Dodawanie czasu do harmonogramu jako profesjonalista

Ten artykuł został życzliwie poparty przez naszych drogich przyjaciół z Trafft, których misją jest pomaganie ludziom w automatyzacji rezerwacji części ich firmy — niezależnie od tego, czy są to przedsiębiorcy indywidualni, czy firmy korporacyjne. Dziękuję Ci!

Wielu z nas — w tym ja — może nie zdawać sobie sprawy z tego, jak spędzają swój czas każdego dnia. Niektóre aplikacje dostępne teraz na iPhone'a lub Androida mogą pomóc w realizacji niektórych, informując nas, ile czasu spędzamy na graniu, wysyłaniu e-maili lub oglądaniu YouTube na naszym telefonie. To jednak może uchwycić tylko ułamek twojego dnia.

Jednym z moich ulubionych filmów, które osobiście obejrzałem trzy lub cztery razy, jest wideo autorstwa Maxa Josepha o tym, jak czytać więcej. Techniki opisane w tym filmie można zastosować we wszystkich aspektach życia, pomimo skupienia się na czytaniu większej liczby książek.

Wyjaśnienie jest takie, że najpierw musisz zrozumieć, ile stron możesz przeczytać w ciągu pięciu minut. Jeśli w tym czasie przeczytasz 10 stron, to w trzydziestominutowej sesji przeczytasz średnio 60 stron, co pozwoli ci skończyć do 420 stron tygodniowo przy półgodzinnym okresie czytania każdego dnia. To może być od 40 do 50 książek rocznie!

Te same zasady można zastosować do naszych zadań w pracy. Oczywiście nasze cele pracy nie są tak skalowalne liniowo jak czytanie, więc musimy odpowiednio alokować i ustalać właściwe oczekiwania. Nie mogę wystarczająco podkreślić, że jeśli jesteśmy zbyt ambitni w naszych harmonogramach, może to powodować zmęczenie i utratę motywacji. Wierzę, że podążam za metodą Pomodoro, ale blok 30-minutowy jest bardzo przydatny ; to niewiele czasu, ale wystarczy, aby przynajmniej jedno zadanie lub podzadanie było już w toku.

Na powyższym obrazku przedstawiłem trzy przykładowe dni, które mogą, ale nie muszą, pochodzić z moich własnych dni. Każda powyższa liczba to godzina dnia od północy do 23:59, podczas gdy kwadrat reprezentuje bloki trzydziestominutowe. W moich rejestrach z całego dnia umieszczam jeden kolor dla moich godzin pracy i będę miał osobny diagram specjalnie, aby rozbić moje godziny pracy.

Widać, że w ciągu dnia zaznaczyłem kolor ciemnoniebieski jako „wykonanie zadań”, co oznaczało projekt produktu w moim przypadku. Dalej są spotkania, a na końcu praca nad prezentacjami. Fioletowy, zielony i żółty reprezentują ten sam klucz, co cały dzień, aby zmniejszyć zamieszanie.

Oba te harmonogramy, podobne do mojego, mogą być podobne do tego, czego doświadczasz dzisiaj. Harmonogramy są rozproszone i niezorganizowane; ten format w dużym stopniu przygotowuje cię na porażkę.

Przyjrzyjmy się teraz rozkładowi tego, jak spędzamy nasz dzień w pracy:

Spotkania

Myślę, że można bezpiecznie powiedzieć, że wszyscy gardzimy spotkaniami, a jednak wydają się one nigdy nie mieć końca. W takich chwilach naprawdę doceniam firmy, dla których pracowałem, które mają kulturę „to mógł być e-mail lub slack”. W pewnym sensie sprawia to, że ludzie zaczynają myśleć o tym, czy umówienie spotkania i poświęcenie czasu jest konieczne — a jeśli spotkanie jest ustawieniem, jasny program musi zostać przedstawiony przed zaproszonymi do akceptacji. Spotkania są trudne podczas zarządzania harmonogramem , chyba że jesteś na stanowisku lub w firmie, która ogranicza spotkania do minimum.

W dalszej części tego artykułu przyjrzymy się technikom zarządzania spotkaniami. Może to wymagać od Ciebie pewnej finezji na początku, ale przyniesie świetne rezultaty na dłuższą metę.

Ciekawostka : spędziłem czas od połowy marca do połowy kwietnia 2020 r., aby zobaczyć, ile spotkań zostało dodanych do mojego harmonogramu z powodu COVID-19 i pracy zdalnej. Chociaż z biegiem czasu sytuacja się wyrównała, początek był przerażający. Prawie cały tydzień w ciągu tego miesiąca poświęcono na spotkania, z których wiele mogło być e-mailami.

Tworzenie celów

Zrób krok w tył, weź głęboki oddech i spójrz na wszystkie zadania, które musisz wykonać na poziomie makro. Podzielmy kategorycznie nasze zadania, mogą to być różne role lub nazwy projektów. Jeśli chodzi o to, jak będziesz kontynuować, możesz umieścić kategorie w dwóch kolumnach: jedna dla osobistych i jedna dla pracy . (Osobiście uważam, że oddzielenie tych dwóch części pomaga zachować podział na życie osobiste i zawodowe.)

Dla moich celów zawodowych mam następujące cele:

• Sięgać dalej niż ktoś coś
• Marketing
• Sieć
• Badania rynku
• Projektowanie i rozwój
• Uczenie się
• Czas otwarcia

Na mojej liście skategoryzowałem tylko moje zadania związane z pracą i zostawię tobie po wykonaniu tego samego dla zadań osobistych osobno.

Nauka to miejsce, w którym mogę robić małe sesje online lub brać udział w konferencjach, czytać posty na blogu — wszystko, co podniesie moje umiejętności. Ważne jest, aby mieć tę kategorię, aby dać sobie czas na budowanie umiejętności. Najgorszą rzeczą, jaką możesz sobie zrobić, jest stagnacja z biegiem czasu.

Czas otwarty pozwoli ci zastąpić dowolną inną kategorię lub podjąć się innych zadań pobocznych. W zależności od twojego harmonogramu możesz mieć to rozproszone w ciągu tygodnia lub wszystkie naraz w konkretnym dniu – osobiście staram się to robić w każdy wtorek i czwartek.

Ta lista będzie się różnić w zależności od Twojej roli lub modelu biznesowego. Jeśli masz zespół, może istnieć kategoria zarządzania zespołem lub wiązania zespołu. Z tygodnia na tydzień ich priorytety mogą się zmieniać, dlatego co tydzień przydzielony czas musi być oceniany i odpowiednio zaplanowany.

Organizowanie zadań

Teraz, gdy zdefiniowaliśmy nasze kategorie — musimy umieścić wszystkie nasze zadania i pozycje zaległości w każdej kategorii. W tej części kontynuowałbym używanie dowolnego narzędzia, z którym czujesz się najbardziej komfortowo. Osobiście wolę używać Microsoft To-Do , ponieważ łatwo synchronizuje się z moim kalendarzem. Ale możesz przygotować się dowolną metodą, która będzie dla ciebie najlepsza. Po zorganizowaniu zadań należy nadać im priorytety według własnego uznania.

Planowanie tygodnia

Na początku każdego tygodnia lub poprzedniej nocy dobrze jest zaplanować, jakie są Twoje cele i jakie kategorie pomogą Ci osiągnąć te cele w tym tygodniu. Na przykład możesz chcieć całkowicie skupić się na marketingu, nauce i docieraniu do odbiorców, więc możesz po prostu dodać te bloki do swojego kalendarza.

W zależności od Twojego stylu pracy , możesz zdecydować się na wykonywanie każdego dnia lub podzielić dzień na pół lub ćwiartki. Osobiście wolę skoncentrować pół dnia na konkretnych celach, ponieważ dwie godziny to często za mało, aby zrobić coś istotnego.

Z tego widać teraz, że nasz dzień, oglądany w poprzednim formacie kwadratowym, wygląda na znacznie bardziej zorganizowany i zaplanowany z dnia na dzień.

Miejmy nadzieję, że spotkania powinny być zaplanowane w tych samych blokach, z którymi są powiązane — i staraj się w miarę możliwości egzekwować swój harmonogram. Godziny otwarcia są zaplanowane jako bezpłatne, co pozwala na zadania ad-hoc i przychodzące spotkania z klientami podczas tych blokad, które mogą się pojawić. Ważne jest, aby mieć te bloki, aby zapewnić pewną elastyczność, ponieważ nie chcemy być zbyt sztywni .

Dodaję zadania wewnątrz każdego bloku jako szczegóły. Pozwala mi to zarządzać wielodniowymi zadaniami i jest to o wiele łatwiejsze do zarządzania. Po prawej stronie widać, że moje zadania są podzielone na kategorie w ten sam sposób — w ten sposób mogę skupić się na tym, co muszę zrobić . Możesz zobaczyć, że dodałem pod-zadania wypunktowane w bloku, które są wymienione na mojej liście zadań.

Jeśli masz spotkanie do omówienia ze swoim zespołem — możesz po prostu kaskadować spotkania za pomocą bloków. Kalendarz może zacząć wyglądać chaotycznie w ruchliwych porach, ale jest to zorganizowany chaos.

Zadania kopii zapasowej

Czasami projekty kończą się niepowodzeniem, zadania kończą się wcześniej niż oczekiwano lub blokuje. Korzystanie z tego planu blokowego pozwala nam chwytać zadania i skupiać się na tej samej kategorii, zamiast przeskakiwać do innej kategorii i zmieniać nastawienie. Po prostu podejmij kolejne zadanie z tej kategorii, aby utrzymać tempo.

Wskazówka : nie sugerowałbym zbytniego zarezerwowania konkretnego bloku z zadaniami, ponieważ może to spowodować utratę koncentracji lub poczucie, że nic nie jest realizowane. Zamiast tego dodaj dwa lub trzy zadania, którymi można zarządzać, a jeśli to konieczne, dodaj więcej do bloku. Jeśli jesteś zaznajomiony ze zwinnym planowaniem dla zespołów — pomyśl o tym jako o swoim osobistym sprintach i zwinnym planowaniu, naturalnie z czasem poprawią się Twoje umiejętności szacowania zadań, które możesz wykonać w określonym czasie. Może nawet przeżyj okres refleksji podobny do retro ze swoim zespołem lub z samym sobą, jeśli jesteś jednoosobowym show, jak ja.

Klienci i usługi

Choć bardzo chcielibyśmy mieć 100% kontrolę nad naszym kalendarzem, to po prostu niemożliwe. Wiele czynników, w tym klienci i członkowie zespołu, powoduje konflikty w harmonogramach. Właśnie odkryliśmy w poprzedniej sekcji, jak zarządzać harmonogramami wewnętrznie.

W wielu przypadkach chcemy stworzyć doświadczenie zorientowane na klienta, ale nie chcemy też spędzać zbyt dużo czasu na tworzeniu i zarządzaniu harmonogramami. Dzięki narzędziom takim jak Trafft, które mają funkcje oprogramowania do planowania spotkań, możemy łatwo skonfigurować nasze kalendarze, aby umożliwić klientom rezerwowanie czasu bezpośrednio z Tobą . Oczywiście ostatnią rzeczą, jakiej chcemy, jest kolejne narzędzie do zarządzania w szopie, a Trafft wykonał bardzo sprytną robotę, automatyzując większość procesu, w tym przyjmowanie płatności, zarządzanie usługami i fakturowanie klientów.

Konfiguracja kalendarza z ruchem

Wspomniany wcześniej format kalendarza blokowego idzie w parze z Trafftem. Możesz mieć różne rodzaje usług lub priorytetyzować klientów w zależności od różnych kryteriów. Dzięki Trafft możemy łatwo tworzyć usługi i przydzielać określone godziny , w których te usługi mogą być zarezerwowane — a jeśli Twój kalendarz jest połączony, godziny rezerwacji zablokują również czasy niedostępne w Twoim kalendarzu.

Dla mojego przypadku użycia — mam swoje usługi podzielone według czasu, przez jaki klient szacuje projekt, który ma trwać. W zależności od obciążenia pracą, jakie mam obecnie projekty, może być konieczne odrzucenie niektórych projektów. Trafft udostępnia również szybkie szablony e-maili, które mogę dostosować i dodać kilka zmiennych, aby zachować dynamikę.

To świetny sposób na pozyskiwanie leadów, ale jednocześnie informowanie klientów o sytuacji. Jedną z funkcji, którą naprawdę lubię, jest możliwość opóźniania wiadomości e-mail — w ten sposób nie wydaje się to tak zautomatyzowane. Automatyczna odpowiedź może zostać wysłana kilka godzin po wypełnieniu formularza przez klienta.

Możesz zauważyć powyżej, że istnieją opcje dla dodatkowych kategorii — pozwala to podzielić różne usługi, na przykład Konsultacje projektowe lub zapytania dotyczące nowych projektów w stosunku do płatnych usług, w których klient może dokładnie wiedzieć, czego chce (lub już z Tobą omówił)

Chociaż osobiście nie pobieram opłat za konsultacje, opcja jest dostępna przy użyciu metod płatności Stripe i PayPal.

Z zespołami

Jeśli Twoja firma zatrudnia wielu pracowników, którzy mają zająć się konkretną usługą, możesz łatwo dostosować formularz spotkania do swoich potrzeb lub przeprowadzić test A/B, który jest dla Ciebie najlepszy.

Jedną z moich ulubionych funkcji, której często brakuje w wielu programach formularzy spotkań, jest opcja dostosowania kolejności formularzy. Domyślnie wybiera się preferowanego pracownika, a następnie wybiera dostępne usługi od tego pracownika.

W moich usługach bardziej sensowne jest, aby nowy klient wybrał preferowaną datę i godzinę:

Jeśli masz szczęście, że masz kierownika biura, który zarządza spotkaniami telefonicznymi (lub robisz to sam), możesz łatwo utworzyć spotkanie za pośrednictwem portalu pracowniczego i przypisać pracowników na podstawie określonej godziny i daty.

Fakturowanie

W przypadku rezerwacji terminów możesz nawet ustalić różne ceny w zależności od pracownika i stażu pracy. W przypadku małych projektów cena usługi może się różnić, ale również wymagać kogoś o mniejszym stażu pracy — dlatego faktura i zarezerwowana usługa mogą mieć inną cenę dla klienta, jak pokazano.

Jak można się spodziewać, dzięki Trafft fakturę można łatwo dostosować za pomocą logo marki i kolorów. Możesz przeciągać i upuszczać swoje logo i wybierać spośród ośmiu kolorów stylizacji.

Cele i KPI

Ostatnią i główną funkcją, która naprawdę pozwala Trafftowi wyróżnić się na tle innych, jest nadchodząca funkcja śledzenia KPI i celów. Zrozumienie, ile czasu i przychodów pracownik poniósł dzięki konkretnym usługom, to świetny sposób na promowanie rozwoju w Twojej firmie — albo skupiając się na usługach, które są mniej wykorzystywane przez pracownika, albo ulepszając i rozszerzając i tak już świetne usługi, które świadczą Twojej firmie.

Wniosek

Ponieważ wszyscy jesteśmy zajęci, szczególnie w dzisiejszych czasach — naprawdę chciałem znaleźć i wprowadzić metodę i jakiś uzupełniający produkt, który usprawni nasz przepływ pracy bez dodawania go. Mocne przekonanie, że produkty powinny działać dla Ciebie, a nie odwrotnie, zawęziło dla mnie perspektywy Trafft. Jeśli masz uwagi lub inne techniki zarządzania oprogramowaniem i czasem, bardzo chciałbym o tym usłyszeć!