Najważniejsze 4 funkcje wyjaśnione w procesie zarządzania

Jeśli jesteś zdeterminowany, aby wspinać się po szczeblach kierowniczych w swojej organizacji, musisz przyzwyczaić się do podstaw zarządzania. Podstawowe obowiązki menedżera są uderzająco podobne we wszystkich firmach, niezależnie od branży. Podstawowe funkcje kierownicze obejmują planowanie, organizowanie, kierowanie i zarządzanie.

Dziś w tym szczegółowym poście omówimy każdy z tych czterech podstawowych obowiązków menedżera i ich znaczenie dla realizacji celów organizacyjnych.

Cztery najważniejsze funkcje zarządzania

Około 100 lat temu Henri Fayol, francuski przemysłowiec, po raz pierwszy zidentyfikował pięć elementów, które ukształtowały podstawowe funkcje roli menedżera.

Jednak obecnie istnieją tylko cztery takie ogólnie przyjęte podstawy funkcji kierowniczych, a mianowicie:

• Planowanie
• Organizowanie
• Przywództwo
• Kontrolowanie (zarządzanie)

Wszystkie te funkcje muszą działać spójnie dla tworzenia, realizacji i realizacji celów organizacyjnych. Te cztery funkcje kierownicze można uznać za proces łańcuchowy, w którym każda funkcja wspiera poprzednią. Dlatego wszyscy menedżerowie muszą znać zawiłości tych funkcji od podszewki, aby poprowadzić swoją firmę do sukcesu.

Po pierwsze, menedżerowie muszą opracować dobrze przemyślany plan. Następnie muszą zorganizować dostępne zasoby, a następnie delegować określone obowiązki na członków zespołu zgodnie z opracowaną strategią. Podstawą jest motywowanie i kierowanie zespołem, aby pomóc mu osiągnąć pożądane rezultaty. W ostatnim kroku menedżerowie muszą ocenić skuteczność planu, gdy jest on w akcji. W razie potrzeby muszą dokonać niezbędnych korekt, aby osiągnąć pożądane cele biznesowe.

Rozumiemy szczegółowo niuanse każdej z tych funkcji:

Planowanie

Planowanie to zadanie wytyczenia celów organizacyjnych. Tutaj menedżerowie decydują o przebiegu działań w celu osiągnięcia tych celów organizacyjnych. Planowanie jest integralną częścią roli menedżera. To jak plan, który stanowi podstawę wszystkich zadań wykonywanych w firmie. Bez odpowiedniego planowania firma nie miałaby kierunku.

Menedżerowie oceniają zewnętrzne i wewnętrzne aspekty, które mogą wpłynąć na sprawną realizację ich planu, takie jak relacje z klientami, wzrost gospodarczy, konkurencja biznesowa itp. Powinni również stworzyć futurystyczny i praktyczny harmonogram, aby pomóc organizacji osiągnąć jej cele w oparciu o dostępne finanse i zasoby. Przed przystąpieniem do realizacji planu menedżerowie muszą również popracować nad dodatkowymi krokami, na przykład ubiegając się o zgodę różnych działów, wyższej kadry kierowniczej lub ostatecznej rady dyrektorów.

Oto trzy podstawowe podejścia do aktu planowania:

1. Planowanie strategiczne:

Zadanie planowania strategicznego jest regularnie wykonywane przez naczelną administrację stowarzyszenia i zazwyczaj wyznacza cele dla całego stowarzyszenia. Analizuje zagrożenia dla stowarzyszenia, ocenia cechy i braki stowarzyszenia oraz ustala, jak stowarzyszenie może najlepiej radzić sobie w obecnej sytuacji. Zasadnicze aranżacje mają na ogół długi okres trzech lat.

2. Planowanie taktyczne

Planowanie strategiczne lub taktyczne oznacza bardziej ograniczony termin, co oznacza zorganizowanie prawdziwego planu, którego realizacja zajmie mniej niż rok. Zwykle robi to centralna administracja stowarzyszenia. Planowanie taktyczne koncentruje się na konkretnym regionie lub oddziale stowarzyszenia, takim jak jego biura, zasoby finansowe, członkowie itp.

3. Planowanie operacyjne

Planowanie funkcjonalne lub operacyjne jest najczęstszym sposobem wykorzystania potrzeb strategicznych do osiągnięcia niezbędnych przygotowań i celów. Planowanie operacyjne jest zgodne z celami i zadaniami firmy, aby nakreślić strategiczne misje, działania i budżety.

Organizowanie

Podstawowym celem funkcji organizacyjnej jest alokacja zasobów we właściwych miejscach i delegowanie zadań pracownikom do realizacji celów nakreślonych w fazie planowania. Menedżerowie często muszą ściśle współpracować z różnymi działami biznesowymi, takimi jak marketing/sprzedaż, finanse, HR itp., aby zorganizować personel i budżet.

Przydzielając role pracownikom, menedżerowie muszą wyjaśnić i zagwarantować, że pracownicy rozumieją swoje pojedyncze obowiązki. Ponadto, aby pracownicy poczuli się produktywni i zaradni, menedżerowie powinni zapewnić członkom zespołu odpowiednią ilość pracy w rozsądnym terminie.

Oto kilka sytuacji, w których najlepiej zilustrować funkcję organizującą:

• Załóżmy, że menedżer marki firmy pracuje w niepełnym wymiarze godzin, a firma postanawia rozpocząć nową kampanię reklamową dla każdego sprzedawanego produktu. W takim przypadku kierownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin nie będzie mógł podjąć tego dodatkowego obowiązku. Firma może potrzebować wynająć zewnętrzną agencję reklamową, aby wykonać zadanie.

• Załóżmy, że produkcja i sprzedaż firmy w określonym obszarze geograficznym znacznie wzrosły. W takim przypadku kierownik może potrzebować podzielić obszar na dwie części i odpowiednio podzielić zespół pracujący z tym obszarem. W razie potrzeby może również zatrudnić dodatkowy personel.

Prowadzący

Przywództwo polega na motywowaniu i zachęcaniu pracowników poprzez wpływanie na to, co robią, aby osiągnąć cele organizacyjne. Ta funkcja koncentruje się na zarządzaniu poszczególnymi pracownikami, grupami lub zespołami, a nie akcjami i zadaniami. Oprócz wydawania poleceń i wskazówek kolegom z zespołu, dobre przywództwo obejmuje nawiązywanie głębokiej więzi z pracownikami, aby z radością przestrzegali ich poleceń i wskazówek.

Menedżerowie powinni wspierać pozytywną i serdeczną atmosferę pracy dla członków swojego zespołu oraz pozytywnie wzmacniać ich nagrodami i uznaniem tam, gdzie jest to należne. Muszą uwzględniać różne style przywództwa, aby stale motywować zespół do osiągania lepszych wyników i przekraczania swoich granic. Niektóre kroki skutecznego przywództwa to:

1. Reżyseria

W przypadku pracowników, którzy potrzebują wielu wstępnych wskazówek i szkoleń, menedżerowie muszą dać z siebie wszystko, aby zrozumieć ich oczekiwane role i pożądane wyniki, które muszą wygenerować. Poprzez skuteczne kierowanie, menedżerowie mogą jasno określić know-how roli pracownika w organizacji.

2. Szkolenie

Wiąże się to z prezentowaniem pomysłów i szkoleniem pracowników w zakresie prawidłowego wykonywania różnych zadań. Członkowie zespołu zwracają się do kierownika o wskazówki i motywację. Dlatego menedżerowie muszą być głęboko zainwestowani w szkolenie swojego zespołu.

3. Wspieranie

Wiąże się to z relacją menedżera z zespołem, motywowaniem go i pomaganiem w wykonywaniu zadań. Menedżer musi wspierać członków zespołu w każdy możliwy sposób, jeśli napotkają jakiekolwiek wyzwania podczas realizacji proponowanych planów.

4. Delegowanie

Delegowanie odnosi się do przydzielania pracownikom odpowiednich obowiązków zgodnie z ich umiejętnościami i mocnymi stronami, przy jednoczesnym pamiętaniu o ich słabościach. Pomyślna realizacja planów biznesowych może nastąpić tylko wtedy, gdy właściwe zadanie zostanie przydzielone właściwej osobie.

Kontrolowanie

Kontrolowanie lub zarządzanie polega na ocenie wykonania planu i efektywności współpracowników w procesie. Menedżerowie muszą uznać i odpowiednio wynagrodzić zasługujących pracowników. Ponadto ważne jest, aby przekazać szczegółowe informacje zwrotne zarówno specjalistom o wysokich, jak i słabych wynikach, aby pomóc zidentyfikować ich kluczowe mocne i słabe strony. W ten sposób menedżerowie mogą zapewnić, że wszystkie poprzednie kroki idealnie pasują do krótko- i długoterminowych celów firmy. Nie trzeba dodawać, że skuteczne przywództwo idzie w parze z nadzorem i zarządzaniem.

Jeśli chcesz zostać kompetentnym menedżerem, zdecyduj się na MBA (Global) upGrad od Deakins Business School . Kontynuując ten kurs, możesz włączyć proces rozwoju i projektowanie produktu poprzez burzę mózgów innowacyjnych pomysłów na prototypy. Ten kurs jest dobrze opracowany, aby pomóc Ci osiągnąć analityczny sposób myślenia i zdobyć wiedzę w zakresie rozwiązywania problemów w sposób wysoce oparty na danych. Program kursu ma na celu pomóc Ci zdobyć umiejętności istotne dla branży i zbudować solidne portfolio projektów.

Jeśli więc chcesz zostać taktycznym i strategicznym decydentem, ten kurs upGrad jest dla Ciebie idealny!

Wniosek

Każdy menedżer musi aspirować do bycia dobrym liderem, który potrafi zainspirować podwładnych do rozpoznania ich optymalnego potencjału. Oprócz planowania, organizowania, kontrolowania i delegowania, menedżer musi również zadbać o to, aby jego głos był słyszalny w odpowiednich kanałach w organizacji. Stopień MBA pomaga zdobyć te umiejętności i stać się profesjonalistą gotowym do pracy w branży.