Do sedna sprawy: najlepsze praktyki zarządzania projektami internetowymi

Jako projektanci jesteśmy przyzwyczajeni do konceptualizowania stron internetowych pod kątem struktury projektu – makiety, białe przestrzenie, kod, nawigacja itd. – jak również pod względem zarządzania treścią. Ale zanim projekt może osiągnąć ten punkt, ty i twój zespół musicie stworzyć plan projektu.

Plan projektu to konkretny dokument, który dokładnie określa, co się wydarzy, kiedy i co zostanie zakończone przez kogo. Jak długi jest planowany harmonogram projektu? Kiedy planujesz skończyć? Który członek zespołu odpowiada za jakie zadania? Jeśli nie jesteś przygotowany, aby odpowiedzieć na te pytania, nie jesteś przygotowany na rozpoczęcie projektu.

Postępuj zgodnie z tymi instrukcjami krok po kroku, aby utworzyć konkretny, praktyczny plan projektu.

Wybierz odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest niezbędnym narzędziem, zwłaszcza jeśli pracujesz nad dużym projektem lub planujesz wiele skomplikowanych ruchomych części. Odpowiednie oprogramowanie ułoży każdy szczegół w jasny, łatwy do zrozumienia sposób, umożliwiając zaznaczenie obszarów, które zostały ukończone lub dodanie nowych informacji w razie potrzeby.

W jakie oprogramowanie powinieneś zainwestować? Zamiast wybierać rozwiązanie do zarządzania projektami z większą liczbą funkcji niż potrzebujesz, zastanów się nad następującymi pytaniami.

• Potrzebujesz rozwiązania typu „wszystko w jednym”? Niektóre projekty projektowe są na tyle małe, że sensowne jest korzystanie z wielu programów, po jednym dla każdego aspektu projektu: wyceny, listy płac, śledzenia czasu i tak dalej. Niektóre projekty wymagają oprogramowania, które poradzi sobie ze wszystkimi tymi zadaniami i nie tylko – i zapewni płynny przepływ informacji między zadaniami.
• Potrzebujesz pracować w chmurze? Oprogramowanie oparte na chmurze będzie promować bardziej efektywną współpracę między członkami zespołu, ponieważ informacje o projekcie są dostępne z dowolnego miejsca.
• Jakich funkcji potrzebujesz? Niektóre kompleksowe rozwiązania programowe mają nadmierną liczbę funkcji, z których wiele nie będzie przydatnych w Twojej organizacji. Z drugiej strony wiele rozwiązań pozwala wybrać najbardziej korzystne funkcje, zapewniając sprawną organizację projektu bez bałaganu.

Zdefiniuj projekt

Teraz, gdy masz już narzędzie do rozplanowania wszystkiego, nadszedł czas na zdefiniowanie projektu. Definiowanie projektu to obszerny krok - coś więcej niż tylko powiedzenie Twojemu zespołowi: „Nasz klient chce mieć stronę internetową”. W tej chwili nie mówimy o HTML, CSS ani programowaniu; patrzymy na duży obraz.

Oto, co powinien zawierać dokument definicji projektu:

• Streszczenie. Utwórz podstawowy przegląd witryny, korzystając z danych wejściowych klienta. Uwzględnij krótkie informacje na temat środowiska organizacyjnego klienta, rodzaju ludzi, których klient obsługuje i wyjątkowej wartości, jaką zapewniają. Te informacje powinny ukierunkowywać wszelkie decyzje dotyczące projektu, które podejmujesz w przyszłości.
• Cele. Co osiągnie ta strona internetowa? Jaki jest jego punkt końcowy? Określ konkretne, mierzalne cele.
• Grupa docelowa. Do kogo klient najbardziej chce dotrzeć? Jakie są ich potrzeby? Twórz profile odbiorców, identyfikujące kluczowe dane demograficzne, ich rutynowe zadania związane z korzystaniem z sieci oraz ich cele. Zastanów się również, jak odbiorcy docelowi postrzegają reprezentowaną markę.
• Wiadomość. Jakie informacje najlepiej przyciągną i zmotywują grupę docelową? Jak planujesz zaangażować ich w markę? Co najważniejsze, co sprawia, że ​​ta marka jest wyjątkowa?
• Zawodnicy. Bez względu na branżę zawsze znajdzie się konkurent oferujący rozwiązanie podobne do Twojego. Utwórz przegląd konkretnych konkurentów i ich witryn internetowych, aby pomóc Ci lepiej dopracować wiadomość, którą chcesz wysłać. Pomoże Ci to rozwinąć wizualną markę, wezwania do działania, nawigację w witrynie i inne treści.
• Ryzyko. Przewiduj i definiuj potencjalne zagrożenia na etapie planowania, aby uniknąć nieoczekiwanych problemów. Upewnij się, że masz plan mający na celu złagodzenie głównych zagrożeń — na przykład tworzenie kopii zapasowych plików projektu.

Narysuj strukturę podziału pracy

Teraz nadszedł czas na opracowanie struktury podziału pracy lub WBS, aby wprowadzić plan w życie. Opracowałeś cele i zadania swojego projektu, więc nadszedł czas, aby podzielić produkty, które Twój zespół ukończy. Ponownie, dane wejściowe klienta są kluczowe dla wykonania tego kroku.

Dobrym pomysłem jest również zaangażowanie swojego zespołu w planowanie strony internetowej. Podziel go na osobne komponenty - układ, zawartość i wtyczki - oraz wszelkie podkategorie, które pociąga za sobą każdy komponent.

Utwórz szczegółowy harmonogram projektu

Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie. Jeśli zadanie nie zostanie przydzielone, nie zostanie wykonane. Bądź tak dokładny, jak to możliwe, określając, czego się oczekuje i kiedy jest to należne.

Wdrażaj i zarządzaj planem pracy

W końcu nadszedł czas, aby wprowadzić plan w życie. Wyżej wymienione kategorie - układ, treść i wtyczki - powinny być w tym momencie uzupełnione.

• Mapa serwisu. W tym miejscu wkraczamy w szkielety i architekturę witryny. Utwórz mapę treści i zastanów się, jak wszystkie strony łączą się ze sobą - czyli jak będzie wyglądała nawigacja.
• Projekt wizualny. Opracuj koncepcję wizualną witryny, pamiętając o marce i stylu wizualnym klienta. Upewnij się, że wszystkie kolory, czcionki i inne elementy projektu są zgodne z marką.
• Rozwój. Teraz czas na HTML i CSS. Umieść pisemną treść na miejscu, dodaj wtyczki mediów społecznościowych i dołącz wszelkie inne multimedia opracowane przez zespół tworzenia treści.
• Testowanie. Twoja witryna nie jest ukończona, dopóki nie zostanie przetestowana. Wszystkie elementy powinny działać; sprawdź dwukrotnie i trzykrotnie za pomocą wielu przeglądarek i urządzeń mobilnych.

Pamiętaj, że częścią procesu zarządzania jest zarządzanie zespołem. Upewnij się, że wszyscy robią to, co należy zrobić w ramach czasowych wyznaczonych dla projektu.

Uruchom projekt

Strona jest kompletna, wszystkie elementy zostały przetestowane, a klient zaakceptował gotowy projekt. Hurra! Witryna może teraz zostać uruchomiona.

Utwórz plan konserwacji

To ostatni etap projektu, ale jest to etap ciągły. Jedną z podstawowych zasad projektowania stron internetowych jest utrzymanie witryny. Pomyśl o swojej witrynie jak o żywym, oddychającym organizmie. Kontynuuj współpracę z klientem, aby zaktualizować w razie potrzeby.

Końcowe przemyślenia

Nie pozwól, aby Twoja witryna przestała działać, zanim zaczniesz. Podobnie jak w przypadku każdego większego projektu, jeśli najpierw zdefiniujesz swoje cele i zadania, a następnie skupisz się na szczegółach, zapewnisz sobie najlepszą szansę na sukces. Zminimalizujesz również ogólne obciążenie pracą i ostatecznie zapewnisz świetny produkt swojemu klientowi.