10 najlepszych prostych sposobów na poprawę umiejętności zarządzania czasem

W dzisiejszych czasach znacznie łatwiej jest odczuwać kontrolowane poczucie czasu. Podczas gdy godzenie pracy i życia osobistego może być czasami przytłaczające, włączenie umiejętności zarządzania czasem może znacząco pomóc w zapewnieniu harmonii. Możesz łatwo zaplanować i zrównoważyć swój czas między zadaniami, korzystając ze wskazówek dotyczących zarządzania czasem,

Efektywne zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla osób, które chcą przejąć kontrolę nad napiętymi terminami i ambitnymi harmonogramami. Dzięki wskazówkom dotyczącym zarządzania czasem można zapewnić lepszą reputację w miejscu pracy lub posunąć się naprzód w zakresie osobistych obowiązków.

Kroki poprawiające umiejętności zarządzania czasem

Poniżej znajduje się kilka praktycznych umiejętności zarządzania czasem, które mogą pomóc Ci w rozpoczęciu pracy. Te kroki nie tylko pomogą Ci znaleźć lepszą wersję siebie, ale także zapewnią Ci wydajną pracę.

1. Organizacja

Organizowanie zadań to proces skrupulatnego śledzenia swoich priorytetów, który obejmuje takie zadania, jak prowadzenie rachunków z każdego drobiazgu. Jednym z głównych kroków do zrozumienia organizacji jest analiza rutyny i oszacowanie, które zadania należy wykonać w pierwszej kolejności, a które na końcu. Uporządkowana lista pomaga zwiększyć produktywność, co skutkuje wydajnym procesem pracy.

2. Ustalanie priorytetów

Priorytetyzacja to umiejętność, która wymaga maksymalnego wysiłku i czasu w zadaniu lub określonym zestawie funkcji. Kiedy ustalasz priorytety dla swoich celów, najlepiej wykorzystujesz swój czas, tworząc w ten sposób dobrze prosperujące środowisko w miejscu pracy i dla siebie.

Aby ustalić priorytety zadań, musisz zacząć od listy rzeczy do zrobienia lub planisty i przydzielić priorytety. Na przykład możesz opracować kilka badań i umieścić je pod etykietami takimi jak —podstawowe, drugorzędne i nieistotne. Pomoże Ci pozbyć się nadmiaru pracy i zredukować stres.

3. Wyznaczanie celów

Jak sugeruje termin, wyznaczanie celów jest procesem wyznaczania celów i ma na celu pomóc ci osiągnąć twoje cele. Daje przejrzysty obraz tego, co należy zrobić, i pomaga w rzeczach, których można uniknąć, aby uzyskać lepszy wgląd w swoją pracę.

Łatwo jest rozproszyć się bez celów, gdy po drodze stają przed kolejnymi wyzwaniami. Konieczne są zarówno cele krótko-, jak i długoterminowe. Cel krótkoterminowy może obejmować ukończenie kursu online lub stworzenie planu oszczędnościowego. Cel długoterminowy zwykle koncentruje się na projekcie, który wymaga realizacji w ciągu miesięcy lub lat.

4. Planowanie

Aby osiągnąć cel, musisz opracować plan. Zalet posiadania planu jest wiele. Po pierwsze, planowanie pomaga zrozumieć naturę projektu, który chcesz podjąć. Po drugie, planowanie pozwala pozbyć się wewnętrznych rozbieżności. Poza tym właściwe planowanie jest kluczem do wszelkich umiejętności zarządzania czasem. Planowanie uwzględnia również czas poświęcony na wykonanie zadania.

5. Delegacja

Delegowanie zadań to praktyczny zestaw umiejętności, który można zaliczyć do umiejętności zarządzania czasem. Podczas pracy nad projektem możesz przydzielać lub delegować zadania swoim pracownikom zespołowym. Takie postępowanie zmniejszy stres i obciążenie pracą członków zespołu. Ponadto zapewni również efektywne wykorzystanie czasu.

6. Komunikacja

Jako lider zespołu możesz delegować zadania członkom zespołu. Znajomość sztuki komunikacji jest kluczem do umiejętności efektywnego zarządzania czasem. Dobre relacje w komunikacji mogą zdziałać cuda.

Komunikacja poprawia relacje międzyludzkie w miejscu pracy i pomaga zdobyć zaufanie wśród podwładnych. Jest również kluczowa w rozwiązywaniu konfliktów. Dlatego komunikacja jest cennym zasobem, który przynosi satysfakcję w miejscu pracy.

7. Zarządzanie stresem

Stres może być przytłaczającą emocją, jeśli chodzi o rosnącą presję w pracy. Aby efektywnie wykorzystać swój czas, musisz wiedzieć, jak radzić sobie ze stresem. Zajęcia takie jak joga, jazda na rowerze, ćwiczenia i medytacja mogą pomóc w opanowaniu stresu. Dzięki temu możesz efektywnie realizować zadania bez wpadania w pułapkę stresu.

Ucz się kursów zarządzania z najlepszych światowych uniwersytetów. Zdobądź tytuł Masters, Executive PGP lub Advanced Certificate Programs, aby przyspieszyć swoją karierę.

8. Elastyczność

Nie wszyscy ludzie są wyposażeni w naturalne umiejętności zarządzania czasem. W rezultacie elastyczność może być dość trudnym osiągnięciem. Jeśli jednak zdecydujesz się afiszować elastycznym charakterem w pracy, możesz skutecznie podszkolić się w zarządzaniu czasem. Zanim podejmiesz się zadania, sprawdź swój terminarz i sprawdź, czy masz jeszcze trochę wolnego czasu. Jeśli jest to zadanie priorytetowe, poinformuj o tym swojego przełożonego.

Przewodnik po doskonaleniu umiejętności zarządzania czasem

Kilka kroków może poprowadzić Cię do osiągnięcia celu lub wykonania zadania. Teraz, gdy omówiliśmy niezbędne kroki, które można podjąć w celu efektywnego zarządzania czasem, przejdźmy do szerszego i praktycznego podejścia do efektywnego wykorzystania czasu.

• Wyznaczaj sobie cele, które są osiągalne.

Mogą to być wskazówki, które podpowiadają, jak wykonać pilne zadanie, nauczyć się kilku lekcji nowego języka lub uporządkować szafę. Pamiętaj, że możesz osiągnąć swoje cele tylko wtedy, gdy zmierzysz czas potrzebny na wykonanie zadania.

• Zaplanuj zadania w swoim organizerze.

Możesz wybrać planner według własnego uznania. Zacznij od pierwszego zadania i wyznacz na nie czas. Nie zawsze możesz przestrzegać ścisłych terminów, ale zawsze możesz oczekiwać ukończenia pracy w krótkim czasie.

• Priorytetyzuj zadania zgodnie z terminem.

Jeśli zadanie ma charakter czasowy, bardzo ważna jest świadomość terminu, bez którego ukończenie zadania może być kłopotliwe.

• Skoncentruj się na zadaniu w dowolnym momencie.

Trzeba wiedzieć, że wielozadaniowość nie jest mocną stroną każdego. Ponadto skupienie się na jednym zadaniu na raz zapewnia stuprocentowe zaangażowanie w naukę i uniknięcie rozluźnienia.

• Zminimalizuj zakłócenia i źródła zakłóceń.

Wykonując zadanie, które wymaga większej uwagi, powstrzymaj się od korzystania z telefonów lub sprawdzania powiadomień o wiadomościach e-mail, mediach społecznościowych itp. Możesz także wyeliminować źródła hałasu.

Poznaj nasze programy MBA w USA

• Rób krótkie przerwy pomiędzy wykonywaniem zadania.

Robienie przerw to jeden z kluczowych sposobów unikania wypalenia. W porządku jest nie być produktywnym i wydajnym przez cały czas. Musisz znać swoje granice i robić sobie przerwy, jeśli praca Cię niepokoi.

• Przejrzyj swój planer do końca dnia.

Przeglądając planner lub organizer, możesz pozwolić sobie na poczucie spełnienia. Jednocześnie pomaga zająć się zadaniami, których nie wykonałeś na dany dzień.

• Wykorzystaj uczenie się przez wzmacnianie.

Korzystając z tej techniki, możesz nagradzać swoje wysiłki w miejscu pracy lub w przestrzeni osobistej. Uczenie się przez wzmacnianie gwarantuje, że znasz wartość zadania, które przynosi korzyści Twojemu czasowi i wysiłkowi.

Statystyki zarządzania czasem

Ankieta przeprowadzona w 2021 roku pokazuje , że 18% populacji USA ma dedykowany system zarządzania czasem o nazwie TMS. Inne odnoszą się do timeboxingu, Eat That Frog! i techniki Pomodoro.

12% woli pamiętnik lub terminarz, a 6% używa określonej techniki, która najlepiej odpowiada ich potrzebom. Większość ludzi korzysta z matrycy Eisenhowera, uznanej i popularnej techniki zarządzania czasem. Jeśli chodzi o przeprowadzanie audytów czasu, 49% osób laguje. W tym samym kontekście 31% przeprowadza kontrole okazjonalne, a 20% przeprowadza je regularnie.

Niektóre typowe czynniki rozpraszające uwagę, które zwiększają problemy z zarządzaniem czasem w profesjonalnym miejscu pracy, to gadatliwi współpracownicy, improwizowane spotkania, długie godziny w mediach społecznościowych, hałas w biurze i uczucie przytłaczających emocji w pracy. Z tych przyczyn wynika, że ​​aż 80% pracowników odczuwa poczucie braku zaangażowania w pracy.

Niektórzy spędzają łącznie 30 dni w roku na zarządzaniu pocztą e-mail, a następnie tracą koncentrację na regularnym sprawdzaniu wiadomości e-mail. Z tych samych powodów 43% pracowników odczuwa stres.

Wniosek

Umiejętności zarządzania czasem uczą podstaw kluczowych dla rozwijającej się przestrzeni roboczej, ale mogą również pomóc w rozwiązywaniu problemów, które mogą stanowić znaczną przeszkodę w wykonaniu zadania. Zachowanie spokoju i utrzymywanie zestawu metod lub technik rozwiązania problemu jest niezbędne. Jednocześnie profesjonalny kurs, taki jak Advance General Management Program, prowadzony przez upGrad, może jeszcze bardziej podnieść Twoje umiejętności, prowadząc do zdobycia lukratywnych możliwości rynkowych w Twojej odpowiedniej dziedzinie!