Jak radzić sobie z pełzaniem zakresu w projektowaniu stron internetowych?

Czy kiedykolwiek poświęciłeś swój czas i energię na projekt tylko po to, by odkryć, że Twoje obowiązki wykraczają daleko poza początkowe wymagania? „Nie na to się zapisałem” — myślisz sobie. „Gdybym tylko wiedział, w co się pakuję”.

Doświadczyłeś pełzania zakresu i niezależnie od tego, czy natrafisz na to w życiu osobistym, czy zawodowym, wszyscy padniemy jego ofiarą w takim czy innym czasie.

Pozostawiony bez nadzoru, pełzanie zakresu w projektowaniu stron internetowych, jak w każdej firmie, powoduje stres oraz kosztuje czas i pieniądze. Rozwiązanie? Dowiedz się, jak natychmiast identyfikować potencjalne sytuacje pełzania zakresu i reagować na nie. Poprawisz komunikację z klientami, utrzymasz projekty w zakresie projektowania stron internetowych, a także możesz zmienić potencjalny problem z zarządzaniem projektami w nową okazję biznesową.

Co to jest pełzanie zakresu?

Scope creep to termin dotyczący zarządzania projektami, który ma zastosowanie do niemal każdego przedsięwzięcia w pracy lub życiu. Wynika to, gdy skala projektu przekracza lub przekracza granice jego pierwotnych celów i zadań. Ma kilka aliasów, w tym pełzanie misji i pełzanie wymagań.

Charakterystyka Scope Creep w projektowaniu stron internetowych

Scope creep przybiera wiele różnych postaci w zależności od charakteru Twojej firmy i projektów. W przypadku projektantów stron internetowych klienci często chcą dodać dodatkowe funkcje do swoich pierwotnych żądań, gdy dowiadują się o nich od kolegów lub gdy odwiedzają inne witryny. Niektóre z typowych form pełzania zakresu obejmują:

• Świeże obrazy przy każdej wizycie w witrynie
• Nieograniczone pokazy slajdów z obrazami
• Liczniki stron
• Kopia internetowa i treść
• Dodatkowe Strony
• Usługi blogowe
• Konfiguracja i zarządzanie kontem w mediach społecznościowych
• Aktualizacje okresowe
• Usługi SEO

Są to rzeczy, które wielu klientów może zakładać, że są uwzględniane w projektowaniu lub przeprojektowaniu strony internetowej. Chociaż te funkcje i usługi z pewnością mogą być oferowane Twoim klientom, zachowaj ostrożność, dodając je od niechcenia w miarę postępu projektu.

Zamiast tego zidentyfikuj każdego z nich we wczesnych rozmowach z klientami. Jeśli chcą, aby te usługi zostały uwzględnione, dodaj je do umowy lub umowy projektowej.

Bądź bardzo konkretny; jeśli oferujesz okresowe aktualizacje witryny, jak często jest to „okresowe”? Co najważniejsze, wymień je jako osobne pozycje w wycenie i pobierz za nie opłatę.

Powoduje

Chociaż pełzanie zakresu może przybierać różne formy w zależności od firmy i projektu, te trzy przyczyny pełzania zakresu są wspólne dla wszystkich firm i branż, w tym projektowania stron internetowych.

1. Słaba komunikacja między projektantem a klientem . Klient może nie być w stanie jasno powiedzieć Ci, czego chce, ponieważ po prostu nie rozumie, co możesz dla niego zrobić. Użyj pytań sondujących, aby określić priorytety i cele dla swojej witryny, jaki jest ich budżet i kiedy chcą, aby został ukończony. Pomóż im to rozgryźć, pokazując im swoje portfolio (lub przynajmniej kilka innych zaprojektowanych przez siebie witryn), dostarczając im zakres stawek i dając im wyobrażenie, ile czasu zajmie ukończenie prostego lub bardziej skomplikowanego projektu strony internetowej .
2. Brak organizacji w trakcie realizacji projektu . Pełzanie zakresu może spotęgować zdezorganizowany projekt projektowania stron internetowych, ponieważ pochłania dodatkowy czas i zasoby. Dokładna wiedza o tym, co ma zostać wykonane, przez kogo i kiedy, pozwala projektantom i klientom na bieżąco.
3. Brak szczegółowej umowy lub umowy . Jeśli nic nie zostało określone i uzgodnione w pisemnej umowie lub umowie, klientowi znacznie łatwiej jest wprowadzić kilka dodatkowych wymagań projektowych. O wiele łatwiej jest Ci komunikować opłaty za dodatkową pracę, jeśli możesz wskazać, że praca wykracza poza uzgodnione rezultaty.

Wpływ pełzania zakresu na projekty stron internetowych

Pełzanie zakresu ma wiele negatywnych skutków. Zwiększone obciążenie pracą może prowadzić do stresu dla zespołu projektowego i obniżenia jakości pracy.

Dodatkowa praca albo odciąga Cię od pracy dla innych klientów, albo zmusza do płacenia wynagrodzenia podwykonawcy za wykonanie dodatkowych zadań. W niektórych przypadkach oznacza to powrót, aby wprowadzić zmiany do już zakończonej pracy.

O ile nie zajmie się nim projektant, pełzanie zakresu oznacza spędzanie więcej czasu na wykonywaniu większej ilości pracy, ale nie zarabianie większych pieniędzy, a tym samym zmniejszanie zysków.

Trudniej jest również dotrzymać terminów projektu, a dodatkowy stres może prowadzić do napiętych relacji z klientami oraz między członkami zespołu programistycznego i projektowego. W najgorszym przypadku pełzanie zakresu skutkuje nieukończeniem i niepowodzeniem projektu.

Jak uniknąć pełzania zakresu?

Przejrzysta komunikacja, organizacja i planowanie na każdym etapie projektu może znacznie zmniejszyć negatywny wpływ rozszerzania zakresu na następny projekt projektowania stron internetowych.

• Ustal jasne oczekiwania z klientem jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Oczekiwania dotyczące rezultatów, terminów i ustaleń finansowych powinny być jasno określone przed rozpoczęciem pracy.
• Zdobądź to na piśmie w formalnej umowie lub umowie projektowej. Podaj tutaj jak najwięcej szczegółów. Elementy mogą obejmować projekt, rozwój, liczbę stron, liczbę poprawek oraz wszelkie kopie internetowe lub prace graficzne.
• Określ i uzgodnij konkretną datę zakończenia projektu. Jest to niezwykle ważne, ponieważ możesz do niego wrócić, jeśli Twój klient chce dodać więcej do projektu, szczególnie jeśli ma napięty harmonogram i reklamuje datę uruchomienia nowej firmy lub przeprojektowanej witryny.
• Zdefiniuj, przypisz i zaplanuj rezultaty. Użyj wykresu PERT lub struktury podziału pracy. Marynarka Wojenna Stanów Zjednoczonych pierwotnie stworzyła mapy PERT w latach 50. XX wieku, aby zająć się organizacją projektów na dużą skalę. Format wykresu WBS zapewnia ogólny przegląd zadań projektu i elementów dostarczanych. Są przydatne w tworzeniu wizualnych reprezentacji projektu projektowania stron internetowych i pomagają zidentyfikować każde zadanie do wykonania.
• Ustaw limit pełzania zakresu. Zaplanuj kilka dodatków, które wkradną się do Twojego projektu i uwzględnij je w swoim budżecie i harmonogramie. Zwróć jednak szczególną uwagę, ponieważ często jest to zbiór małych próśb od klientów zajmujących się projektowaniem stron internetowych, które mogą przyczynić się do bolesnego pełzania zakresu.

Pełzanie zakresu czy szansa biznesowa?

Pełzanie zakresu nie zawsze jest złą rzeczą. Poszerzenie zakresu projektu oznacza więcej pracy, ale może też oznaczać kolejną szansę biznesową. Ponownie komunikuj się jasno ze swoim klientem. Poinformuj ich, czy możesz spełnić ich prośby i jak ich spełnienie wpłynie na budżet i termin realizacji projektu.

Powiedz coś w stylu „Brzmi interesująco. Chętnie pomogę. Teraz, jeśli możesz podać mi więcej szczegółów, z przyjemnością opracuję poprawiony budżet i harmonogram”.

Nie zapomnij uwzględnić wpływu, jaki ta nowa praca będzie miała na innych klientów i projekty, szczególnie jeśli prowadzisz mały sklep projektowy.

Poświęć trochę czasu na ocenę swojego ostatniego projektu. Czy Twój klient miał prośby, które po prostu wypełniłeś w ramach pierwotnej umowy?

Jeśli tak, jaki wpłynęło to na termin realizacji projektu i Twój zysk? Gdy zaznajomisz się z identyfikacją typowych scenariuszy rozszerzania zakresu, łatwiej będzie nimi zarządzać, przekształcać je w możliwości biznesowe lub całkowicie ich unikać.

Możesz także sprawdzić inne powody niepowodzenia projektów.