Um guia para offboarding em 2022
Publicados: 2022-05-30Offboarding é um processo estratégico. Embora comece com a equipe de RH que inicia o processo, os profissionais de TI também estão incluídos. Uma entrevista ruim pode se transformar em um insider malicioso que custará milhares de dólares a uma empresa. Para fazer isso direito, você precisa de uma solução que reduza os riscos de perda de dados. A melhor prática é tirar o máximo proveito desse processo implementando uma abordagem de segurança cibernética Zero Trust.
Se a integração se refere ao que uma empresa faz para aclimatar o novo pessoal quando ele concorda em aceitar um emprego, a demissão significa o oposto. A separação começa se um funcionário não for mais trabalhar aqui. E para fazer isso direito, um sistema que ajude a servir os laços com esse indivíduo da maneira mais organizada possível é uma obrigação.
Com isso em mente, a seguir, um guia para o desligamento em 2022 e o que as organizações precisam saber.
O que é Offboard?
Existem diferentes razões para a separação. Às vezes acontece por causa de uma disputa salarial ou quando a empresa exige muito de um trabalhador. Seja o que for, a empresa espera que essa separação seja em termos amigáveis. O mais triste é que nem sempre é assim.
Uma saída de transição bem-sucedida é a chave para uma empresa que deseja prosperar a longo prazo. E a maneira certa de começar o processo é com o feedback de uma entrevista de saída. O outro passo é compartilhar conhecimento com os outros.
Coordenar as atividades de offboarding é tarefa de uma equipe de RH. Para uma empresa de médio porte, isso não é um problema. No entanto, uma empresa menor raramente tem uma equipe de RH dedicada por trás. Muitas vezes, você pode gerenciar o processo como proprietário de uma empresa. Em alguns casos, um supervisor direto ou gerente de escritório deve lidar com isso.
Durante essa separação, o trabalhador pode retirar quaisquer itens pessoais que não pertençam à empresa. Ao mesmo tempo, um trabalhador pode passar algum tempo com o RH assinando um ou dois papéis. Ele precisa entregar equipamentos, coletar feedback por meio de entrevistas de saída e desativar senhas e direitos de acesso.
Uma boa estratégia de partida de transição garante que não haja acesso aberto, nem pontas soltas. Nada deve ser perdido e não deve haver oportunidades para uma violação de segurança. Portanto, você precisa fazer certo para mitigar os riscos de perda de dados.
Os benefícios de uma estratégia de rescisão eficaz são:
- Transição suave para o papel;
- Capacidade de amarrar pontas soltas;
- Obter feedback direto e honesto;
- Oportunidade de deixar a empresa com uma impressão final positiva;
- Deixando a porta aberta para voltar no futuro.
Pense na rescisão como parte do quadro geral do ciclo de vida do pessoal. Começa desde o primeiro dia do funcionário até depois que ele sai.
Mas primeiro, você precisa entender como construir e otimizar o ciclo de vida do seu trabalhador. Se você fizer isso errado, corre o risco de enfrentar litígios caros, perda de segredos comerciais, propriedade da organização ou uma marca de empregador ruim. Em vez disso, é mais provável que você evite cada um com uma boa estratégia na ponta dos dedos.
Então, conheça seus objetivos. Assim, você pode querer:
- reduzir o risco,
- melhorar a eficiência,
- aumentar a produtividade.
Erros de offboarding a evitar
Erros acontecem sempre. Eles fazem parte do nosso dia a dia. E os erros de rescisão também não são exceção. A chave é não ter medo do fracasso durante esse período. Quanto mais você falhar, mais você aprenderá.
Desça a lista dos erros mais comuns para saber o que esperar. Aqui está:
- Foco fraco na segurança
A estratégia de saída correta ajuda o trabalhador a deixar a empresa em boas condições. Mas a segurança é sua principal prioridade, pois beneficiará sua organização a longo prazo.
- Ser muito impessoal
A rescisão muitas vezes parece um divórcio. Começa em bons termos, mas raramente é pacífico no final. Seja qual for o motivo da saída, sua equipe de RH precisa permanecer amigável, a menos que a situação exija mudar a estratégia.
- Não usar dados para criar uma estratégia eficaz de offboarding
Tudo acontece por uma razão. Então faça offboarding. Seja qual for o processo de saída, você vai querer melhorá-lo ao longo do tempo. Para isso, as medidas são a chave. Sem dados, você não pode ver onde está sem dados.
- Pular entrevistas de saída
É sempre uma má ideia evitar entrevistas de saída. Dessa forma, você não vê os detalhes aprofundados que formam uma imagem grande. Vale a pena o seu tempo para saber como melhorar o seu local de trabalho.
- Não preservar o conhecimento
A partilha de conhecimento é um dos primeiros passos a dar quando um trabalhador decide sair da empresa. É uma forma de reduzir os custos de treinamento e a curva de aprendizado do futuro pessoal.
- Offboard e segurança
Para lhe dar uma ideia de por que a segurança é importante, aqui estão alguns dados para aprender. Cinquenta e dois por cento dos profissionais de TI conhecem alguém que ainda pode acessar os dados de um ex-funcionário. E mesmo que seja algo que não gostamos de pensar, a hora é agora. Faça o certo para que as pessoas não tenham acesso aos sistemas e redes da empresa depois de saírem.
Os trabalhadores existentes são muitas vezes o motivo dos riscos de segurança. Se você tem pessoal remoto, é hora de verificar suas lacunas. Aqui estão algumas coisas a considerar:
- Perda de dados
É raro quando uma empresa não cuida de seus dados. Você faz o seu melhor para investir tempo, dinheiro e esforço para proteger sua perda de dados. Caso contrário, sua empresa não poderá operar e funcionar da maneira correta. Além disso, é uma forma de proteger seus clientes. Para construir confiança e relacionamentos com seus clientes, você deve garantir uma experiência segura para os dados. Garanta as lacunas se não quiser fazer parte das tristes estatísticas. Como afirma o Relatório de Investigações de Violação de Dados, cerca de 40% dos funcionários roubaram os dados de seu antigo escritório.
- Problemas de conformidade
Seja propositalmente ou por acaso, seu ex-funcionário pega dados confidenciais. Coisas acontecem. A parte ruim é que as leis de conformidade regulatória são rigorosas. Gerenciá-los é uma tarefa difícil.
- Perda de reputação
A reputação importa. Uma boa reputação pode ser perdida em questão de minutos. Com a perda de dados, você corre o risco de se perder entre clientes, fornecedores e parceiros.
- Perda de produtividade
A burocracia não é um mar de rosas. No entanto, isso importa muito. Um documento pessoal perdido reduz sua eficiência.
Dicas para criar uma estratégia eficaz de offboarding
Ao começar a criar sua estratégia, certifique-se de que ela esteja definida como parte de sua arquitetura de segurança Zero Trust. Essa é a melhor prática a ser seguida, pois usa inerentemente o princípio do privilégio mínimo.
Do ponto de vista tecnológico, é inteligente dar aos funcionários o mínimo de acesso para realizar seus trabalhos. Assim, você facilitará o acompanhamento do processo de separação e evitará problemas como aumento de privilégios.
Outra vantagem de uma abordagem de segurança Zero Trust é a centralização. Entenda quem são seus usuários e veja o que eles fazem e quando. Além disso, use um método de microssegmentação. Bloqueie um usuário toda vez que ele obtiver acesso.
Agora, vamos ver as dicas sobre como criar uma estratégia de separação eficaz.
- Crie um processo de offboarding de marca
Essa é a parte mais criativa do processo. O diabo está nos detalhes. Isso significa que mesmo se referir a seus ex-funcionários como ex-alunos criará uma melhor percepção geral de sua marca. Muitas vezes, seus ex-funcionários podem se tornar seus contratados ou clientes um dia. E com uma experiência de trabalho positiva, é mais provável que eles venham até você. Trate seus funcionários como gostaria de ser tratado na mesma situação.
- Sistematize tudo
Crie um plano detalhado que siga algum sistema. Descreva cada etapa do processo para garantir que nada seja perdido. Inclua o pagamento pós-emprego, 401(k)s, um guia para a transição do seguro de saúde, transferência de propriedade física e intelectual e assinatura de um acordo de não divulgação e lembretes de não concorrência.
- Crie protocolos transparentes de compartilhamento de conhecimento
- Documente a transferência de conhecimento
- Feedback bidirecional
Não é importante apenas ouvir de um trabalhador de saída a experiência que ele teve. O feedback é uma via de mão dupla, e há tanta informação para aprender que, de outra forma, você não estaria ciente. Há sempre 'Santa barbara' acontecendo no dia a dia de qualquer empresa. É raro quando você conhece toda a sutileza. Uma decisão errada terá um efeito negativo.
Então o que vem depois?
Quando você achar que está pronto, pense duas vezes. Certifique-se de ter feito sua lição de casa e preparado qualquer documentação final. Revise os documentos. Solicite uma carta de status de benefícios para a equipe de RH.
A questão do dinheiro é quente para um trabalhador. Portanto, não se engane com o pagamento final. Certifique-se de que inclui salários e comissões pendentes, despesas não pagas, indenizações, saldos de contas de gastos com saúde e pagamento de férias não utilizadas.
Você teve o prazer de trabalhar com uma empresa voltada para o público? Adicione essas informações ao site da sua empresa. Atualizar isso. Crie uma postagem de blog ou um pop-up de boletim informativo que mantenha seu público informado.
Como não existe um software completo para todos os processos da sua organização, a criação de uma estratégia eficaz leva tempo. Com medo de não aprender com suas falhas, você obtém o processo de rescisão mais seguro possível.