Smashing Podcast Episode 7 With Amy Hupe: Co to jest rządowy system projektowania?

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak systemy projektowe są wykorzystywane w rządzie? Ponadto, jeśli chcesz udokumentować system projektowania w najlepszy możliwy sposób, jak byś to zrobił? Rozmawiałem z adwokatką Design Systems, Amy Hupe, która dzieli się swoimi radami i wyciągniętymi lekcjami.

Pokaż notatki

• System projektowania GOV.UK
• Obserwuj Amy na Twitterze
• Strona Amy

Cotygodniowa aktualizacja

• „Zrozumienie siatki CSS: tworzenie kontenera siatki” autorstwa Rachel Andrew
• „Front-End Performance Checklist 2020” autorstwa Witalija Friedmana
• „Dlaczego powinieneś wybrać HTML5 <artykuł> ponad <sekcja>” , Bruce Lawson
• „Rozszczepiona osobowość brutalistycznego tworzenia sieci”, autorstwa Fredericka O'Brien
• „Jak tworzyć i wdrażać aplikację materiałów kątowych”, autorstwa Shubham

Transkrypcja

Drew McLellan: Jest specjalistką ds. treści i rzecznikiem ds. systemów projektowania, która przez ostatnie trzy lata pracowała jako starszy projektant treści w rządowych usługach cyfrowych. W tym czasie kierowała strategią treści dla systemu projektowania GOV.UK, w tym prostego i integracyjnego podejścia do dokumentacji. Wcześniej pracowała w firmie zajmującej się rzecznictwem konsumentów, która? gdzie pisała o wszystkim, od kompostowania po przenoszenie. A nowa rola na rok 2020 oznacza, że ​​zostanie kierownikiem projektu w Babylon Health Design System, DNA.

Drew: Jest wykwalifikowanym kucharzem, instagramerem i wie, jak używać języka, aby usługi były dostępne i integracyjne. Ale czy wiesz, że kiedyś śpiewała chórki dla Billy'ego Raya Cyrusa? Moi miażdżący przyjaciele, witajcie proszę Amy Hupe. Witaj Amy. Jak się masz?

Amy Hupe: Miażdżę. Dziękuję Ci.

Drew: Chciałem więc dzisiaj porozmawiać z tobą o roli systemów projektowania w organizacjach rządowych, ale konkretnie o systemie projektowania GOV.UK, z którym, jak wiem, wykonałeś dużo pracy. Myślę, że przede wszystkim, co obejmuje system projektowania GOV.UK? A jakie było twoje zaangażowanie w to, gdy byłeś w GDS?

Amy: Więc obejmuje różne rzeczy. Myślę więc, że najbardziej oczywistą reprezentacją tego jest rodzaj strony internetowej, czyli GOV.UK/design-system. Znajdziesz tam wszelkiego rodzaju dokumentację. Więc wszystkie wytyczne projektowe, komponenty i wzorce, a zobaczysz trochę kodu, wiele przykładów i wiele porad, jak z niego korzystać. Ale myśląc szerzej niż to, obejmuje również takie rzeczy, jak zestaw prototypów, który jest narzędziem do prototypowania używanym w rządzie do tworzenia prototypów HTML i CSS. A więc prototypy o dość wysokiej wierności, a także posiada swój własny rodzaj front-endu, który nazywa się GOV.UK Front End. To jest cały kod, którego używają do tworzenia usług.

Amy: Ale lubię myśleć o projektowaniu systemów bardziej holistycznie. Tak więc, oprócz tego wszystkiego, są też wszystkie procesy, które się z tym wiążą. Tak więc rzeczy takie jak to, w jaki sposób ludzie się do tego przyczyniają i jak ludzie dowiadują się, że istnieje. Rzeczy takie jak adopcja i świadomość i tego typu rzeczy. Więc wszystkie rzeczy, które umożliwiają ludziom projektowanie i budowanie usług w rządzie, tak bym to zdefiniował.

Drew: Więc jaki był twój udział w tym, kiedy byłeś w GDS? Gdzie wpasowałeś się w ten system?

Amy: Myślę, że to wszystko wydarzyło się przez przypadek. Dołączyłem więc jako projektant treści w styczniu 2017 r., a moim zamiarem, kiedy przyszedłem do GDS, było dołączenie do zespołów ds. treści w rządzie Wielkiej Brytanii. Pomyślałem więc, że zamierzam zacząć pisać wskazówki dotyczące systemu i to było moim marzeniem. To właśnie chciałem zrobić. Potem przybyłem pierwszego dnia i zostałem wciągnięty do tego małego zespołu ochrony, zwanego zespołem Wzorców i narzędzi serwisowych.

Amy: W tamtym momencie system projektowania nie istniał, ale mieliśmy nasze wzorce projektowe i kilka drobiazgów pukających w różnych miejscach. Istniała ambicja, by spróbować połączyć te rzeczy w całość. Zostałem więc umieszczony w tym zespole jako projektant treści. Nie wiedziałem, co to jest wzorzec projektowy, nie wiedziałem nic o kodzie, w ogóle nie wiedziałem nic o projektowaniu stron internetowych. Wszystko, co naprawdę wiedziałem, to zadowolenie.

Amy: To była dość stroma krzywa uczenia się i myślę, że spędziłam następne sześć miesięcy do roku, pomagając zespołowi w stworzeniu prototypu i ustaleniu, jak to będzie zorganizowane i rozplanowane oraz jak napiszemy nasze wytyczne, i wszystkie tego rodzaju rzeczy. Następnie, w trakcie tego wszystkiego, a także pracy nad treścią, zacząłem również przyglądać się stronie wkładu. Więc w jaki sposób ludzie przyczyniliby się do tego i jak ludzie przyszliby to odkryć i skontaktować się z nami, i co byśmy zrobili, gdyby się z nami skontaktowali, aby spróbować ulepszyć to.

Drew: Więc na czym polega projektowanie treści w takim kontekście? Jakimi codziennymi zadaniami się zajmowałeś?

Amy: Więc tak naprawdę wszystko. Chodzi mi o to, że były tygodnie, kiedy myślę, że nie napisałem ani jednego słowa, a było to bardziej po prostu badanie i spotykanie się z naszymi użytkownikami i próba zrozumienia, czego chcą od systemu projektowania. Więc tak, nie zagłębiając się zbytnio w to, już wcześniej podejmowano próby stworzenia czegoś takiego jak system projektowania GOV.UK, iw ten sposób otrzymaliśmy ten rodzaj nieco odmiennego zestawu zasobów.

Amy: Z tego czy innego powodu, te rzeczy skończyły się dość szeroko i nigdy tak naprawdę nie była to jedna z nich, która była postrzegana jako centralne miejsce, w którym można się udać. Tak więc wiele z tego, to po prostu próba zrozumienia, co wydarzyło się wcześniej i dlaczego te rzeczy niekoniecznie wystartowały w sposób, w jaki mieliśmy nadzieję, że tak się stanie. Próbując zrozumieć, które fragmenty naszego istniejącego krajobrazu działały dla ludzi, a które nie.

Amy: Tak więc wiele z tego wynikało z naszych badań [niesłyszalne 00:05:07], siedzenia w wywiadach z użytkownikami, robienia notatek i rozmawiania z ludźmi, i po prostu rozumienia, czego potrzebują. Były też dni, w których siadałem przy klawiaturze i pisałem wskazówki na temat pewnych rzeczy, co też było miłe. Ale tak, dla mnie było zupełnie inaczej. Jak wspomniałeś we wstępie, moje doświadczenie pracowało w Who? Była to więc znacznie bardziej tradycyjna rola redakcyjna i byłem przyzwyczajony do pracy nad długimi treściami i pisania naprawdę długich artykułów i fragmentów. Więc tak, to była całkiem duża zmiana. To był duży skok od tego.

Drew: Czyli twoi użytkownicy w tym kontekście to ludzie, którzy pracują w różnych organizacjach rządowych? Czy to prawda? Różne departamenty w rządzie?

Amy: Tak. Tak to prawda. Więc ludzie pracujący w rządzie, myślę, że jest 25 różnych departamentów ministerialnych, a także wiele agencji i departamentów samorządowych. Więc staraliśmy się rozproszyć i porozmawiać z naprawdę szerokim gronem ludzi z całej służby cywilnej. Więc tak, dużo podróżowania w tych wczesnych dniach.

Drew: Czy uważasz, że projektowanie lub praca nad systemem projektowania dla rządu zasadniczo różni się od systemu projektowania dla małej firmy lub dużego przedsiębiorstwa?

Amy: Tak myślę. Myślę, że z tego, co mogę zebrać z rozmów, które odbyłem, i konferencji, na których byłem i tak dalej, każdy system projektowania jest trochę inny i kontekst jest zawsze trochę inny, a rząd nie różni się pod tym względem . Ale tak, przypuszczam, że niektóre z wyjątkowych wyzwań związanych z pracą nad czymś dla rządu, to przede wszystkim skala tego. Tak więc publiczność jest prawdopodobnie największa, jaką można mieć, ponieważ rząd jest tak duży, a wszystkie różne rodzaje departamentów i geograficzne rozproszenie tych organizacji. Więc jego skala jest zdecydowanie czymś innym.

Amy: Myślę też, że nie jest konkurencyjny komercyjnie. Więc nie staraliśmy się trzymać wszystkiego w tajemnicy. Wszystko odbywało się w miarę możliwości na otwartej przestrzeni. Tak, to wszystko działa jako duży projekt open source, co było dla mnie nieco nietypową koncepcją. Zajęło mi trochę czasu, aby się do tego przyzwyczaić.

Amy: Z pewnością, kiedy ją wydaliśmy po raz pierwszy, zobaczyliśmy fragmenty naszych wskazówek i kodu pojawiających się w systemach projektowych innych osób. Zajęło mi trochę czasu, zanim poczułem się dobrze. Myślę, że na początku pomyślałem: „Co się dzieje? Dlaczego ci ludzie zabierają nasze rzeczy? Ale teraz naprawdę to lubię. Uważam to za wielki komplement i myślę, że naprawdę dobrze jest ponownie wykorzystać to, co się da. Ale tak, to dziwny świat, do którego można wejść, kiedy przywykłeś do pracy w bardziej komercyjnym otoczeniu.

Drew: Przypuszczam, że fakt, że jest to zasadniczo system finansowany ze środków publicznych, oznacza, że ​​jest wyjątkowo odpowiedni dla społeczeństwa, które go przyjmuje i używa, ale także na całym świecie, czy widzieliście wiele zastosowań poza Wielką Brytanią?

Amy: Tak, tak, było kilka naprawdę ekscytujących projektów na całym świecie, które to podchwyciły. Wiem więc, że rząd Nowej Zelandii używał jej całkiem sporo. Nie jestem pewien, na jakim etapie są w tej chwili, ale z pewnością widziałem ich wczesny system projektowania danych i naprawdę wykorzystali wiele naszych wskazówek i naszego kodu, naszych układów i innych rzeczy. Myślę, że rząd holenderski również wykorzystuje system projektowania GOV.UK przede wszystkim jako pierwszy dowód koncepcji. Australijski rząd zaczął od wszystkich naszych wytycznych dotyczących wkładu i dostosował je na podstawie swoich badań. Więc byliśmy w stanie przyjąć niektóre z tych rzeczy z powrotem. Tak, więc stało się to całkiem globalne. To jest ekscytujące.

Drew: Czy uwzględniłbyś fakt, że ludzie będą z niego korzystać przy podejmowaniu decyzji dotyczących następnego etapu rzeczy? Czy uwzględniłoby to w twoich decyzjach, że tak naprawdę twoi odbiorcy nagle nie są tylko rządem Wielkiej Brytanii, ale faktycznie mogą potencjalnie być publicznością na całym świecie?

Amy: To na pewno do rozważenia i myślę, że czasami zdecydowanie sprawiało to, że jako zespół byliśmy dość nerwowi z powodu pewnych rzeczy, które robiliśmy, ponieważ nasza publiczność i zakres tego nagle znacznie się powiększyły, gdy pomyśleliśmy o wszystkich różnych ludziach, którzy używali go. Ale osobiście uważam, że nie można się zbytnio wciągnąć w to, że głównie służymy rządowi Wielkiej Brytanii. Dlatego nie jest praktyczne rozważanie wszystkich potencjalnych odbiorców. Myślę, że to od zespołów zależy, czy zaadoptują to tak, jak muszą, dla swoich własnych użytkowników. Ale tak, zdecydowanie sprawia, że ​​​​myślisz dość ostrożnie o wyrzucaniu rzeczy, zanim zostaną one gotowe do przetestowania i takie tam.

Drew: Czy były jakieś inne niespodzianki w pracy nad tym systemem projektowania, inne niż fakt, że został on wtedy wzięty i użyty szerzej niż początkowo się spodziewałeś? Czy pojawiło się coś jeszcze i zaskoczyło Cię tym?

Amy: Jedną rzeczą, która zdecydowanie mnie wyróżniała, był zakres ludzi w naszej publiczności. A więc nie tylko wielkość widowni, ale także różnice w poziomie wiedzy ludzi, ich umiejętnościach, pewności siebie, różnych rodzajach wykonywanych prac i kontekstach, w których pracowali. Myślę, że jest tam zdecydowanie dużo wariacji. Myślę, że moje odczucie było takie, że miałem w głowie wizję projektanta front-end developera, kogoś, kto ma dużą wiedzę techniczną i właściwie jest to tylko jeden typ użytkownika. Jest wielu innych ludzi, takich jak projektanci treści i rzeczy niekoniecznie były dla nich oczekiwaną publicznością, ale okazały się kluczowymi użytkownikami.

Amy: Więc myślę, że tak, to zdecydowanie była dla mnie niespodzianka. Wtedy myślenie o tym, jak możemy zaspokoić wszystkie te osoby z tak szerokim zestawem potrzeb za pomocą systemu projektowania, było zdecydowanie sporym wyzwaniem. Tak, myślę, że to była prawdopodobnie moja największa niespodzianka. Potem myślę, że obok tego, jak wiele osób widziało, aby przyjąć go jako swój własny. Myślę więc, że po tym, jak dość szybko wystartowaliśmy, byłam naprawdę mile zaskoczona tym, jak wiele osób, które widziałem, by opowiadać się za tym w swoich własnych działach i zespołach, i ludzi, którzy próbują się do tego przyczynić, i ludzi, którzy skontaktują się z nami, aby zapytać, w jaki sposób mogliby dostosować go do własnych użytkowników. Czułem się naprawdę własnością społeczności od pierwszego dnia i niekoniecznie było to coś, czego się spodziewałem, ale coś, co było naprawdę dobre do zobaczenia.

Drew: Wydaje mi się, że duża część roli systemu projektowania polega na pewnym sposobie dokumentowania decyzji projektowych, które zostały podjęte, aby te decyzje mogły być następnie wdrażane, rozumiane i wykorzystywane przez ludzi. Sądzę więc, że system projektowania to tyle, ile cokolwiek, artefakt dokumentacji, czyż nie? To podejmowanie decyzji, które zostały podjęte i wyjaśnianie ich w taki sposób, aby ludzie mogli je ponownie wykorzystać. Jak podeszliście jako zespół, który projektuje system jako swego rodzaju artefakt dokumentacji? Jak udokumentowałeś to, co robiłeś?

Amy: Myślę więc, że chodziło o to, aby uzyskać jak najwięcej, aby uzyskać naprawdę jasny obraz tego, czego ludzie potrzebują z tej dokumentacji. Więc to wraca do tego punktu, o którym mówiłem, że jest to dość szeroka publiczność, ponieważ istnieje cały szereg różnych potrzeb, o których ludzie mówią o dokumentowaniu komponentu lub wzorca, jakby to było rodzaj pojedynczego zadania. Ale w rzeczywistości istnieje wiele różnych sposobów, na które możesz to zrobić i istnieje wiele różnych potrzeb, które musisz wziąć pod uwagę. Mamy więc ludzi, którzy na przykład po prostu powiedzieliby: „Och, chcę zobaczyć badania, które za tym stoją”. Dla niektórych oznacza to liczbę. Chcą wiedzieć, że jest używany w 20 różnych usługach, aby mogli powiedzieć swojemu menedżerowi produktu, że warto zainwestować czas i pieniądze we wdrożenie go w ich usłudze.

Amy: I dla nich chodzi tylko o uzyskanie tego opartego na dowodach poparcia dla decyzji, którą próbują przeforsować. Ale są też inni ludzie, którym naprawdę zależy na zrozumieniu badania i czy jest ono odpowiednie dla ich kontekstu i jakie dodatkowe badania mogą potrzebować wypełnić, aby wypełnić wszelkie luki, które zostały pominięte lub być może, z którymi mają do czynienia w ich wyjątkowej sytuacji. Więc myślę, że podejście polegało na próbie zrozumienia wszystkich tych różnych potrzeb i próbie uzyskania poczucia priorytetu wśród nich i zrozumieniu, w jaki sposób możemy zaspokoić wszystkie różne wymagania, które ludzie mieli z dokumentacji. To nie jest tylko jedna rzecz, która pasuje każdemu.

Amy: Zastanawianie się, jak zaspokoić wszystkie te potrzeby i naprawdę dobrze oznakować treść w taki sposób, aby ludzie mogli pominąć te fragmenty, które również nie były dla nich istotne. Ponieważ kiedy próbujesz obsłużyć tak szeroką publiczność, oczywiście dostarczasz całkiem dużo informacji. Więc upewnienie się, że jest naprawdę dobrze oznakowane i zorganizowane, było moim zdaniem kluczem do tego, co robiliśmy.

Drew: Czy mam rację, rozumiejąc, że różne departamenty w rządzie tak naprawdę nie są zmuszone do przyjęcia systemu projektowania? Właściwie trzeba im to skutecznie sprzedać i przekonać do tego?

Amy: Tak, więc to trochę skomplikowane. Tak więc w rządzie istnieje coś, co nazywa się standardem usług rządowych i jest to standard, który wszystkie usługi rządowe z pewną liczbą użytkowników muszą spełnić, aby uzyskać fundusze, a następnie przejść do wersji alfa, potem beta i żyć. Jeden z punktów o standardzie serwisowym ,wyjechałem trzy tygodnie temu i już mi odpadło z głowy jaki to numer, ale jeden z punktów standardu serwisowego, mówi o ponownym wykorzystaniu wzorców i komponentów i próbie ponownego wykorzystania tego, co jest już tam. Tak jakby pod tym punktem są zmuszeni do korzystania z tego, ale jest to luźne i zależy od tego, kto jest oceniającym. Nie jest to zbyt mocno nakazane. Wszyscy zawsze bylibyśmy zwolennikami robienia tego, co jest najlepsze w konkretnym kontekście, a nie tylko ponownego wykorzystywania wzorców po wyjęciu z pudełka, aby zaznaczyć punkt w ocenie usługi. Więc trudno to wymusić. Tak więc podejście było zawsze o wiele bardziej oparte na współpracy i zawsze polegało na budowaniu wsparcia i budowaniu poparcia dla systemu projektowania, a nie wpychaniu go ludziom do gardeł.

Drew: Myślę, że jednym ze sposobów, w jaki udało ci się to zrobić, jest zachęcanie do wkładu. Czy to prawda?

Amy: Tak, zdecydowanie. Dlatego jestem wielkim fanem wkładu w projektowanie systemów. Myślę, że to jest coś, co jest naprawdę interesujące i tak, z pewnością w zespole wykonaliśmy dużo pracy, aby umożliwić wniesienie wkładu do systemu projektowania GOV.UK. Jedną z prawdziwych korzyści, jakie z tego widzieliśmy, było zwiększenie liczby zwolenników systemu projektowania. Więc kiedy ktoś wnosi do tego swój wkład, a on czuje, że jest bardziej zainwestowany w to i w to, co otrzymaliśmy, wtedy ci ludzie wychodzą do swoich zespołów i stają się naszymi najlepszymi sprzedawcami, prawie dlatego, że czuliby się tak, jakby mieli mały kawałek i mieli coś do pokazania ludziom, a następnie zachęciliby więcej ludzi do wniesienia wkładu. Więc ten efekt jest dość wykładniczy. Tak. Dlatego włożyliśmy wiele wysiłku, aby było to możliwe.

Drew: Jakie rzeczy zrobiłeś, aby zachęcić do wkładu?

Amy: Zaczęliśmy bardzo wcześnie. Tak więc na długo przed stworzeniem publicznego systemu projektowania zaczęliśmy kontaktować się z ludźmi, którzy, jak sądziliśmy, byliby zainteresowanymi współpracownikami. Powinienem tutaj wspomnieć, że mieliśmy w zespole genialnego projektanta usług. Dołączyła do nas, w tej chwili nie zamierzam podawać prawidłowych dat, ale myślę, że pracowała z nami przez cały rok 2018 i ma na imię Ignatia i po prostu wykonała fantastyczną robotę, obchodząc i angażowanie ludzi. Więc jedną z rzeczy, które zrobiła, było zidentyfikowanie wszystkich różnych wzorców w rządzie i wszystkich różnych odmian tych wzorców. Więc wychodzę i mówię: OK, jest 10 różnych sposobów, by poprosić o adres w rządzie. Przyjrzyjmy się im wszystkim razem i zdecydujmy, które według nas jest najbardziej odpowiednie.

Amy: Jak możemy je połączyć w jedno? Prowadziła duże warsztaty, aby zachęcić ludzi do patrzenia na to i robienia tego rodzaju konsolidacji jako zespół. Myślę, że zdecydowanie jej podejście do budowania współpracy, zanim wydaliśmy cokolwiek publicznie, naprawdę pomogło w tym, ponieważ oznaczało to, że ludzie już mają tego rodzaju świadomość i wiele osób już przyczyniło się do tego w taki czy inny sposób, zanim my faktycznie wziął to do wiadomości publicznej. Więc postaw nas kilka kroków do przodu. Więc myślę, że to było naprawdę ważne. I po prostu wytrwałość, jak dużo wytrwałości całego zespołu w pomaganiu ludziom w przyczynianiu się. Myślę, że jest taki pomysł, że jeśli zachęcisz ludzi do wniesienia wkładu w system projektowania, to jest to całkiem fajna sprawa, bo możesz po prostu sprawić, by ludzie wykonali całą pracę za ciebie.

Amy: A ty po prostu siedzisz i robisz poprawki kodu poziomu, a wszyscy faktycznie dają ci wszystkie dobre rzeczy. Ale tak naprawdę, jak wie każdy, kto pracował nad systemem projektowania, jest to niewiarygodnie złożone. Bardzo trudno jest stworzyć scentralizowane rozwiązanie, które działa dla wielu różnych zespołów i tak naprawdę, jeśli nie pracowałeś nad systemem projektowania, nie jest rozsądne oczekiwać, że ktokolwiek naprawdę zrozumie, co to oznacza. Więc jest dużo trzymania za rękę. Jest dużo pracy związanej ze wspieraniem współtwórców, myślę, że powiedziałem to wcześniej, ale myślę, że pomaganie komuś we wniesieniu wkładu do systemu projektowania zajmuje więcej czasu niż zrobienie tego samemu w scentralizowanym zespole . Ale myślę, że uznając wartość, jaką to niesie, i wytrwale w swoich wysiłkach, aby uświadomić ludziom swój wkład i pomóc im to zrobić, pomóż im poczuć motywację do tego. Myślę, że ta wytrwałość była naprawdę kluczem do naszego sukcesu w tej dziedzinie.

Drew: A mówiąc praktycznie o zarządzaniu tymi wkładami społeczności, czy były jakieś narzędzia lub procesy lub cokolwiek, co pomogło w tym?

Amy: Tak, więc powiedziałbym, że mieliśmy dość surowy proces. Ścisłe, o ile może, surowe jest złym słowem, wyczerpujące jest prawdopodobnie lepszym słowem. Więc tak, mamy zestaw kryteriów wkładu, które są w systemie projektowania. Więc wszystko jest tak otwarte, jak to tylko możliwe, aby ludzie wiedzieli, czego się spodziewać. Jest więc zestaw kryteriów, które opracowaliśmy z różnymi ludźmi ze społeczności rządowej spoza naszego zespołu, więc znowu, jak próba zaangażowania ludzi w tworzenie tych procesów, myślę, że jest to naprawdę ważne. Tak więc istnieje zestaw kryteriów, które muszą spełniać wszystkie elementy systemu projektowania i aby upewnić się, że jesteśmy dość bezstronni i uczciwi w podejmowaniu decyzji o tym, czy rzeczy spełniają te kryteria, czy nie, zwerbowaliśmy wsparcie grupy roboczej, która była panelem przedstawicieli wszystkich rządów. Wszyscy z różnych działów i różnych dyscyplin oraz osób o różnym stażu pracy.

Amy: Więc każdy miałby nieco inne spojrzenie na wkład, a my spotykaliśmy się z nimi raz w miesiącu i prosiliśmy o przejrzenie nowych wkładów i podjęcie decyzji, czy spełnili kryteria. Więc tak, był to rodzaj procesu zaprojektowanego, aby spróbować zdemokratyzować projekt systemu projektowania, jak sądzę, i uczynić go reprezentatywnym i upewnić się, że nie tylko nasz zespół siedzi pośrodku i podejmuje wszystkie decyzje, nie rozumiejąc, w jaki sposób wpłynęłoby to na zespoły używające tych rzeczy.

Amy: Tak, to był nasz rodzaj procesu. Jeszcze jeden post, o którym powinienem wspomnieć, to zaległości społeczności na GitHub, z których każdy może skorzystać. Nie musisz pracować w rządzie, żeby to zobaczyć. Jest dostępny z systemu projektowania i jest to w zasadzie miejsce, w którym staramy się przechowywać wszystkie badania, wszystkie eksperymentalne rzeczy i przykłady, które wchodzą w skład ich komponentów i wzorców w systemie projektowania. Więc znowu, chodzi o dążenie do przejrzystości i pracy na otwartej przestrzeni tak bardzo, jak to możliwe, aby ludzie mogli mieć głos i mogli wpływać na rzeczy, zanim zostaną one faktycznie opublikowane.

Drew: A czy uważasz, że ten proces zadziałał dobrze? Gdybyś ponownie podjął tę samą rzecz, czy myślisz, że zastosowałbyś podobny proces, czy jest coś, co nie działało?

Amy: Myślę, że zastosowałabym podobny proces, ale być może z nieco innymi oczekiwaniami. Powiedziałbym, że może trochę bardziej realistyczne oczekiwania i to, co powiedziałem o tym, jak uważamy, że wkład ułatwi i przyśpieszy sprawę. Byłem na pewno w tym obozie. Myślę, że myślałem, że na początku nastąpi gwałtowny wzrost pracy, aby ludzie oswoili się z wkładem, a potem z czasem będziemy mogli mieć więcej rąk do pracy, a ludzie po prostu to zrozumieją i będzie dobrze. Ale tak naprawdę to nigdy się nie zmaterializowało. Zawsze było dużo pracy związanej z pomaganiem ludziom we współudziale i jak mówię, myślę, że można się tego spodziewać. Nie sądzę, że naprawdę można od tego uciec, ale nadal uważam, że jest to cenne.

Amy: Nadal uważam, że warto zainwestować ten czas, ale być może nie w myśl, że przyspieszysz lub że będziesz w stanie szybciej lub bardziej skalować swój wkład. Więc tak, myślę, że proces zadziałał dobrze. Myślę, że musi być dostosowany do różnych organizacji, więc zabawnie zaczynam nową rolę w poniedziałek, pracuję nad innym systemem projektowania i nie oczekuję, że będę w stanie podnieść ten proces i po prostu się przenieść to tam. Myślę, że wszystko musi być dostosowane do organizacji i kontekstu, z którym masz do czynienia, ale na pewno są elementy, które chciałbym spróbować przenieść. Ale tak, myślę, że z nieco złagodzonymi oczekiwaniami.

Drew: Rozmawiałem kilka odcinków temu z Haydenem Pickeringiem o projektowaniu komponentów, szczególnie w ramach systemu projektowania, aby były dostępne. To jest coś, z czym masz też spore doświadczenie, jak sądzę. Oczywiście dostępność jest bardzo, naprawdę kluczowa podczas pracy w rządowym systemie projektowania, ale wielu z nas twierdzi, że jest bardzo, bardzo ważne, gdziekolwiek pracujesz. Czy uważasz, że systemy projektowe odgrywają rolę w dostępności projektu lub realizacji projektu?

Amy: Tatiana Mack ma świetną przemowę o budowaniu inkluzywnych systemów projektowania, która dotyka tego, a to miało dla mnie duży wpływ, a ona mówi o rodzaju efektu mnożenia systemów projektowania. Tak więc dzięki systemom projektowania mówimy ludziom, jak wygląda dobro i dajemy ludziom szybkie sposoby na wdrożenie tego, co mówimy ludziom o najlepszych praktykach. Więc to może działać w obie strony. To może działać naprawdę dobrze, jeśli zapewnisz ludziom dobry projekt i dobry, dostępny projekt, wtedy masz potencjał, by pomnożyć ten dostępny projekt i sprawić, by rzeczy były domyślnie bardziej dostępne i bardziej inkluzywne.

Amy: Jeśli podejmujesz decyzje, które wykluczają ludzi z systemu projektowania, w tej scentralizowanej przestrzeni, która staje się punktem wyjścia dla osób projektujących usługi, to naprawdę masz potencjał do rozpowszechniania tego wykluczającego projektu. Dlatego zdecydowanie uważam, że systemy projektowania odgrywają rolę w promowaniu i pomnażaniu dostępności. Ale myślę, że wszystko zaczyna się od intencji zespołów pracujących i wykorzystujących system projektowania, aby tak się stało. Przypuszczam, że system projektowania jest po prostu rodzajem pojazdu, a intencja musi być dostępna, aby rzeczy były dostępne.

Drew: Jedną z rzeczy, która zawsze mnie fascynuje, szczególnie w przypadku systemów projektowania, które mają tak dużą i zróżnicowaną publiczność, jak system projektowania GFI UK, jest proces mnożenia się zmian w całym systemie. Więc jeśli na przykład znajdziesz ulepszenie dostępności, które możesz wprowadzić w określonym wzorcu i dokonasz go w systemie projektowania, w jaki sposób zapewnisz, że zostanie ono rozpowszechnione wśród tak szerokiego grona odbiorców? Czy masz z tym jakieś doświadczenie?

Amy: Tak. Więc znowu, myślę, że jesteśmy w zespole projektowym GOV.UL, wiele uwagi poświęciliśmy temu, jak to będzie działać. Muszę być szczery, wiele z tego ma związek z tym, jak jest to technicznie zaimplementowane i zdecydowanie nie jestem odpowiednią osobą, aby tak dużo mówić o technicznym aspekcie zespołu. Uważam, że są dwa obozy z systemami projektowania i jest taki obóz, który jest tak, jakbyśmy jak najszybciej wyrzucili tam rzeczy. Po prostu otwórzmy to tak szybko, jak to możliwe, a to zatrzyma powielanie wysiłków i powielanie wysiłków, a następnie będziemy mogli powtarzać to w miarę postępów. Potem myślę, że jest trochę wolniejszy obóz, w którym myślę, że jestem, co sprzyja powstrzymywaniu się od wydawania rzeczy, dopóki nie będziesz miał do tego pewnego poziomu pewności.

Amy: I myślę, że to bardzo ważne, ponieważ ogólnie uważam, że jeśli projektujesz produkty i usługi, to zaczynasz od rzeczy minimalnych, a potem powtarzasz w miarę postępów, myślę, że działa świetnie, ale myślę, że kiedy coś budujesz centralny, który jest przeznaczony dla wielu osób do ponownego użycia i udostępnienia wielu różnym odbiorcom, bardzo szybko kontrolujesz przedmiot i sposób, w jaki jest używany. Myślę więc, że posiadanie pewnej dozy zaufania do czegoś przed wydaniem tego i posiadanie pewnego rodzaju procesu zapewniania bezpieczeństwa, oznacza to, że masz pewność, że jest to dostępne, zanim zostanie wydane, jest całkiem kluczowe, a potem mam nadzieję, że sprawa jest nieco bardziej stabilna i myślę, że jest to bardzo ważne dla zaufania. Myślę, że zaufanie jest dość ważne, gdy mówimy o wprowadzaniu zmian w systemach projektowych, ponieważ jeśli wprowadzamy zmiany przez cały czas, to czyni to system dość niestabilnym w użyciu i myślę, że to niszczy zaufanie, a ludzie są tak bardzo prawdopodobne, że zainstaluje aktualizacje i inne rzeczy.

Amy: Podczas gdy myślę, że jeśli możesz pokazać, że bierzesz pod uwagę to, co publikujesz, i wprowadzasz zmiany tylko wtedy, gdy jest to konieczne, to masz dobrą wolę i wtedy ludzie są bardziej chętni do wprowadzania aktualizacji i innych rzeczy, które myślę. Ale tak, to znaczy wiem, że dużo pracy włożono w upewnienie się, że proces aktualizacji przebiegał w miarę płynnie i łatwo w systemie projektowania GPV.UK. Myślę, że po prostu nie jestem odpowiednią osobą, żeby o tym mówić.

Drew: Rozmawialiśmy więc krótko o dokumentacji. Gdybym chciał udokumentować system projektowania i gdybym chciał wykonać naprawdę dobrą robotę, czy jest coś, co radziłbyś mi zrobić, aby upewnić się, że dobrze dokumentuję?

Amy: Nigdy nie wydaje mi się, że można tu po prostu wygłosić ogólne oświadczenie, ponieważ naprawdę musi to zadowolić konkretną publiczność, z którą masz do czynienia. Moją rzeczą jest, aby zawsze starać się być trochę bardziej inkluzywnym, niż myślisz, że powinieneś. Więc jeśli myślisz o tym, zwłaszcza w mniejszej organizacji, która może się rozwijać, myślę, że musisz być tak ostrożny, jak twoi przyszli odbiorcy i potencjalni odbiorcy, jak obecni odbiorcy. Więc jeśli masz małą organizację i masz 10 programistów front-end i wszyscy oni znają ten sam rodzaj rzeczy i są w stanie rozmawiać ze sobą i komunikować się dość swobodnie, twoja dokumentacja może nie być tak obszerna jak w ramach większej organizacji.

Amy: Ale myślę, że aby pomóc skalować system projektowania i upewnić się, że jest on do tego przystosowany, musisz pomyśleć o tym, kto może dołączyć do organizacji w przyszłości, a kogo potrzebujesz, aby pozostawić otwarte drzwi dla? Komu musisz wyjaśnić sprawę? Dlatego myślę, że zawsze staraj się być trochę jaśniejszy, niż czujesz, że musisz być w danym momencie. Myślę, że testowanie dokumentacji jest bardzo przydatne, więc jest wiele różnych sposobów testowania treści i dokumentacji i myślę, że naprawdę ważne jest, aby wyjść i upewnić się, że ma to sens dla innych ludzi. Myślę, że Caroline Darret zawsze mówi, że jeśli rozumiesz to wystarczająco dobrze, by wiedzieć, że to prawda, to wiesz zbyt dużo, by powiedzieć, że to jasne.

Amy: Czy powiedziałam to poprawnie? Jeśli znasz to wystarczająco dobrze, aby wiedzieć, że jest poprawne, to wiesz to zbyt dobrze, aby powiedzieć, że to jasne, myślę, że tak lepiej. I naprawdę się z tym zgadzam. Myślę, że aby napisać dobrą dokumentację, musisz mieć całkiem dobrą wiedzę merytoryczną, albo musisz, albo w końcu rozwijasz tę wiedzę z biegiem czasu i poprzez proces jej pisania. Zanim zdobędziesz wiedzę na dany temat, naprawdę trudno jest ocenić, czy przekazałeś ją w sposób, który jest jasny dla kogoś, kto tego nie robi. Więc wyjście i przetestowanie go z ludźmi, którzy nie znają tematu tak jak ty, i nakłonienie ich do wypróbowania go w praktycznym zadaniu, jest moim zdaniem naprawdę ważne. Tak, to jest moja rzecz numer jeden. Nauczysz się o wiele więcej, prezentując to ludziom, niż nauczysz się, czytając i patrząc na to, co inni ludzie zrobili, myślę.

Drew: A robiąc to, oczywiście otrzymasz informację zwrotną na temat tej dokumentacji. Czy masz jakieś sugestie, jak podszedłbyś do naprawy rzeczy na podstawie tych informacji zwrotnych? Is there anything specific that you'd be looking for in the feedback to understand how well your documentation had worked?

Amy: Yeah, I mean there's a few things I think to watch out for. I think it's is really important to separate preferences and people perhaps not liking the documentation from people actually not being able to use it. So I think any task-based testing with documentation is better because it might be that actually somebody complains their way through an entire guide but they still complete the task that you've set them. That's not to say that that doesn't matter. If they wanted to do the thing but they actually hated the process, then you of course need to take that into consideration. But I think that some people and I'm probably one of them just can't help themselves and will start, especially if it's a content designer, I think we can't kind of ever quite put that content design mentality aside.

Amy: So I definitely have a tendency to start live editing stuff if I'm supposed to be participating as research candidate on it. So I think yeah, separating preference from actual kind of usability and blockers is quite important. I think that making sure that your really interrogating the need to make changes and to update things. I think sometimes if somebody is particularly engaged with a design system, depending on the sort of person they are, they can be quite vocal about how they think it could be better or how they think that how they would've done it perhaps or how it could be clearer. I think it can be quite, especially if you're sort of trying to build Goodwill and you're in that early stage with the design system, it can be quite tempting to just immediately respond to that feedback and do what they say or try and make it clearer.

Amy: But then you can end up building it too far in the direction of the loud minority and I think actually really saying like how many people have got this problem? What evidence do we have that this isn't working for people? And does that warrant a kind of update? I think yeah, trying to resist the temptation to respond to every comment and bit of criticism that you receive is quite important too, yeah.

Drew: I suppose I'm a common theme here with design systems that enable consistent design and give you a reusable resource in your design and about accepting contributions that make those designs stronger and implementing accessible design choices and documenting your design to make it easy to access and use. It really all comes back to sort of inclusion, would you say that was fair that including people as much as possible?

Amy: Definitely. Tak. I mean I think that a good design system is a representative design system and I don't think it's possible to achieve representation by acting on people's behalf. I think you really need to try and involve people in the process as much as possible. I think often for people working on design systems and certainly it was the case for us at the GOV.UK design system, you tend to be one step removed from your organizations end users. So if you think for the GOV.UK design system, the people that the design system is ultimately there to serve are members of the public and citizens and people using government services. But we in our team, we're really working directly with those people. Most of the time our direct users are people working in the civil service. So making sure that you've got really strong feedback loops between your direct users and then their users to ensure that it's representative I think is really important and I think that's where inclusion comes in and yeah, I completely agree. I think it's a really central thing, like I can't imagine how you could build a successful design system without a focus on that.

Drew: Is there anything else that you'd like to share with us about your work on the GOV.UK design system?

Amy: I think my sort of main takeaway from working on it is that, I hate using the word physical when I'm talking about anything on the web, but the the visual representation of a design system I think can end up being the thing that we all get really fixated on. We look at how it's coded and we look at how it's organized and what it looks like and how it's documented and what the design is. I think that obviously that stuff is really important. I think that it's the thing that you can look at and show people and share. So it's easy to see why we get fixated on that. But I really think that the most important factor of it is the people. I think that having inclusive processes and making sure that you're kind of fostering safe discussion spaces and that you're giving people an opportunity to get involved in the work and to participate and feel motivated to help you with it and to feel this sense of ownership over it.

Amy: I think all of that stuff is really important and all of that stuff really happens outside of the code and outside of the documentation. So yeah, I think my key takeaway from working on the GOV.UK design system is how much of it is really just people work and not really anything to do with guidance and code.

Drew: Here's at Smashing we're all about learning. So what have you been learning lately?

Amy: Lately I've been learning a lot about productivity and focus. I think definitely towards the end of last year I became aware that I was really plate spinning and luckily I don't think I smashed any of those plates but I found myself kind of working quite chaotically and moving around lots of different projects and saying yes to everything. So this year is the year that I want to really improve my focus. So I'm trying to learn a little bit about mindfulness and organization and how to say no to things strategically so that I don't get overwhelmed and too distracted. I've started bullet journaling so I've really become the full 2020 cliche at this point. So that's what I'm learning at the moment.

Drew: If you dear listener, would like to hear more from Amy, you can follow her on Twitter where she's @Amy_Hupe or find her on the web at amyhupe.co.uk. Thanks for joining us today. Amy, do you have any parting words for us?

Amy: Stay cool. Co? Why did I say that? Just came out, it just came out.