Jak rozwijać umiejętności zarządzania czasem pracowników?

Dlaczego umiejętności zarządzania czasem są ważne?

Zarządzanie czasem to bez wątpienia jeden z najważniejszych atrybutów, jakie człowiek powinien posiadać, aby dobrze pracować. Jeśli pracujesz w organizacji, powinieneś pracować nad dobrym zarządzaniem czasem. Przyniesie to korzyści Tobie, innym pracownikom i firmie jako całości.

Wykonywanie każdego zadania na czas zmniejszy stres, co odczuwa około 46% pracowników ze względu na wzrost obciążenia pracą z powodu złego zarządzania czasem. Jako pracownik zawsze masz obowiązek zapewnić pracę powyżej określonej jakości i standardu. Kiedy efektywnie zarządzasz swoim czasem i ustalasz priorytety swoich obowiązków, generowanie wyższej jakości pracy jest proste. Strategie zarządzania czasem pomagają ustalać priorytety zadań, dzięki czemu możesz się skoncentrować bez rozpraszania się.

6 sposobów na rozwijanie umiejętności zarządzania czasem pracowników:

1. Ustal realistyczne terminy i oczekiwania.

Jako senior, HR lub menedżer, jeśli chcesz pomóc pracownikom dobrze zarządzać czasem pracy, przede wszystkim należy ustalić elastyczne terminy i realistyczne oczekiwania. Ważne jest, aby wiedzieć, ile pracownik może pracować. Oczekiwania pracowników mogą być tworzone przy użyciu dobrze określonych celów i rzeczywistych wyników. Samo określenie celu nie wystarczy. Zdecyduj o wymiernych kluczowych wynikach, aby pracownicy mogli śledzić swoje postępy w realizacji celu. Menedżerowie muszą wyznaczać realistyczne cele, ale liderzy zespołów powinni również upewnić się, że pracownicy rozumieją, że są odpowiedzialni za te cele.

2. Dobra komunikacja jest kluczowa.

Komunikacja między pracownikami a kierownikiem powinna być wystarczająco dobra, aby pracownik mógł swobodnie powiedzieć, czy obciążenie pracą jest zbyt duże, czy terminy są trudne do dokończenia. Umiejętność skutecznej komunikacji w pracy może zwiększyć ogólną produktywność i pomóc w tworzeniu spójnego zespołu. Jeśli pracownicy komunikują się ze sobą i rozważają perspektywy innych, będą bardziej zaangażowani w pracę i wspólne znajdowanie najlepszego rozwiązania. Menedżerowie mogą lepiej zrozumieć talenty i możliwości swoich pracowników, tworząc otwarte linie komunikacji, a następnie oferując jasne instrukcje osobom najbardziej odpowiednim do pracy, zwiększając ogólną skuteczność każdego projektu.

3. Docenienie może zdziałać cuda.

Menedżerowie powinni obserwować, jak dobrze radzą sobie ich pracownicy, ale ta ocena nie powinna rozszerzać określonego limitu. Również, gdy pracownik dobrze pracuje i kończy wszystkie projekty na czas, przełożeni powinni go nagradzać lub doceniać. Docenienie jest niezbędne w miejscu pracy, ponieważ pomaga pielęgnować przyjemną kulturę i rozwijać relacje między pracownikiem a liderem. W kilku badaniach wykazano, że uznanie jest jednym z najskuteczniejszych sposobów zachęcania ludzi, zwiększania ich produktywności i zwiększania zaangażowania na stanowiskach pracy.

4. Pomóż członkom zespołu w planowaniu czasu.

Im bardziej rezonujesz ze swoim zespołem, tym lepiej. Na przykład najbardziej produktywnym czasem dnia pracownika jest poranne trzygodzinne okno od 9 rano do 12 wieczorem. Dowiedz się, jak najlepiej wykorzystać ten czas. Możesz zacząć ulepszać zarządzanie czasem swojego zespołu, każąc mu śledzić swój własny czas. Zanim będą mogli skutecznie się do tego przyczynić, każdy musi rozliczyć się ze swojego nakładu czasu. Dobrym pomysłem jest również monitorowanie ich czasu przez dwa tygodnie lub nawet miesiąc, aby lepiej zrozumieć swój zespół. Zarządzanie czasem osobistym to kolejna świetna technika, która pozwala lepiej go uczyć. Poinformuj grupę, że zmiana nawyków pracy jest kluczową praktyką, którą mogą zastosować w życiu osobistym.

5. Przypomnienia mogą również odgrywać kluczową rolę.

Utrzymuj ciągłe wizualne przypomnienie o postępach w projekcie i terminach, aby pomóc Twojemu zespołowi w lepszym zarządzaniu priorytetami. Oczywiście żadna z tych rzeczy nie powinna być onieśmielająca ani przerażająca. Zamiast tego podstawowy tracker kamieni milowych można zapisać na tablicy lub instruktażowy wykres na ekranie zamontowanym na ścianie. Uświadamiaj jednostkom swoje ograniczenia czasowe i ograniczenia, aby skutecznie w nich działać.

Poznaj nasze popularne kursy dotyczące zasobów ludzkich

6. Promuj robienie przerw między pracą

Pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie, że przerwy przez pracowników nie są czymś złym, ale raczej czymś, co przyniesie korzyści Twojej firmie w dłuższej perspektywie. Choć może się wydawać, że brak pracy przez jakiś czas jest wadą, pracownicy, którzy są zmęczeni wczesnym popołudniem z powodu nieprzerwanej pracy, będą o wiele bardziej. Może się to wydawać oczywiste, ale przypominanie pracownikom, że nie tylko wolno im robić przerwę, ale też aktywnie zachęcać ich do robienia sobie przerwy, może zwiększyć ich prawdopodobieństwo, że to zrobią.

Jak nauczyć się strategii zarządzania czasem ?

Możesz wziąć udział w kursach certyfikacyjnych online, takich jak Executive Postgraduate Program w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w ramach Loyola Institute of Business Administration we współpracy z upGrad. Oferuje ponad 300 godzin treści szkoleniowych pod okiem najlepszych ekspertów branżowych poprzez sesje mentorskie na żywo i rundy coachingowe.

Wniosek

Narzędzia do zarządzania czasem pracy zespołu skupiają się przede wszystkim na ustalaniu priorytetów szerszych celów, skutecznej komunikacji i minimalizowaniu luk w przepływie pracy tworzonych przez nadmiernie skomplikowane procesy. Pomaganie zespołom w zdobyciu tych kluczowych umiejętności jest jednym ze sposobów zachęcania ludzi do współpracy w celu poprawy zarządzania czasem. Zaangażowanie ich w proces na każdym etapie sprawi, że będą bardziej otwarci na nowe strategie i narzędzia, z których chcesz korzystać. Pozwoli Ci to wesprzeć Twoich pracowników w zwiększeniu produktywności, co przyniesie również korzyści organizacji.