes de enviar um e-mail para reagendar e depois voltar ao trabalho. Outra consequência é que agora você fica com uma vaga que poderia ter sido preenchida por outra perspectiva interessada (e nova fonte de receita).

Se seus clientes estão agendando eventos on-line ou compromissos ou aulas presenciais, eles experimentam um tipo semelhante de perda de tempo e lucro. Portanto, para incentivar mais clientes a realmente comparecerem às suas reservas, você pode configurar o agendador para receber os pagamentos antecipadamente.

A primeira coisa a fazer em Amelia é adicionar um preço a todos os seus serviços e eventos. Mesmo que você não planeje cobrar antecipadamente, essa é uma boa ideia, pois lembra aos clientes o que eles devem no final.

Para ir para a próxima etapa, habilite a cobrança de pagamento e configure um processador de pagamento (Stripe ou PayPal). Você encontrará isso em “Configurações” e “Pagamentos” de Amelia:

Quando essa configuração estiver habilitada, os clientes serão levados automaticamente ao seu processador de pagamento após clicar no botão "Confirmar" no agendamento:

Então, uma coisa que eu aconselho é incluir uma nota no formulário - em algum lugar em torno do preço - para que eles saibam que o pagamento será cobrado agora e não quando o serviço for prestado.

Você também pode usar isso para uma empresa como a sua cobrando uma pequena taxa ou retenção pela chamada de descoberta inicial.

Outra coisa que você pode fazer para garantir que os clientes não percam receita potencial de compromissos perdidos é integrar o sistema de reservas a um CRM externo ou software de marketing por e-mail. Dessa forma, você capturará as informações de contato dos usuários fora do WordPress e poderá configurar mensagens de acompanhamento automatizadas se ou quando eles perderem um compromisso.

Pode não ajudar seus clientes a recuperar todos os negócios perdidos, mas ajudará a restaurar alguns deles.

Existem duas maneiras de configurar isso. A primeira é usar as configurações de Web Hooks em Amelia:

Se um cliente cancelar, reagendar ou alterar seu compromisso, você poderá acionar o plug-in para enviar essas informações ao software de terceiros. E com outros eventos automatizados configurados (como convidar um cliente que cancelou para reagendar algumas semanas depois), seu cliente não precisará fazer muito para tentar se reconectar com o cliente. Pense nisso como um recurso de abandono de carrinho, apenas para compromissos.

Você também pode usar integrações e webhooks do Zapier para fazer a mesma coisa.

5. Automatize e-mails e SMS

Embora seja importante tentar recuperar negócios potencialmente perdidos com acompanhamentos, eles não são os únicos clientes com os quais seu sistema de reservas deve entrar em contato. Todos os clientes importam.

Como tal, você deve usar e-mails e SMS automatizados para:

• Envie um e-mail de confirmação com todos os detalhes de uma reserva para um cliente (além de um arquivo .ics que permite adicioná-lo rapidamente ao seu calendário pessoal).
• Configure a mesma mensagem de confirmação para que os funcionários os notifiquem quando forem agendados.
• Lembre os clientes de um compromisso futuro com opções para reagendar (ou cancelar) se eles não puderem comparecer.
• Envie um “obrigado” após o agendamento. Em alguns casos, você pode convidá-los de volta para outro. Em outros casos (como o seu), você pode usar isso para enviar informações sobre as próximas etapas.
• Envie um e-mail para desejar-lhes um feliz aniversário, parabenizá-los por um aniversário ou comemorar algum outro dia especial (talvez com um brinde dentro).

Conclusão: embora você possa certamente impressionar os clientes durante uma reserva, você pode manter esse uau por muito mais tempo, mostrando que não se trata apenas da troca de tempo e dinheiro no momento da consulta. E que você realmente aprecia seus negócios e lealdade.

Com Amelia, muito desse trabalho já é feito para você:

As notificações comuns de e-mail e SMS já foram criadas e escritas para você. Melhor ainda, eles incluíam espaços reservados personalizados para que as mensagens não precisassem ser enviadas aos clientes parecendo frias e distantes.

Se houver alguma mensagem não incluída que você queira automatizar, você pode usar a integração do Zapier e o software de marketing de terceiros para lidar com essa parte. No entanto, o que está incluído aqui é bastante robusto e cobre todas as bases quando se trata de gerenciar compromissos.

Empacotando

Você sabe como é tedioso e demorado ter que gerenciar manualmente seus próprios compromissos e eventos. Pior ainda, a abordagem manual aumenta o risco de erro, seja perdendo o controle do compromisso ou não capturando os detalhes corretamente e nunca sendo capaz de se conectar com o cliente em potencial como pretendido.

Mas com a ajuda do plugin de reserva de compromissos e eventos do WordPress Amelia, você pode automatizar uma tonelada desse trabalho. Além disso, você pode aprimorar seu sistema de reservas para que mais clientes em potencial sejam incentivados a se inscrever.