Przewodnik po offboardzie w 2022 r.

Offboarding to proces strategiczny. Chociaż zaczyna się od zespołu HR, który inicjuje proces, uwzględniamy również specjalistów IT. Jeden zły wywiad może zmienić się w złośliwego insidera, który będzie kosztował firmę tysiące. Aby zrobić to dobrze, potrzebujesz rozwiązania, które łagodzi ryzyko utraty danych. Najlepszą praktyką jest maksymalne wykorzystanie tego procesu poprzez wdrożenie podejścia do cyberbezpieczeństwa Zero Trust.

Jeśli onboarding odnosi się do tego, co firma robi, aby zaaklimatyzować nowych pracowników, gdy zgodzi się przyjąć pracę, offboarding oznacza coś przeciwnego. Separacja zaczyna się, gdy pracownik nie zamierza już tu pracować. Aby zrobić to dobrze, konieczny jest system, który pomaga w jak najczystszej obsłudze więzi z tą osobą.

Mając to na uwadze, poniżej znajduje się przewodnik po offboardingu w 2022 roku i co organizacje muszą wiedzieć.

Co to jest offboarding?

Istnieją różne powody separacji. Czasami dzieje się tak z powodu sporu płacowego lub gdy firma wymaga od pracownika zbyt wiele. Cokolwiek to jest, firma ma nadzieję, że ta separacja przebiega w przyjaznych stosunkach. Najsmutniejsze jest to, że nie zawsze tak jest.

Pomyślne odejście od przejścia jest kluczem dla firmy, która chce prosperować w dłuższej perspektywie. A właściwym sposobem na rozpoczęcie procesu jest informacja zwrotna z wywiadu końcowego. Drugim krokiem jest dzielenie się wiedzą z innymi.

Koordynacja działań offboardingowych to zadanie zespołu HR. Dla średniej wielkości firmy to nie problem. Jednak mniejsza firma rzadko ma za sobą dedykowany zespół HR. Często możesz zarządzać procesem jako właściciel firmy. W niektórych przypadkach powinien się tym zająć bezpośredni przełożony lub kierownik biura.

Podczas tej separacji pracownik może zabrać wszelkie przedmioty osobiste, które nie należą do firmy. W tym samym czasie pracownik może poświęcić trochę czasu na podpisanie jednego lub dwóch dokumentów z działem HR. Musi oddać sprzęt, zebrać informacje zwrotne poprzez wywiady końcowe oraz dezaktywować hasła i prawa dostępu.

Dobra strategia na odejście tranzytowe zapewnia brak otwartego dostępu ani żadnych luźnych końców. Nic nie powinno zostać utracone i nie powinno być okazji do naruszenia bezpieczeństwa. Dlatego musisz zrobić to dobrze, aby zmniejszyć ryzyko utraty danych.

Korzyści ze skutecznej strategii rozwiązania umowy to:

• Płynne przejście do roli;
• Możliwość wiązania luźnych końcówek;
• Uzyskiwanie bezpośredniej i szczerej informacji zwrotnej;
• Możliwość pozostawienia firmy z końcowym pozytywnym wrażeniem;
• Pozostawiając otwarte drzwi, aby wrócić w przyszłości.

Pomyśl o rozwiązaniu stosunku pracy jako części szerszego obrazu cyklu życia personelu. Rozpoczyna się od pierwszego dnia pracownika do po jego odejściu.

Ale najpierw musisz zrozumieć, jak zbudować i zoptymalizować cykl życia pracownika. Jeśli zrobisz to źle, ryzykujesz kosztowne spory sądowe, utratę tajemnic handlowych, własności organizacji lub marną markę pracodawcy. Zamiast tego masz większe szanse na uniknięcie każdego z nich, mając dobrą strategię na wyciągnięcie ręki.

Więc poznaj swoje cele. Dlatego możesz chcieć:

• zmniejszyć ryzyko,
• poprawić wydajność,
• Zwiększ produktywność.

Błędy związane z odejściem z pokładu, których należy unikać

Błędy zdarzają się zawsze. Są częścią naszego codziennego życia. Błędy zakończenia również nie są wyjątkiem. Kluczem jest nie bać się porażki w tym okresie. Im więcej zawiedziesz, tym więcej się nauczysz.

Zejdź na dół listy najczęściej spotykanych błędów, aby dowiedzieć się, czego się spodziewać. Oto on:

• Słaby nacisk na bezpieczeństwo

Odpowiednia strategia wyjścia pomaga pracownikowi opuścić firmę na dobrych warunkach. Ale bezpieczeństwo jest Twoim najwyższym priorytetem, ponieważ przyniesie korzyści Twojej organizacji na dłuższą metę.

• Bycie zbyt bezosobowym

Wypowiedzenie często wydaje się rozwodem. Zaczyna się w dobrych stosunkach, ale na końcu rzadko bywa spokojnie. Niezależnie od powodu wyjścia, Twój zespół HR musi pozostać przyjazny, chyba że sytuacja nakazuje zmianę strategii.

• Niewykorzystywanie danych do tworzenia skutecznej strategii offboardingu

Wszystko dzieje się z jakiegoś powodu. Więc zrób to. Niezależnie od tego, jak przebiega proces wyjścia, z czasem będziesz chciał go ulepszyć. Kluczem do tego są pomiary. Bez danych nie możesz zobaczyć, gdzie jesteś bez danych.

• Pomiń wywiady końcowe

Zawsze złym pomysłem jest unikanie wywiadów końcowych. W ten sposób nie zobaczysz szczegółowych szczegółów, które składają się na duży obraz. Warto poświęcić swój czas, aby wiedzieć, jak usprawnić swoje miejsce pracy.

• Nie zachowując wiedzy

Dzielenie się wiedzą to jeden z pierwszych kroków, jakie należy podjąć, gdy pracownik zdecyduje się odejść z firmy. Jest to sposób na obniżenie kosztów szkoleń i krzywą uczenia się przyszłego personelu.

• Offboarding i bezpieczeństwo

Aby zorientować się, dlaczego bezpieczeństwo ma znaczenie, oto kilka danych, których należy się nauczyć. Pięćdziesiąt dwa procent informatyków zna kogoś, kto nadal ma dostęp do danych byłego pracownika. A nawet jeśli jest to coś, o czym nie lubimy myśleć, nadszedł czas. Zrób to dobrze, aby ludzie nie mieli dostępu do systemów i sieci firmowych po ich opuszczeniu.

Obecni pracownicy są często przyczyną zagrożeń dla bezpieczeństwa. Jeśli masz zdalny personel, nadszedł czas, aby sprawdzić swoje luki. Oto kilka rzeczy do rozważenia:

• Utrata danych

Rzadko kiedy przedsiębiorstwo nie dba o swoje dane. Dokładasz wszelkich starań, aby zainwestować czas, pieniądze i wysiłek w ochronę utraty danych. W przeciwnym razie Twoja firma nie będzie mogła działać i funkcjonować we właściwy sposób. Jest to również sposób na ochronę Twoich klientów. Aby budować zaufanie i relacje z klientami, musisz zadbać o bezpieczeństwo danych. Zabezpiecz luki, jeśli nie chcesz być częścią smutnych statystyk. Jak wynika z raportu Data Breach Investigations Report, około 40 procent pracowników ukradło dane ze swojego dawnego biura.

• Kwestie związane ze zgodnością

Celowo lub przypadkowo Twój były pracownik zabiera poufne dane. Rzeczy się zdarzają. Złą stroną jest to, że przepisy dotyczące zgodności z przepisami są rygorystyczne. Zarządzanie nimi to trudne zadanie.

• Utrata reputacji

Reputacja ma znaczenie. Dobra reputacja może zostać utracona w ciągu kilku minut. Utrata danych on-e istnieje ryzyko utraty danych wśród klientów, dostawców i partnerów.

• Utrata produktywności

Biurokracja nie jest usłana różami. Jednak ma to duże znaczenie. Jeden zagubiony dokument personalny zmniejsza Twoją wydajność.

Wskazówki dotyczące tworzenia skutecznej strategii offboardingu

Kiedy zaczniesz tworzyć swoją strategię, upewnij się, że jest ona zdefiniowana jako część architektury bezpieczeństwa Zero Trust. Jest to najlepsza praktyka do naśladowania, ponieważ nieodłącznie wykorzystuje zasadę najmniejszych przywilejów.

Z technologicznego punktu widzenia mądrym rozwiązaniem jest zapewnienie pracownikom absolutnego minimum dostępu do ich pracy. W ten sposób ułatwisz śledzenie procesu separacji i unikniesz problemów, takich jak pełzanie przywilejów.

Kolejną zaletą podejścia do zabezpieczeń Zero Trust jest centralizacja. Dowiedz się, kim są Twoi użytkownicy i zobacz, co robią i kiedy. Skorzystaj również z metody mikrosegmentacji. Blokuj użytkownika za każdym razem, gdy uzyska dostęp.

Przejdźmy teraz do wskazówek dotyczących tworzenia skutecznej strategii separacji.

• Stwórz markowy proces offboardingu

To najbardziej kreatywna część procesu. Diabeł tkwi w szczegółach. Oznacza to, że nawet odniesienie się do swoich byłych pracowników jako do absolwentów stworzy lepsze ogólne postrzeganie Twojej marki. Często twoi byli pracownicy mogą pewnego dnia stać się twoimi kontrahentami lub klientami. A dzięki pozytywnemu doświadczeniu w pracy chętniej przyjdą do Ciebie. Traktuj swoich pracowników tak, jak sam chciałbyś być traktowany w takiej samej sytuacji.

• Usystematyzuj wszystko

Stwórz szczegółowy plan zgodny z jakimś systemem. Opisz każdy etap procesu, aby upewnić się, że nic nie zostanie utracone. Obejmują wypłatę po okresie zatrudnienia, 401(k), przewodnik dotyczący przejścia na ubezpieczenie zdrowotne, przekazanie własności fizycznej i intelektualnej oraz podpisanie umowy o zachowaniu poufności i przypomnienia o zakazie konkurowania.

• Twórz przejrzyste protokoły dzielenia się wiedzą

Niezbędne jest dzielenie się wiedzą z innymi pracownikami. Pomaga zaoszczędzić pieniądze i czas, aby inni kluczowi gracze w zespole byli na bieżąco. Dzięki protokołowi do bezproblemowego dzielenia się wiedzą Twoja firma pozostaje przejrzysta.

• Udokumentuj transfer wiedzy

Nawet w formalnym procesie wygrywasz. Ograniczasz zakłócenia i zapewniasz płynne działanie. Nie pozwól, aby cokolwiek miało wpływ na codzienne operacje. Kluczem do sukcesu jest oszczędność czasu i pieniędzy oraz bezstresowe przekazywanie wiedzy innym kluczowym graczom w drużynie.

• Dwukierunkowa informacja zwrotna

Nie jest ważne tylko, aby usłyszeć od odchodzącego pracownika, jakie doświadczenie miał. Informacje zwrotne to droga dwukierunkowa i jest tak wiele informacji do nauczenia się, że w przeciwnym razie możesz nie być świadomy. W codziennym życiu każdej firmy zawsze dzieje się „Santa barbara”. Rzadko kiedy znasz całą finezję. Błędna decyzja będzie miała negatywny skutek.

Więc, co dalej?

Kiedy myślisz, że jesteś gotowy, pomyśl dwa razy. Upewnij się, że odrobiłeś pracę domową i przygotowałeś końcową dokumentację. Przejrzyj dokumenty. Poproś o pismo o statusie świadczeń dla zespołu HR.

Kwestia pieniędzy jest dla pracownika gorąca. Więc nie popełnij błędu z ostateczną wypłatą. Upewnij się, że obejmuje zaległe wynagrodzenia i prowizje, nieopłacone wydatki, odprawę, saldo konta wydatków na zdrowie i niewykorzystane wynagrodzenie urlopowe.

Czy miałeś przyjemność współpracować z firmą publiczną? Dodaj te informacje do witryny swojej firmy. Zaktualizuj to. Utwórz post na blogu lub wyskakujące okienko biuletynu, które będą informować odbiorców.

Ponieważ nie ma kompleksowego oprogramowania dla wszystkich procesów organizacji, stworzenie skutecznej strategii wymaga czasu. Bojąc się, że nie wyciągniesz wniosków ze swoich niepowodzeń, otrzymujesz najbezpieczniejszy możliwy proces wypowiedzenia.