Jak zarezerwować więcej spotkań i wydarzeń za pomocą wtyczki WordPress do rezerwacji?

Ten artykuł został uprzejmie poparty przez naszych drogich przyjaciół z Amelii, prostego, ale potężnego specjalisty ds. automatycznych rezerwacji, który zapewnia klientom możliwość rezerwacji spotkań i wydarzeń w dowolnym momencie. Dziękuję Ci!

Jeśli chodzi o prowadzenie firmy opartej na usługach online, planowanie spotkań z potencjalnymi i potencjalnymi klientami ma kluczowe znaczenie. Minusem tego jest oczywiście to, że zarządzanie spotkaniami i rezerwacjami wydarzeń zajmuje dużo czasu, jeśli robisz to samodzielnie.

Jednak w przypadku WordPressa istnieje wiele wtyczek do rezerwacji, które wykonają zadanie. Umieść jeden z nich na miejscu i pożegnaj się z wieloma z tych żmudnych zadań związanych z zarządzaniem spotkaniami.

Ale wszystko to zależy od użycia odpowiedniej wtyczki do rezerwacji WordPress.

Dzisiaj przedstawię Wam wtyczkę do rezerwacji spotkań i wydarzeń Amelia WordPress. Ale zamiast pokazać, jak zainstalować i używać wtyczki (co jest bardzo łatwe), chcę poświęcić ten czas na pokazanie, jak zaprojektować skuteczny system rezerwacji za jego pomocą.

Jak zarezerwować więcej spotkań i wydarzeń z Amelią?

Istnieje wiele rodzajów klientów, którzy skorzystaliby z systemu rezerwacji:

• Salony, SPA, centra fitness z usługami lub zajęciami w określonych godzinach;
• Usługodawcy, którzy pracują tylko po wcześniejszym umówieniu (np. mechanicy, hydraulicy itp.);
• Agenci nieruchomości, którzy organizują otwarte domy lub planują spacery po nieruchomości;
• Firmy, które organizują webinaria, zajęcia wirtualne itp.;
• Freelancerzy i małe firmy (takie jak Twoja), które wykorzystują telefony w celu sprawdzenia potencjalnych klientów.

Teraz mogliby korzystać z systemu rezerwacji innej firmy, ale często są one kosztowne i trudne w zarządzaniu. Nie wspominając już o tym, że niektóre z tych systemów agregują wykazy konkurentów. Może to ułatwić użytkownikowi przeglądanie wielu opcji naraz, ale ten rodzaj systemu rezerwacji po prostu błaga o odciągnięcie od Ciebie uwagi potencjalnych klientów.

Wbudowując system rezerwacji bezpośrednio na stronę internetową swojego klienta, możesz uniknąć wszystkich tych możliwych problemów. Co więcej, możesz zautomatyzować żmudne zadania, które wykonaliby samodzielnie bez odpowiedniej opcji systemu rezerwacji. Na przykład:

• Przechwytywanie prawidłowych informacji kontaktowych potencjalnych klientów.
• Ustalenie dnia i godziny, które będą najlepsze dla obu stron.
• Zarządzanie zmianami terminów i anulowaniami.
• I więcej.

Zastanów się, jak wdzięczni będą Twoi klienci, jeśli zbudujesz system rezerwacji, który uwolni ich od tego czasochłonnego obciążenia.

“

To powiedziawszy, tworzenie systemu rezerwacji WordPress to coś więcej niż tylko aktywacja wtyczki i osadzenie krótkiego kodu. Aby pomóc swoim klientom bez wysiłku uchwycić więcej spotkań i wydarzeń za pomocą wtyczki rezerwacji Amelia, musisz wykonać następujące czynności:

1. Dodaj elementy wyszukiwania i filtrowania, aby zmniejszyć zmęczenie decyzjami

Nie dotyczy to każdego systemu rezerwacji, ale dla firm oferujących różne opcje, terminy, usługodawców itp. zmniejszenie zmęczenia decyzjami jest bardzo ważne na tym etapie.

Weźmy na przykład stronę internetową spa lub salonu:

Wiele razy tego rodzaju firmy oferują wiele usług (lub wydarzeń na miejscu). Możesz pozwolić odwiedzającym kliknąć „Umów się na wizytę” lub „Zarezerwuj wydarzenie” i samodzielnie posortować każdą ofertę usług i dostawcę. Możesz też ulepszyć ten proces, dodając pasek wyszukiwania do widżetu rezerwacji w następujący sposób:

Pomocne są również filtry paska bocznego — zwłaszcza jeśli klienci nie są koniecznie pewni, jakiej usługi potrzebują lub jak się nazywa. Wstępnie wypełnione opcje ułatwiają podejmowanie decyzji na miejscu.

W tym przykładzie spa umożliwia klientom filtrowanie usług według:

• Data spotkania,
• Zakres czasu,
• Usługi (wszystkie są widoczne i można wybrać wiele opcji),
• Pracowników.

Jest to doskonały przykład tego, jak można zmniejszyć zmęczenie podejmowaniem decyzji za pomocą zaledwie kilku poprawek projektowych i pomóc użytkownikom szybciej i pewniej rezerwować spotkania.

2. Skróć proces rejestracji i sprzedaży

Pomyśl o przypadku użycia dla własnej firmy (a także dostawców usług takich jak Ty).

Załóżmy, że chcesz skonfigurować harmonogram spotkań na potrzeby rozmów dotyczących projektowania stron internetowych. Czy nie byłoby przydatne, aby potencjalni klienci mogli przesyłać pliki podczas umawiania spotkań? Przed spotkaniem będą mogli udostępnić ważne dokumenty, takie jak przewodnik po stylu, logo, a nawet treść.

Jeśli chodzi o sposób wbudowania tego w widżet rezerwacji, jest to dość proste dzięki wtyczce do spotkań WordPress.

Domyślnie Amelia pozwala kontrolować istotne szczegóły dotyczące Twoich „Wydarzeń” i „Usług”:

• nazwa wydarzenia,
• Opcje daty i czasu,
• Harmonogram cykliczny,
• Okres rezerwacji,
• dostępny personel,
• I tak dalej.

Aby umożliwić potencjalnym klientom przesyłanie plików, musisz przejść do zakładki „Dostosuj” i utworzyć dla niej niestandardowe pole:

Kliknij „Dodaj pole niestandardowe”, a zobaczysz opcję „Załącznik”:

Wszystko, co musisz zrobić, to nadać nowemu polu Załącznik etykietę (aby ludzie wiedzieli, co przesłać), a następnie dodać je do dowolnej usługi lub wydarzenia, które chcesz, aby pojawiało się w widżecie rezerwacji dla:

W interfejsie witryny nowe pole Załącznik będzie wyglądać tak:

Jest intuicyjny w projektowaniu i dopóki dobrze je oznaczysz, Twoi użytkownicy powinni znaleźć to dodatkowe pole (wymagane lub nie), z którego chcą skorzystać — zwłaszcza jeśli oznacza to później mniej pracy.

Dla własnych celów zastanów się, jak wspaniale byłoby mieć taki formularz w swoim harmonogramie spotkań.

Pozwoliłoby to na przybycie na spotkanie w pełni przygotowanego, a nie na opracowywanie na miejscu szorstkiego planu. Skróciłoby to również cykl życia Twoich projektów, ponieważ nie musiałbyś siedzieć w oczekiwaniu na dostarczenie przez klientów niezbędnej dokumentacji i treści. (Byłoby to również przydatne dla osób, takich jak lekarze lub prawnicy, którzy potrzebują specjalnych zwolnień, zanim będą mogli przyjąć nowych pacjentów lub klientów).

Co więcej, potencjalni klienci, którzy są tak przygotowani na początkowym etapie rezerwacji, to klienci, z którymi chcesz pracować, więc pomyśl o tej funkcji jako o innym sposobie weryfikacji potencjalnych klientów (i pomóż klientom zrobić to samo).

3. Spraw, aby widżet rezerwacji był tak skuteczny jak osobisty asystent

Nawet jeśli twoi klienci nie są tymi, którzy faktycznie przyjmują i zarządzają spotkaniami w swoich firmach, mają asystenta, który jest. Chociaż jest to przydatny zasób do tego zadania, ludzie są podatni na błędy — zwłaszcza podczas próby przechwycenia czyichś informacji kontaktowych przez telefon. (Nie mogę powiedzieć, jak często pojawiam się na spotkaniach lub rezerwacjach z błędnie napisanym nazwiskiem lub błędnie napisanym adresem e-mail).

Jednak wtyczka harmonogramu WordPress przechwytuje te informacje dokładnie tak, jak wprowadzają je użytkownicy. Dopóki same nie wprowadzą żadnych błędów, znacznie poprawi to dokładność Twoich rezerwacji.

Co więc możesz zrobić, aby zmienić widżet rezerwacji w cyfrowego osobistego asystenta?

Oczywiście bardzo pomocne będzie włączenie intuicyjnego formularza z dobrze oznaczonymi polami. Ale musisz myśleć poza tym. Są rzeczy, które zrobiłby ludzki asystent, na przykład porównywanie żądanych terminów spotkań z rzeczywistą dostępnością, a także dodawanie czasów buforowania między spotkaniami, które poprawiają wrażenia dla wszystkich.

Możesz zaprogramować wtyczkę rezerwacji Amelia, aby robiła to samo.

Na początek utwórz niestandardowe harmonogramy i parametry rezerwacji dla każdej oferty usług lub wydarzenia.

Jest to przydatne z wielu powodów.

Po pierwsze, zapewnia, że ​​klienci rezerwują tylko w dni i godziny, w których dostępne jest spotkanie. Ponadto pozwala Twojemu klientowi kontrolować, ilu klientów pojawia się na wydarzeniach, zajęciach, usługach i tak dalej. W ten sposób, nawet jeśli najbardziej popularny jest przedział czasowy 12 na 1 (ponieważ właśnie wtedy wszyscy są na lunchu), Twój klient nie będzie przytłoczony spotkaniami i nie będzie w stanie obsłużyć wszystkich, którzy zarezerwowali w tym czasie.

Jeśli terminy są rezerwowane z określonymi pracownikami lub dostawcami, jest to kolejna warstwa złożoności, którą należy uwzględnić przy projektowaniu widżetu rezerwacji.

Konfigurując nową opcję Pracownika w Amelii, nie skupiaj się tylko na powierzchownych rzeczach, takich jak kim są i jakie usługi świadczą.

Ustaw konkretne godziny pracy, dni wolne i święta, kiedy są dostępne. W ten sposób użytkownicy nie będą kuszeni, aby zarezerwować ulubionego dostawcę, gdy nie będzie ich w pobliżu. Zobaczą tylko otwarte opcje daty i godziny.

Inną rzeczą, którą możesz zrobić, aby poprawić dokładność rezerwacji, jest budowanie wokół nich buforów czasowych.

Bufory dają Twoim klientom i ich zespołom czas na:

• Odpowiednio przygotowana na nadchodzące spotkania (np. odświeżenie potencjalnego klienta lub utworzenie wirtualnej sali konferencyjnej).
• „Posprzątaj” po umówionym spotkaniu (np. fizyczne posprzątanie otaczającej przestrzeni lub zapisanie notatek z rozmowy).

Dobrym pomysłem jest również ustawienie czasu buforowego na wypadek, gdyby nadgorliwi potencjalni klienci lub klienci po prostu chcieli porozmawiać i porozmawiać lub w inny sposób przesunąć spotkanie w wyznaczonym czasie. Posiadanie bufora może pomóc w zapobieganiu późnemu rozpoczynaniu wizyt innych klientów, a tym samym rozpoczynaniu doświadczenia niewłaściwą stopą.

Pod każdą usługą utworzoną w Amelii masz możliwość dodania czasu buforowania przed i po przedziałach czasowych:

Zdecydowanie skorzystaj z tego, aby w końcu nie tworzyć więcej pracy lub bólu głowy dla swojego klienta.

Aha, a jeśli jest to tylko samodzielny dostawca, dla którego budujesz ten system spotkań, nie musisz konfigurować wszystkich tych indywidualnych harmonogramów lub czasów buforowania. Możesz tworzyć uniwersalne reguły planowania na karcie Ustawienia.

4. Odbieraj płatności w momencie rezerwacji

Bez względu na to, ile zrobisz, aby zapewnić, że spotkania mogą być łatwo rezerwowane przez klientów i zarządzane przez klientów, nie powstrzyma to klientów przed rzucaniem się na spotkania.

Prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę z tego, jaki wpływ ma to na Twoją firmę. Kiedy ktoś się nie pojawia, siedzisz i czekasz, aż wskoczy na Zoom lub Skype. Dajesz mu 10 lub 15 minut przed wysłaniem e-maila na zmianę harmonogramu, a potem wracasz do pracy. Inną konsekwencją jest to, że masz teraz wolne miejsce, które mógłby wypełnić inny zainteresowany potencjalny klient (i nowe źródło przychodów).

Niezależnie od tego, czy Twoi klienci rezerwują wydarzenia online, spotkania osobiste lub zajęcia, doświadczają podobnej straty czasu i strat. Tak więc, aby zachęcić więcej klientów do faktycznego uczestnictwa w ich rezerwacjach, możesz skonfigurować harmonogram, aby pobierał płatności z góry.

Pierwszą rzeczą do zrobienia w Amelii jest dodanie ceny do wszystkich swoich usług i wydarzeń. Nawet jeśli nie planujesz pobierania opłat z góry, i tak jest to dobry pomysł, ponieważ przypomina klientom, ile ostatecznie będą winni.

Aby przejść do następnego kroku, włącz pobieranie płatności i skonfiguruj procesor płatności (Stripe lub PayPal). Znajdziesz to w „Ustawieniach” i „Płatnościach” Amelii:

Gdy to ustawienie jest włączone, klienci zostaną automatycznie przeniesieni do Twojego procesora płatności po kliknięciu przycisku „Potwierdź” podczas wizyty:

Jedną z rzeczy, którą radziłbym, to umieścić w formularzu notatkę — gdzieś w okolicach ceny — aby poinformować ich, że płatność zostanie pobrana teraz, a nie w momencie wykonania usługi.

Możesz również użyć tego dla firmy takiej jak Twoja, pobierając niewielką opłatę lub zaliczkę za pierwsze połączenie w sprawie wykrycia.

Inną rzeczą, którą możesz zrobić, aby klienci nie stracili potencjalnych przychodów z nieodebranych spotkań, jest zintegrowanie systemu rezerwacji z zewnętrznym CRM lub oprogramowaniem do e-mail marketingu. W ten sposób przechwycisz informacje kontaktowe użytkowników poza WordPressem i będziesz mógł skonfigurować automatyczne wiadomości uzupełniające, jeśli lub kiedy opuszczą spotkanie.

Może to nie pomóc Twoim klientom w odzyskaniu wszystkich utraconych interesów, ale pomoże przywrócić część z nich.

Są dwa sposoby na skonfigurowanie tego. Pierwszym z nich jest użycie ustawień haków sieciowych w Amelii:

Jeśli klient anuluje, zmieni termin lub w inny sposób zmieni termin, możesz uruchomić wtyczkę, aby wysłała te informacje do oprogramowania innej firmy. A po skonfigurowaniu innych zautomatyzowanych zdarzeń (np. zaproszenie klienta, który zrezygnował, aby zmienić termin kilka tygodni później), Twój klient nie będzie musiał wiele robić, aby ponownie nawiązać z nim kontakt. Pomyśl o tym jako o funkcji porzucania koszyka, tylko w przypadku spotkań.

Możesz także użyć integracji Zapier i webhooków, aby zrobić to samo.

5. Zautomatyzuj e-maile i SMS-y

Chociaż ważne jest, aby spróbować odzyskać potencjalnie utracone interesy za pomocą dalszych działań, nie są to jedyni klienci, z którymi Twój system rezerwacji powinien się kontaktować. Wszyscy klienci się liczą.

W związku z tym powinieneś używać automatycznych wiadomości e-mail i SMS, aby:

• Wyślij klientowi wiadomość e-mail z potwierdzeniem ze wszystkimi szczegółami rezerwacji (oprócz pliku .ics, który umożliwia mu szybkie dodanie go do osobistego kalendarza).
• Skonfiguruj te same komunikaty potwierdzające dla pracowników, aby powiadamiały ich o zaplanowaniu ich.
• Przypomnij klientom o nadchodzącym spotkaniu z opcją zmiany terminu (lub anulowania), jeśli nie mogą się na nie przybyć.
• Wyślij „dziękuję” po zakończeniu wizyty. W niektórych przypadkach możesz zaprosić ich z powrotem po kolejną. W innych przypadkach (takich jak Twój własny) możesz użyć tego do wysłania informacji o dalszych krokach.
• Wyślij im e-mail, aby życzyć im wszystkiego najlepszego, pogratulować rocznicy lub świętować jakiś inny wyjątkowy dzień (może z gadżetem w środku).

Konkluzja: Chociaż z pewnością możesz zadziwić klientów podczas rezerwacji, możesz utrzymać to zachwyt na dłużej, pokazując, że nie chodzi tylko o wymianę czasu i pieniędzy w momencie spotkania. I że naprawdę doceniasz ich biznes i lojalność.

Dzięki Amelii wiele z tych prac jest już wykonanych za Ciebie:

Wspólne powiadomienia e-mail i SMS zostały już utworzone i napisane dla Ciebie. Co więcej, zawierały spersonalizowane symbole zastępcze, dzięki czemu wiadomości nie muszą być wysyłane do klientów, brzmiąc chłodno i z oderwaniem.

Jeśli nie ma żadnych wiadomości, które chcesz zautomatyzować, możesz skorzystać z integracji Zapier i oprogramowania marketingowego innej firmy, aby obsłużyć ten element. Jednak to, co jest tutaj zawarte, jest dość solidne i obejmuje wszystkie podstawy, jeśli chodzi o zarządzanie spotkaniami.

Zawijanie

Wiesz, jak żmudne i czasochłonne jest ręczne zarządzanie własnymi spotkaniami i wydarzeniami. Co gorsza, podejście ręczne zwiększa ryzyko błędu, polegającego na całkowitym porzuceniu spotkania lub niepoprawnym uchwyceniu szczegółów i niemożności połączenia się z potencjalnym klientem zgodnie z zamierzeniami.

Ale za pomocą wtyczki do rezerwacji spotkań i wydarzeń Amelia WordPress możesz zautomatyzować mnóstwo tej pracy. Co więcej, możesz ulepszyć swój system rezerwacji, aby zachęcić więcej potencjalnych klientów do rejestracji.