Twój przewodnik po efektywnej komunikacji w miejscu pracy

Skuteczna komunikacja jest konieczna bez względu na to, gdzie jesteś i z kim możesz porozmawiać.

Jednak w miejscu pracy umiejętności komunikacyjne są prawdopodobnie jedyną cechą osobistą, która może decydować o sukcesie Twojej kariery. W rzeczywistości brak skutecznej komunikacji może zaburzyć inne czynniki, takie jak wydajność, cele, a także morale firmy.

Termin „dobre umiejętności komunikacyjne” jest tak nadużywany, że ludzie nie mają pewności co do jego znaczenia. Dobre umiejętności komunikacyjne wskazują na zdolność rozumienia instrukcji i przekazywania informacji w prosty, ale jednoznaczny sposób. Jest to jedna z najbardziej podstawowych, ale niezbędnych umiejętności, jakie możesz posiadać jako pracownik. W rzeczywistości umiejętności komunikacyjne są jedną z pierwszych rzeczy, które ankieterzy oceniają u kandydata.

Elementy skutecznej komunikacji

Często ludzie zapominają, że dobre umiejętności komunikacyjne to coś więcej niż „umiejętność dobrego mówienia”. Jasne, znajomość języka jest niezbędna do skutecznego komunikowania się. Ale jest wiele innych elementów skutecznej komunikacji.

Aktywne słuchanie

Komunikacja jest drogą dwukierunkową. Dlatego słuchanie jest tak samo ważne, jeśli nie ważniejsze, jak mówienie. W miejscu pracy musisz słuchać osoby przed tobą, aby zrozumieć jej proces myślowy. Bez aktywnego słuchania możesz powiedzieć coś, co jest nie na temat, co skutkuje nieporozumieniem. Jednym z najlepszych sposobów ćwiczenia aktywnego słuchania jest zadawanie pytań. Możesz także przeformułować to, co powiedzieli i powtórzyć im. Zapewni to drugiej osobie, że zrozumiałeś, co próbowała przekazać.

Cierpliwość

W swoim miejscu pracy spotkasz zróżnicowaną grupę ludzi. Podczas rozmowy może to być frustrujące i przytłaczające, gdy wydaje się, że nie możesz przekazać swojego punktu widzenia. Dlatego ważne jest, aby ćwiczyć cierpliwość nie tylko wobec innych, ale także wobec siebie. Nie możesz oczekiwać, że wszyscy, których spotkasz, zrozumieją Cię za pierwszym razem. Nie spiesz się i spraw, by zrozumieli. Jest to szczególnie ważne, jeśli zajmujesz stanowisko kierownicze, takie jak menedżer lub kierownik zespołu. Musisz być cierpliwy w stosunku do swojego zespołu, aby czuli się pewnie i mogli bardziej otwarcie komunikować się z Tobą. Otwarta komunikacja jest niezbędna w pracy zespołowej.

Przejrzystość i spójność

Zanim rozpoczniesz jakąkolwiek rozmowę w swoim miejscu pracy, upewnij się, że stoi za nią cel. Zanotuj sobie w głowie, co chcesz osiągnąć dzięki tej komunikacji. Stwórz zarys punktów, które chcesz dostarczyć. Ponieważ równie ważne, jak przesłanie właściwego komunikatu, jest również to, aby zrobić to jasno i spójnie. Brak jasności doprowadzi jedynie do zamieszania i błędów, co ostatecznie doprowadzi do opóźnień i złych decyzji. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z kolegą, przełożonym czy podwładnym, pamiętaj, aby rozmowa była jasna i rzeczowa. Przejrzystość sprawi, że rzeczy będą wykonywane w odpowiednim czasie.

Empatia

Praca w zespole oznacza, że ​​musisz być również otwarty na pomysły innych osób. Więc niezależnie od tego, czy się z nimi zgadzasz, czy nie, musisz znaleźć w sobie otwartość na ich pomysły i opinie. Nawet jeśli się z kimś nie zgadzasz, musisz szanować jego opinię. Tak, łatwiej powiedzieć niż zrobić. Ale musisz wczuć się w tę osobę, postawić się na jej miejscu, aby zrozumieć, dlaczego postąpiła w określony sposób. Co więcej, zawsze możesz zadawać pytania, aby lepiej zrozumieć ich sytuację.

Pozytywne nastawienie

Wszyscy mamy złe dni lub dni, kiedy czujemy się pod wpływem pogody. Chociaż możesz dać sobie trochę czasu na powrót do rytmu, nie noś tej energii do pracy. Nie pozwól, aby wpłynęło to na sposób, w jaki traktujesz ludzi w pracy. Staraj się zachować pozytywne nastawienie w pracy, niezależnie od tego, co dzieje się w Twoim życiu osobistym. Z drugiej strony, jeśli masz problemy z ludźmi w pracy, porozmawiaj o tym! Dotrzyj do tych ludzi i wymyśl sposób, aby to ominąć i przezwyciężyć swoje problemy. Cokolwiek robisz, pamiętaj tylko, aby zająć się sytuacją. Ponieważ jeśli zdecydujesz się go stłumić, twoje wyzwania będą tylko rosły, aż do tego stopnia, że ​​będą cię obciążać, a tym samym pogorszyć sytuację.

Ton głosu

Ton głosu jest kluczowym elementem w procesie komunikacji. Może ustawić cały nastrój rozmowy. Na przykład, jeśli zaczniesz rozmowę w sposób zirytowany lub agresywny, jest bardzo prawdopodobne, że osoba, z którą rozmawiasz, zareaguje podobnie. Ton głosu obejmuje emocje, które włączasz, a także używaną głośność. Jedno zdanie może mieć wiele znaczeń w zależności od Twojego tonu, a także słów, które chcesz podkreślić. Co więcej, ton głosu ma zastosowanie nie tylko do rozmów z kolegami, ale także do pracy z klientem. Zwłaszcza jeśli nie chcesz pogorszyć sytuacji z już zirytowanym klientem, musisz z nim spokojnie porozmawiać.

Uczciwość i otwartość

Dobra komunikacja wymaga od ludzi uczciwości i otwartości wobec siebie. Staraj się mieć otwarty umysł, kiedy z kimś rozmawiasz. Zobowiąż się do zrozumienia ich punktu widzenia, zanim przejdziesz do konkluzji lub odrzucisz je, prowadząc do bezsensownej kłótni. Spróbuj negocjować i znaleźć złoty środek. Podchodzenie do każdej rozmowy z otwartym umysłem przyniesie lepsze rezultaty. Ponadto zawsze bądź szczery. Jeśli masz problem z czymś w pracy, zwróć się do HR lub swojego przełożonego. Wskaż rzeczy, które mogą cię niepokoić. Jeśli wejdziesz z uczciwym podejściem, wyczują to i autentycznie oddadzą się rozmowie.

Jak wdrożyć skuteczną komunikację w pracy

Jako pracodawca ważne jest, abyś dołożył starań, aby wdrożyć skuteczną komunikację w swoim miejscu pracy. W końcu efektywna komunikacja prowadzi do produktywnego miejsca pracy. Ale kiedy masz do czynienia z tak wieloma osobami naraz, może to być nieco przytłaczające. Dzieje się tak, ponieważ wszystkie różnią się pod względem osobowości, procesów myślowych, zdolności rozumienia, etyki pracy i tak dalej.

Oto kilka sposobów, za pomocą których możesz wdrożyć efektywną komunikację wśród swoich pracowników:

Programy szkoleniowe dla pracowników

Jak wspomniano wcześniej, każdy pracownik jest inny. Nie jest konieczne, aby każdy był towarzyski lub miał zdolności interaktywne. Czasami trzeba to wydobyć z ludzi. Świetnym sposobem na to jest organizowanie programów szkoleniowych dla pracowników w pracy. Programy te mogą wskazywać ludziom, jak rozluźnić się przed sobą i poczuć się bardziej komfortowo w kontaktach towarzyskich. Pracownicy mogą dowiedzieć się, jak efektywna komunikacja może zwiększyć ich poziom produktywności. Twój program może składać się z tematów, takich jak umiejętności słuchania, podstawy komunikacji, komunikacja online itp.

Podaj przykład

Jednym z najlepszych sposobów na zaangażowanie pracowników w skuteczną komunikację jest dawanie przykładu. Modelowanie dobrej i skutecznej komunikacji przed pracownikami może być świetnym sposobem na zachęcanie do uczenia się społecznościowego. Dotyczy to zwłaszcza mniejszych przedsiębiorstw i firm, w których charakter i postawa pracodawcy mogą mieć duży wpływ na sposób myślenia pracownika. Większość ich pracy polega na codziennym komunikowaniu się twarzą w twarz.

Dlatego jeśli pracodawca da dobry przykład, pracownicy pójdą dalej. Pracownicy będą modelować swoje zachowanie według przykładu swojego szefa. Z drugiej strony, jeśli pracujesz w dużej firmie – możesz połączyć nowych pracowników ze starymi pracownikami, którzy już ćwiczą efektywną komunikację.

Nadzorcy

Innym skutecznym sposobem wdrożenia skutecznych umiejętności komunikacyjnych w miejscu pracy jest umieszczenie pracowników posiadających skuteczne umiejętności komunikacyjne w rolach nadzorczych lub kierowniczych. Będąc liderem zespołu lub przełożonym, pracownicy ci mogą przekazać te umiejętności swoim współpracownikom. W rezultacie zespoły lub grupy, za które będą odpowiadać, będą postępować. Co więcej, kiedy pracownicy zobaczą, jak ludzie są awansowani na szczeble nadzorcze, nie tylko ustawi to właściwą poprzeczkę każdemu pracownikowi, ale także zmotywuje ich do cięższej pracy nad swoimi umiejętnościami.

Ocena wyników

Oceny pracownicze są świetnym źródłem motywacji dla pracowników. Polityka, którą pracodawcy mogą wdrożyć, polega na uwzględnianiu umiejętności komunikacyjnych i wydajności w swoich raportach lub ocenach wyników. W ten sposób pracownicy będą zmotywowani do pracy nad umiejętnościami komunikacyjnymi i osiągania celów. Możesz także wyznaczyć cele dla pracowników i zachęcić ich do osiągnięcia tych celów. Możesz oferować nagrody lub skonfigurować program nagród dla pracowników, którzy osiągną swoje cele komunikacyjne.

Ćwiczenia integracyjne

Ćwiczenia integracyjne to świetny sposób na nawiązanie więzi i wzajemne poznanie się ludzi. A im lepsze więzi między pracownikami, tym lepiej komunikują się ze sobą. Zaangażuj swoje zespoły i pracowników w działania, które skłonią ich do spójnej pracy i wzmocnienia wzajemnej komunikacji.

Uprość kanały komunikacji

Większość firm angażuje się w ścisłe kanały i łańcuchy komunikacji, które utrudniają swobodny przepływ komunikacji w organizacji. Ciągłe monitorowanie ich kanałów komunikacji, takich jak e-maile, wiadomości błyskawiczne, wolne kanały itp., tylko niepotrzebnie stresuje Twoich pracowników. Twórz kanały zatrudnienia, które są łatwiejsze do przejścia i nie przytłaczają pracowników. Spraw, aby wyższe kierownictwo było bardziej otwarte i dostępne dla podwładnych. Gdy kanały komunikacji będą prostsze, pracownicy będą częściej angażować się w komunikację, co przełoży się na poprawę ich umiejętności komunikacyjnych.

Prowadź sesje jeden na jeden

Udowodniono, że pracownicy są bardziej skłonni do wypowiadania się i komunikowania, gdy rozmawiają z nimi osobiście. Jako menedżer musisz prowadzić częste indywidualne sesje z pracodawcami. Czy to nowy pracownik, który dołącza jako nowicjusz, czy współpracownik, który pracuje w Twojej firmie przez ostatnie 4 lata. Znajdź czas dla wszystkich. Zachowaj spokój i opanowanie przez całą sesję. Utrzymuj naturalny kontakt wzrokowy i spraw, aby czuli się komfortowo.

Wdrożenie systemu sprzężenia zwrotnego

Komunikacja w jedną stronę może zajść tylko tak daleko. Wysyłanie wiadomości, e-maili, biuletynów itp. – wysyłają tylko jedną stronę wiadomości. Wdróż system feedbackowy do systemu swojej firmy. Zachęcaj pracowników do udziału i przesyłania opinii, zachęcaj ich do zadawania pytań. To nie tylko sprawi, że poczują się słyszani, ale także pozwolą im lepiej komunikować się z kierownictwem. Można to zrobić za pomocą formularzy online lub podczas spotkań personelu. Ta metoda jest również świetna do przyjmowania prawdziwych ulepszeń i pomysłów, które można wziąć pod uwagę.

Niezależnie od dziedziny, w której pracujemy, wszyscy mamy różne style i sposoby komunikowania się. Pracownicy spędzają dużą część swojego dnia na pracy w biurze. Pomaganie im pozostać w kontakcie z misją i wizją organizacji jest jednym ze sposobów na zwiększenie zaangażowania pracowników. Im bardziej otwarte i efektywne są kanały komunikacji w miejscu pracy, tym lepiej radzimy sobie z plotkami i brakiem zaufania, które pojawiają się, gdy pracownicy czują, że nie są słyszani lub trzymani w pętli.