Jak sprostać wyzwaniom związanym z wprowadzaniem danych do oprogramowania?

Ten artykuł został uprzejmie poparty przez naszych drogich przyjaciół z Flatfile, którzy tworzą piękne, zorientowane na człowieka doświadczenia, aby usunąć bariery między ludźmi a danymi. Dziękuję Ci!

Firmy, które chcą zapłacić dobre pieniądze za nowe oprogramowanie, najprawdopodobniej nie zaczynają od zera. Prowadzą biznes o ugruntowanej pozycji, z dobrze zbudowanymi i udokumentowanymi procesami. Tak więc mają mnóstwo danych do przeniesienia.

W rezultacie decyzja o wprowadzeniu nowej aplikacji nie jest dla nich lekka. Procesy wewnętrzne muszą się zmienić. Skłonienie zespołu do przyjęcia nowego rozwiązania może zająć trochę czasu. Integracja z istniejącymi systemami i narzędziami zewnętrznymi może stanowić problem. O tak, jest też kwestia zgodności, o którą trzeba się martwić.

Oznacza to, że nowe oprogramowanie jest pod dużą presją, aby zapewnić jak najlepsze wrażenia od samego początku. Jeśli nie zapewnisz firmom prostego i intuicyjnego sposobu wprowadzania ich danych, możesz spodziewać się wysokich wskaźników rezygnacji klientów.

Jeśli projektujesz produkt, który potrzebuje danych od klientów, aby mieć jakąkolwiek wartość, oto, co musisz wiedzieć o tworzeniu procesu wprowadzania danych.

Jak wprowadzanie danych koreluje z satysfakcją użytkownika

Oprogramowanie biznesowe to w zasadzie tylko puste pudełko, które czeka na wypełnienie danymi użytkowników. Bez możliwości bezbłędnego umieszczania danych użytkowników oprogramowanie w zasadzie staje się bezużyteczne.

Przyjrzyjmy się, co się dzieje, gdy proces wprowadzania danych przebiega prawidłowo.

Korzyści dla użytkownika końcowego

Jeśli uda Ci się dopracować element wprowadzania danych, oczekuj, że Twoi użytkownicy końcowi odniosą następujące korzyści:

• Będą bardziej pewni swojej decyzji.
  Dzięki kompletnym i dokładnym danym przeniesionym do oprogramowania użytkownicy widzą, jak cenne jest ono wkrótce po zarejestrowaniu się. Pozostawia to niewiele miejsca na odgadnięcie decyzji, co prowadzi do większej ogólnej satysfakcji z produktu, a ostatecznie do większych pieniędzy dla Twojej firmy.
• Otrzymasz większe wpisowe dla zespołu.
  Pozytywne wrażenia z wprowadzania danych pozwalają klientom szybciej korzystać z Twojego produktu, skracając czas potrzebny do uzyskania wartości. Tak więc wprowadzanie danych stanowi podstawę tego, w jaki sposób Twoi klienci i ich zespół zobaczą resztę Twojej aplikacji.
• Odniosą większy sukces dzięki oprogramowaniu.
  Ponieważ użytkownicy nie będą musieli się stresować formatowaniem i czyszczeniem danych ani rozwiązywaniem problemów z procesami importu obarczonymi błędami, mogą lepiej wykorzystać produkt i jego funkcje.

Korzyści dla programistów

Dostawca oprogramowania (Ty i/lub Twój klient) również zyskuje:

• Popraw satysfakcję użytkowników.
  Twoi użytkownicy końcowi nie muszą być czarodziejami technicznymi, aby dowiedzieć się, jak wprowadzić dane do produktu. Gdy to zrobisz, zmniejszysz churn, przyciągniesz więcej użytkowników i zatrzymasz bardziej lojalnych użytkowników w dłuższej perspektywie.
• Poświęć mniej czasu na obsługę klienta.
  Możesz przestać się martwić o obsługę wadliwego procesu wprowadzania danych, a także przejmować zadania, takie jak formatowanie i sprawdzanie poprawności danych dla użytkowników. Zamiast tego poświęć swój czas i energię na budowanie lepszych relacji z klientami, zamiast cały czas gasić pożary.
  Kelly Abbott, współzałożycielka i CTO firmy Tablecloth, może to potwierdzić:
  

  „Skróciliśmy czas, który spędzamy na spieraniu się z plikami o 95%. Od czasu do czasu wszystkie ręce pracowały nad rozwiązaniem tych problemów”.

• Miej większe zaufanie do swojego produktu.
  Mając elastyczne i wydajne rozwiązanie do wprowadzania danych, nie musisz ograniczać tego, jakie dane użytkownicy mogą lub nie mogą importować. To już nie jest ograniczenie.
  Jak wyjaśnia Abbott:

  „Sprawiło to, że zaczęliśmy bardziej kontemplować dane, o które prosimy klientów. Nie musimy już unikać proszenia o dane, których naprawa może wymagać zbyt wiele czasu. Flatfile eliminuje ten problem i zwiększa naszą gotowość do eksperymentowania z różnymi typami danych, które możemy włączyć do naszych analiz. Im więcej czasu spędzimy na majsterkowaniu z różnymi typami danych, tym bardziej prawdopodobne jest, że odkryjemy spostrzeżenia, które przyniosą dodatkową wartość na rynku. To jest niezbędne dla takiego startupu jak my.”

• Oszczędzać pieniądze.
  Chociaż będziesz musiał wydać pieniądze na rozwiązanie do wprowadzania danych innej firmy, zaoszczędzisz firmie czasu i pieniędzy, które w przeciwnym razie przeznaczyłaby na zarządzanie niestandardowym importerem danych, procesem onboardingu i relacjami z klientami. (Na przykład obrus zaoszczędził dziesiątki tysięcy dolarów, kiedy przyjęli Flatfile).

Wyzwania związane z wprowadzaniem danych do oprogramowania

Przyjrzyjmy się typowym wyzwaniom związanym z wprowadzaniem danych i tym, jak Flatfile Concierge je usuwa:

Wyzwanie nr 1: Jest dużo danych do agregacji

Rejestrując się w nowym oprogramowaniu biznesowym, użytkownicy prawdopodobnie oczekują od razu trochę pracy, takiej jak wypełnienie podstawowych informacji o koncie, konfigurowanie ustawień i dodawanie użytkowników. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to zaskoczyć ich importerem danych, który przyniesie im więcej pracy.

Załóżmy na przykład, że zbudowałeś CRM.

O ile oprogramowanie nie jest skierowane do start-upów i innych nowych firm, użytkownicy będą mieli mnóstwo danych zewnętrznych do zabrania. Na przykład:

• Informacje kontaktowe dla klientów, potencjalnych klientów, dostawców, partnerów i członków zespołu;
• Istniejące dane klienta, takie jak konto i historia sprzedaży;
• Poszukuj danych, takich jak historia komunikacji;
• Szczegóły lejka sprzedaży;
• Cele i mierniki zespołowe i indywidualne.

Jeśli Twój CRM nie integruje się bezpośrednio z każdym z poprzednich CRM Twoich użytkowników, w jaki sposób zamierzają przenieść te dane? Kopiuj i wklej? Szablony CSV?

Dodatkowo musisz pomyśleć o wszystkich innych źródłach, z których CRM pobiera informacje. Bramy płatnicze. Arkusze kalkulacyjne znajdujące się na dysku zespołu sprzedaży. Podpisane umowy, które zostały wysłane pocztą elektroniczną lub faksem do Twojej firmy. Istnieje wiele danych pochodzących z różnych miejsc i ludzi.

Poprawka

Jest wiele rzeczy, które Flatfile Concierge robi, aby rozwiązać ten problem.

Na początek umożliwia importowanie danych z różnych typów plików:

• CSV,
• TSV,
• XLS,
• XML,
• I więcej.

Dzięki takiej elastyczności Twoi użytkownicy nie będą musieli się martwić o przesyłanie danych do jednego konkretnego typu pliku, a następnie czyszczenie błędów, które wystąpiły podczas przesyłania. Flatfile Concierge może obsługiwać różne typy plików, różne typy danych i łatwo je weryfikować.

Kolejną rzeczą do przemyślenia jest to, jak oprogramowanie będzie śledzić i organizować każdy importowany plik i odpowiadające mu dane.

Flatfile pozwala użytkownikom tworzyć wspólne obszary robocze, w których mogą umieszczać dane. Gdy członek zespołu dodaje nowe dane do obszaru roboczego, rejestrowany jest rekord zawierający:

• Data przesłania,
• Nazwa pliku,
• Użytkownik, który przesłał dane,
• Liczba dodanych wierszy,
• Historia wersji,
• Błędy przesyłania.

Dzięki temu wszystko będzie uporządkowane, a wszyscy będą odpowiedzialni za dane, które przekazują. A dzięki tym informacjom łatwo dostępnym ze scentralizowanego pulpitu nawigacyjnego, nie będzie tajemnicy, co zostało przesłane, przez kogo i kiedy. Błędy importu można również naprawić wspólnie, bez konieczności ponownego przesyłania danych z arkusza kalkulacyjnego.

Wyzwanie #2: dane są importowane w różnych stanach

Gdy dajesz użytkownikom oprogramowania możliwość przenoszenia ich danych do produktu, Ty lub zespół programistów nie możecie zrobić wiele, jeśli chodzi o wcześniejsze formatowanie lub czyszczenie danych użytkowników końcowych. Nie powinieneś. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że klienci widzą wartość oprogramowania; nie męczyć się z importowaniem danych.

Możesz dać im szablon arkusza kalkulacyjnego, ale wymagałoby to poświęcenia czasu na ponowne formatowanie wszystkich swoich danych. Możesz skierować ich do bazy wiedzy, ale znowu zakładamy, że użytkownicy końcowi będą chcieli wykonać tę dodatkową pracę.

W rzeczywistości Twoi użytkownicy będą się spieszyć, aby dostać się do nowego oprogramowania i zabrać się do pracy. Nie przestaną się tym zajmować. To jest zadanie oprogramowania.

Jednak wiele rozwiązań do wprowadzania danych nie radzi sobie zbyt dobrze z niechlujnymi arkuszami kalkulacyjnymi. Nie tylko mają trudności z rozpoznaniem, jakie są niektóre dane (często dlatego, że model danych nie pasuje do ich własnego), ale aplikacja odmawia akceptacji niektórych kolumn arkusza kalkulacyjnego.

Nawet jeśli jest to wina użytkownika końcowego, który niewłaściwie organizuje lub nie oznacza swoich danych lub nie uczy zespół, jak to zrobić (lub po prostu nie wie, co robić w pierwszej kolejności), kogo Twoim zdaniem będzie w końcu obwiniać kiedy ich dane się nie importują?

Poprawka

Importer Flatfile Concierge jest oparty na sztucznej inteligencji, co oznacza, że ​​Twoje oprogramowanie (i importer danych) naprawdę może wykonać pracę dla użytkowników końcowych.

Korzystając z zaawansowanej logiki walidacji, importer danych może określić, jakie są dane i dokąd zmierzają.

Podczas gdy Flatfile automatycznie dopasuje kolumny i odpowiadające im dane do rzeczywistych pól danych oprogramowania, użytkownicy mają szansę potwierdzić, że tak jest przed wpuszczeniem go do systemu:

Zanim to się stanie, możesz trochę popracować na backendzie, aby upewnić się, że Flatfile wie, co zrobić z danymi użytkowników:

• Twórz docelowe modele danych, aby Flatfile mógł nawigować w złożonych formatach arkuszy kalkulacyjnych i typach danych, które Twoi użytkownicy prawdopodobnie spróbują zaimportować.
• Utwórz szablon z regułami walidacji, aby sztuczna inteligencja Flatfile dokładnie wiedziała, jak wszystko zmapować.
• Weryfikuj importowane dane względem innych baz danych, aby pomóc importerowi w kontekstualizacji, walidacji i czyszczeniu danych w czasie.

Po wykonaniu tej wstępnej pracy reszta jest łatwa.

Większość pracy zostanie wykonana przez Flatfile Concierge, gdy przekształci importowane dane w coś czystego i użytecznego. W rzeczywistości około 95% importowanych kolumn zostanie automatycznie zmapowanych do Twojego oprogramowania dzięki systemowi uczenia maszynowego Flatfile i systemowi rozmytego dopasowywania.

Użytkownik końcowy będzie miał możliwość przejrzenia części swoich danych, które zawierają błędy. Jeśli je znajdą, mogą naprawić błędy w Flatfile, zamiast naprawiać je w arkuszu kalkulacyjnym i ponownie importować.

Wyzwanie #3: Pobieranie i śledzenie danych od wielu użytkowników

Kiedy w kuchni jest dużo kucharzy, wiele rzeczy może się nie udać.

Dane mogą czasami znajdować się na komputerach członków zespołu lub, co gorsza, wysyłane pocztą elektroniczną, co może stanowić ogromny problem w zakresie bezpieczeństwa danych wrażliwych. Może się tak zdarzyć, jeśli użytkownicy nie uzyskają dostępu do platformy oprogramowania lub uznają, że importer danych jest zbyt onieśmielający, aby z niego korzystać.

Z drugiej strony, w przypadku niewłaściwego procesu wprowadzania danych, może to stać się ogólnodostępne, w którym ludzie dodają do danych firmy wszystko, co im się podoba. Chociaż dane są importowane, nie ma ram przeglądu, więc baza danych firmy jest wypełniona błędami i zduplikowanymi wpisami.

Twoi użytkownicy końcowi muszą być w stanie utrzymać porządek, kontrolę i bezpieczeństwo, gdy mają do czynienia z czymś tak poważnym, jak dane firmy — zwłaszcza jeśli chcesz, aby Twoje oprogramowanie było użyteczne.

Poprawka

Flatfile Concierge zaprojektował proces wprowadzania danych do współpracy.

Jak widać, administratorzy firmy mogą zapraszać określonych współpracowników (tj. klientów) do dodawania danych do ich obszarów roboczych. Ale to nie jest ogólne zaproszenie do importowania danych.

Administratorzy mają możliwość tworzenia procesu zatwierdzania. Dostają się do:

• Poproś członków zespołu o konkretne zestawy danych.
• Kontroluj, do których obszarów roboczych mogą importować dane.
• Przejrzyj wszystkie przesłane dane przed przesłaniem zatwierdzonych danych na platformę.

Administratorzy mogą również importować dane w imieniu klienta. Flatfile Concierge zapewnia, że ​​wprowadzanie danych nigdy nie jest ślepą uliczką dla klientów.

Zapewnia to nie tylko, że właściwe dane trafią do oprogramowania, ale kontrolowany przepływ oznacza, że ​​dane będą również czystsze i dokładniejsze. Wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu użytkownikom płynnego wprowadzania danych.

Wyzwanie nr 4: Bezpieczeństwo danych jest zawsze problemem

Jeśli chodzi o tworzenie stron internetowych i aplikacji, prywatność i bezpieczeństwo użytkowników są najwyższym priorytetem. Jeśli nasi klienci i odwiedzający nie ufają, że ich informacje są bezpieczne przed wścibskimi oczami (i nie są sprzedawane reklamodawcom), w pierwszej kolejności przestaną korzystać z naszych rozwiązań.

To samo dzieje się z oprogramowaniem — chociaż nie tylko dane osobowe firmy muszą się martwić o zabezpieczenie.

Często, gdy firmy importują dane do oprogramowania (jak w przykładzie CRM), importują prywatne i wrażliwe dane swoich klientów . Pozwól, że zostanie to skompromitowane i możesz pożegnać się ze swoim oprogramowaniem.

Więc tak, samo oprogramowanie musi być zabezpieczone. To jest dane. Ale tak samo jest z procesem wprowadzania danych. Jest to ogromny punkt podatności, jeśli nie jest sprawdzany.

Poprawka

Pierwszą rzeczą, jaką robi Flatfile Concierge, jest zachęcenie użytkowników do odejścia od udostępniania poufnych danych za pośrednictwem poczty e-mail, FTP i innych niezabezpieczonych platform, zapewniając przyjazne dla użytkownika rozwiązanie do wprowadzania danych.

Drugą rzeczą, jaką robi, jest zapewnienie uwierzytelnionego i zgodnego obszaru roboczego, w którym użytkownicy mogą importować, weryfikować i przesyłać swoje dane do oprogramowania.

Oto jak Flatfile Concierge zabezpiecza swoje obszary robocze:

• Każdy współpracownik wchodzi do importera danych poprzez uwierzytelnione zaproszenie.
• Dane są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywane w zaszyfrowanym zasobniku Amazon S3.
• Platforma do wprowadzania danych jest w 100% zgodna z RODO.
• Flatfile jest zgodny z HIPAA i SOC2 i może w razie potrzeby dostosować się do innych wymagań zgodności.

Ponadto po pomyślnej migracji danych do aplikacji są one usuwane z Flatfile. W ten sposób musisz się martwić tylko o zabezpieczenie swoich danych w oprogramowaniu, a nie na poprzednich platformach, które zostały dotknięte.

Zawijanie

Ponieważ proces wprowadzania danych jest niewystarczający lub podatny na błędy, Ty, dostawca oprogramowania i jego użytkownicy końcowi, będziecie spędzać zbyt dużo czasu na ręcznym czyszczeniu i weryfikowaniu arkuszy kalkulacyjnych. Zdarzy się to nie tylko podczas początkowej rejestracji użytkownika. Jeśli importer danych nie sprosta zadaniu, wszyscy będziecie marnować mnóstwo czasu i zasobów za każdym razem, gdy dane będą musiały zostać przesłane lub przeniesione na platformę od istniejących klientów.

Oczywiście to wszystko zakłada, że ​​twój importer może nawet wprowadzić dane użytkownika do oprogramowania. (Niestety dzieje się tak w przypadku zbyt wielu niestandardowych rozwiązań).

Nie trzeba dodawać: Twój proces wprowadzania danych musi być bezbłędny dla Twojego zespołu i klientów. To jedyny sposób na utrzymanie niskiego wskaźnika rezygnacji użytkowników i wysokiego poziomu zadowolenia użytkowników.

Wprowadzanie danych to naprawdę złożony proces. Oszczędź sobie kłopotów z opracowaniem własnego rozwiązania do wprowadzania danych i czasu na rozwiązywanie problemów. Dzięki importerowi danych opartemu na sztucznej inteligencji, takim jak Flatfile Concierge, wszystko jest za Ciebie.