Przedstawiamy Float.com: lepszą alternatywę dla arkuszy kalkulacyjnych

(To jest post sponsorowany.) Na dzisiejszym wysoce konkurencyjnym rynku bardzo ważne jest, aby działać szybko. W końcu wszyscy wiemy, jak mówi słynne powiedzenie: „Czas to pieniądz”. Im szybciej Twój zespół ds. produktów porusza się podczas tworzenia produktu, tym większa szansa, że ​​odniesie on sukces na rynku. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci w pełni wykorzystać czas każdego członka zespołu.

Chociaż zespoły kreatywne zwykle pracują nad nowymi i innowacyjnymi produktami, wiele z nich nadal używa starszych narzędzi do zarządzania swoją pracą. Arkusze kalkulacyjne to jedno z najczęstszych narzędzi w przyborniku kierownika projektu. Chociaż może to być wystarczające dla zespołu składającego się z dwóch lub trzech członków, w miarę rozwoju zespołu zarządzanie czasem zespołu staje się wymagającą pracą.

Ilekroć kierownicy projektów próbują zarządzać swoim zespołem za pomocą samych arkuszy kalkulacyjnych, zwykle napotykają następujące problemy:

1. Brak możliwości spojrzenia

Zrozumienie tego, co naprawdę dzieje się w projekcie, wymaga dużo pracy. Trudno jest wizualnie uchwycić, kto jest zajęty, a kto nie. W rezultacie niektórzy członkowie zespołu mogą zostać przeciążeni, podczas gdy inni będą mieli za mało do roboty. Nie dostaniesz też jasnego rozbicia, ile czasu poświęcasz na konkretną pracę i poszczególnych klientów, co jest kluczowe nie tylko do celów rozliczeniowych, ale także do podejmowania przyszłych decyzji Twojej agencji, np. kogo zatrudnić w następnej kolejności.

2. Trudno zgłosić interesariuszom

Ponieważ arkusze kalkulacyjne są podstawą zarządzania projektami, przełożenie danych o ludziach i czasie na namacalne spostrzeżenia jest wyzwaniem. Wizualizacja danych jest również praktycznie niemożliwa ze względu na ograniczony zakres funkcji tworzenia wykresów, które zapewniają narzędzia arkusza kalkulacyjnego. W rezultacie raportowanie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych staje się zadaniem czasochłonnym. Im więcej osób i działań ma projekt, tym więcej czasu kierownika projektu będzie pochłaniał raportowanie.

3. Arkusze kalkulacyjne zarządzają zadaniami, a nie ludźmi

Zarządzanie projektami za pomocą poszczególnych arkuszy kalkulacyjnych to katastrofa, która może się wydarzyć. Chociaż pojedynczy arkusz kalkulacyjny może dać jasny podział pojedynczego projektu, nie ma możliwości wskazania przeciążenia i niedociążenia dla poszczególnych członków zespołu we wszystkich projektach.

4. Brak ogólnego przeglądu projektu

W branży dobrze wiadomo, że wielu projektantów cierpi z powodu wizji tunelowej: nie mając na uwadze całościowego obrazu projektu, skupiają się na rozwiązywaniu bieżących zadań. Ale problem widzenia tunelowego nie ogranicza się do projektantów; istnieje również w zarządzaniu projektami.

Kiedy kierownik projektu używa narzędzia takiego jak arkusz kalkulacyjny, zwykle trudno (lub nawet niemożliwe) jest utworzenie ogólnego przeglądu projektu. Nawet jeśli kierownik projektu poświęca dużo czasu na stworzenie tego przeglądu, obraz staje się nieaktualny, gdy tylko zmieni się kierunek firmy.

5. Ryzyko nieaktualnych informacji

Rozwój produktu przebiega szybko, co utrudnia kierownikom projektów ciągłe monitorowanie i wprowadzanie wszystkich wymaganych zmian w arkuszu kalkulacyjnym. Jest to nie tylko czasochłonne, ale także niezbyt zabawne — i w rezultacie często się nie kończy.

Jak technologia czyni nasze życie lepszym: Przedstawiamy Float

Celem technologii zawsze było ograniczenie pracy mechanicznej w celu skupienia się na innowacjach. W agencji kreatywnej lub produktowej ostatecznym celem jest zautomatyzowanie jak największej części procesu projektowania produktu i zarządzania ludźmi, tak aby zespół mógł skupić się na głębokiej pracy kreatywności i realizacji.

Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się Float, aplikacji do zarządzania zasobami dla agencji kreatywnych. Float ułatwia zrozumienie, kto nad czym pracuje, stając się pojedynczym źródłem prawdy dla całego zespołu.

Pomaganie menedżerom produktu w przezwyciężaniu wyzwań związanych z zarządzaniem czasem i ludźmi

Float ułatwia współpracę w zespole i sprawia, że ​​praca jest bardziej efektywna. Oto jak:

1. Wizualny planer zespołu: zobacz zespół i zadania w skrócie

Float umożliwia wizualne planowanie zadań za pomocą zakładki „Harmonogram”. W tym widoku możesz przydzielać i aktualizować przypisania projektów. Interfejs typu „przeciągnij i upuść” ułatwia planowanie pracy zespołu.

Oto przykład widoku harmonogramu :

Ale to nie wszystko. Możesz zrobić więcej:

• Priorytetyzuj zadania
  Możesz to zrobić, po prostu przenosząc je na inne.
• Zduplikowane zadania
  Po prostu naciśnij „Shift” i przeciągnij wybrane zadanie w nowe miejsce.

• Rozszerz zadanie
  Jeśli ktoś z Twojego zespołu potrzebuje dodatkowego czasu na wykonanie zadania, możesz wydłużyć ten czas jednym kliknięciem za pomocą interfejsu wizualnego.
• Podziel zadanie
  Kiedy staje się oczywiste, że ktoś z Twojego zespołu potrzebuje pomocy z zadaniem, łatwo jest podzielić zadanie na części i przypisać każdą część innemu członkowi.

2. Wbudowane raportowanie i statystyki

Wbudowana funkcja raportowania i statystyk Float (raporty „wykorzystania”) może zaoszczędzić kierownikom projektów wiele godzin pracy ręcznej pod koniec tygodnia, miesiąca lub kwartału.

Dostosowanie formatu raportu jest stosunkowo łatwe. Możesz:

• Wybierz role członków zespołu (pracownicy, kontrahenci, wszyscy) w „Ludzie”;
• Wybierz rodzaj zadań (wstępne, potwierdzone, wykonane) w „Zadaniu”.

Warto wspomnieć, że Float pozwala na zdefiniowanie różnych ról dla członków zespołu. Na przykład, jeśli ktoś pracuje w niepełnym wymiarze godzin, możesz to zdefiniować w ustawieniach „Profilu” i określić, że jego praca jest tylko w niepełnym wymiarze godzin. Ta funkcja jest również przydatna, gdy musisz obliczyć budżet.

Możesz wysłać e-mailem członkom zespołu ich indywidualne godziny w tygodniu.

3. Wyszukiwanie i filtrowanie: wszystkie potrzebne informacje w zasięgu ręki

Wszystkie informacje Twojego zespołu znajdują się w jednym miejscu. Nie musisz używać różnych arkuszy kalkulacyjnych do różnych projektów; aby dodać nowy projekt, po prostu kliknij „Projekty” i dodaj nowy obiekt.

Możesz także użyć narzędzi filtrujących, aby wyróżnić konkretne projekty. Prostym sposobem szybkiego zobaczenia odpowiednich zadań jest filtrowanie według tagów, pozostawiając tylko określone typy projektów (na przykład projekty, które mają wykonawców).

4. Uzyskanie ogólnego przeglądu wszystkich swoich projektów

Dzięki Float zawsze będziesz mieć zapis tego, co się wydarzyło i kiedy. - Ustaw kamienie milowe w ustawieniach projektu i obserwuj nadchodzące kamienie milowe w swoim kanale aktywności .

• Przeanalizuj użytkownika lub zespół i przejrzyj ich harmonogram. Gdy zauważysz, że ktoś jest zaplanowany (czerwony powie Ci o tym), możesz przenieść innych członków zespołu do tego działania i przegrupować ich.

Możesz przeglądać według dnia, tygodnia lub miesiąca, co ułatwia pomniejszanie i oglądanie dużego obrazu projektu.

5. Zmniejszenie ryzyka nieaktualnych informacji

Nie musisz przełączać się między wieloma narzędziami, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć. Oznacza to, że Twoje informacje będą aktualne (o wiele łatwiej jest zarządzać projektem za pomocą jednego narzędzia niż wielu).

Float można łatwo podłączyć do wszystkich usług, z których korzystasz.

Wniosek

Jeśli zarządzanie projektami Twojego zespołu pozostawia wiele do życzenia, Float jest oczywistym wyborem. Float ułatwia przeglądanie w jednym miejscu wszystkiego, co trzeba wiedzieć o projektach zespołu, dając kierownikom projektów informacje i funkcje, których potrzebują, aby poradzić sobie z szybko zmieniającym się światem cyfrowego projektowania i rozwoju. Zacznij korzystać z Float już dziś!