Usprawnij przepływy pracy w Jira dzięki tym najlepszym praktykom

Opublikowany: 2022-07-22

Wprowadzona przez Atlassian prawie dwie dekady temu i pierwotnie przeznaczona dla programistów, Jira stała się od tego czasu podstawowym rozwiązaniem do zarządzania projektami dla zespołów Agile na całym świecie. Mimo że nadal jest najczęściej używany przez zespoły programistów, elastyczna funkcjonalność Jira może działać w prawie każdym zespole w dowolnej organizacji.

Jednak z tą elastycznością wiąże się ryzyko złożoności: jedną z najczęstszych skarg, jakie słyszę na temat oprogramowania, jest to, że jego rozległymi przepływami pracy nie można zarządzać. Jak zatem należy tworzyć przepływy pracy, aby zwiększyć adopcję i utrzymać wydajność?

Używam Jira od 12 lat w wielu branżach i na różnych stanowiskach związanych z zarządzaniem projektami, analityką biznesową i administratorami Jira. Te najlepsze praktyki dotyczące przepływu pracy w Jira pomogą zoptymalizować konfigurację i zmaksymalizować korzyści płynące z jej elastyczności we wszystkich obszarach organizacji.

Jak dostosować przepływy pracy Jira do dowolnego działu?

Od wdrażania standardowych przepływów pracy programistycznej po projektowanie tych o bardziej złożonych wymaganiach, administrator Jira może dostosować możliwości oprogramowania do dowolnej części swojej organizacji. Jeśli potrzebujesz śledzić procesy poza IT, Jira ma do zaoferowania więcej niż typowy widok tablicy sprintów. Oto kilka sposobów, w jakie różne działy i firmy mogą usprawnić korzystanie z Jira:

Typ Organizacji	Zalecana konfiguracja Jira	Zalety
Dział HR ze skomplikowanym procesem rekrutacyjnym obejmującym wiele systemów	Utwórz tablicę rekrutacyjną, która wykorzystuje przepływy pracy w zależności od rodzaju nowego pracownika, kierując ścieżką, którą personel HR obiera przez różne systemy, aby skonfigurować każdy pracownik.	Wykreślenie różnych ścieżek rekrutacyjnych pozwala personelowi HR na prawidłowe i całkowite skonfigurowanie nowych pracowników za pierwszym razem, oszczędzając czas na onboarding i późniejsze kosztowne poprawki.
Dział marketingu, który chce zarządzać powtarzającymi się pracami, takimi jak kampanie	Ustaw każdą kampanię w ramach projektu jako epicką. Powtarzalne karty zadań można załadować na początku każdej kampanii, zapewniając, że każda z nich przebiega podobnie, a wszystkie odpowiednie procesy i działania są podejmowane.	Powtarzalny obieg zadań zapewnia, że każda kampania jest prowadzona tak sprawnie i kompleksowo, jak to tylko możliwe. Dodatkowo widok mapy drogowej Jira może być używany do przedstawiania w czasie rzeczywistym informacji o planowanej osi czasu w porównaniu z rzeczywistym stanem każdej kampanii.
Firma IT z wieloma grupami programistycznymi, które niekoniecznie działają w ten sam sposób (być może z powodu niedawnego przejęcia lub zespołów podlegających różnym organizacjom)	Korzystaj z projektów zawierających wiele tablic i jeden wspólny przepływ pracy, w którym każda grupa ma tablicę przedstawiającą sposób ich pracy. Tablice mogą być Kanbanem, Scrumem lub mieszanką.	Zespoły mogą nadal pracować w sposób, który jest dla nich najlepszy, ale praca nad projektem jest śledzona i raportowana w jednolity sposób. Zmniejsza to presję na zespół, aby zmienić swoje procesy wyłącznie na potrzeby raportowania projektów lub programów.
Każda organizacja , która podejmuje regularnie zaplanowane zadania, takie jak raportowanie KPI lub działania z dostawcami zewnętrznymi	Użyj automatyzacji Jira, aby tworzyć i zarządzać zadaniami na podstawie określonego harmonogramu. W razie potrzeby zadania mogą przechodzić przez przepływy pracy, aby zapewnić zakończenie procesu.	Cała praca jest scentralizowana w jednym miejscu, a członkowie zespołu nie muszą polegać na notatkach kalendarza ani e-mailach uzupełniających, aby realizować zadania zgodnie z harmonogramem.

Zarządzanie przepływem pracy Jira

Korzystając z wielu przepływów pracy dla różnych funkcji, administratorzy mogą mieć problemy z zarządzaniem licznymi schematami. Jeśli administrator otrzyma inny schemat przepływu pracy dla każdego projektu, powstałe tablice mogą stać się prawie niemożliwe do utrzymania. Aby tego uniknąć, twórz i utrzymuj przepływy pracy w sposób celowy. Oto moje trzy najlepsze zalecenia:

1. Znajdź wspólny grunt

Różne nazwy kolumn na tablicy niekoniecznie wymagają różnych przepływów pracy do obsługi każdej z nich. Znajdź podobieństwa w przepływach pracy, statusach i przejściach projektów. Etap lub status „W toku” może obejmować etap rozwoju dla działu IT, etap zbierania wymagań dla biura zarządzania projektami oraz etap tworzenia kampanii marketingowej. Jeśli mogą przestrzegać wspólnego statusu i przepływu pracy, możesz zmniejszyć liczbę elementów Jira do utrzymania. W ten sposób zmniejsza się również prawdopodobieństwo pominięcia przejścia w konkretnym projekcie.

2. Skoncentruj się na tym, co

Często ludzie tworzą kroki przepływu pracy dla każdego członka zespołu, który ma akcję, co może dać przepływ pracy przypominający spaghetti i tablicę z kolumnami zbyt wąskimi, aby można je było przeczytać. Zamiast tego skup się na rodzaju zadania, tj. Co, a nie kto ani jak. Jak więc zarządzać przepływem pracy, który ma kilka kroków przeglądu i zatwierdzania, które mają podobny charakter i występują mniej więcej w tym samym czasie, ale są wykonywane przez różne osoby? Korzystaj z funkcji, takich jak funkcje pętli, funkcje publikowania i automatyzacje, które pozwalają elementowi znajdować się w etapie przepływu pracy zatwierdzania (który może być również używany w niektórych krokach testowania w przepływie pracy deweloperskiej), ale nadal reprezentują wiele akcji, zadań i punktów kontrolnych.

Pamiętaj, że kolumny tablicy odnoszą się do stanów, więc 15 stanów wymagałoby 15 kolumn, każda z pojedynczym stanem, lub wielu stanów na kolumnę. Jeśli widok tablicy naprawdę wymaga 15 oddzielnych statusów, może być konieczne utworzenie bardziej złożonego przepływu pracy. Jeśli jednak widok tablicy zawiera wiele stanów na kolumnę, rozważ uproszczenie przepływu pracy, aby dopasować kolumny.

3. Używaj danych tam, gdzie to możliwe

Jira jest oparta na danych, dlatego często bardziej wydajne jest używanie danych — zamiast etapu przepływu pracy — do reprezentowania stanu zadania. Zamiast przenosić historyjkę użytkownika z wymagań do kryteriów akceptacji do przeglądu, można przedstawić każdą z tych kategorii jako jeden status, w którym każde zadanie odnosi się do określonego pola lub elementu danych.

Jeśli zastosujesz podejście oparte na danych, możesz również skorzystać z automatyzacji i zaplanować elementy, aby przejść przez przepływ pracy po zakończeniu i udokumentowaniu pracy, zamiast czekać, aż ktoś przeniesie karty. W tym celu można użyć atrybutów danych, takich jak pola standardowe, pola niestandardowe lub etykiety.

Na przykład, aby zmniejszyć hałas w dużym przepływie pracy deweloperskiej, wszystkie trzy stany wymagań mogą znajdować się w jednym kroku wymagań przepływu pracy. Gdy wymaganie jest gotowe do spełnienia kryteriów akceptacji, właściciel zadania dodaje etykietę „Wymagana AC” lub zaznacza niestandardowe pole „Gotowe do AC”, a Jira automatycznie przydzieli je do przetestowania. Ułatwia to proces w taki sam sposób, jak w przypadku wielu etapów, ale sprawia, że przepływ pracy jest lekki. Jest to szczególnie ważne, jeśli masz przepływ pracy, który może obsługiwać współbieżne kroki lub dla którego kolejność jest elastyczna.

Dwa przykłady czystych przepływów pracy w Jira

Poniższe diagramy szczegółowo opisują wydajne i łatwe w zarządzaniu przepływy pracy składające się ze stanów, przejść i rozwiązań, które można zastosować w różnych scenariuszach.

Diagram ilustrujący silny przepływ procesów biznesowych w Jira. Element zostanie przeniesiony z otwartego do w toku, a następnie do anulowanego i z powrotem do ponownego otwarcia lub z trwającego do sprawdzanego. Następnie może przejść do odrzuconego i z powrotem do w toku lub od w trakcie sprawdzania do zatwierdzonego, a następnie do wykonania. — Przykład ogólnego przepływu pracy procesów biznesowych

Ogólny przepływ pracy zatwierdzania lean może być używany do wszystkich rodzajów zadań biznesowych, takich jak oferty marketingowe, a także do różnych części zadań programistycznych, takich jak wymagania.

Diagram ilustrujący silny przepływ pracy deweloperskiej w Jira. Przepływ pracy rozpoczyna się od triage i przechodzi przez różne etapy, aż do momentu zamknięcia lub zakończenia. — Przykład przepływu pracy programistycznej

Dobry przepływ pracy deweloperskiej może obsługiwać wiele tablic i może obsługiwać kilka zespołów deweloperskich pracujących na różne sposoby. Ponownie skupia się na tym, co, a nie na kim. Ten jeden przepływ pracy może obsługiwać wiele typów tablic, organizacji, faz projektu i zadań biznesowych. Choć może się to wydawać skomplikowane, wynika to w dużej mierze z liczby przejść, które są niezbędne, aby zespoły używające go do sprawnego zarządzania elementami.

Typowe wyzwania i rozwiązania Jira

Elastyczność Jira oznacza, że musisz być celowy w konfigurowaniu i utrzymywaniu przepływów pracy. Musisz również upewnić się, że nie stosujesz domyślnie przepływów pracy, gdy inne podejścia są bardziej odpowiednie. Niektóre typowe problemy można rozwiązać, wykonując następujące kroki:

Problem	Następne kroki
Mam zbyt wiele różnych typów przepływów pracy.	Odwzoruj „nadzbiór” wszystkich statusów przepływu pracy, grupując podobne statusy. Utwórz jeden wspólny przepływ pracy i przekonwertuj każdy na nowy.
Moje przepływy pracy są złożone.	Poświęć trochę czasu na ankietowanie współpracowników, aby dowiedzieć się, w jaki sposób korzystają z tablicy i związanych z nią raportów. Prawdopodobnie nie korzystają ze wszystkich kroków przepływu pracy lub nie ma potrzeby posiadania dyskretnych kroków. Zacznij od stworzenia uproszczonej wersji jednego złożonego przepływu pracy i upewnij się, że wszystkie istotne funkcje raportowania i procesu są nadal dostępne.
Przedmioty kończą się zagubieniem lub mają zły stan.	Jeśli masz wiele różnych przepływów pracy i tablic, prawdopodobnie napotkałeś ten problem. Najpierw musisz przejrzeć wszystkie niezmapowane stany w każdym z ustawień tablicy. Aktualizacja przepływów pracy jest łatwa, ale zapomnij dodać nowy status do kolumny tablicy. Nawet jeśli istnieją statusy, których nie używasz na tablicy, najlepiej mieć je w zaległościach, a nie usuwać z mapy, aby nie stracić widoczności karty, jeśli dokonasz zmiany. Po drugie, uprość przepływy pracy, aby zminimalizować występowanie nieaktywnych lub zagubionych kart.
Potrzebuję wielu przepływów pracy, ponieważ w różnych sytuacjach robimy różne rzeczy.	Przyjrzyj się swoim sytuacjom i ustal, czy są one oparte na typie problemu, czy na innych danych. Nadal możesz mieć wiele przepływów pracy, ale mogą one być wspólne dla różnych typów spraw lub innych encji. Następnie uprość sposób, w jaki nimi zarządzasz. Na przykład możesz utrzymywać trzy przepływy pracy dla typów problemów z zadaniami (zadanie proste, zadanie z testowaniem/zatwierdzeniem, zadanie z wdrożeniem) i przenosić je do różnych schematów przepływu pracy, zamiast utrzymywać 18 przepływów pracy dla zadań według projektu.

Oprzyj się na tych technikach, aby osiągnąć sukces w przepływie pracy

Wiele organizacji może znaleźć dodatkowe możliwości wykorzystania Jira, ale są już przeciążone przepływami pracy ze swoich projektów IT. Wdrażając te zalecenia i najlepsze praktyki, możesz rozszerzyć użycie Jira bez zwiększania obciążenia administracyjnego. Jeśli masz doświadczenie w korzystaniu z Jira w innych organizacjach, wykorzystaj to jako inspirację, ale nie ograniczaj swojego myślenia do tego, w jaki sposób postrzegałeś ją w konkretnym projekcie lub branży. Pamiętaj, aby znaleźć wspólną płaszczyznę, skupić się na tym, co i wykorzystywać dane tam, gdzie to możliwe. Dzięki temu wykorzystasz całą elastyczność, jaką ma do zaoferowania Jira. A gdy wszystkie obszary Twojej organizacji będą efektywnie korzystać z Jira, łatwiej będzie omawiać i wdrażać globalne wskaźniki KPI, usprawnienia procesów i inne inicjatywy w całej firmie.