Wykres RACI: co to jest, jak tworzyć, jak wdrażać, czego unikać

Czy kiedykolwiek pracowałeś nad projektem z niejasnymi rolami i obowiązkami, co powodowało zamieszanie i opóźnienia? Wiele zespołów zmaga się z określeniem, kto jest za co odpowiedzialny, co prowadzi do nieefektywności.

Na szczęście istnieje rozwiązanie: RACI.

RACI to proste i wydajne narzędzie, które pomaga zespołom określić role i obowiązki w określonych projektach. Korzystając z RACI, zespoły mogą usprawnić komunikację, usprawnić współpracę i osiągnąć lepsze wyniki projektu.

Według ostatnich badań 80% firm ma problemy z podejmowaniem decyzji. Tutaj z pomocą przychodzi RACI.

Jeśli chcesz zrozumieć, czym jest RACI w zarządzaniu projektami i jak można go efektywnie wykorzystać, czytaj dalej.

Co to jest macierz RACI?

Wykres RACI, znany również jako macierz przypisania odpowiedzialności (RAM), ilustruje role i obowiązki członków zespołu w odniesieniu do określonych zadań lub projektów. Akronim RACI oznacza Odpowiedzialny, Odpowiedzialny, Konsultowany i Informowany, które są czterema kluczowymi rolami przypisanymi do osób zaangażowanych w projekt. Pomaga to upewnić się, że wszyscy w zespole rozumieją swoją rolę i obowiązki, co może poprawić komunikację, współpracę i wyniki projektu.

• Odpowiedzialny (R): Osoba lub osoby odpowiedzialne za wykonanie elementów dostarczanych.
• Odpowiedzialny (A): Osoba ostatecznie odpowiedzialna za powodzenie lub porażkę rezultatów.
• Konsultowane (C): Osoby, z którymi należy się konsultować w celu uzyskania wkładu lub informacji zwrotnej na temat rezultatów.
• Poinformowany (I): Osoby, które muszą być stale informowane o postępach lub zmianach związanych z rezultatem.

Jak utworzyć wykres RACI?

Omówmy krok po kroku proces tworzenia wykresu RACI, który pomoże Ci usprawnić pracę –

Krok 1 – Zidentyfikuj członków zespołu

Zidentyfikuj członków zespołu, którzy będą zaangażowani w realizację projektu. Może to obejmować osoby z różnych działów lub funkcji w organizacji. Na przykład kierownicy projektów, inżynierowie oprogramowania, sponsorzy wykonawczy itp.

Krok 2 – Zrozum projekt i kamienie milowe, które należy osiągnąć

Utwórz listę wszystkich zadań lub elementów dostarczanych, które należy wykonać w ramach projektu. Ta lista powinna być jak najbardziej wyczerpująca, aby zapewnić uwzględnienie wszystkich obowiązków.

Krok 3 – Utwórz rzędy RACI i przypisz zadania

Określ, który członek zespołu będzie odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany lub informowany o każdy element dostarczany. Przypisz role do projektu, takie jak projektowanie stron internetowych, zatwierdzanie klientów, testowanie i inne.

Krok 4 – Utwórz wizualną reprezentację wykresu RACI

Użyj arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel lub Arkusze Google, aby utworzyć tabelę z zadaniami po lewej stronie i członkami zespołu u góry. Następnie przypisz odpowiednie role RACI do każdej komórki w tabeli.

Krok 5 – Przedyskutuj i przejrzyj

Po utworzeniu wstępnego wykresu RACI przejrzyj go wraz z członkami zespołu zaangażowanymi w projekt, aby upewnić się, że wszyscy zgadzają się z przypisanymi im rolami i obowiązkami. Dokonaj niezbędnych korekt w oparciu o informacje zwrotne dotyczące planu projektu.

Czego unikać podczas pracy z wykresem RACI?

Utworzenie wykresu RACI pomaga usprawnić ten proces. Jednak pewnych rzeczy należy unikać –

Nadmierne komplikowanie wykresu

Ważne jest, aby wykres RACI był prosty i łatwy do zrozumienia. Unikaj dodawania zbędnych poziomów szczegółowości lub przypisywania zbyt wielu ról do jednego zadania, ponieważ może to prowadzić do zamieszania i zmniejszenia użyteczności wykresu.

Przypisywanie wielu osób jako odpowiedzialnych

Tylko jedna osoba powinna być odpowiedzialna za każdy obowiązek lub dostawę na wykresie RACI. Przypisywanie wielu osób jako odpowiedzialnych może prowadzić do zamieszania i braku odpowiedzialności.

Ucz siękursów analityki biznesowejonline z najlepszych uniwersytetów na świecie.Zdobądź tytuł Masters, Executive PG Programmer Certification lub Global Master Certification, aby przyspieszyć swoją karierę.

Nie udało się zaktualizować wykresu

Wykres RACI powinien być regularnie aktualizowany, aby odzwierciedlić zmiany w projekcie, składzie zespołu i innych czynnikach. Brak aktualizacji wykresu może prowadzić do nieaktualnych informacji i zamieszania w zakresie ról i obowiązków.

Przypisywanie zbyt wielu osób do ról konsultowanych lub poinformowanych

Chociaż ważne jest, aby interesariusze byli poinformowani i zaangażowani w projekt, przypisanie zbyt wielu osób do ról konsultowanych lub poinformowanych może prowadzić do niepotrzebnych opóźnień i wyzwań komunikacyjnych.

Używanie wykresu RACI jako substytutu komunikacji

Wykres RACI powinien być używany jako narzędzie wspierające komunikację i współpracę między członkami zespołu, a nie substytut bezpośredniej komunikacji. Ważna jest otwarta i ciągła komunikacja na temat ról i obowiązków w całym projekcie.

Sprawdź naszebezpłatne kursy związane z podnoszeniem umiejętności.

Jak wdrożyć wykres RACI?

E-maile nie są jedynym ani najskuteczniejszym sposobem wdrażania RACI. Oto kilka kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę –

Dokument powinien zostać przeanalizowany

Wszyscy członkowie zespołu i interesariusze powinni wziąć udział w spotkaniu na wczesnym etapie harmonogramu projektu, aby przeanalizować krytyczne dokumenty; w idealnym przypadku spotkanie to powinno odbyć się w momencie rozpoczęcia projektu.

Otrzymać odpowiedź

Wyślij artykuł do wszystkich uczestników jako materiał do przeczytania i poproś o opinie. Otrzymując tak wczesne dane wejściowe, większość zmian można wprowadzić przed spotkaniem, umożliwiając bezproblemową prezentację ostatecznego RACI.

Zapoznaj się z naszymi programami analizy biznesowej z najlepszych uniwersytetów na świecie

Przejrzyj zadania

Przejrzyj obowiązki każdego członka zespołu. Nie spiesz się z tą recenzją; zamiast tego poświęć wystarczająco dużo czasu na ten kluczowy element na początku projektu.

Badanie zalet wdrożenia wykresu RACI

RACI ma wiele zalet

Wyjaśnienie ról i obowiązków

Wykres RACI jasno określa, kto jest odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i informowany dla każdego zadania lub dostawy, co pomaga uniknąć nieporozumień, ogranicza nieporozumienia i zapewnia, że ​​każdy zna swoją rolę w projekcie.

Poprawia komunikację i współpracę

Wykres RACI promuje komunikację i współpracę poprzez jasne zrozumienie, kto iw jakim stopniu musi być zaangażowany w każde zadanie lub decyzję. Pomaga to zapewnić, że wszyscy są informowani, konsultowani lub zaangażowani w razie potrzeby, co prowadzi do lepszego podejmowania decyzji i bardziej efektywnej współpracy.

Zwiększa odpowiedzialność

Wykres RACI zwiększa odpowiedzialność poprzez przypisanie wyraźnej własności i odpowiedzialności za każde zadanie lub produkt dostarczany. Pomaga to zapewnić wykonanie zadań na czas i zgodnie z wymaganym standardem, poprawiając wyniki projektu.

Pomaga zarządzać ryzykiem

Wykres RACI może pomóc w identyfikacji potencjalnych zagrożeń poprzez zapewnienie, że wszyscy interesariusze są zaangażowani w podejmowanie decyzji, a zadania są przydzielane odpowiedniej osobie. Może to pomóc zminimalizować ryzyko błędów lub pominięć, prowadzących do opóźnień lub niepowodzeń projektu.

Poprawia efektywność projektu

Wykres RACI pomaga usprawnić zarządzanie projektami, zapewniając jasny i zwięzły przegląd ról i obowiązków, zmniejszając czas i wysiłek wymagany do komunikacji i podejmowania decyzji.

Przeczytaj nasze inne artykuły związane z analizą biznesową

Wniosek

Wykres RACI to potężne narzędzie, które może pomóc kierownikom projektów w określeniu ról i obowiązków. Zapewniając jasny i zwięzły przegląd ról i obowiązków, wykres RACI może pomóc usprawnić zarządzanie projektami i ułatwić podejmowanie decyzji. Niezależnie od tego, czy zarządzasz małym projektem, czy inicjatywą na dużą skalę, wykres RACI może być cennym zasobem, który może pomóc w osiągnięciu sukcesu projektu.

Chociaż zrozumienie know-how wykresu RACI może być bardzo korzystne dla sukcesu organizacji, podnoszenie kwalifikacji jest kolejnym kluczowym aspektem, który każdy pracownik musi wziąć pod uwagę!

Global Master Certificate upGrad w Business Analytics to doskonały wybór, jeśli chcesz podnieść swoje umiejętności w swojej dziedzinie. Pod okiem ekspertów z Michigan State University kandydaci mogą nauczyć się podstaw korzystania z danych w celu poprawy wydajności przedsiębiorstwa, szybkiego podejmowania decyzji i formułowania planów długoterminowych. Dzięki praktycznemu doświadczeniu z pewnością staniesz się imperatywną częścią świata biznesu, poszerzając swoje umiejętności i wiedzę z korzyścią dla niezliczonych organizacji.