Wskazówki dotyczące rejestracji na wydarzenia w Twojej witrynie

Rejestracja na wydarzenia online staje się coraz bardziej popularną funkcją. Oferuje wysoki poziom wygody zarówno dla użytkowników, jak i właścicieli witryn. A ten rodzaj funkcjonalności jest dostępny dla prawie każdego, kto ma stronę internetową.

Jeśli jesteś projektantem stron internetowych, istnieje prawdopodobieństwo, że żądania klientów dotyczące możliwości rejestracji zdarzeń wzrosły w ostatnich latach. Organizacje odchodziły już od tradycyjnych metod – a globalna pandemia tylko przyspieszyła ten trend.

A opcji wdrożenia jest mnóstwo. Od niszowych wtyczek WordPress po zewnętrzne usługi eventowe, wielu dostawców zapełniło tę przestrzeń. Jest coś na każdą potrzebę i każdą kieszeń.

Jednak nie każda metoda będzie odpowiadać Twoim potrzebom. Dlatego ważne jest, aby zmapować cały proces – od rejestracji użytkownika, przez obsługę danych, po to, co dzieje się po zdarzeniu.

Dlatego zanim zaczniesz rejestrować się na wydarzenia online, przeczytaj nasze wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego narzędzia.

Rodzaj i częstotliwość Twoich wydarzeń

Jedną z rzeczy, które odkryjesz pracując z klientami, jest to, że nie ma dwóch takich samych. Dzieje się tak szczególnie, gdy mówimy o wydarzeniach. Każda organizacja ma unikalne preferencje i zasady.

Dlatego będziesz chciał zadać mnóstwo pytań. Dowiedz się, jak wyglądają dla nich wydarzenia. Na przykład spróbuj określić:

• Liczba imprez organizowanych rocznie;
• Rodzaj wydarzeń (wirtualne lub osobiste);
• Ilu uczestników jest oczekiwanych na każde wydarzenie;
• Gdzie odbywają się wydarzenia (fizyczne miejsca lub internetowe platformy spotkań);
• Jakie koszty zapłacą rejestrujący;

Istotną rolę odgrywa rodzaj i częstotliwość wydarzeń. Pomyśl o kliencie, który organizuje jedną konferencję doroczną. Ich potrzeby mogą być zupełnie inne niż osoby, która prowadzi comiesięczne spotkania.

Klienci z wieloma wydarzeniami mogliby skorzystać z systemu rejestracji powiązanego z kalendarzem. Umożliwiłoby to użytkownikom przeglądanie wydarzeń w porządku chronologicznym. A wyświetlanie nadchodzących wydarzeń może stać się integralną, łatwą do wdrożenia częścią strony głównej witryny.

Wydarzenia osobiste i wirtualne również mają pewne kluczowe różnice. Korzystanie ze zdalnej platformy do spotkań, takiej jak Zoom, oznacza dystrybucję linku do rejestrujących się. Ale czy nie byłoby miło korzystać z systemu rejestracji powiązanego bezpośrednio z platformą? Dodałoby to dodatkową wygodę dla użytkowników i administratorów witryny.

Wydarzenia odbywające się osobiście powinny zawierać jak najwięcej informacji o miejscu. Przychodzą mi na myśl adres placówki, numer telefonu i URL strony internetowej. Dodatkowe punkty za systemy zawierające mapę i odnośnik do wskazówek dojazdu lub innych środków transportu.

Pomyśl o zbieraniu danych użytkownika

Można się założyć, że większość systemów rejestracji na wydarzenia będzie zbierać podstawowe informacje kontaktowe (imię i nazwisko, adres e-mail). Dane, takie jak adresy pocztowe i numery telefonów, będą wymagane do zapewnienia zgodności z bramkami płatności online.

Ale potrzeby w zakresie danych mogą znacznie wykraczać poza te podstawowe. W zależności od organizacji może być konieczne dowolne z poniższych:

• identyfikator członkowski;
• Preferencje żywieniowe;
• Potrzeby dostępności;
• Rozmiar koszulki;
• Nazwa firmy / organizacji;
• Wybór sesji konferencyjnych;
• wyrazić zgodę na otrzymywanie wiadomości e-mail lub materiałów drukowanych;
• Przesyłanie zdjęć lub innych dokumentów;

A te przykłady tylko zarysowują powierzchnię tego, co jest możliwe. Nie ma sztywnych ograniczeń co do rodzajów danych, które można zbierać.

Dlatego warto się upewnić, że aplikacja do rejestracji wydarzeń może zaspokoić te potrzeby. Niektóre narzędzia udostępniają wybór pól formularza, które można dostosować. Przydaje się również możliwość ustawienia wymaganych pól.

Ważny jest również sposób, w jaki uzyskujesz dostęp do zebranych danych. Najlepiej byłoby, gdyby istniał internetowy interfejs użytkownika do przeglądania rejestracji. Opcje eksportowania i udostępniania tych danych w różnych formatach zapewniają jeszcze większą elastyczność.

Na koniec zastanów się, w jaki sposób dane rejestracyjne mogą być powiązane z usługami, z których już korzystasz. Wspomniany wcześniej e-mail opt-in może na przykład łączyć się z dostawcą, takim jak Mailchimp. Ta odrobina automatyzacji znacznie ułatwi konserwację.

Komunikacja przed i po Wydarzeniu

Utrzymywanie kontaktu z rejestrującymi się przed i po wydarzeniu ma kluczowe znaczenie. To sposób na dostarczenie najnowszych informacji wraz z pomocnymi przypomnieniami. Dodatkowo zachęca użytkowników do przekazywania opinii w trakcie całego procesu.

Ponownie, każda funkcjonalność powiązana z istniejącymi narzędziami komunikacyjnymi może uprościć to zadanie. Przynajmniej wystarczy opcja ukierunkowania na osoby rejestrujące określone wydarzenie.

Warto również zauważyć, że komunikacja wykracza poza wysyłanie wiadomości e-mail. Twoja witryna może również służyć jako ważne centrum. Może przechowywać informacje o wydarzeniach i umożliwiać rejestrującym wprowadzanie zmian w swoich rezerwacjach.

Nie każda aplikacja eventowa nadaje się do tego typu zastosowań. Możesz jednak użyć koszyka na zakupy lub wtyczki członkostwa, aby wypełnić luki.

To jedna z zalet korzystania z WordPressa lub podobnego systemu zarządzania treścią (CMS). Łatwo jest dodać powiązane funkcje, które usprawniają rejestrację zdarzeń. Użytkownicy mogą robić więcej, a właściciele witryn mają więcej opcji zarządzania wydarzeniami i rejestrującymi.

Wybierz odpowiednią platformę rejestracji wydarzeń online

Przy akceptacji rejestracji na wydarzenia online, celem jest wdrożenie procesu łatwego i intuicyjnego dla użytkowników. Z drugiej strony musi również odpowiadać potrzebom klientów. Powinien oferować elastyczność przy gromadzeniu danych i administrowaniu rejestracjami.

Być może największą przeszkodą w osiągnięciu tego celu jest wybór odpowiedniej platformy. Przy tak wielu opcjach zawężenie ich może być trudne.

Wszystko zaczyna się jednak od zrozumienia potrzeb projektu. Gdy poznasz rodzaj i częstotliwość zdarzeń, a także wymagania dotyczące danych i komunikacji, będziesz mieć jaśniejszy obraz tego, jak wszystko powinno działać. Stamtąd będziesz w stanie określić, która platforma ma największy sens.

A doświadczenie, które zdobędziesz, jest cenne. Będzie to bardzo pomocne podczas pracy nad podobnymi projektami w przyszłości.