Zarządzanie zasobami cyfrowymi: kompletny przewodnik

Źródło obrazu: Pexels.com

Zarządzanie zasobami cyfrowymi to oprogramowanie i rozwiązanie systemowe, które umożliwia firmom przechowywanie, organizowanie, zarządzanie, pobieranie i dystrybucję zasobów cyfrowych organizacji. Być może zastanawiasz się, czym jest zarządzanie zasobami cyfrowymi. Cóż, zarządzanie zasobami cyfrowymi odnosi się do procesu biznesowego i technologii zarządzania informacjami.

Co to są zasoby cyfrowe?

Zasoby cyfrowe odnoszą się do dowolnej formy treści, którą można przechowywać w formie elektronicznej, umożliwiając tworzenie, publikowanie, zarządzanie i udostępnianie wszystkim osobom w organizacji i poza nią. Dzisiejsze szybko zmieniające się środowisko cyfrowe oznacza, że ​​nie ma ograniczeń co do tego, co obejmuje zasoby cyfrowe.

Pliki takie jak filmy, zdjęcia, dokumenty, filmy i inne multimedia są uważane za zasoby. Praktycznie każdy dział angażuje się w zasoby cyfrowe, które napędzają rozwój i sukces Twojej organizacji. Co ciekawe, platforma zarządzania zasobami cyfrowymi umożliwia członkom zespołu w organizacji efektywne wyszukiwanie, współpracę i udostępnianie zasobów.

Jakie są zalety zarządzania zasobami cyfrowymi?

Skuteczna transformacja cyfrowa wymaga od organizacji zarządzania każdym plikiem cyfrowym w ich ekosystemie medialnym. Im większy rozwój firmy, tym większa biblioteka zasobów cyfrowych.

Istnieją niezliczone korzyści związane z zarządzaniem zasobami cyfrowymi dla Twojej organizacji.

1. Szybki i łatwy dostęp do plików

Każdy, kto chce zrozumieć zarządzanie zasobami cyfrowymi, może odnosić się do spędzania zbyt dużej ilości czasu nad jednym plikiem.

Większość rozwiązań do zarządzania zasobami cyfrowymi jest oparta na chmurze, dzięki czemu każdy ma dostęp do zasobów cyfrowych przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, z dowolnego miejsca, o ile ma połączenie z Internetem. Oprogramowanie umożliwia firmom przechowywanie wszystkich treści cyfrowych w jednej centralnej lokalizacji. W ten sposób akcjonariusze wewnętrzni i zewnętrzni mogą szybciej znaleźć to, czego potrzebują.

Podobnie te firmy, które rozumieją zarządzanie zasobami cyfrowymi, mają dostęp do praw i uprawnień, które można dostosować do potrzeb różnych użytkowników, zapewniając dostęp do systemu odpowiednim osobom.

2. Aktualne treści

Jeśli chcesz zrozumieć zarządzanie zasobami cyfrowymi, musisz zrozumieć, że ryzyko związane z nieaktualnymi plikami jest znacznie zmniejszone. Zarządzanie zasobami cyfrowymi zapewnia łatwą aktualizację najważniejszych zasobów po przesłaniu.

Dzięki aktualnym informacjom Twój biznes pozostaje na nogach, ponieważ dostępne są gotowe informacje na temat aktualnego rynku. Użytkownicy systemu mają również spokój, którego potrzebują, aby dobrze działać, korzystając z najbardziej aktualnych informacji.

3. Zwiększa bezpieczeństwo i ochronę ważnych aktywów

Zarządzanie zasobami cyfrowymi eliminuje ryzyko utraty krytycznych informacji biznesowych. Zapobiega utracie plików, zapewniając bezpieczne przechowywanie w centralnej lokalizacji, w przeciwieństwie do zewnętrznych dysków twardych.

4. Poprawia bezpośrednie udostępnianie plików

Dzięki systemowi zarządzania zasobami cyfrowymi możesz łatwo udostępniać swoje pliki innym osobom w systemie. Na przykład interesariusze wewnętrzni i zewnętrzni potrzebują dostępu do znacznej części informacji o firmie.

Możesz kontrolować sposób wykorzystania zasobów po udostępnieniu ich różnym użytkownikom, ponieważ system pozwala ustawić daty wygaśnięcia i śledzić historię udostępniania.

5. Zmniejsz koszty operacyjne

Zarządzanie zasobami cyfrowymi pozwala zaoszczędzić koszty operacyjne. System zarządzania zasobami cyfrowymi może zaoszczędzić Twojej organizacji wiele czasu spędzanego na wykonywaniu zadań o wysokiej wartości, zwiększając w ten sposób wydajność organizacji.

Zarządzanie zasobami cyfrowymi może pomóc zwiększyć zwrot z inwestycji, umożliwiając szybsze tworzenie, przechowywanie, pobieranie i dystrybucję zasobów cyfrowych.

Wyzwania związane z zarządzaniem zasobami cyfrowymi

Jeśli nie zarządzasz odpowiednio swoimi zasobami cyfrowymi, wkrótce osiągniesz wynik końcowy. Oto niektóre wyzwania, przed którymi stoją firmy w zakresie zarządzania zasobami cyfrowymi, oraz sposoby ich rozwiązywania.

Dostępność aktywów

Nie możesz kontrolować swoich zasobów cyfrowych, jeśli nie masz działającego cyfrowego systemu zarządzania. Istnieje prawdopodobieństwo, że niewłaściwi ludzie używają niewłaściwych aktywów, co może być kosztowne dla Twojej firmy.

Na szczęście możesz odzyskać kontrolę dzięki scentralizowanemu rozwiązaniu, które pomaga ustanowić przepływy pracy, zarządza dostępem do systemu i usprawnia proces zatwierdzania, dzięki czemu właściwe pliki trafiają we właściwe ręce.

Odłączona siła robocza

Jeśli nie zarządzasz odpowiednio zasobami cyfrowymi, istnieje duże prawdopodobieństwo, że masz rozproszoną siłę roboczą.

Możesz skorzystać z ujednoliconej platformy, która pomaga usprawnić współpracę i udostępnianie. Dzięki platformie do zarządzania zasobami cyfrowymi możesz zwiększyć wydajność zespołu, demokratyzując zasoby, poprawiając spójność między kanałami i tworząc zwinne przepływy pracy.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania zasobami cyfrowymi Twój zespół zyskuje większe możliwości, ponieważ ma jedno źródło informacji o wszystkich zasobach Twojej marki. Bezpieczeństwo informacji również uległo znacznej poprawie, ponieważ umożliwia Twojemu zespołowi przechowywanie, udostępnianie, organizowanie i udostępnianie cyfrowej biblioteki.

Stracony czas i pieniądze

Nadal będziesz liczyć znaczne straty, jeśli Twój zespół poświęci cenny czas na poszukiwanie zagubionych zasobów. Dzięki scentralizowanej platformie Twoi pracownicy mogą organizować, monitorować i konserwować każdy zasób w Twojej firmie, dając im czas na skupienie się na rozwoju Twojej firmy.

Kiedy warto zainwestować w oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi?

• Gdy znalezienie zasobów jest czasochłonne. Oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi może pomóc, jeśli znalezienie i udostępnienie plików cyfrowych zajmuje kilka minut. Jest wyposażony w szeroką gamę narzędzi, które mogą pomóc w organizowaniu i wyszukiwaniu plików.
• Gdy dostęp do zasobów nie jest możliwy w wygodny sposób, dostępność ma kluczowe znaczenie dla produktywności członków zespołu. Jeśli Twój zespół nie ma łatwego dostępu do plików, dotrzymanie terminów może być trudne, a niespójność marki może być również częsta.
• Załóżmy, że potrzebujesz zabezpieczeń na poziomie przedsiębiorstwa do udostępniania i dostępu do pamięci masowej. Niezbędne dokumenty biznesowe należy przechowywać w stabilnym i bezpiecznym środowisku. Cyfrowy system zarządzania zasobami pozwala cieszyć się bezpiecznym centrum danych do całodobowego monitoringu.
• Jeśli napotykasz wąskie gardła podczas kreatywnej współpracy. Dzięki cyfrowemu systemowi zarządzania zasobami możesz otrzymywać alerty w czasie rzeczywistym, które usprawniają komunikację w projekcie. Na przykład twoi pracownicy zostaną zaktualizowani po dodaniu nowych plików i komentarzy.

Końcowe przemyślenia

Zarządzanie zasobami cyfrowymi jest stosowane w branżach, w których zaangażowane są zasoby cyfrowe. Szukając najlepszego oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi dla swojej firmy, musisz najpierw określić aktualne wyzwania swojej firmy.

• Zidentyfikuj kluczowych użytkowników i omów wymagane przez nich funkcje.
• Utwórz listę ważnych funkcji, które należy wziąć pod uwagę, szukając dostawców usług zarządzania zasobami cyfrowymi.
• Uważaj, aby rozważyć rodzaj platformy zarządzania zasobami cyfrowymi, która jest odpowiednia dla Twojej firmy. Na przykład możesz ocenić korzyści płynące z systemu zarządzania zasobami cyfrowymi w chmurze w porównaniu z rozwiązaniem zainstalowanym lokalnie w Twojej firmie.
• Wybierz najlepsze oprogramowanie, które przyniesie korzyści Twojej firmie i które wykorzystają Twoi pracownicy.