Narzędzia, których potrzebujesz, aby utrzymać zespół ds. zdalnego projektowania razem

Czy koronawirus zmienił warunki pracy w Twoim biurze? Czy Twój zespół projektowy pracuje teraz zdalnie?

Możesz mieć problemy z utrzymaniem zespołu razem z powodu zmniejszonej produktywności lub komunikacji. Niestety, kiedy ludzie pracują w domu, prokrastynacja może stać się nową normą; standardy pracy mogą się obniżyć, a także możesz zauważyć mniejszą (lub brak) komunikacji lub opóźnione odpowiedzi.

Ponieważ praca zdalna może mieć wpływ na zespół projektowy, warto wdrożyć narzędzia, które pozwolą pracownikom efektywnie pracować. Opowiemy Ci o kilku możliwościach zaspokojenia tej potrzeby. Czytaj dalej, aby uzyskać więcej informacji!

Czaty zespołowe

Jednym z najłatwiejszych sposobów, aby Twój zespół komunikował się ze sobą, jest skorzystanie z aplikacji do czatu zespołowego. Te aplikacje pozwalają Twojemu zespołowi stworzyć środowisko przypominające biuro za pomocą oprogramowania podobnego do komunikatora.

Każda z dostępnych aplikacji ma różne opcje wysyłania wiadomości do członków zespołu, ale zazwyczaj obejmuje możliwość zwracania się do całego zespołu i dostępność bezpośrednich wiadomości. Zasadniczo będziesz mógł tworzyć kanały lub rozmowy z wybranymi członkami zespołu lub na określone tematy.

Oprócz tego, że wszyscy będą się komunikować, przekonasz się, że te aplikacje ułatwiają współpracę nad pracą, burze mózgów i bycie na bieżąco z bieżącymi projektami. Każdy członek zespołu może ustawić swoje powiadomienia na podstawie miejsca zamieszkania — jeśli zdarzy się, że przebywa na całym świecie, będzie wyświetlać wiadomości w normalnych godzinach pracy.

Aplikacje do czatu zespołowego pozwalają budować kulturę firmy, utrzymując zaangażowanie członków zespołu (nawet jeśli rozmowa nie dotyczy pracy). .

Przy regularnym korzystaniu z aplikacji komunikacyjnych zauważysz, że pracownicy mają większe poczucie odpowiedzialności, większe zaangażowanie i możliwość dokładnego śledzenia wszelkich problemów. Możesz zorganizować konkursy, interaktywne rozmowy z pracownikami lub ćwiczenia integracyjne.

Nawet jeśli część Twojego zespołu nigdy nie spotkała się osobiście, poczują nowe poczucie więzi z innymi pracownikami i menedżerami. Jest to wielka korzyść dla zespołów, które są głównie zdalne i pomoże zmniejszyć rotację pracowników.

Magazyn w chmurze

Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy w biurze, potrzebujesz wygodnego sposobu przechowywania dokumentów. W wielu normalnych ustawieniach biurowych dokumenty będą przechowywane na serwerze sieciowym, do którego można uzyskać dostęp tylko w biurze.

Wiele biur przechodzi na opcje przechowywania w chmurze, aby pracownicy mogli pracować z dowolnego miejsca i nadal mieć dostęp do plików firmowych. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się korzystać z Dysku Google, Dropbox, OneDrive, czy innej usługi, prawdopodobnie będziesz zadowolony z nowej i ulepszonej produktywności swojego zespołu.

Aby wybrać usługę najlepiej odpowiadającą potrzebom Twojej firmy, musisz sprawdzić ceny, oferowane funkcje oraz dostępność pomocy technicznej (i za jaką cenę). Niektóre usługi oferują bezpłatne miejsce dla osób fizycznych i mniejszych firm, ale będziesz zwykle okazuje się, że usługi przechowywania w chmurze skalują swoje plany w zależności od wielkości Twojej organizacji.

Ogólnie rzecz biorąc, zauważysz, że istnieje wiele zalet przechowywania w chmurze, w tym fakt, że jest ono niedrogie, łatwo dostępne z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, bezpieczne i skalowalne. Sprawdza się również dobrze w projektach, które wymagają współpracy z kilkoma członkami zespołu lub działami, zapewniając wielu osobom dostęp do tego samego dokumentu jednocześnie i przeglądanie zmian w czasie rzeczywistym.

Integracje oprogramowania

W zależności od rodzaju programów, które wybierzesz do obsługi czatu zespołu i potrzeb związanych z przechowywaniem, możesz zoptymalizować ich wydajność dzięki integracji oprogramowania. Integracje te pozwalają na wspólne uruchamianie i współpracę różnych aplikacji i programów - zamiast odrębnych i indywidualnych programów.

Microsoft Team Integrations to jedno z bardziej znanych dostępnych programów integracyjnych. To oprogramowanie pozwala Tobie i Twojemu zespołowi łączyć ze sobą każdą z Twoich aplikacji, aby bezproblemowo przechodzić od programu do programu, mając łatwy dostęp do wszystkich danych.

Przekonasz się, że każdy rodzaj integracji oprogramowania będzie działał najlepiej z przechowywaniem w chmurze; jednak tradycyjna pamięć masowa serwera może nadal działać. Wybrany typ integracji oprogramowania powinien być zoptymalizowany pod kątem wszystkich aplikacji i programów. Na przykład, jeśli używasz Slacka do komunikacji zespołowej, Trello jako tablicy, a Dysku Google jako pamięci, będziesz chciał znaleźć oprogramowanie integracyjne, które ma być używane z tymi programami.

Chociaż każdy z Twoich programów może być z łatwością uruchamiany samodzielnie, przekonasz się, że oprogramowanie integracyjne zwiększa produktywność poprzez dalsze usprawnienie komunikacji na temat poszczególnych projektów; zauważysz również, że dane są udostępniane szybciej i znacznie łatwiej przez oprogramowanie integracyjne niż przez samodzielne programy.

Tablice do współpracy

Bardzo podobna do tablicy w biurze, wirtualna tablica pozwala członkom zespołu zobaczyć trwające projekty i współpracować w czasie rzeczywistym. Zamiast organizować regularne spotkania w celu pracy nad różnymi planami, możesz z łatwością obserwować postępy na każdym etapie projektowania, umożliwiając wszystkim członkom zespołu przedstawianie pomysłów w razie potrzeby.

Aplikacje Whiteboard umożliwiają publikowanie dokumentów z oprogramowania do przechowywania w chmurze, integrują się z aplikacjami do czatu zespołowego i pozwalają każdemu członkowi zespołu dokładnie zobaczyć, jakie zadania zostały mu przypisane. Aplikacje te pozwalają również klientom na zapoznanie się z postępami ich poszczególnych projektów, dając im możliwość skorygowania wszelkich błędów przed ostateczną prezentacją.

Niezmiennie, niektórzy ludzie będą preferować ten lub inny program do tablic — najlepszym sposobem wyboru oprogramowania do tablic w Twojej firmie jest porównanie, które opcje działają z używanym już oprogramowaniem. Decydując się na aplikację do tablicy tylko dlatego, że jest niedroga, poczujesz, że jest to bezużyteczna usługa, która ostatecznie marnuje pieniądze, czas i wysiłek.

Niezależnie od tego, który program do tablic tablicowych wybierzesz, musi być przyjazny dla użytkownika, aby wdrożenie było łatwe, a Twój zespół chciał korzystać z oprogramowania. Te aplikacje świetnie nadają się do dużych pomysłów, które wymagają dużo miejsca i powinny mieć możliwość łatwego dołączania wszelkich potrzebnych plików. Możesz wybrać aplikację, która najlepiej sprawdzi się w Twoim zespole — niezależnie od tego, czy skupia się na prezentacji, czy burzy mózgów.

Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić zgodność preferowanej tablicy — niektóre mogą działać lepiej z komputerami z systemem Microsoft, inne mogą działać lepiej z Apple iOS. Niektóre aplikacje do tablic działają dobrze w jednym z tych systemów operacyjnych i mogą być z łatwością używane również w systemie operacyjnym Chrome.

Podejmowanie decyzji, czy praca zdalna powinna być nowym „normalnym”

Kiedy zdecydujesz się korzystać z aplikacji do czatu zespołowego, pamięci w chmurze, integracji oprogramowania, zaczniesz zauważać, że praca zdalna może wydawać się normalna, a wiele osób nawet ją preferuje. Członkowie zespołu mogą nadal mieć problemy z pracą zdalną; często jest to spowodowane brakiem nadzoru i nowym poczuciem „braku nadzoru”.

Jeśli okaże się, że nadal stanowi to problem, rozważ znalezienie innych aplikacji zwiększających produktywność, które pozwolą Ci śledzić czasy pracy, listy rzeczy do zrobienia, a nawet automatyzować części Twojego działu. Chociaż praca zdalna może na początku być dość dostosowana, Ty i Twój zespół w końcu zaczniecie cieszyć się wolnością, jaką daje!