10 najważniejszych wskazówek, jak usprawnić zarządzanie czasem podczas projektowania

Mądre zarządzanie czasem jako projektanta może być dość trudne, ponieważ zwykle spędzasz wiele godzin siedząc za ekranem komputera i wykonując zadanie dość powoli.

Niewiele można z tym zrobić, ale mimo wszystko istnieje kilka sposobów na zarządzanie czasem. Oto dziesięć najważniejszych wskazówek, jak usprawnić zarządzanie czasem podczas projektowania.

#1. Pozbądź się zakłóceń

Największym problemem, z którym borykają się wszyscy pracownicy, jest fakt, że nieustannie rozpraszają ich różne rzeczy. Nie możesz wykonać swojej pracy, jeśli nie możesz skupić się na tym, co robisz. Dlatego tak ważne jest pozbycie się rozproszeń, aby efektywniej zarządzać swoim czasem jako projektanta.

Na przykład, jeśli stale otrzymujesz powiadomienia na telefon, pamiętaj, aby wyłączyć go za każdym razem, gdy siadasz do pracy. Wycisz go lub skonfiguruj tak, aby wyświetlać tylko najważniejsze powiadomienia, których nie możesz przegapić. Inne źródła rozpraszające to muzyka, telewizja, a nawet członkowie rodziny.

W każdym razie będziesz musiał zidentyfikować rzeczy, które sprawiają, że tracisz koncentrację i upewnić się, że trzymasz je w ryzach. To pierwszy krok w kierunku poprawy Twojej produktywności i wydajności.

#2. Idź duży lub idź do domu

Wiele osób będzie się z Tobą kontaktować w sprawie mniejszych projektów przez cały czas, ale jeśli naprawdę chcesz lepiej zarządzać swoim czasem jako projektant, musisz zacząć ustalać swoje priorytety i akceptować większe projekty, a nie małe.

Problem z małymi projektami polega na tym, że spędzasz dużo czasu na zapoznawaniu się z każdym nowym projektem, który podejmujesz. Z drugiej strony przy większych projektach musisz tylko zrozumieć pewne rzeczy, zanim zaczniesz nad nimi pracować przez dłuższy czas.

W ten sposób osiąganie dużych rozmiarów jest preferowanym wyborem do lepszego zarządzania czasem. Spróbuj znaleźć klientów, którzy szukają kilku prac do wykonania i są gotowi zapłacić za wykonanie ich wszystkich. W ten sposób zapewnisz sobie również mniej czasu na szukanie klientów.

Oczywiście, jeśli dopiero zaczynasz i nie masz imponującego portfolio, które mogłoby pomóc Ci nawiązać kontakt z większymi klientami, możesz najpierw zgromadzić kilka mniejszych projektów do zaprezentowania. Ostatecznie wszystko zależy od celów, do których dążysz, ale profesjonaliści zawsze starają się realizować większe projekty.

#3. Projektowanie trwa zbyt długo

Niektórzy projektanci mają obsesję na punkcie perfekcyjnego wykonania wszystkiego, aż do najdrobniejszych szczegółów. Jeśli jesteś jednym z takich projektantów, to prawdopodobnie wiesz, ile czasu zajmuje zwykle zwracanie tak dużej uwagi na wszystko, co robisz.

Aby projektowanie nie trwało zbyt długo, musisz zmienić sposób myślenia i traktować swoją pracę nieco mniej poważnie. Biorąc to pod uwagę, nadal musisz być odpowiedzialny za swoją pracę. Spróbuj znaleźć dla siebie ten złoty środek i trzymaj się go.

Czasami twoi klienci będą wymagać od ciebie absolutnej perfekcji, ale jeśli nie są zbyt surowi, nie bądź taki dla siebie. Przestań oceniać swoją pracę zbyt poważnie i spędzać zbyt dużo czasu, aby wszystko było w porządku.

#4. Zbyt wiele spotkań

W przeciwieństwie do poprzedniego punktu jest to kwestia zwykle inicjowana przez klienta, a nie projektanta. Jeśli zauważysz, że odbywa się zbyt wiele spotkań, to od Ciebie zależy, czy spróbujesz poradzić sobie z tym problemem, aby właściwie zarządzać swoim czasem.

Jeśli Twój klient chce sprawdzać postępy na prawie każdym etapie i żąda spotkania za każdym razem, możesz spędzać więcej czasu na rozmowie o projekcie niż na rzeczywistej pracy nad nim. Jest to błąd najczęściej popełniany przez amatorów, ale popełniają go też profesjonaliści.

Nie pozwól, aby Twoi klienci dyktowali Ci każdy krok. Wyraź swoją opinię, gdy wiesz, że chcesz mieć coś do powiedzenia w tej sprawie i nie bój się wyjaśnić, dlaczego coś zadziała lepiej niż to, co proponuje Twój klient. W końcu jesteś tutaj ekspertem.

#5. Zlecić część swojej pracy

Jednym z najlepszych sposobów na lepsze zarządzanie czasem jest zmniejszenie obciążenia pracą. Jeśli uda Ci się zlecić część swojej pracy na zewnątrz, będziesz w stanie skoncentrować się na ważniejszych częściach projektu i wykonać je znacznie szybciej.

Na przykład, jeśli wiesz, że część Twojej pracy będzie wymagała przetłumaczenia niektórych elementów projektu, możesz zlecić to firmie tłumaczeniowej, takiej jak The Word Point. W ten sposób nie będziesz musiał dużo wydawać na outsourcing zadań.

Kluczem jest tutaj zrozumienie logiki outsourcingu pracy. Jeśli znasz kogoś, komu możesz powierzyć dane zadanie, zleć mu to zadanie, ale upewnij się, że jest to osoba wiarygodna. Nie chcesz, żeby twój plan się nie powiódł.

#6. Ogranicz testy A/B

Wielu projektantów uważa, że ​​bezwzględnie konieczne jest wielokrotne przetestowanie wszystkiego przed ogłoszeniem ukończenia projektu. Jednak w rzeczywistości tracisz dużo czasu, gdy ciągle testujesz to, nad czym pracujesz.

Zamiast skupiać się na wydajności podczas testów A/B, spróbuj wcześnie zidentyfikować słabe punkty, a następnie popracuj nad tymi problematycznymi elementami. Nie musisz sprawdzać i testować za każdym razem, gdy wprowadzasz niewielką poprawę, ale raczej przeprowadzaj eksperymenty po dokonaniu dużej zmiany.

Jeśli twój klient nalega na regularne testowanie, wyjaśnij mu, że rozsądniej będzie robić to rzadziej, ale z większym skutkiem. Liczy się to, co odkryjesz podczas testowania, a także to, jak zdecydujesz się nad tym pracować i ewentualnie poprawić.

Chcesz również mieć spójne wymagania dotyczące testowania, aby wiedzieć, że porównujesz prawidłowe dane dotyczące wydajności. Zawsze bądź zorganizowany w tym sensie i śledź wszystkie informacje, które zbierasz podczas testów A/B.

7. Przerobienie większości projektu

Prawdopodobnie wiesz, jak bolesne jest to, że klient każe ci całkowicie przerobić projekt. Jednak decyzję tę zwykle podejmuje projektant, a nie klient. Zamiast zmieniać drobne detale, projektant nagle postanawia przerobić absolutnie wszystko i znajduje się w trudnej sytuacji.

Z jednej strony chcesz mieć wszystko zrobione perfekcyjnie, ale z drugiej oznacza to rozpoczęcie od początku. To zdecydowanie nie jest droga, którą należy iść, jeśli chcesz lepiej zarządzać czasem. W końcu to zdecydowanie najgorsza decyzja, jaką możesz podjąć.

Musisz powstrzymać się od przerabiania całego lub większości projektu, nad którym pracowałeś przez jakiś czas. To po prostu zły wybór, aby nagle wszystko zarysować i zacząć wszystko od nowa. Poza tym twój klient również może się tym zirytować.

Jeśli stało się to twoim nawykiem, spróbuj się go pozbyć, podobnie jak innych szkodliwych nawyków, które wpływają na twoją produktywność. Mogą one obejmować ciągłe sprawdzanie telefonu, robienie przerw, które są dłuższe niż zamierzone, i tak dalej.

#8. Ustal swoje granice

Aby naprawdę zacząć lepiej zarządzać swoim czasem, musisz ustalić dla siebie i innych pewne granice, które powstrzymują Cię przed robieniem głupich rzeczy. Niezbędne jest posiadanie ram, których należy przestrzegać, aby praca została wykonana prawidłowo.

Pomyśl o krokach, które zwykle podejmujesz, aby stworzyć projekt. Następnie wyrzuć wszystko, co wydaje się niepotrzebne. Częściej niż nie, będzie przynajmniej jedna czynność, która nie jest obowiązkowa, abyś mógł ukończyć projekt, a mimo to robisz to nieświadomie.

Jeśli wiesz, że musisz wyznaczyć granice w fizycznym sensie tego słowa, zrób to. Dotyczy to zwłaszcza niezależnych projektantów pracujących w domu. Twoja rodzina nie powinna Ci przeszkadzać w pracy, więc musisz im to wyjaśniać.

Dobrym pomysłem jest posiadanie oddzielnego pomieszczenia biurowego, w którym można pracować. Spróbuj podzielić swoją przestrzeń rekreacyjną i przestrzeń do pracy, aby zaprogramować swój mózg do wykonywania pracy za każdym razem, gdy wchodzisz do odpowiedniego środowiska.

#9. Ustaw terminy i mierz wysoko

Po raz kolejny kluczowe jest posiadanie ram dla siebie lub pewnych wymagań. Chcesz wyznaczyć pewien poziom standardów, które będziesz starał się spełnić, aby wykonać produkt w możliwie najszybszy i najbardziej efektywny sposób.

Terminy okazały się dość motywujące, jeśli chodzi o pracę. W rzeczywistości mogą nawet zwiększyć Twoją inspirację, ponieważ Twój mózg działa lepiej pod presją. Wiele osób ustala dla siebie osobne terminy tylko dlatego, że wiedzą, że to im pomaga.

Biorąc to pod uwagę, możesz czuć się onieśmielony terminami. Jeśli nie pracujesz dobrze pod presją, lepiej trzymać się z daleka od stresowania się w ten sposób. W takim przypadku spróbuj wykonać małe kroki w kierunku ukończenia projektu.

Twórz małe osiągalne cele z terminami. To zdejmie z ciebie pewną presję. Sprawi również, że lepiej zorganizujesz swój harmonogram, co w dłuższej perspektywie doprowadzi do lepszego zarządzania czasem.

#10. Pociąg, pociąg i pociąg

Wreszcie, trenuj, trenuj i trenuj raz za razem, aby lepiej zarządzać swoim czasem. Jedynym sposobem, aby stać się dobrym w zarządzaniu czasem, jest ciągłe doskonalenie metod, z których już korzystasz.

Na przykład, jeśli skróciłeś czas spędzany na niepotrzebnych przerwach, następnym krokiem będzie wyeliminowanie zakłóceń w miejscu pracy. Zawsze jest coś, co możesz poprawić w swojej etyce pracy, więc musisz aktywnie tego szukać.

Pamiętaj, że profesjonalni projektanci mają silną wolę, która pomaga im dobrze wykonywać swoją pracę. Jednak silną wolę można wytrenować – nie trzeba się z nią urodzić. Jeśli poświęcisz wystarczająco dużo czasu na rozwijanie silnej postaci, w końcu zdasz sobie sprawę, o ile bardziej stałeś się produktywny.

Największą zaletą silnej woli jest to, że możesz powstrzymać się od rozpraszania się lub pozostawania zbyt długo na przerwach. Innymi słowy, silna wola pomaga pozbyć się lenistwa. Jeśli chcesz przestać zabijać czas, to jest droga.

Końcowe przemyślenia

Podsumowując, najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że profesjonalni projektanci będą mogli łatwiej zarządzać swoim czasem, ponieważ będą już znali swoje mocne i słabe strony. Gdy już to zrozumiesz, będziesz mógł również zacząć efektywniej zarządzać swoim czasem na projektowanie.