Zadawanie i otrzymywanie wysokiej jakości informacji zwrotnych: przewodnik dla projektantów

Nierzadko zdarza się, że projektanci wyrażają frustrację z powodu opinii, które otrzymują od interesariuszy lub klientów.

Mogą mówić na przykład: „Poprosili mnie o powiększenie logo, jakby to miało rozwiązać wszystkie ich problemy!” lub „Nie potrafili wyjaśnić, dlaczego im się to nie podobało, więc nie mam pojęcia, jak to poprawić”. Chociaż współczucie naszym współpracownikom i wyśmiewanie się z ignorancji naszych klientów może być kuszące, ważne jest, aby zastanowić się, czy nie moglibyśmy zrobić więcej, aby ułatwić lepszą komunikację.

Jako projektanci jesteśmy dumni z naszej zdolności rozumienia ludzi i łączenia się z nimi. Jeśli jednak regularnie otrzymujemy tego rodzaju informacje zwrotne, być może nadszedł czas, aby zastanowić się, w jaki sposób prezentujemy naszą pracę i angażujemy naszych klientów. Czy zadajemy właściwe pytania we właściwym czasie? Czy naprawdę słuchamy ich trosk i potrzeb? Badając własne zachowanie i wprowadzając niezbędne zmiany, możemy pracować nad bardziej produktywną i satysfakcjonującą współpracą z naszymi klientami.

Co nie działa

Prezentacje projektowe mogą być niezwykle nudne, a projektanci przeprowadzają publiczność przez każdy najmniejszy szczegół procesu projektowania. Wyjaśniają każdą decyzję, którą podjęli po drodze i dlaczego ją podjęli. Chociaż może to być interesujące dla projektanta, niekoniecznie jest przekonujące dla wszystkich innych osób w pokoju.

W rezultacie ludzie często się wyłączają, tracąc zainteresowanie i zaangażowanie, ponieważ nie ma dyskusji o ważnych problemach biznesowych ani podejmowaniu krytycznych decyzji. Zamiast tego otrzymują przewodnik krok po kroku po oprogramowaniu projektowym projektanta, po czym wracają do teraźniejszości z pytaniem:

"Więc co o tym myślisz?"

Kierownictwo ma tendencję do skakania z okazji wyrażenia opinii, co jest ostatnią rzeczą, jaką projektanci chcą usłyszeć. Są bombardowani nieistotnymi opiniami, takimi jak „To wygląda na za duże” lub „Ten kolor nie pasuje”. Są to opinie, które nie są pomocne w procesie projektowania.

Jak więc projektanci mogą wyrwać się z tego cyklu i uzyskać lepszą informację zwrotną?

Przeformułowanie prośby o informację zwrotną

Zamiast przedstawiać rozwlekłą chronologię iteracji projektu, zacznij od sformułowania problemu. Oznacza to wyjaśnienie, co jest nie tak z obecnym projektem i jak nowy projekt rozwiązuje ten problem. W końcu projektowanie to rozwiązywanie problemów, a nie tylko estetyka.

Jeśli musisz pokazać niektóre ślepe zaułki, przez które przeszedłeś, wyjaśnij je w kontekście problemu, który próbujesz rozwiązać. Unikaj niejasnych stwierdzeń, takich jak „krój pisma nie zadziałał” lub „schemat kolorów wymaga poprawy”, ponieważ mogą one wywołać subiektywne opinie.

Przedstawiając ostateczny projekt, zaangażuj interesariuszy na poziomie strategicznym i wyjaśnij, w jaki sposób nowy projekt rozwiązuje problem. Jeszcze lepiej, wyjaśnij, w jaki sposób planujesz przetestować i udowodnić, że nowy projekt jest skuteczny.

Na przykład: „Planujemy wydać tę wersję w przyszłym tygodniu i do końca miesiąca zbierzemy dane, aby pokazać, w jakim stopniu ten projekt rozwiązuje bieżący problem”.

Przedstawiając jasny problem i rozwiązanie, możesz uniknąć niejasnych informacji zwrotnych i upewnić się, że wszyscy są zgodni co do celów projektu.

Prośba o opinię? Wyjaśnij, czego chcesz

Szukając opinii, ważne jest, aby dokładnie określić, jakiego rodzaju opinii szukasz. Czy potrzebujesz wkładu w ogólną koncepcję lub szukasz komentarzy na temat konkretnych szczegółów, takich jak typografia lub kolor?

Jeśli istnieją jakiekolwiek potencjalne problemy lub obszary budzące obawy związane z projektem, najlepiej zająć się nimi z góry. Zamiast czekać, aż ktoś zwróci uwagę na problem, poinformuj interesariuszy o wszelkich potencjalnych problemach z wyprzedzeniem. Może to zaoszczędzić czas i zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie.

Pamiętaj, że nie każda informacja zwrotna wymaga działania. Czasami po prostu pomocne jest wysłuchanie różnych perspektyw i spostrzeżeń. Potwierdź opinie, ale poinformuj ludzi, czy i jak zostaną one włączone do produktu końcowego.

Jeśli nie masz pewności co do intencji lub znaczenia opinii, nie wahaj się poprosić o wyjaśnienie. A jeśli ktoś oferuje niezamówioną informację zwrotną, bądź łaskaw ją przyjąć, ale jasno określ, jaka informacja zwrotna jest potrzebna.

Jasno i konkretnie określając opinie, których oczekujesz, możesz mieć pewność, że otrzymywane opinie są trafne, wykonalne i ostatecznie prowadzą do lepszego produktu końcowego.

Proś o konstruktywną informację zwrotną zamiast szukać potwierdzenia

Zamiast szukać zewnętrznej walidacji, projektanci powinni prosić o prawdziwe informacje zwrotne, aby się rozwijać i ulepszać. Podczas gdy projektanci mogą ulec pokusie, by poprosić o opinię w nadziei na pochwałę, ważne jest, aby jasno określić cel prezentacji. Jeśli informacja zwrotna nie jest konieczna na tym etapie, możesz o tym powiedzieć z góry.

Prośba o opinie może być okazją do rozwoju i doskonalenia, zwłaszcza dla starszych projektantów, którzy rozumieją wartość konstruktywnej krytyki. Zamiast bronić swojej pracy, projektanci powinni być otwarci na opinie i starać się lepiej je zrozumieć, prosząc o więcej informacji.

Zamiast przyjmować postawę obronną lub lekceważącą, lepszą odpowiedzią na informację zwrotną byłoby powiedzenie:

"Dziękujemy za twoją opinię. Czy możesz sprecyzować, co masz na myśli?”

Takie podejście pokazuje, że projektant ceni opinie i chce się z nich uczyć, co ostatecznie może prowadzić do lepszych projektów.

Ucz się na błędach, ale pozwól ludziom sprawić, by naprawdę zrozumieli

Porady ekspertów mogą ostrzec ludzi przed potencjalnymi problemami z ich pomysłami, ale czasami trzeba doświadczyć porażki na własnej skórze, aby naprawdę się czegoś nauczyć. Ważne jest, aby być obecnym, gdy ktoś w końcu zrozumie swój błąd, aby pokazać mu, że słuchanie rad może zapobiec przyszłym bólom. Testy użyteczności są skutecznym narzędziem w tym procesie uczenia się.

Projektanci są biegli w przewidywaniu potencjalnych problemów, ale często nie podejmują działań następczych po wydaniu ostrzeżenia. Osoba odpowiedzialna za wynik może nie być świadkiem problemu, co prowadzi do niedoceniania porady projektanta. Frustracja może pojawić się, gdy interesariusze nie słuchają, co prowadzi do gniewu i zmniejsza prawdopodobieństwo przyszłej współpracy.

Jako doradca startupu, konieczne jest wskazywanie potencjalnych pułapek, ale ważne jest również, aby pozwolić na błędy jako okazję do nauki.

Często pokazuj swoją pracę i na wczesnym etapie

Wielu projektantów zmaga się z pokazaniem niedokończonej pracy i przyjmuje postawę obronną, gdy są proszeni o wprowadzenie zmian. To jak dotarcie do końca maratonu, tylko po to, by dowiedzieć się, że trzeba przebiec jeszcze dziesięć mil. Może to być demotywujące i męczące, pozostawiając cię niepewnym, czy masz energię, by iść dalej.

Skłonność projektantów do unikania krytyki wynika zwykle z ich psychiki i poczucia własnej wartości. Krytyka często wydaje się osobistym atakiem zamiast krytyką ich pracy, co prowadzi do ukrywania się, dopóki nie uwierzą, że ich praca jest doskonała. Jednak może to przynieść odwrotny skutek, gdy kierownictwo przekaże negatywną opinię, niszcząc pewność siebie projektanta.

Łatwe rozwiązanie jest w zasięgu ręki. Nie czekaj na doskonałość; nie krępuj się prezentacją niedokończonej pracy – niedoskonałych wersji początkowych, które zachęcą do krytyki.

Dzieląc się swoją pracą wcześnie i często, możesz uniknąć szoku związanego z otrzymaniem informacji zwrotnej i zachować energię do wprowadzania niezbędnych zmian. Odnoszący sukcesy projektanci biorą udział w całym procesie projektowania i unikają niepotrzebnej presji związanej z momentem „wielkiego ujawnienia”.

Wniosek

Informacja zwrotna jest cennym narzędziem dla projektantów, ponieważ pomaga w tworzeniu lepszych produktów, które z większym prawdopodobieństwem zostaną zaakceptowane przez klientów, partnerów i współpracowników. Aby otrzymywać praktyczne informacje zwrotne, projektanci powinni wcześnie ćwiczyć prezentację swojej pracy, nauczyć się skutecznie prezentować uzasadnienie biznesowe swojej pracy oraz doskonalić umiejętność zadawania odpowiednich pytań i kierowania otrzymywanymi opiniami.

Świadomość tego faktu mają projektanci z najwyższej półki. Podczas gdy przeciętni projektanci mają nadzieję, że ich praca jest poprawna, wyjątkowi projektanci chcą udowodnić, że się mylili. Dlaczego? Bo to najskuteczniejszy sposób na zdobywanie wiedzy i doskonalenie swoich umiejętności.