Najważniejsze techniki zarządzania czasem: funkcjonalność, zalety, wady, co to naprawia

Niezależnie od tego, czy chodzi o przedsięwzięcia zawodowe, czy osobiste, zarządzanie czasem ma do odegrania istotną rolę w zwiększeniu ogólnej produktywności. Techniki zarządzania czasem pomagają zrozumieć, ile czasu poświęcasz na jedno konkretne zadanie i jak możesz wykorzystać ten czas na inne sposoby.

Przytłoczenie pracą, brak czasu i organizacji jest powszechne w przestrzeniach zawodowych. Ponieważ ponad 44% pracowników czuje się sfrustrowanych z powodu stresu związanego z pracą, ważne jest, aby zrozumieć, że złe zarządzanie czasem jest jedną z głównych przyczyn tego problemu.

Wtedy z pomocą przychodzą metody zarządzania czasem .

Wdrażanie opracowanych przez ekspertów technik zarządzania czasem obiektywnie porządkuje harmonogram pracy, oferując jednocześnie praktyczne sposoby wykonywania obowiązków.

Zanurzmy się w świat skutecznych technik zarządzania czasem, aby poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym!

Jakie są techniki zarządzania czasem?

Techniki zarządzania czasem obejmują zestaw reguł i zasad, które pomagają ludziom regulować codzienne zadania, zachowując zdrową i produktywną równowagę we wszystkich sferach życia.

Techniki zarządzania czasem pozwalają nauczyć się rozsądnego wykorzystywania czasu do oceny, segmentacji i realizacji bieżących obowiązków. Przestrzeganie tego zestawu technik z pewnością przyniesie krótko- i długoterminowe rezultaty przy aktywnym uczestnictwie i wdrażaniu w życie codzienne.

Główne cele praktyk zarządzania czasem to:

• Napisz co masz dzisiaj zrobić
• Praca nad zadaniami o wysokim priorytecie
• Wystarczająca ilość czasu na przerwy
• Zarządzanie stresem i zespołem jednocześnie
• Śledzenie projektów i identyfikowanie ich słabych stron

Techniki zarządzania czasem wymagają solidnych umiejętności zarządzania czasem, aby skutecznie funkcjonować. Poprawiłoby to Twój styl zarządzania czasem i przywróciło równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Umiejętności zarządzania czasem

Umiejętności zarządzania czasem mogą brzmieć podobnie do technik zarządzania czasem, ale są bardzo różne. Umiejętności zarządzania czasem obejmują kilka ćwiczeń, które można wykonać, aby osiągnąć zamierzony cel. Tutaj wymieniliśmy kilka kluczowych umiejętności zarządzania czasem, aby zwiększyć produktywność.

• Ustawianie celów SMART: Wyznaczanie celów SMART (konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie) jest jedną z najlepszych umiejętności zarządzania czasem.Cele te pomogą Ci zrozumieć potrzeby Twojej pracy i dowiedzieć się, jak można je osiągnąć w jak najkrótszym czasie.
• Efektywne planowanie: Wydajne i skuteczne planowanie pomaga w określeniu jasnych celów dla Twojej pracy.Definiuje zadania i zasoby, aby stworzyć konkretny plan dla twoich celów.
• Zarządzanie stresem: Zarządzanie stresem to istotna umiejętność zarządzania czasem.Pomaga to zaplanować strategie analityczne i poczuć się bardziej zrelaksowanym podczas pracy. Ponieważ twoje zdrowie bezpośrednio wpływa na twoją produktywność, zwrócenie uwagi na tę umiejętność jest niezbędne.
• Właściwe delegowanie zadań: Delegowanie zadań może zmniejszyć obciążenie i równomiernie rozłożyć obowiązki między pracowników w celu uzyskania optymalnej wydajności.
• Unikanie rozpraszania uwagi: Rozproszenia uwagi często pochłaniają Twój czas.Unikanie rozpraszania uwagi może pomóc w efektywnym zarządzaniu zadaniami, umożliwiając pracę w zrelaksowany sposób.
• Skoncentrowanie się na jednym zadaniu: Jednozadaniowość przedkłada jakość nad ilość, co jest korzystne na dłuższą metę, jeśli dążysz do poprawy jakości i wydajności.
• Wiedza, by powiedzieć „nie”: ta umiejętność zarządzania czasem pomoże ci uporządkować priorytety i efektywnie zarządzać czasem.
• Pokonywanie prokrastynacji: Ta umiejętność zarządzania czasem pomoże ci ograniczyć prokrastynację i ukończyć pracę w przewidywanym czasie.

Najlepsze techniki zarządzania czasem

Umiejętności zarządzania czasem najwyraźniej zwiększają produktywność, aby osiągać i pielęgnować wyniki w dłuższej perspektywie. Nie da się tego jednak zrobić bez odpowiedniego planowania i metod. Tutaj wymieniliśmy kilka metod zarządzania czasem z zaletami i wadami, które pomogą Ci mądrze wybrać.

1. Pomodoro

Pomodoro polega na podzieleniu pracy na 25-minutową sesję roboczą i 5-minutową przerwę. Po każdych czterech cyklach robisz sobie 20-minutową przerwę.

Jak to działa: Pomodoro pomaga zarządzać pracą i przerwami, poprawiając planowanie i poprawiając umiejętności wielozadaniowości.

Co to naprawia: Zdolność koncentracji, poprawia umiejętności pracy wielozadaniowej i niedotrzymywania terminów.

Zalety: Terminowo szacuje Twoją pracę, pomaga skupić się i łatwo śledzi rentowność.

Wada: przestrzeganie ustalonych odstępów czasu może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.

2. Kanban

Jest to wizualna technika zarządzania czasem, która śledzi postępy w projekcie. Pomaga również w zwiększeniu produktywności i wydajności na osi czasu produkcji.

Jak to działa: Może być używany z oprogramowaniem do zarządzania projektami, ponieważ śledzi Twoje zadania w różnych kolumnach.Określa etapy Twoich zadań i odpowiednio je segreguje.

Co to naprawia: nieefektywne planowanie, niedotrzymywanie terminów i wielozadaniowość.

Zalety: Zapewnia solidną, widoczną reprezentację i dostosowane zasady zgodnie z Twoimi potrzebami.

Wady: niewiele pomaga pod względem priorytetu lub pilności;trudno przewidzieć postęp bez odpowiedniego składnika czasu.

3. Realizacja zadań

Ta technika zarządzania czasem pomaga skutecznie przeprowadzać burzę mózgów nad zadaniami za pomocą prostej listy rzeczy do zrobienia.

Jak to działa: Ta technika pomaga uchwycić, wyjaśnić, zorganizować, przemyśleć i zaangażować swoje zadania oraz zapewnia skuteczne rozwiązanie do zarządzania czasem.

Co to naprawia: Nieefektywne planowanie.

Zalety: Utrzymuje zadania w perspektywie i zwiększa produktywność.

Wady: Nie minimalizuje rozpraszania uwagi, nieprzydatne dla osób, które mają skłonność do analizowania zadań w projektach.

4. Zjedz tę żabę

Opracowany przez Briana Tracy'ego, pomaga ustalać priorytety zadań, zajmując się najpierw najgorszymi, najbardziej złożonymi zadaniami. Gdy skończysz najgorsze zadanie, pomoże ci to kontynuować dzień bez stresu związanego z jego rozwiązaniem.

Jak to działa: Działa to poprzez segregację zadań w celu zwiększenia produktywności.Najgorsze zadanie zostanie potraktowane priorytetowo i powinno zostać ukończone w ciągu jednego dnia.

Co to naprawia: wielozadaniowość i brak terminów.

Zalety: Ułatwia realizację innych zadań, dodaje motywacji i energii oraz ułatwia wybór priorytetów.

Wady: Demoralizujący początek dnia;można to uznać za sztywne i niepraktyczne.

5. Ramy czasowe

Ta technika, stworzona przez Jamesa Martina, pomaga wykonywać czynności w określonym czasie, a następnie wstrzymać zadanie, gdy czas się skończy.

Jak to działa: Zakończ swoje zadania w określonym czasie i przestań, gdy czas się skończy.

Co to naprawia: Nieefektywne planowanie, niedotrzymywanie terminów i pomijanie przerw.

Zalety: Pomocny przy wielu drobnych zadaniach, pomaga dotrzymywać terminów, nie pozwala na wielozadaniowość.

Wady: Może to przynieść efekt przeciwny do zamierzonego, a błędne obliczenia mogą okazać się nieskuteczne.

Sprawdź naszebezpłatne kursy związane z podnoszeniem umiejętności.

Który wybrać?

Najlepszym sposobem, aby wybrać technikę zarządzania czasem, byłoby przeanalizowanie charakteru twojej pracy. Zwróć szczególną uwagę na ocenę korzyści i wad, ponieważ zły wybór może przynieść odwrotny skutek i zakłócić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Powyższe techniki zarządzania czasem są uważane za jedne z najbardziej pierwotnych i skutecznych metod zarządzania czasem. Od regulowania pracy biurowej po równoważenie czasu wolnego w domu, te techniki zarządzania czasem są precyzyjnie dobrane, aby kierować się różnymi ustawieniami za pomocą przewodnika po zasadach prowadzonego przez ekspertów.

Program studiów podyplomowych upGrad w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi

Jeśli szukasz rozwoju osobistego i zawodowego oraz tworzenia pozytywnej kultury pracy w swojej organizacji, sprawdź kurs Executive Post Graduate Programme in Human Resources Management firmy upGrad .

Kurs jest hybrydowy i jest specjalnie zaprojektowany dla pracujących profesjonalistów. Istnieje ponad 8 studiów przypadku i zadań, które poprawią Twoje umiejętności kierownicze i zarządzanie czasem. Podczas pracy nad tym kursem będziesz także pracować nad różnymi projektami Capstone, aby znacznie zwiększyć swój zestaw umiejętności.