Wskazówki dotyczące produktywnych spotkań zdalnych

Jeszcze nie tak dawno spotkania odbywały się głównie osobiście. Ku rozczarowaniu wielu projektantów stron internetowych (w tym mnie), zdalne spotkania nie były szeroko akceptowane przez klientów. Jaka różnica robi kilka lat.

Spotkania powoli zmierzały w kierunku platform zdalnych. Potem wybuchła pandemia COVID-19. Nagle Zoom i podobni dostawcy stali się preferowaną opcją. W dzisiejszych czasach bardziej prawdopodobne jest prowadzenie spotkania z salonu niż z biura klienta. Żadnych skarg tutaj.

Spotkania na odległość nie tylko chronią nas przed wirusami, ale także oszczędzają ogromną ilość czasu. Nigdy więcej żmudnych podróży i nieodebranych wiadomości e-mail, na które trzeba odpowiedzieć.

Jednak za taki poziom wygody trzeba zapłacić. Zdalne spotkania mogą być niewygodne i pełne przerw. Niektórzy klienci z problemami technicznymi mogą nie opanować jeszcze podstaw ( ach, włącz mikrofon ).

Zastanawiasz się, jak najlepiej wykorzystać ten wspaniały nowy świat? Czytaj dalej, aby uzyskać wskazówki, które pomogą Ci prowadzić produktywne spotkania na odległość.

Znajdź spokojne miejsce

Technologia pozwala nam łączyć się z wideokonferencją z dowolnego miejsca. Ale nadal ważne jest, aby mądrze wybrać swoją lokalizację.

Najlepiej, jeśli znajdziesz ciche, wolne od zakłóceń miejsce, z którego możesz się połączyć. W końcu trudno jest być produktywnym w destrukcyjnym środowisku. Hałas w tle, ludzie poruszający się za tobą, zwierzęta i dzieci walczące o uwagę – to wszystko jest przeszkodą w załatwianiu spraw.

Oznacza to unikanie ruchliwych miejsc publicznych, takich jak kawiarnie lub zatłoczone miejsca na zewnątrz. Jest zbyt wiele okazji, by coś poszło nie tak. Poza tym wygląda trochę nieprofesjonalnie.

Jeśli pracujesz w domu, spróbuj znaleźć małe miejsce, w którym możesz być sam – najlepiej z drzwiami, które możesz zamknąć. Możesz nie być w stanie powstrzymać psa przed szczekaniem lub dzwonkiem do drzwi (a tym samym wyruszyć z psem), ale możesz zminimalizować zakłócenia.

Im mniej rozproszeń, tym lepiej każdy może skupić się na zadaniu.

Ustaw plan

Nikt nie odnosi korzyści ze spotkania, które się nie udaje. Wiesz, te, które trwają zbyt długo i skręcają w niepowiązany temat. Kiedy w końcu się kończą, odczuwa się raczej ulgę niż osiągnięcie. I wydaje się to być szczególnie powszechne w odległym otoczeniu.

W tym miejscu odrobina planowania może zajść daleko. Dzięki ustaleniu i udostępnieniu planu spotkania wszyscy zaangażowani będą wiedzieć, czego się spodziewać.

Agendy mogą być bardzo elastyczne, co jest pomocne, jeśli nie jesteś najbardziej zorganizowaną osobą na świecie. Nie musisz planować rzeczy co do minuty. Nawet ogólny zarys i szacunkowe ramy czasowe załatwią sprawę.

Jako gospodarz, agendy zapewniają łatwy sposób na prowadzenie rozmowy. Gdy skończysz z konkretnym tematem, możesz spojrzeć na agendę i powiedzieć: „Przejdźmy do następnego punktu”. To nieocenione narzędzie zwiększające produktywność.

Skorzystaj z narzędzi do moderacji

Niezależnie od wybranej platformy spotkań, kursy są dostępne w niektórych narzędziach do moderacji użytkowników. Pozwalają wyciszyć uczestników i przekazać rolę „prezentera” innym.

Ważne jest, aby odpowiedzialnie korzystać z tych funkcji. Nie chcesz rządzić spotkaniem żelazną pięścią. Bardziej prawdopodobne jest, że zaszkodzi to procesowi współpracy.

Mimo to sprawdzają się w przypadku wydarzeń z dużą liczbą uczestników. Może to uniemożliwić ludziom rozmawianie ze sobą. Jest to również szybki sposób na wyciszenie czyjegoś zakłócającego sprzężenia zwrotnego mikrofonu lub innych dźwięków.

Rola prezentera jest szczególnie przydatna, ponieważ umożliwia innym uczestnikom udostępnianie swoich ekranów. Pomaga im to zilustrować ich punkty rozmowy i umieszcza wszystkich na tej samej stronie.

Jeśli Twoje spotkanie staje się ogólnodostępne, dostępne są narzędzia do moderacji, które pomogą Ci zapanować nad sprawami. Podobnie możesz ich używać od samego początku, aby zapewnić płynną żeglugę.

Zapis na przyszłość

Czy kiedykolwiek wyszedłeś z osobistego spotkania, zapominając o kilku szczegółach? To zdarza się nawet najbardziej oddanym notatnikom.

Na szczęście większość zdalnych platform konferencyjnych zapewnia funkcję nagrywania. Pozwala to zarówno Tobie, jak i innym uczestnikom wrócić i odnieść się do kluczowych informacji.

Nagranie jest szczególnie przydatne podczas sesji treningowych. Wokół krąży wiele informacji, a niektóre koncepcje mogą zgubić się w przetasowaniu. Posiadanie filmu wideo daje klientom możliwość pomocy sobie. Może to również uchronić Cię przed otrzymaniem spanikowanego e-maila lub dwóch.

Warto również zwrócić uwagę na potencjalne obawy dotyczące prywatności, które wiążą się z aktem nagrywania. Chociaż niektóre platformy wyświetlają powiadomienie, że spotkanie jest nagrywane, nadal dobrze jest ogłaszać to również. Lepiej być bezpiecznym niż potem przepraszać.

Wydobądź jak najwięcej ze zdalnych spotkań

Korzyści ze zdalnych spotkań są niezaprzeczalne. Są lepsze dla środowiska i Twojego napiętego harmonogramu. Ale nadal sprowadza się do produktywności.

Ponieważ tego typu spotkania są często bardziej swobodne, istnieje tendencja do rezygnacji z przygotowań i koncentracji. Prowadzi to do wirtualnych spotkań, które są rozproszone i długotrwałe. To nie jest recepta na sukces.

Rozwiązaniem jest połączenie starej gotowości z najnowszą technologią. Umieść się w środowisku wolnym od rozpraszania się. Napisz podstawowy program, którego możesz użyć, aby poprowadzić uczestników właściwą ścieżką. I skorzystaj z pomocnych narzędzi oferowanych przez wybraną platformę.

Razem te kroki pozwolą utrzymać przebieg spotkań i zaoszczędzą mnóstwo czasu. Tak ma działać biznes w XXI wieku.