10 wskazówek dotyczących organizowania danych klientów (2023)

Podstawą każdej odnoszącej sukcesy firmy jest struktura, bezpieczeństwo i organizacja, dlatego ważne jest, aby mieć kontrolę nad wszystkimi dokumentami, a zwłaszcza uporządkować dane klientów.

Śledzenie danych klientów może być uciążliwe lub trudne, ale ostatecznie pomoże Ci stać się bardziej wydajnym i skutecznym. W dzisiejszym świecie naruszeń danych i cyberprzestępczości nigdy nie można być zbyt ostrożnym.

Wiadomość sponsorowana

Sposób tworzenia kopii zapasowych, zabezpieczania i organizowania plików klientów może być czasochłonny i kosztowny. Jednak ostatecznie ponosisz odpowiedzialność za upewnienie się, że są one właściwie obsługiwane i zabezpieczone. Naszym celem w tym wyróżnionym poście jest pomoc w uporządkowaniu opcji i znalezieniu niedrogich rozwiązań.

Oto 10 wskazówek, jak zapewnić porządek, bezpieczeństwo i tworzenie kopii zapasowych danych klientów.

10 wskazówek dotyczących organizowania danych klientów

Szpilka

1. Kopie zapasowe plików papierowych i elektronicznych

Zdecyduj, czy chcesz zachować pliki papierowe, elektroniczne, czy oba. Twoja decyzja powinna uwzględniać ilość dostępnego miejsca.

Podczas gdy elektroniczne kopie zapasowe zajmują bardzo mało miejsca, kopie zapasowe plików klientów muszą być często tworzone na wypadek awarii komputera lub uszkodzenia danych. Możesz wykonać kopię zapasową w Backblaze B2 lub innym magazynie w chmurze, aby poprawić bezpieczeństwo danych i zapewnić ich dostępność.

Jeśli chodzi o tworzenie kopii zapasowych i porządkowanie plików w formie papierowej, pliki te zajmują znacznie więcej miejsca i mogą wymagać dodatkowych zasobów, aby były bezpieczne. Jednak posiadanie zarówno cyfrowych, jak i papierowych kopii danych klientów będzie ostateczną opcją.

2. Korzystaj z ochrony hasłem i dedykowanego komputera

Jeśli będziesz przechowywać swoje zbiory na komputerze, użyj zabezpieczenia hasłem oferowanego przez system operacyjny, zwłaszcza jeśli pliki zawierają jakiekolwiek dane osobowe.

Jeśli to możliwe, trzymaj oddzielny komputer lub laptop do celów służbowych. Małe, niedrogie laptopy bez wielu bajerów doskonale nadają się jako dedykowane kopie zapasowe dla plików małych firm i innych dokumentów.

3. Używaj dobrej jakości bezpiecznego przechowywania kopii papierowych

Czy potrzebujesz bezpiecznego miejsca na pliki zawierające poufne informacje? Informacje osobiste i poufne mogą wymagać zamkniętej szafki lub sejfu, aby chronić je przed wzrokiem ciekawskich.

Inwestycja w wysokiej jakości zamykany magazyn może być dobra dla Twojej firmy na dłuższą metę. Jeśli zamierzasz przechowywać pliki w formie papierowej, kup szafkę na akta. Chociaż kartonowe pudełka lub stosy teczek na biurku są łatwym rozwiązaniem, nie są one wykonalne na dłuższą metę.

Mała, zamykana szafka na akta z dwiema lub trzema szufladami jest niedroga i odpowiednia dla każdej firmy, która dopiero zaczyna działalność.

4. Użyj głównego indeksu

Indeks główny to wygodny sposób lokalizowania plików, zwłaszcza w przypadku dużej liczby klientów. Wpisy w indeksie głównym (którym może być plik komputerowy lub zwykły plik kartowy lub Rolodex) powinny zawierać jawne informacje umożliwiające identyfikację klienta, takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail.

5. Spróbuj użyć systemu kodów

Przydatne może być również oznaczanie folderów plików i wpisów w indeksie głównym odpowiednimi kodami identyfikacyjnymi. Na przykład możesz użyć nazwy klienta i daty pierwszej pracy z nim w kombinacji alfanumerycznej.

Na przykład, jeśli Jan Kowalski zatrudnił Cię po raz pierwszy 22 marca 2023 r., Twój kod dla jego akt może mieć postać JSM-32223. Twoje własne, stworzone przez siebie kody będą miały dla Ciebie szybką interpretację, gdy będziesz musiał przejść bezpośrednio do pliku.

6. Korzystanie z notatek może być pomocne

Rób notatki w swoich plikach. Sporządzanie osobistych notatek na temat klientów pomoże ci szybciej zapamiętać poszczególne osoby i ich potrzeby, zamiast przeglądać wiele stron całego pliku w poszukiwaniu małej części informacji, której szukasz.

7. Wypróbuj narzędzie online

Narzędzia online mogą być przydatne do archiwizacji, a dzięki wielu dostępnym obecnie programom kopia zapasowa informacji jest tworzona automatycznie. Jeśli wybierzesz narzędzie online, upewnij się, że najpierw je sprawdzisz i przejrzysz recenzje.

Zapytaj o bezpieczeństwo, poufność i niezawodność w swoim kręgu biznesowym. Jeśli masz wątpliwości lub znajdziesz zbyt wiele złych recenzji, omijaj szerokim łukiem i poszukaj wysoko ocenianego narzędzia do archiwizacji.

Warto również pamiętać, że pliki online nie są tak bezpieczne, jak te w komputerze osobistym czy szafce na akta.

8. Poświęć czas na organizację

Poświęć czas na pracę nad plikami. Jeśli nie masz wszystkiego na komputerze lub w Internecie, Twój system archiwizacji nie zorganizuje się automatycznie. Nie pozwól, aby papierkowa robota gromadziła się na Twoim biurku.

Podczas gdy „zorganizowany chaos” jest teoretycznie zabawny, wejście na biurko pokryte stosami papierów nie wzbudza zaufania klienta. Nie odkładaj zgłoszenia, dopóki nie utoniesz w papierkowej robocie. Zaledwie kilka minut pod koniec każdego dnia lub pół godziny raz w tygodniu wystarczy, aby uporządkować pliki.

9. Zniszcz stare dokumenty

Pamiętaj, aby zniszczyć stare i niedziałające pliki; nigdy nie wyrzucaj ich do kosza w całości. Kradzież nierozdrobnionych dokumentów zawierających dane osobowe to jedna z najlepszych metod kradzieży tożsamości. Zainwestuj w niszczarkę.

Małe, osobiste niszczarki, które niszczą płyty i cięższe materiały, a także papier, są wygodne, niedrogie i zawsze przydatne. Niektóre sklepy z artykułami biurowymi oferują usługę niszczenia poufnych dokumentów.

10. Poproś kogoś o pomoc

Jeśli czujesz, że nie możesz obsłużyć swojego zgłoszenia, być może warto zatrudnić kogoś, kto zrobi to za Ciebie.

Firmy, które dopiero powstają i działają, nie mają dużo drobnej gotówki, ale nie potrzebujesz kogoś na liście płac w pełnym wymiarze godzin. Poproś znajomego lub członka rodziny, który ma doświadczenie w składaniu wniosków, aby udzielił ci pomocy za trochę dodatkowych pieniędzy.

Wskazówki dotyczące organizowania rekordów klientów — podsumowanie

Podsumowując, proaktywne podejście do tworzenia kopii zapasowych i organizowania danych klienta będzie jednym z najważniejszych środków bezpieczeństwa, jakie możesz wdrożyć w swojej firmie.

To poważny problem w świecie hakerów, którzy mają zły zamiar zniszczenia ciebie i twojego klienta. Rób wszystko, co konieczne, aby być na bieżąco z organizowaniem i zabezpieczaniem danych klientów, a będziesz gotowy na wypadek, gdyby wydarzyło się coś nie do pomyślenia.

Bycie zorganizowanym, zmniejszanie odpowiedzialności i zmniejszanie ryzyka jest zawsze satysfakcjonujące dla właścicieli firm!