Fazy ​​zarządzania projektem: całkowity podział

Projekt można zdefiniować jako tymczasowe dążenie do osiągnięcia określonych wyników. Każdy projekt, często składający się z sekwencji kroków i zadań, ma własne cele, budżet, plan, harmonogram i rezultaty. Co najważniejsze, projekt często angażuje ludzi z różnych środowisk pracujących razem, aby osiągnąć określony cel.

Być może jednym z najważniejszych aspektów projektu jest planowanie, realizacja i zarządzanie różnymi fazami projektu w celu osiągnięcia uzgodnionych wyników. I tu w centrum uwagi znajduje się koncepcja zarządzania projektami. Podobnie jak cykl życia projektu obejmuje różne etapy, zarządzanie projektem obejmuje odrębne fazy, z których każda dotyczy określonego etapu cyklu życia projektu .

Zanurzmy się więc, aby dowiedzieć się więcej o standardowych fazach zarządzania projektem .

Co to jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami to praktyka stosowania określonej wiedzy, umiejętności, zasad, procesów, narzędzi i technik w celu dostarczenia czegoś wartościowego. Obejmuje inicjowanie, planowanie, realizację i zarządzanie nowymi inicjatywami, które organizacja zamierza wdrożyć. W przeciwieństwie do rutynowych, codziennych czynności biznesowych, zarządzanie projektami nie jest procesem ciągłym – po osiągnięciu celu projekt się kończy.

Każdy projekt ma swoje unikalne potrzeby, które wymagają spełnienia określonego zestawu narzędzi, technik i podejść. Jednak niezależnie od rodzaju projektu, kluczowymi elementami zarządzania projektami są czas, koszt, zakres i jakość.

Czy to budowa budynku lub autostrady, opracowanie nowego oprogramowania, czy wdrożenie systemu zarządzania finansami, projekty istnieją w niemal każdej branży i sektorze. Od IT, farmacji i energii po obronę, FMCG i budownictwo, cykl życia projektu w każdej branży wymaga wydajnego zarządzania projektami w celu uzyskania wysokiej jakości wyników.

Pięć faz zarządzania projektami

Źródło

Dyskusja na temat etapów zarządzania projektem jest niepełna bez wzmianki o cyklu życia projektu . Mówiąc prościej, cykl życia projektu obejmuje różne fazy projektu zaprojektowane w celu zaspokojenia potrzeb projektu. W związku z tym cykl życia projektu powinien określać pracę, którą należy wykonać, produkty, które muszą zostać wygenerowane, zaangażowane osoby oraz sposób, w jaki każda faza musi być kontrolowana i zatwierdzana.

Każdy element cyklu życia projektu przyczynia się do prowadzenia projektu od początku do końca i zapewnia kontrolowany, systematyczny i terminowy proces monitorowania postępów w projekcie.

Fazy ​​zarządzania projektem są misternie związane z cyklem życia projektu . Jako takie, jedno istnieje dzięki drugiemu. Oto podział na pięć etapów zarządzania projektem i to, czego wymaga każda faza.

Faza 1: Rozpoczęcie projektu

Pierwsza z pięciu faz zarządzania projektem polega na przekształceniu abstrakcyjnego pomysłu w osiągalny i znaczący cel. Celem fazy inicjowania projektu jest zdefiniowanie projektu na szerszą skalę. Zaczyna się od opracowania uzasadnienia biznesowego, zbadania, czy projekt jest praktyczny i czy należy go podjąć. Gdy interesariusze wypróbują projekt, kierownicy projektów muszą opracować kartę projektu – dokument określający cele projektu, zakres, ograniczenia, oczekiwane terminy, budżet i inne wymagania.

W skrócie faza inicjowania projektu realizuje następujące zadania:

• Definiowanie celów projektu
• Tworzenie uzasadnienia biznesowego
• Wypełnianie karty projektu
• Przygotowanie listy interesariuszy

Faza 2: Planowanie projektu

Podstawowe zadania w fazie planowania projektu obejmują identyfikację wymagań technicznych, stworzenie planu komunikacji, opracowanie kompleksowego harmonogramu projektu oraz ustalenie celów/produktów. Poniżej przedstawiono dwie najczęściej stosowane metody ustalania celów projektu:

1. Cele SMART

Źródło

Kryterium SMART to uznana metoda zapewniająca jasne zrozumienie konsekwencji procesu wyznaczania celów. Ogranicza ryzyko, pozwalając kierownikom projektów na wyznaczanie jasno zdefiniowanych i osiągalnych celów.

2. WYCZYŚĆ cele

Źródło

Metoda wyznaczania celów CLEAR uwzględnia nowoczesne, szybko rozwijające się środowisko biznesowe. Pomaga osiągnąć elastyczność i natychmiastowe wyniki dzięki współpracy, ograniczonym celom, powiązaniom emocjonalnym, dzieleniu większych celów na mniejsze zadania i dopracowywaniu celów w razie potrzeby.

Stąd faza planowania projektu obejmuje następujące zadania:

• Definiowanie zakresu projektu
• Tworzenie planu projektu
• Ustalanie budżetu
• Definiowanie ról i obowiązków

Faza 3: Realizacja projektu

Realizacja projektu to faza, w której zespół zabiera się do pracy nad opracowaniem i ukończeniem produktów. Faza to gwar działań, gdy kilka zadań jest wykonywanych pod nadzorem kierownika projektu. Oto lista tego, co dzieje się w fazie realizacji projektu:

• Rozwijanie zespołu
• Alokacja i zarządzanie zasobami projektu
• Wykonywanie planów zarządzania projektami
• Budowanie produktu lub procesu
• Konfigurowanie systemów śledzenia
• Wykonywanie przydziałów zadań
• Kierowanie i zarządzanie realizacją projektu
• Organizowanie spotkań w celu omówienia statusu i aktualizacji
• Naprawianie problemów w miarę ich pojawiania się
• Aktualizowanie i modyfikowanie planów projektów w razie potrzeby

Faza 4: Monitorowanie projektu

Monitorowanie projektu idzie w parze z realizacją projektu. Razem zapewniają, że cele projektu i rezultaty zostaną osiągnięte. Menedżerowie projektów zazwyczaj ustalają kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i krytyczne czynniki sukcesu (CSF), aby zapewnić postęp w projekcie. Ponadto kierownicy projektów śledzą również koszty zasobów i wysiłki związane z procesem. Wreszcie, monitorowanie wykonania projektu stanowi również integralną odpowiedzialność kierownika projektu; uwzględnia pojawiające się problemy i szybkość ich rozwiązywania.

Oto, co dzieje się w fazie monitorowania projektu:

• Śledzenie nakładu pracy i kosztów zasobów
• Monitorowanie postępów projektu
• Zapewnienie zgodności z planem
• Zapobieganie wszelkim możliwościom zakłóceń

Faza 5: Zamknięcie projektu

Ostatnia z faz zarządzania projektem wskazuje na ostateczną dostawę i zakończenie projektu. Ta ostatnia faza obejmuje wypowiedzenie wynajętych wykonawców (jeśli tacy są), wypełnienie niezbędnej dokumentacji i rozpoznanie wartościowych członków zespołu. Kierownik projektu może zorganizować spotkanie, aby zastanowić się nad zwycięstwami i niedociągnięciami zespołu podczas projektu, ocenić, co poszło dobrze, zidentyfikować luki, które należy naprawić w przypadku przyszłych przedsięwzięć.

Ponadto kierownik projektu tworzy listę zadań, które pozostały niewykonane w trakcie projektu i współpracuje z zespołem nad ich wykonaniem. Ponadto kierownik przygotowuje końcowy raport i budżet projektu oraz przechowuje wszystkie krytyczne dane w bezpiecznym miejscu dostępnym dla kierowników projektów organizacji.

W skrócie, ostatnia faza obejmuje:

• Przekazanie rezultatów
• Przeglądanie rezultatów projektu
• Przeglądanie wyników zespołu
• Zbieranie i przechowywanie wszystkich dokumentów projektowych w jednym miejscu

Poznaj podstawy zarządzania projektami z upGrad

Poznanie etapów zarządzania projektem z właściwego miejsca jest równie ważne, jak samo zarządzanie projektem. Tak więc upGrad oferuje program certyfikacji zarządzania produktami i program PG w zakresie zarządzania , które pomogą Ci rozpocząć karierę w zarządzaniu projektami.

1. Program certyfikacji zarządzania produktami (6 miesięcy):

Oto, co otrzymasz z wyżej wymienionego kursu:

• Certyfikat zarządzania produktem od Duke Corporate Education i upGrad
• Ponad 200 godzin treści, ponad 15 studiów przypadków i projektów, ponad 10 sesji pytań i odpowiedzi na żywo
• Kompleksowa oferta 8+ narzędzi i oprogramowania
• Umiejętności w zakresie badań rynku, analityki, projektowania użytkowników, rozwoju i planowania produktów, zaangażowania i wzrostu
• Pełne wsparcie edukacyjne i networking z ekspertami z branży

2. Program PG w Zarządzaniu (11 miesięcy)

Jeśli chcesz pójść o krok dalej w swoich przygotowaniach i szkolić się na stanowiska kierownicze w rozwoju biznesu, sprzedaży, marketingu i doradztwie w zakresie zarządzania, program PG w zarządzaniu (11 miesięcy) firmy upGrad jest dla Ciebie idealny. Oto niektóre z najważniejszych punktów kursu:

• Certyfikat uznania Instytutu Technologii Zarządzania, Ghaziabad
• Ponad 320 godzin nauki, ponad 20 sesji na żywo, ponad 10 studiów przypadków i zadań
• Zdobywaj punkty na globalny dyplom MBA z najlepszymi szkołami B-Schools z Wielkiej Brytanii i Australii
• Wsparcie kariery 360 stopni i sesje mentoringowe 1:1 z ekspertami z branży
• Możliwości nawiązywania kontaktów peer-to-peer i branżowych

Droga naprzód

Dzisiejsze globalne środowisko biznesowe jest nie tylko dynamiczne, ale także bardzo konkurencyjne. Kluczem do uzyskania przewagi jest dostarczanie i realizacja projektów na czas i w ramach budżetu, przy jednoczesnym zachowaniu wierności celom biznesowym. W tym miejscu pojawia się zarządzanie projektami. Menedżerowie projektów odgrywają kluczową rolę w określaniu sukcesu projektów realizowanych przez organizację. Ich rola wykracza poza zwykłe zrozumienie cyklu życia projektu i obejmuje analitykę, umiejętności organizacyjne i dobre zdolności interpersonalne.

Programy edukacyjne online upGrad są zaprojektowane tak, aby oferować wciągające doświadczenie uczenia się, jednocześnie zapewniając uczącym się zdobywanie umiejętności potrzebnych do przygotowania na przyszłość. Kursy upGrad wpłynęły na ponad 500 000 pracujących profesjonalistów na całym świecie i nadal wyznaczają standardy w wyższej branży EdTech. Zarejestruj się więc dzisiaj w uaktualnieniu Grad i stań się częścią ponad 40 000 globalnej bazy uczniów w 85 krajach!