Lekarstwo na KPI: jak analiza danych w opiece zdrowotnej może poprawić finanse centrum medycznego

Zgodnie z raportem McKinsey & Co z 2022 r., amerykańscy świadczeniodawcy mogą łącznie obniżyć koszty o ponad 1,5 biliona dolarów w ciągu najbliższych sześciu lat, wprowadzając poprawę wydajności. Jeśli chodzi o zwiększenie wydajności, opieka zdrowotna jest szczególnie skomplikowaną branżą. Istnieją naturalne ograniczenia dotyczące przebudowy organizacji opieki zdrowotnej, ponieważ w grę wchodzi życie, a nie tylko zyski. Jednak dostawcy są pod ogromną presją, aby zoptymalizować produktywność, zwłaszcza od pandemii COVID-19, która zakłóciła świadczenie usług i spowodowała, że ​​szpitale w Stanach Zjednoczonych poniosły straty w wysokości miliardów dolarów.

Szybkie przyjęcie elektronicznych kart zdrowia (EHR) w ciągu ostatniej dekady znacznie poprawiło opiekę nad pacjentem i wydajność operacyjną, ale wciąż pozostaje wiele do zrobienia.

Jako założyciel i dyrektor generalny firmy konsultingowej Marion Street Capital, w ciągu ostatnich kilku lat współpracowałem z wieloma świadczeniodawcami opieki zdrowotnej, aby poprawić produktywność i poprawić wyniki finansowe — bez poświęcania jakości opieki nad pacjentem. Mój zespół i ja mamy duże doświadczenie w opracowywaniu narzędzi do analizy danych, a uzyskane przez nie spostrzeżenia wykorzystujemy do opracowywania kluczowych wskaźników wydajności (KPI) oraz solidnego planu zarządzania tymi wskaźnikami. Korzystając z tego poradnika, pomogliśmy klientom zoptymalizować opiekę nad tysiącami pacjentów i zaoszczędzić ponad 50 milionów dolarów.

Wykorzystanie analizy danych w Healthcare do prowadzenia strategii

Wskaźniki KPI różnią się od innych wskaźników biznesowych, ponieważ są specjalnie zaprojektowane do kierowania strategią poprzez dostarczanie celów wydajności, kamieni milowych i wglądu w podejmowanie decyzji. Na przykład wielkość sprzedaży jest powszechną miarą, ale sama w sobie reprezentuje tylko wynik. Z kolei wskaźniki KPI, które mają pomóc w zwiększeniu wielkości sprzedaży, mogą obejmować pomiary, takie jak liczba nowych przychodzących potencjalnych klientów i czas reakcji sprzedawcy.

Biorąc pod uwagę niesłabnącą presję finansową na branżę opieki zdrowotnej, kluczowe wskaźniki efektywności mają kluczowe znaczenie i mogą pomóc dostawcom zwiększyć wartość ich usług, obniżyć koszty, usprawnić operacje, zoptymalizować alokację zasobów i zapewnić opiekę wyższej jakości.

Znajdowanie odpowiednich wskaźników KPI

Kluczem jest wybranie najbardziej produktywnych wskaźników KPI i zaprojektowanie struktury, która połączy interesariuszy, takich jak szefowie chirurgii i dyrektorzy finansowi, w całej organizacji. Do organizacji danych dostawcy używamy dwóch szerokich kategorii: operacyjnej i finansowej.

Operacyjne KPI

Te wskaźniki mają na celu poprawę wykorzystania zasobów i wyników leczenia pacjentów i mogą obejmować różne pomiary, takie jak poniższe przykłady, które pomogliśmy opracować dla jednego z naszych klientów, innowacyjna klinika leczenia zaburzeń używania opioidów w USA:

• Wykorzystanie dostawcy, tj. ile czasu każdego pracownika służby zdrowia (w liczbie godzin lub procentach) poświęca się na usługi rozliczane z pacjentami
• Pacjent nie pojawił się
• Unikalne spotkania pacjentów
• Rezygnacja pacjentów (przyjęć i wypisów)
• Widziano wyjątkowych pacjentów
• Usługi na pacjenta, na wizytę

Nagłówki wiadomości zwykle skupiają się na procedurach medycznych i cenach leków, jeśli chodzi o koszty opieki zdrowotnej, ale siła robocza jest zwykle największym czynnikiem napędzającym wzrost wydatków. Dlatego dostawcy, którzy chcą obniżyć koszty, powinni skoncentrować się na lepszym wykorzystaniu swoich pracowników — na przykład na gromadzeniu danych, aby administratorzy mogli zoptymalizować przepływ pacjentów i skrócić czas oczekiwania, wdrażając aplikacje komputerowe i mobilne, aby pomóc lekarzom w zarządzaniu zadaniami administracyjnymi i wydłużeniu czasu spędzanego z pacjentami i wysyłanie automatycznych przypomnień o wizytach do pacjentów, aby ograniczyć niestawienie się i zaoszczędzić czas personelu.

Finansowe KPI

Druga kategoria wskaźników KPI to wskaźniki finansowe, a wiele z nich jest podobnych do wskaźników stosowanych w innych branżach, takich jak przepływy pieniężne z działalności operacyjnej lub marża zysku netto.

Jednak niektóre kluczowe wskaźniki efektywności związane z finansami są unikalne dla opieki zdrowotnej, takie jak koszt leków na pobyt pacjenta i cała podkategoria skupiająca się na relacjach z płatnikami, najczęściej firmami ubezpieczeniowymi. Są to kluczowe wskaźniki do zarządzania i zwiększania strumienia przychodów dostawcy i obejmują dane takie jak:

• Wskaźnik odrzuceń roszczeń
• Czas rozpatrywania roszczenia ubezpieczeniowego
• Stawka zwrotu: kwota w dolarach zapłacona przez ubezpieczycieli

Wyznaczanie celów w zakresie poprawy operacyjnych wskaźników KPI może przełożyć się na lepszą opiekę i wyniki operacyjne, podczas gdy zrobienie tego samego w przypadku wskaźników finansowych bezpośrednio poprawia wyniki finansowe. Ogólnym celem wyboru KPI jest ustalenie, które cele mają największy wpływ, przy jednoczesnym utrzymaniu zgodności personelu i kierownictwa ze wspólnymi celami. Bardzo ważne jest również dostosowywanie wskaźników KPI w czasie, weryfikowanie ich w miarę zmiany warunków.

Zanim jednak dostawcy dotrą do tego punktu, muszą mieć skuteczny pulpit nawigacyjny do wizualizacji i interpretacji tych wskaźników.

Tworzenie pulpitów nawigacyjnych

Siła KPI polega na tym, że przekształcają dane w spostrzeżenia. Jednak aby zarządzać tymi spostrzeżeniami i przełożyć je na wydajność, dostawcy potrzebują skutecznego sposobu prezentacji tych danych. Zazwyczaj najbardziej wydajnym i atrakcyjnym sposobem jest korzystanie z wizualnego pulpitu nawigacyjnego.

Pierwszym krokiem, jaki zwykle podejmujemy z klientem, jest upewnienie się, że rozumiemy konkretne cele organizacji — na przykład zmniejszenie deficytu operacyjnego podczas mapowania infrastruktury technologicznej firmy i miejsca generowania danych. Przeprowadzamy również ankiety wśród pracowników różnych funkcji, aby zrozumieć, w jaki sposób mogą wykorzystać dane do usprawnienia procesu podejmowania decyzji — na przykład poprzez badanie elektronicznej dokumentacji medycznej w celu zebrania ogólnych trendów, takich jak przeciętne pobyty pacjentów — bez naruszania poufności pacjentów.

Po ustaleniu, które dane należy śledzić, zaczynamy budować stos danych, zasób informacji, którym pomożemy zarządzać i udoskonalać po drodze. Pierwszym krokiem jest zorganizowanie informacji w bazie danych, hurtowni danych (zbiór baz danych) lub jeziorze danych (repozytorium, które przechowuje więcej surowych informacji do modelowania i analizy). Każdy z nich jest użytecznym sposobem przechowywania treści, ale istnieją różne przypadki użycia, w których jeden jest korzystniejszy od pozostałych.

Następnie tworzymy pulpit nawigacyjny za pomocą platformy Business Intelligence (BI), takiej jak Tableau, Power BI lub Qlik Sense i używamy jej do pobierania informacji z bazy danych organizacji lub jeziora danych.

Segmentacja informacji

Wdrożenie skutecznej strategii KPI wymaga określenia najbardziej przydatnych metryk i funkcji dla każdego pulpitu nawigacyjnego, aby osoby, które wchodzą z nimi w interakcję, mogły to robić wydajnie. Różni interesariusze potrzebują różnych punktów danych i będą mieć różne KPI, dlatego ważne jest, aby posegmentować dane dla odpowiednich odbiorców. Na przykład możesz chcieć zaprojektować pulpit operacyjny dla lekarzy i personelu medycznego, jednocześnie przenosząc finansowe wskaźniki KPI do innego pulpitu nawigacyjnego dla administratorów i kadry kierowniczej. Umiejętność korzystania z danych najprawdopodobniej będzie się znacznie różnić w organizacji, dlatego ważne jest, aby przedstawiać informacje i udzielać wskazówek, wyświetlać opcje i filtry w sposób, który nie przytłacza ludzi.

Celem jest maksymalizacja zwrotu z inwestycji, opracowanie stabilnego i powtarzalnego procesu. Ale chcemy również zmaksymalizować automatyzację i zminimalizować potrzebę interakcji człowieka z pozyskiwaniem i aktualizacją danych.

Studium przypadku tablicy rozdzielczej

Dla naszego klienta w klinice zaburzeń używania opioidów opracowaliśmy trzy pulpity nawigacyjne: jeden dla personelu medycznego, drugi dla działu rozliczeń i trzeci dla kadry kierowniczej kliniki. Ten system i wskaźniki, które mierzy, pomogły organizacji wygenerować 19,5 miliona dolarów wolnego przepływu środków pieniężnych w drugim roku działalności — pieniądze, które zostały ponownie zainwestowane w programy społeczne dla społeczności.

Tablica rozdzielcza danych klinicznych

Ta tablica pobiera dane bezpośrednio z systemu elektronicznej dokumentacji medycznej kliniki i daje szczegółowy wgląd w codzienne wyniki i operacje w wielu obszarach działalności. Dalej podzieliliśmy pulpit nawigacyjny na następujące strony, aby uzyskać jeszcze bardziej konkretną grupę odbiorców:

• Podsumowanie: Ta strona jest odpowiednia dla wszystkich w klinice i pokazuje niektóre z głównych klinicznych wskaźników KPI: świadczone usługi płatne, przyjęcia, wypisy i spis (liczba unikalnych pacjentów, którzy odwiedzili klinikę tego dnia).
• Wykorzystanie: Główny specjalista ds. medycznych, COO i kierownicy operacyjni (np. dyrektorzy lub kierownicy wyższego szczebla) patrzą na tę stronę, która pokazuje liczbę usług i czas spędzony na usługach przez każdego klinicystę w ciągu dnia lub tygodnia.
• Retencja: Dyrektor operacyjny i prowadzący operacje korzystają z tej strony, aby szczegółowo zapoznać się z datami przyjęć i wypisów, członkami personelu medycznego, źródłem skierowań, programem, do którego pacjenci są przypisywani po przyjęciu i nie tylko.
• Niepojawienia się: Ta strona pozwala dyrektorowi operacyjnemu i działaniom prowadzić do odnotowania określonych trendów, takich jak nieprzybycie na spotkanie. Na przykład nasz klient zauważył, że pacjenci, którzy są w programie krócej niż 30 dni, opuszczają 20% wizyt, a ci, którzy są w programie dłużej niż 30 dni, opuszczają 10% z nich.
• Raport naczelnego lekarza: Naczelny lekarz potrzebował specjalnego raportu sporządzonego specjalnie dla niego, który określał ilościowo i zawierał informacje o pozytywnych wynikach testów narkotykowych i ilościowych błędach medycznych, które mogą wymagać szybkiego rozwiązania lub zgłoszenia.
• Rekrutacja: Dyrektor Operacyjny i kierownictwo operacyjne korzystają z tej strony, aby zrozumieć, jak obsadzić klinikę na danej zmianie. Zarówno retrospektywnie, jak i predykcyjnie informuje dostawcę o wszelkich przeszłych niedoborach lub nadwyżkach personelu, a następnie wykorzystuje te dane do prognozowania liczby pracowników, którzy będą potrzebni do zaspokojenia zapotrzebowania w określonych dniach i godzinach w przyszłości. Utworzona jako część żądania ad hoc przy użyciu procesów Six Sigma i Lean, ta strona pozostaje jako raport na żywo na pulpicie nawigacyjnym do ciągłego monitorowania w miarę rozwoju kliniki.

Panel danych rozliczeniowych

Ten pulpit nawigacyjny pobiera informacje z systemu rozliczeń medycznych i wyświetla szacunkowe dane dotyczące roszczeń medycznych, które klinika ma zebrać jako przychód. Pokazuje również trendy wśród konkretnych płatników ubezpieczeń, np. jak szybko płacą i ile płacą w stosunku do naszych oczekiwań.

Zespół finansowy wykorzystuje oszacowanie zaległych roszczeń z tytułu rozrachunków z odbiorcami, a zespół rozliczeniowy wykorzystuje ten pulpit nawigacyjny, aby zrozumieć trendy dotyczące roszczeń i zidentyfikować problemy, które muszą rozwiązać. Na przykład, jeśli średni DSO konkretnego płatnika — liczba dni potrzebnych na przetworzenie i opłacenie roszczenia — wynosi od 15 do 25 dni, zespół może użyć filtrów na pulpicie nawigacyjnym, aby zidentyfikować i zbadać określone typy roszczeń, które mogą trwać dłużej i przeprowadzić burzę mózgów. rozwiązania.

Deska rozdzielcza C-suite

Daje to destylację danych ze wszystkich innych pulpitów nawigacyjnych do podsumowanego widoku wskaźników KPI, które są najbardziej krytyczne dla wyników operacyjnych i finansowych. Ten pulpit nawigacyjny wiąże się również z tygodniowymi celami, które pomogliśmy ustalić dla kliniki — w tym spotkaniami pacjentów, usługami przypadającymi na pacjenta, przyjęciami i wypisami oraz przychodami i należnościami — dzięki czemu kierownictwo może porównać rzeczywiste wyniki z prognozami.

Ponieważ śledzimy KPI w różnych obszarach organizacji opieki zdrowotnej, każdy z nich może mieć innego właściciela lub osobę odpowiedzialną. Używamy tego, co nazywamy „dynamiczną pętlą informacji zwrotnych”, aby wspierać przepływ informacji, regularnie sprawdzając, interpretując i omawiając z interesariuszami wartości KPI w odniesieniu do celów. Pozwala nam to na ciągłą ocenę skuteczności metryk i ich wpływu na działalność i rentowność organizacji.

Rozwiązania crowdsourcingowe

Wraz z rozwojem każdej organizacji pojawiają się wyzwania, które wymagają rozwiązań wykraczających poza spełnianie i pokonywanie wzorców. Czasami dane sygnalizują również istnienie problemów, dla których nie ma oczywistych rozwiązań. Ankieta wszystkich zaangażowanych stron może pomóc w tej sytuacji.

Na przykład jeden pulpit nawigacyjny, który zaprojektowaliśmy dla klienta opieki zdrowotnej w zeszłym roku, wskazał na znaczny spadek liczby sesji poradnictwa grupowego w ich klinice. Dzięki crowdsourcingowi informacji z kilku obszarów organizacji uzyskaliśmy całościowy obraz inicjatywy doradztwa grupowego i wprowadziliśmy tymczasowe poprawki — takie jak bardziej szczegółowe raportowanie na temat doradztwa grupowego i zwiększona promocja usługi przez osoby planujące — w celu złagodzenia trendu spadkowego i zwiększenia liczby sesji . Oto kilka przykładów tego, o czym rozmawialiśmy z różnymi grupami pracowników:

• Płatnicy za usługi medyczne: Ile przychodu otrzymuje klinika z sesji grupowej w porównaniu z równoważną usługą?
• Inny personel medyczny: W jaki sposób zwiększony nacisk na sesje grupowe wpłynie na ich harmonogramy i interakcje z pacjentami? Czy personel medyczny nakłaniał pacjentów do udziału w sesjach indywidualnych, a nie grupowych? A jeśli tak, dlaczego?
• Inny personel operacyjny: Czy w ankietach wśród pacjentów pojawiły się negatywne informacje zwrotne dotyczące sesji grupowych, które mogły doprowadzić do ich unikania przez pacjentów? Czy istnieją inne zmiany operacyjne, które możemy zastosować, aby sesje grupowe były bardziej efektywne i przyjemniejsze?

W wyniku danych, które zebraliśmy za pośrednictwem tych pulpitów nawigacyjnych i dyskusji, kierownictwo kliniki podjęło kilka inicjatyw, aby zaplanować więcej sesji grupowych i promować je za pośrednictwem kanałów komunikacji z pacjentami. Liczba sesji grupowych wzrosła o 476% od października 2021 r. do czerwca 2022 r., podczas gdy wskaźnik niepojawienia się wśród pacjentów spadł o 13,2%. Wzrost ten przyczynił się do 58% wzrostu średnich tygodniowych przychodów w tym samym okresie.

Inne zalecenia i przeciwwskazania KPI w opiece zdrowotnej

W środowisku opieki zdrowotnej pozytywne wyniki leczenia pacjentów powinny zastąpić rentowność — dlatego fakt, że kluczowe wskaźniki efektywności w tak dużym stopniu opierają się na danych, aby pomóc w osiągnięciu wydajności, może budzić obawy dotyczące potencjalnych konfliktów. Mając to na uwadze, jednym ze wskaźników, których szczególnie unikamy, jest przypisywanie wynagrodzeń motywacyjnych personelu do ilości usług świadczonych pacjentom, ponieważ może to zachęcać do krótszych interakcji i słabych relacji dostawca-pacjent.

Innym sposobem, w jaki próbowaliśmy rozwiązać potencjalne konflikty, jednocześnie patrząc na liczbę, jest opracowanie wskaźnika KPI o nazwie Aktywny Spis Ludności, zdefiniowanego jako liczba aktywnych pacjentów zapisanych do programu leczenia w klinice. Zachęca to klinicystów i innych kluczowych członków personelu do opracowywania praktyk, które prowadzą do pozostania pacjentów w programie. Ten rodzaj interakcji jakości skutkuje większą retencją pacjentów – i wynikami dla pacjentów.

Uwzględnienie wielu wskaźników KPI ma również kluczowe znaczenie dla zrozumienia i powiązania pełnej narracji. Spojrzenie na tylko jedną metrykę często daje niedokładny obraz. Jeśli naczelny lekarz miałby zbadać wykorzystanie świadczeniodawców samodzielnie i stwierdzić, że jeden świadczeniodawca pracował przez wiele tygodni od 30 do 35 godzin płatnych z 40 tygodniowo, podczas gdy inny pracował od 20 do 25 godzin w każdym z tych samych tygodni, lider mógłby stwierdzić, że pierwszy dostawca był bardziej produktywny i zasługiwał na większą podwyżkę lub premię. Jednak drugi klinicysta mógł mieć wyższy wskaźnik nieobecności, co oznacza, że ​​jego godziny nie były związane z wydajnością pracy ani etyką pracy.

Każda organizacja jest inna i nie ma jednej odpowiedzi na wytyczenie drogi naprzód dla branży opieki zdrowotnej. Mimo to widziałem, jak pozornie drobne zmiany, takie jak zmniejszenie liczby spotkań na nieobecność, mogą mieć kaskadowe skutki w całej organizacji. Używana właściwie, analiza danych dotyczących opieki zdrowotnej oferuje ogromne możliwości poprawy zarówno wyników finansowych, jak i jakości opieki, ponieważ personel i kierownictwo pracują nad wspólnymi celami.