Skuteczne ramy zwrotu z inwestycji dla opracowania polityki pracy z dowolnego miejsca

„Przesunięcie tektoniczne spowodowane przez COVID-19 zmieniło „pracę” z rzeczownika na czasownik. Z miejsca udaliśmy się do tego, co robimy, niezależnie od miejsca”. — Joe Brady, dyrektor generalny — Ameryka, The Instant Group

Firmy stoją dziś w obliczu ogromnej presji ze strony obecnych i przyszłych pracowników, aby zapewnić bardziej elastyczne warunki pracy, a opcji jest więcej niż kiedykolwiek wcześniej. Podczas gdy nagłe przejście do pracy zdalnej spowodowane pandemią COVID-19 było początkowo chaotyczne, praca z domu (WFH) okazała się znacznie bardziej opłacalna niż większość oczekiwano. Firmy — i całe branże — które wcześniej nie rozważały przyjęcia takich zasad, teraz chcą uczynić je trwałymi, aby przyciągnąć i zatrzymać pracowników.

Teraz, gdy w dużej mierze pokonaliśmy bariery kulturowe i technologiczne utrudniające pracę z domu, kolejną logiczną granicą jest praca z dowolnego miejsca (WFA). Ten poziom swobody i elastyczności został kiedyś spisany na straty jako fantazja. Ale teraz, w kontekście Wielkiej Rezygnacji i ponownego otwarcia globalnych granic, kwestia zapewnienia pracownikom możliwości pracy z dowolnego miejsca prawdopodobnie będzie priorytetem dla wielu pracodawców – i pracowników – w 2022 roku.

Głównymi przeszkodami w pracy z dowolnego miejsca są kwestie prawne i podatkowe. Kluczowe zagrożenia obejmują zgodność z przepisami podatkowymi (dla pracowników i pracodawców), problemy imigracyjne, lokalne przepisy dotyczące zatrudnienia oraz problemy z bezpieczeństwem danych. Chociaż te zagrożenia mogą początkowo wydawać się zniechęcające, można nimi zarządzać. Duże firmy, takie jak Spotify i Revolut, mają już zasady WFA. Takie polityki niekoniecznie zapewniają pracownikom absolutną wolność. Można je raczej zaprojektować tak, aby zapewnić pracownikom pewien stopień elastyczności, przy jednoczesnym nałożeniu strategicznych ograniczeń w celu zminimalizowania ryzyka.

Pracowałem w regionie EMEA, APAC i Stanach Zjednoczonych, a sam spędziłem dużo czasu jako zdalny pracownik podróżujący po całym świecie. Jestem dyplomowanym księgowym i zajmowałem wysokie stanowiska w globalnych międzynarodowych korporacjach, dzięki czemu mogę podróżować do ponad 150 lokalizacji. Doświadczyłem na własnej skórze wyzwań związanych ze złożonymi kwestiami podatku od osób prawnych, podatków indywidualnych i prawa pracy w wielu jurysdykcjach.

Moja rodzina i ja odkryliśmy, że praca z dowolnego miejsca zmienia życie. Moja 5-letnia córka mieszkała już w czterech krajach i podróżowała do ponad 20. Możliwość pracy z dowolnego miejsca pozwoliła nam naprawdę zanurzyć się w różnych kulturach i realizować swoje pasje w sposób, w jaki nigdy nie bylibyśmy w stanie na krótkich wakacjach. Ten nowy sposób pracy zainspirował mnie do założenia własnej firmy: teraz doradzam korporacjom i osobom indywidualnym, jak urzeczywistnić WFA.

Ponieważ WFA jest nowym i ewoluującym obszarem polityki, który obejmuje regulacje z ogromnej liczby krajów, wciąż jest więcej pytań niż odpowiedzi. Biorąc to pod uwagę, pracodawcom udaje się iść do przodu i podejmować decyzje pomimo pewnych niejasności. Najprostszym – i być może najlepszym – sposobem oceny ryzyka i korzyści związanych z oferowaniem polisy WFA jest perspektywa kompleksowej struktury zwrotu z inwestycji. Ten rodzaj analizy może pomóc w podjęciu świadomej decyzji, czy przyjęcie polityki WFA jest właściwym wyborem dla Twojej organizacji i pomóc zoptymalizować politykę pod kątem poziomu tolerancji ryzyka.

Od „Pracuj z domu” do „Pracuj z dowolnego miejsca”

Wspomniałem o rosnącej presji ze strony pracowników na pracodawców, aby pozwolić im pracować nie tylko zdalnie, ale coraz częściej z dowolnego miejsca. Możesz zapytać: na czym dokładnie polega różnica?

WFH odnosi się do pracowników pełnoetatowych, których firmy umożliwiają im pracę zdalną, zwykle w zaciszu własnego domu. Zasady WFH zazwyczaj dotyczą pracowników, którzy przebywają w jednym kraju i mogą zdecydować się na pracę z „domu” przez pewien lub cały czas.

Zasady WFA są różne. Pozwalają one pracownikom tymczasowo pracować zdalnie za granicą, zwykle przez ponad siedem dni, ale krócej niż 365 dni. W wielu krajach czas trwania w tym zakresie mieści się w prawnej szarej strefie. Te pobyty są dłuższe niż standardowe podróże służbowe, ale nie wymagają stałej zmiany miejsca zamieszkania.

Chociaż WFA nie jest nową koncepcją dla niektórych (w tym mnie), jest to coś, co często wymykało się przez szczeliny regulacyjne. Jednak w miarę jak coraz większa liczba osób dołącza do szeregów WFA, tymczasowa rezydencja prawdopodobnie będzie podlegać zwiększonej kontroli regulacyjnej i surowszemu egzekwowaniu. Ten zmieniający się krajobraz jest jeszcze bardziej powodem do opracowania dobrze zaprojektowanej polityki WFA, która chroni Twoją firmę przed ryzykiem związanym z przepisami prawnymi i podatkowymi.

Polityki WFA: co mogą zyskać pracodawcy?

Zarówno twarde dane, jak i mocne dowody anegdotyczne wskazują, że umożliwienie pracownikom pracy zdalnej może przynieść wymierne korzyści pracodawcom, pomagając im przyciągnąć i zatrzymać najlepsze talenty, zwiększyć satysfakcję i produktywność pracowników oraz zmniejszyć zapotrzebowanie na przestrzeń biurową i jej koszt. Pracodawcy, którzy na stałe udostępniają opcję WFA, czerpią dodatkową korzyść z dostępu do globalnej puli talentów. Firma programistyczna GitLab szacuje, że zysk netto, jaki uzyskuje z bycia firmą w pełni zdalną, wynosi 18 000 USD na pracownika rocznie.

Jeszcze przed pandemią badania akademickie wiodących uniwersytetów sugerowały, że umożliwienie pracy zdalnej może zwiększyć produktywność pracowników. Badanie przeprowadzone w 2013 r. przez profesora ekonomii Stanforda Nicholasa Blooma wykazało, że przejście od tradycyjnej pracy biurowej do pracy w domu doprowadziło do 13% wzrostu produktywności pracowników. Kolejne badanie obserwacyjne przeprowadzone przez profesorów z Harvard University i Northeastern University wykazało, że umożliwienie pracownikom przejścia z WFH do WFA doprowadziło do dalszego wzrostu produktywności o 4,4%.

Przesłanie od pracowników jest jasne i spójne: Nieelastyczne warunki pracy to jeden z głównych powodów, dla których odchodzą z pracy. W niedawnej ankiecie przeprowadzonej przez GoodHire 74% respondentów stwierdziło, że będzie potrzebować jakiejś formy pracy zdalnej, aby pozostać w dotychczasowej pracy.

Coraz więcej dowodów sugeruje, że wielu pracowników byłoby nawet skłonnych do obniżenia wynagrodzenia za możliwość stałej pracy zdalnej. Chociaż wysokość wynagrodzenia różni się w zależności od źródła, na ogół większość ankietowanych twierdzi, że zaakceptowałaby obniżki pensji od 5% do 10%, aby zapewnić stałą pracę zdalną.

Jakie są wady zasad WFA?

Istnieją czynniki zniechęcające do przyjęcia polityki WFA, w tym przede wszystkim koszmar zgodności, jaki może stworzyć WFA. Przyjrzymy się temu przede wszystkim z perspektywy pracodawcy, który generalnie jest narażony na większe ryzyko. Jednak pracownicy, którzy pracują zdalnie w kraju innym niż ich stała rezydencja podatkowa przez dłuższy czas, również są narażeni na pewne ryzyko.

Podstawowym ryzykiem, na jakie napotykają pracodawcy w scenariuszach WFA, jest możliwość uruchomienia „zakładu stałego” (PE). PE opisuje działalność przedsiębiorstwa w obcym kraju, która jest znacząca i trwała, na tyle duża, że ​​powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tym kraju. Różne kraje i ich umowy podatkowe mogą stosować nieco inne kryteria definiowania PE, ale większość opiera się na wskazówkach z art. 5 Modelowej konwencji podatkowej OECD.

Istnieją dwa główne sposoby, w jakie przedsiębiorstwo może uruchomić PE: prowadzenie stałego miejsca prowadzenia działalności (fizycznego lub wirtualnego) w kraju i/lub wynagradzanie zależnego agenta w tym kraju (zwykle osoba uprawniona do podpisywania umów w imieniu firmy ). Dyrektorzy wyższego szczebla i sprzedawcy są typowymi przykładami agentów zależnych, chociaż ich wyznaczenie różni się w zależności od kraju i sytuacji. Z tych powodów zarówno charakter pracy wykonywanej w danym kraju, jak i czas trwania i stopień regularności, z jaką ta praca jest wykonywana, są ważnymi czynnikami, które należy wziąć pod uwagę przy opracowywaniu polityki WFA.

Załóżmy, że starszy dyrektor w Twojej firmie — ktoś, kto jest odpowiedzialny za ważne decyzje strategiczne i ma uprawnienia do podpisywania umów w imieniu firmy — chce mieszkać w swoim letnim domu za granicą przez siedem miesięcy każdego roku. Charakter prowadzonej pracy, w połączeniu ze znaczną długością czasu spędzonego w jednym kraju i powtarzającym się charakterem wizyt, prawdopodobnie wywoła PE w przypadku niezaliczenia zarówno testu „stałego miejsca prowadzenia działalności”, jak i testu „agenta zależnego”.

Jeśli obcy kraj uzna, że ​​Twoja firma ma tam stały zakład, ryzykujesz poniesienie znacznie wyższego podatku od osób prawnych. Z drugiej strony, młodszy programista pracujący z Airbnb na karaibskiej wyspie przez jeden miesiąc w roku prawdopodobnie nie uruchomi PE.

PE niesie ze sobą największe ryzyko finansowe, dopuszczając pracowników do WFA, ale nie jest to jedyne ryzyko. W poniższej tabeli przedstawiłem inne główne zagrożenia.

W jaki sposób możesz opracować i zoptymalizować politykę WFA swojej firmy w sposób, który maksymalizuje potencjalne korzyści, jednocześnie łagodząc najbardziej znaczące ryzyko? Z ramą zwrotu z inwestycji.

Ramy zwrotu z inwestycji dla polityk WFA

W podobny sposób, w jaki inwestorzy obliczają zwrot z inwestycji, firmy często starają się oszacować (lub, po fakcie, zmierzyć) zwrot ze strategicznej decyzji biznesowej w stosunku do jej kosztu. Ramy zwrotu z inwestycji mogą być pomocnym narzędziem podczas opracowywania polityki WFA lub porównywania opcji polityki. Nakłady będą niewątpliwie nieprecyzyjne, ponieważ niemożliwe byłoby przypisanie konkretnych wartości liczbowych ani do kosztów, ani do związanych z nimi korzyści. Niezależnie od tego, te teoretyczne ramy mogą pomóc Ci zobaczyć, jak różne aspekty Twojej polisy można zmodyfikować, aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji, zwiększając korzyści lub zmniejszając koszty.

Dla naszych celów „kosztowa” strona równania powinna uwzględniać dodatkowe wydatki administracyjne związane z wdrożeniem polityki WFA, a także „koszt” każdego z podstawowych ryzyk wymienionych na poniższej grafice. Koszt dowolnego ryzyka można oszacować, mnożąc prawdopodobieństwo wystąpienia negatywnego wyniku przez koszt kary, która zostałaby poniesiona.

Na przykład oferowanie polisy WFA na 30 dni w roku stwarza niezwykle małe prawdopodobieństwo, że jakikolwiek pracownik uruchomi PE w obcym kraju. Chociaż koszt karny PE jest wysoki, prawdopodobieństwo poniesienia tego kosztu jest w tym scenariuszu znikome, więc oferowanie takiej polisy pozostawia firmę w dość bezpiecznej sytuacji.

I odwrotnie, niedopuszczalnym ryzykiem może być pozwolenie komuś o wysokim ryzyku, takim jak dział sprzedaży, na spędzenie ponad pół roku w kraju, w którym istnieje znaczne ryzyko utworzenia stałego zakładu, który może kosztować firmę miliony. W takim przypadku trudno byłoby zbudować uzasadnienie biznesowe, aby umożliwić im pracę z dowolnego miejsca.

(Na poprzednim wykresie szacunkowy koszt zastąpienia pracownika pochodzi z Gallupa, a niektóre ankiety dotyczące preferencji pracowników zostały przeprowadzone przez Goodhire, Owl Labs i Vidyard).

Podczas opracowywania i porównywania potencjalnych polityk WFA rozważ cztery kluczowe pytania. Odpowiedzi będą bezpośrednio uwzględniać zwrot z inwestycji w daną opcję polisy, umożliwiając optymalizację polisy poprzez maksymalizację korzyści i minimalizację ryzyka.

1. Czy WFA jest realną opcją dla Twojej firmy?

Nie wszystkie prace można dobrze wykonać zdalnie. Może się to wydawać oczywiste, ale nie zawsze jest tak jasne, jak mogłoby się wydawać. WFA może jeszcze bardziej skomplikować sprawy, jeśli pracownicy pracują w różnych strefach czasowych. Jednak w trakcie pandemii wielu liderów biznesu, którzy kiedyś uważali, że ich firmy nie mogą działać zdalnie lub asynchronicznie, odkryło, że w rzeczywistości mogą.

A nawet branże, które wymagają stałych harmonogramów i fizycznej obecności – takie jak zakłady motoryzacyjne – mogą mieć działy (finansowy, prawny, HR), które mogą działać bardziej niezależnie. Zanim poważnie rozważysz przyjęcie polityki WFA, zadaj sobie pytanie, czy asynchroniczna praca zdalna byłaby możliwa dla Twojej firmy i jak prawdopodobne byłoby obniżenie produktywności. Pomyśl o tym dla firmy jako całości, a także w odniesieniu do poszczególnych działów i ról.

W niektórych przypadkach regulacje branżowe mogą być czynnikiem ograniczającym miejsce pracy pracowników. Na przykład niektóre rodzaje instytucji finansowych podlegają ścisłym regulacjom i mogą być zmuszone do przestrzegania określonych wymogów licencyjnych, aby prowadzić działalność w różnych stanach i krajach. W innych przypadkach praca zdalna może być możliwa, ale mniej wydajna. Praca asynchroniczna wiąże się z pewnymi wyzwaniami, zwłaszcza w zakresie komunikacji, ale może również zwiększyć wydajność, umożliwiając pracę przez całą dobę. Firma McKinsey & Company określiła, które branże najlepiej nadają się do pracy zdalnej.

2. Ile dni WFA powinieneś zezwolić w danym roku?

Liczba dni, na jaką pozwalasz pracownikom pracować z dowolnego miejsca w roku, powinna być funkcją dwóch czynników.

Po pierwsze, jak omówiono w pytaniu 1, zastanów się, czy wydłużone okresy pracy zdalnej będą miały negatywny wpływ na wydajność. Na przykład wiele miejsc pracy w sektorze technologicznym, takich jak tworzenie oprogramowania, jest stosunkowo niezależnych i często wykonywanych zdalnie. Trudno sobie wyobrazić, jak WFA przez jakiś czas może stwarzać problemy. Jednak w innych branżach lub stanowiskach, które wymagają intensywnej współpracy, od czasu do czasu miesiąc lub dwa poza biurem mogą być wykonalne, ale dłuższe okresy czasu mogą nie być idealne.

Po drugie, pomyśl o regulacjach zewnętrznych. Wiele przepisów wizowych i imigracyjnych opiera się na standardowych okresach czasu (np. 30, 90 lub 183 dni). Na przykład obywatele amerykańscy mogą przebywać w danym kraju do 90 dni na podstawie tradycyjnej wizy turystycznej. Jest mało prawdopodobne, aby wykonywanie pracy zdalnej dla firmy z siedzibą w USA z zagranicy – ​​pracy, która nie wymaga interakcji na lokalnym rynku – stanowiło poważne ryzyko wywołania PE w tym czasie.

Nie jest przypadkiem, że większość polityk WFA przyjętych do tej pory przez duże firmy waha się od jednego do trzech miesięcy w roku. Pracownicy Shopify mogą korzystać z WFA przez trzy miesiące w roku, Revolut oferuje dwa miesiące WFA, podczas gdy American Express zezwala na jeden miesiąc. W przypadku dowolnej polityki WFA krótszy czas trwania zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia kilku kluczowych zagrożeń: wywołania PE, naruszenia przepisów imigracyjnych i poddania się lokalnemu prawu pracy.

3. Które kraje uwzględnisz lub wykluczysz?

Możesz podejść do tego pytania na jeden z trzech sposobów: wstępnie zatwierdzona lista krajów, lista zakazanych krajów lub kombinacja tych dwóch. (Ze względów geopolitycznych lub bezpieczeństwa większość firm zakazuje co najmniej kilku krajów).

Ustalając, które kraje należy uwzględnić w swojej polisie, zastanów się, które zagrożenia są szczególnie istotne dla każdej lokalizacji, a także ogólny poziom ryzyka. Na przykład Stany Zjednoczone i Wielka Brytania mają jedne z najbardziej rygorystycznych przepisów w tej dziedzinie: nawet pobyty na granicy przez 30 dni mogą potencjalnie powodować problemy podatkowe. W przeciwieństwie do tego, zwłaszcza w trakcie pandemii, wiele krajów wprowadziło politykę, której wyraźnym celem jest przyciągnięcie pracowników zdalnych. Wiele krajów, których gospodarki wcześniej w dużej mierze opierały się na turystyce, podjęło przemyślaną decyzję o oferowaniu programów wizowych do pracy zdalnej w celu przyciągnięcia stosunkowo dobrze zarabiających pracowników zdalnych i związanych z nimi uznaniowych wydatków.

4. Czy powinieneś dynamicznie łączyć swój system zarządzania wydajnością z polityką WFA?

Chociaż większość danych sugeruje, że zwiększenie elastyczności pracowników, czy to przez WFH, czy WFA, skutkuje zwiększoną produktywnością, istnieją sposoby na zwiększenie tej korzyści. Podobnie jak w przeszłości pracodawcy oferowali premie uzależnione od wyników lub przyznawali płatne urlopy naukowe tym, którzy pozostali w firmie przez określoną liczbę lat, umożliwienie pracownikom pracy z dowolnego miejsca może być wykorzystane jako dodatek motywacyjny związany z wynikami lub utrzymaniem.

Jaka jest właściwa polityka WFA dla Twojej organizacji?

Nic nie jest bez ryzyka. Z jednej strony przyjęcie polityki WFA może narazić Twoją firmę na szereg zagrożeń związanych z przestrzeganiem przepisów. Z drugiej strony nieoferowanie przynajmniej pewnej elastyczności w zakresie międzynarodowej pracy zdalnej naraża Cię na ryzyko utraty części swoich najlepszych talentów. Co ma robić pracodawca?

Mam nadzieję, że ramy ROI zapewnią podstawowe zrozumienie potencjalnych kosztów i korzyści wynikających z przyjęcia polityki WFA. Co więcej, powinno to pomóc w porównaniu różnych opcji polityki i zobaczyć, jak dostosowanie określonych elementów polityki WFA może wpłynąć na ROI.

Biorąc to pod uwagę, niektóre obszary ryzyka są złożone. Różnią się one w zależności od kraju i nieustannie ewoluują, ponieważ organy regulacyjne próbują dostosować się do coraz bardziej geomobilnej globalnej siły roboczej. Chociaż te podstawowe ramy mogą pomóc w opracowaniu polityki WFA o stosunkowo niskim ryzyku dla Twojej firmy, jeśli rozważasz bardziej ekspansywną politykę, warto zasięgnąć profesjonalnej porady.