Jak wyceniać projekty i zarządzać pełzaniem zakresu?

Jestem pewien, że przeczytałeś nierealistyczne artykuły, które sugerują, że istnieje naukowe podejście do wyceny, które w magiczny sposób pozwoli ci stworzyć dokładną wycenę. Być może uwierzyłeś, że za wszelką cenę należy unikać pełzania zakresu, ale w prawdziwym świecie zawsze tak się stanie.

Nadszedł czas, abyśmy przestali grać w tę śmieszną grę i zaczęli prowadzić projekty w sposób, który nie przypomina hazardu, a bardziej solidny i niezawodny proces.

Czy przesadzam? Możliwe, ale przyjrzyjmy się, gdzie tak często zdarza się nie tak w przypadku projektów cyfrowych.

Problemy z naszym procesem projektowym

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​większość organizacji w dowolnej branży prowadzi projekty w mniej więcej ten sam sposób:

1. Ktoś w kierownictwie żąda ukończenia projektu. Niestety, w tej prośbie często brakuje szczegółów dotyczących rezultatów i zwykle ma tylko niejasne cele.
2. Powołany zostaje komitet interesariuszy, który szczegółowo definiuje projekt i decyduje o jego zakresie.
3. Szczegółowy zakres jest następnie przekazywany zespołowi, który go zbuduje, i proszeni są o oszacowanie, ile to zajmie i ile będzie kosztować.
4. Projekt jest dostarczany zgodnie ze specyfikacją, kładąc nacisk na terminowość i budżet. W rezultacie pełzający luneta staje się wrogiem.
5. Projekt jest dostarczany i wszyscy przechodzą do następnego projektu na swojej liście zadań.

Takie podejście jest dalekie od ideału, zwłaszcza w przypadku projektów cyfrowych. Digital zapewnia nam bezprecedensową informację zwrotną na temat zachowań użytkowników i sprawia, że ​​wprowadzanie zmian jest stosunkowo łatwe (w porównaniu do produktów fizycznych). Jednak po zdefiniowaniu zakresu i dostarczeniu wyceny projekt zostaje zablokowany, a wszyscy niechętnie wprowadzają zmiany w miarę postępu projektu.

Jednak nieuchronnie zakres ostatecznie się zmienia, głównie dlatego, że interesariusze mają różne interpretacje tego, co zostanie zbudowane, lub ponieważ w połowie projektu zdają sobie sprawę, że krytyczne elementy są błędne.

Prawdę mówiąc, nie ma nic złego w pełzaniu zakresu . Zachowanie elastyczności i dostosowywanie się w miarę zdobywania nowych informacji ma kluczowe znaczenie dla tworzenia doskonałych usług cyfrowych. Problem nie tkwi w pełzaniu zakresu, ale w sposobie, w jaki prowadzimy projekty.

Niestety, ponieważ uzgodniono terminy i koszty, staramy się wprowadzać te zmiany w ramach tych ograniczeń, co prowadzi do obcinania zakrętów.

Nie dlatego, że terminy i koszty były od początku dokładne. Projekty cyfrowe są skomplikowane, często angażują współpracujących ze sobą specjalistów i interesariuszy. W rezultacie są bardzo trudne do dokładnego oszacowania.

Przeczytałem wiele artykułów, które proponują metodyki dokładnego szacowania. Jednak prawie we wszystkich przypadkach są one niepraktyczne w realnym świecie, głównie dlatego, że ich zastosowanie jest zbyt czasochłonne. Oszacowanie projektu sprowadza się do intuicji, doświadczenia i wykształconego domysłu!

Jak powie każdy, kto pracował w tej dziedzinie przez jakiś czas, większość szacunków to fikcja . Zwykle nie wiemy wystarczająco z góry, aby określić, jakie jest właściwe rozwiązanie lub jak użytkownicy mogą na nie zareagować. Dlatego niemożliwe jest dokładne oszacowanie z góry całego projektu.

Niestety ta niejednoznaczność często prowadzi do niesprawiedliwego rozłożenia winy, gdy projekt nieuchronnie przekracza termin i przekracza budżet.

Na szczęście istnieje sposób na dostarczanie dokładnych szacunków i zarządzanie pełzaniem zakresu, który wymaga zmiany uruchomionych projektów. Sekret tkwi w dzieleniu projektów na mniejsze części. Takie podejście pozwala uniknąć podejmowania dużych i złożonych projektów.

Podziel projekty na serię mniejszych zobowiązań

W tym momencie muszę wyjaśnić. Nie sugeruję, że ambitne programy pracy są złe. Pracuję dla dużych klientów przy dużych stronach internetowych i rozbudowanych programach pracy. Rzadko jednak traktuję te zlecenia jako jeden duży projekt. Zamiast tego dzielę je na bardziej łatwe w zarządzaniu projekty, które prowadzę pojedynczo.

Kiedy klient zgłasza się do mnie z zamiarem realizacji projektu cyfrowego (dużego lub małego), zazwyczaj dzielę go na cztery etapy, które przebiegają w następującej kolejności:

1. Odkrycie,
2. Alfa,
3. Minimalny opłacalny produkt,
4. Ciągła iteracja i optymalizacja.

Każdy etap to osobne zaangażowanie z wyraźnymi rezultatami. Dlatego nie angażuję się w cały projekt, a jedynie w pierwszą fazę. To znacznie ułatwia szacowanie i zarządzanie pełzaniem zakresu.

Na przykład wystarczy zdefiniować zakres kolejnego etapu. Pozwala to na lepsze zarządzanie pełzaniem zakresu, ponieważ można to uwzględnić podczas definiowania następnego etapu , po zakończeniu poprzedniego etapu.

Zamiast szacować cały program pracy, szacujesz kolejny projekt w tym programie. Możesz również użyć poprzedniego etapu, aby dokładniej oszacować.

Każdy etap pomaga zdefiniować i oszacować kolejny etap, zaczynając od odkrycia.

1. Odkrycie

W fazie odkrywania współpracuję z interesariuszami w celu walidacji projektu. W zależności od ogólnej wielkości projektu może to być tak proste, jak kilka spotkań lub cały program pracy.

Zazwyczaj zawiera elementy takie jak:

• przeprowadzanie badań użytkowników;
• analiza konkurencji;
• identyfikacja kluczowych wskaźników wydajności;
• zdefiniowanie, jak wygląda sukces;
• zrozumienie ograniczeń;
• zestawianie opinii interesariuszy.

Chodzi o to, aby faza odkrywania dostarczyła bardziej świadomej definicji projektu, w tym potrzeb użytkowników, celów biznesowych i tego, co należy stworzyć.

Co najważniejsze, potwierdzi, że projekt przyniesie wymaganą wartość.

Następnie możemy wykorzystać ten wynik do zdefiniowania i oszacowania pracy wymaganej w fazie alfa. Dzięki temu nasze szacunki są dokładniejsze, a także dostosowuje zakres na podstawie tego, czego się nauczyliśmy.

2. Alfa

W fazie alfa określamy, w jaki sposób usługa cyfrowa (niezależnie od tego, czy jest to aplikacja internetowa, czy witryna) będzie działać i zapewniamy, że użytkownicy będą mieli pozytywne wrażenia z korzystania z niej.

Zwykle odbywa się to poprzez stworzenie prototypu. W mniejszych projektach może to być tylko kilka makiet projektowych. W przypadku większych projektów może to być funkcjonalny prototyp, który ludzie mogą wypróbować.

W każdym razie chodzi o wizualizację usługi cyfrowej, którą tworzysz.

Robimy to z trzech powodów.

• Po pierwsze, wizualizacja zapewni wszystkim interesariuszom wspólną wizję tego, co tworzysz. Dokument można interpretować na wiele różnych sposobów, ale z prototypem jest to znacznie trudniejsze.
• Po drugie, prototyp znacznie ułatwi zidentyfikowanie wszystkiego, co mogło zostać przeoczone , więc unikaj pełzania zakresu w dół, gdy rozwiązanie jest droższe.
• Wreszcie, jeśli mamy coś namacalnego, możemy przetestować to z użytkownikami , aby upewnić się, że będzie to odpowiadało celowi, zanim przejdziemy do kosztów budowy prawdziwej rzeczy.

Jeśli testuje się słabo, nadal mamy miejsce przed kolejną fazą, aby dostosować się bez naruszania budżetu lub zepsucia harmonogramu.

Podobnie jak w fazie odkrywania, możemy użyć alfa do oszacowania pracy wymaganej w kolejnym etapie. Posiadanie wizualizacji tego, co wymaga budowy, znacznie ułatwia oszacowanie wymaganej pracy dla wszystkich zaangażowanych stron. Widzą, co mają zbudować.

Ponadto możemy wykorzystać lekcje wyniesione z testowania alfy, aby dostosować to, co zamierzamy stworzyć, po raz kolejny tworząc przestrzeń dla zmian w zakresie bez wykolejenia projektu.

Gdy już mamy wersję alfa, możemy śmiało przejść do kompilacji, wiedząc, że stworzymy właściwą rzecz i że użytkownicy zareagują na nią pozytywnie.

3. Minimalny żywotny produkt

Kiedyś nazywałem ten etap „kompilacją”. Zauważyłem jednak, że interesariusze powiązali ukończenie budowy z ukończeniem projektu. W rzeczywistości usługi cyfrowe nigdy się nie kończą, ponieważ muszą być stale powtarzane, aby zapewnić jak największą skuteczność.

Aby uniknąć tego problemu, zacząłem określać ten etap jako produkt o minimalnej opłacalności (MVP). Na tym etapie budujemy i uruchamiamy wstępną wersję usługi cyfrowej.

Odnosząc się do niego jako do minimalnie opłacalnego produktu, podkreślamy, że będzie iteracja po uruchomieniu. Daje nam to sposób na radzenie sobie ze pełzaniem zakresu i nieoczekiwaną złożonością, odkładając go do czasu po uruchomieniu. Zapewnia to, że projekt pozostaje na dobrej drodze i utrzymuje swój rozmach.

Nieuchronnie podczas budowy odłożymy niektóre rzeczy na półkę do czasu premiery. Elementy te stają się następnie podstawą do określenia naszego ostatniego etapu, umożliwiając nam wstępne oszacowanie optymalizacji po uruchomieniu.

4. Ciągła iteracja i optymalizacja

Faza po uruchomieniu dotyczy funkcjonalności, złożoności i innych problemów, których nie rozwiązaliśmy w MVP. Ta lista ulepszeń jest stosunkowo łatwa do określenia w tym momencie i może być oszacowana z rozsądną dokładnością.

Jednak oprócz tych prac, powinien istnieć ciągły proces monitorowania, iteracji i testowania, który dodatkowo poprawia efektywność usług cyfrowych.

Oszacowanie, ile z tej pracy podejmujesz, powinno opierać się na rozmiarze i złożoności usługi cyfrowej. Twój szacunek powinien być również proporcjonalny do inwestycji w pozostałą część projektu.

Dzieląc swoje projekty na te cztery fazy i wypełniając każdą z osobna, usuniesz wiele wyzwań, przed którymi stoimy podczas korzystania z tradycyjnych metod zarządzania projektami.

Dlaczego łamanie projektów działa?

Z takiego podziału projektów wynikają cztery znaczące korzyści:

• Każda faza jest lepiej zdefiniowana .
  Ponieważ rezultaty poprzedniej fazy definiują każdy etap, oznacza to, że istnieje jasna wizja kierunku. Pomaga to interesariuszom zrozumieć, dokąd zmierzają sprawy, i uniknąć późniejszych nieprzyjemnych niespodzianek.
• Projekty są dokładniej szacowane .
  Na przykład, zamiast zgadywać, ile czasu zajmie dostarczenie znaczącego, mglistego projektu ze znaczną liczbą niewiadomych, szacujesz tylko kolejną fazę i robisz to na podstawie wyników z poprzedniej fazy.
• Skutkuje to lepszymi usługami cyfrowymi .
  Ponieważ pomysły projektowe są weryfikowane i testowane z użytkownikami, możesz mieć większą pewność, że produkt końcowy będzie pasował do celu. Daje również miejsce na dostosowanie zakresu i funkcjonalności między fazami, aby zapewnić najlepszy możliwy wynik.
• Jest to mniej ryzykowne podejście .
  Firma zlecająca usługę cyfrową nie musi z góry angażować się w cały projekt. Jeśli faza odkrycia nie zweryfikuje opłacalności projektu, może zostać przerwana z niewielką stratą. Podobnie, jeśli prototyp alfa nie sprawdzi się dobrze z użytkownikami, można go dostosować, zanim stanie się zbyt drogi.

Ten ostatni punkt jest uspokajający, jeśli zewnętrzny dostawca jest używany po raz pierwszy. Zamiast rejestrować agencję w celu realizacji znaczącego projektu, nie wiedząc, czy mogą dostarczyć, klient może zaangażować ich w fazę odkrywania, aby zobaczyć, jacy są. Jeśli są dobrzy, mogą z nimi dalej pracować. Jeśli nie, mogą przenieść wyniki do innej agencji, nic nie tracąc.

Jeśli prowadzisz agencję lub jesteś freelancerem, możesz pomyśleć, że to zły pomysł. Zrozumiałe, że wolisz zarejestrować klienta na cały projekt. Jednak dzięki takiemu podejściu uniknąłem wielu konkurencyjnych przetargów, ponieważ klient nie czuł, że podejmuje ryzyko przy tak małej początkowej inwestycji. W dodatku nie czuli potrzeby rozmawiania z różnymi dostawcami, bo gdyby mnie nie polubili, mogliby się łatwo zmienić.

Ponadto zastosowanie tego podejścia etapowego znacznie ułatwi ustalanie zakresu i wyceny następnego projektu o stałej cenie. Jasne, nie zapewni to w magiczny sposób oszacowania ani nie zapobiegnie pełzaniu zakresu. Ułatwi to jednak szacowanie, ponieważ ustalasz tylko jedną część na raz. Pozwoli ci to również pracować z pełzaniem lunety, zamiast próbować go stłumić.

Tak więc moja rada, niezależnie od tego, czy pracujesz w firmie, czy na zewnątrz, w dużych lub małych zakładach, to zaprzestanie prób szacowania i określania zakresu projektów bez dzielenia ich na etapy. Zamiast tego zajmij się jedną fazą na raz i wykorzystaj to, czego się nauczyłeś, aby poinformować następną . Jeśli to zrobisz, dokonasz dokładniejszego oszacowania, będziesz mieć miejsce na dostosowanie w oparciu o to, czego się nauczysz, i przekonasz się, że zarządzanie projektami jest prostsze.