14 sekretów śledzenia czasu, które muszą znać wszyscy projektanci
Opublikowany: 2021-06-16Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, czy pracownikiem firmy graficznej, proces projektowania pozostaje taki sam. Każda kategoria projektowa składa się z wielu kroków, które tworzą skomplikowaną metodę uzyskania najlepszych wyników twórczych. A kiedy pracujesz nad wieloma projektami jednocześnie, staje się to naprawdę nużące, jeśli brakuje Ci umiejętności organizacyjnych.
Tak więc zarządzanie czasem i śledzenie czasu są bardzo ważnymi elementami życia profesjonalisty w dziedzinie projektowania graficznego. Być może będziesz musiał zgłosić się do swojego szefa w ramach swojej pracy lub będziesz musiał to zrobić w celu uzyskania satysfakcjonujących praktyk. Ale przy projektowaniu śledzenie każdego kroku i każdego procesu może być trochę trudne ze względu na jego płynny charakter. Dlatego zebraliśmy 14 sekretów śledzenia czasu, które muszą znać wszyscy projektanci.
Te tajemnice są wskazówkami eksperta i mówią o tym, jak przy minimalnym wysiłku śledzić pracę w swojej karierze projektanta. Zagłębmy się w szczegóły.
1. Ręczne wpisy czasu są bardziej wykonalne dla początkujących:
Początkującym nie zaleca się podążania za długimi arkuszami kalkulacyjnymi i skomplikowanymi podręcznikami. Prosty proces śledzenia czasu zaczyna się od ręcznego zapisania czasu w osobistym dokumencie. To podstawowy krok, który każdy początkujący powinien wykonać, zanim przejdzie do jakichkolwiek trudnych formuł śledzenia czasu. Nie jest ważne, aby śledzić wszystko od pierwszego dnia.
Jeśli chcesz uwzględnić to w swojej rutynie, uczyń ją prostą i łatwą na początek. Najlepszym pierwszym krokiem może być utrzymywanie licznika czasu w telefonie i notowanie wpisów dotyczących czasu przestoju na początku i końcu jakiegoś zadania lub projektu. Więc nie rób rzeczy przytłaczających, aby uczynić tę praktykę wygodniejszą i łatwiejszą do włączenia.
2. Podziel projekt na kroki:
Najbardziej dominującym zajęciem wśród projektantów ze śledzeniem czasu jest podzielenie projektu na kilka kluczowych etapów. To naprawdę pomaga przeanalizować, który krok zajmuje ile czasu i co możesz zrobić, aby poprawić ogólną wydajność. Możesz mieć inny proces dla różnych projektów. Aby więc bardziej szczegółowo śledzić czas, możesz podzielić projekt na kilka wspólnych kluczowych segmentów i przeanalizować ich czas, aby dowiedzieć się, co dokładnie dzieje się z tym procesem.
Planowanie, badania, konceptualizacja, projektowanie, testowanie i dostarczanie to podstawowe etapy każdego projektu projektowego. Wszystkie mogą mieć również inne ważne segmenty, więc zgodnie z Twoim projektem możesz tworzyć podziały i śledzić ich czas.
3. Analiza Twoich możliwości jest ważna przed przypisaniem wagi wszystkim krokom:
Jeśli chodzi o decydowanie o przybliżonej wadze czasu dla każdego z twoich procesów, nie powinieneś podejmować pochopnych decyzji; dotyczy to procesu szacowania projektu. Po ćwiczeniu śledzenia czasu przez chwilę możesz oszacować przybliżony czas na nadchodzące projekty. Ale wcześniej upewnij się, że dokładnie zbadałeś swoje możliwości.
To nie jest to samo dla każdego projektanta, więc nigdy nie umieszczaj licznika czasu, jak na losowe dane online lub presję rówieśników. Poznaj swoje możliwości i ograniczenia, a następnie zdecyduj, ile czasu potrzebujesz na zakończenie określonego procesu. Ma to kluczowe znaczenie dla każdego projektanta, aby sporządzić poprawny raport śledzenia czasu.
4. Każda mała aktywność nie może być częścią śledzenia czasu:
Jest bardzo prawdopodobne, że dodasz swoje małe czynności do planu śledzenia czasu, co nie jest korzystne. Niektóre standardowe kluczowe kroki są istotną częścią śledzenia czasu i wymagają Twojej uwagi, ale nie powinieneś uwzględniać niestandardowych tytułów działań w śledzeniu czasu. Ponieważ zamiast pomagać ci w uzyskaniu jasnego pomysłu, mogą powodować zamieszanie i komplikacje w twoim projekcie.
Z praktyką śledzenia czasu, prostsze jest lepsze niż cokolwiek innego, więc postaraj się, aby każdy element był minimalny i unikaj dodawania do planu niepotrzebnych małych działań projektowych. Prostą radą byłoby użycie szerszych terminów zamiast fragmentów mniejszych czynności, aby stworzyć idealny plan śledzenia czasu.
5. Blokady czasowe są zawsze bardzo pomocne:
Aby zachęcić do praktyki śledzenia czasu, istnieje kilka pomocnych sztuczek, które mogą ułatwić ten proces. Jednym z nich jest podzielenie dnia na bloki czasowe. Oczywiście można go też podzielić na tygodnie i dni, ale zazwyczaj projektanci pracują na co dzień i wolą dzielić na godziny. Podział dnia na bloki czasowe i przypisanie każdego bloku do określonej aktywności to prostsza forma śledzenia czasu.
Dzięki temu procesowi łatwiej jest zrozumieć proporcję czasu każdej czynności. I stajesz się bardziej czujny i jasny, jak zarządzać każdą godziną i decydować o wadze. Jest to więc genialna, prosta sztuczka, aby ćwiczyć więcej czasu w codziennej rutynie.
6. Presja wytworzona dzięki śledzeniu czasu może poprawić produktywność:
W idealnym przypadku presja nie jest głównym celem śledzenia czasu. A rygorystyczne praktyki śledzenia czasu pracy w biurach również nie są zbyt korzystne dla nikogo. Ale jeśli spojrzysz na jaśniejszą stronę, śledzenie czasu nieuchronnie tworzy presję i dyscyplinę, które możesz podjąć jako pozytywne wyzwanie i obrócić się na swoją korzyść.
Przed śledzeniem czasu możesz pracować w stylu freestyle, ale teraz podążasz za pewnym schematem i bardzo dobrze organizujesz swój czas, co z pewnością może zwiększyć wydajność. Dobre zarządzanie i zdyscyplinowany proces projektowania sprzyjają lepszym wynikom i szybszym produktom. Więc zamiast przytłaczać się presją, spróbuj wywrzeć znośną presję i ciesz się z nieoczekiwanymi rezultatami.
7. Automatyczne śledzenie czasu może zaoferować niesamowite rozwiązania:
Na rynku dostępne są niesamowite programy i narzędzia do automatycznego śledzenia czasu. Możesz go znaleźć zarówno za darmo, jak i na wersje płatne. Są szeroko stosowane w dużych organizacjach, aby usprawnić pracę. Narzędzia te mają doskonałe funkcje i opcje wspierające działania związane ze śledzeniem czasu. Otrzymujesz fantastyczne wrażenia, które sprawiają, że proces śledzenia czasu jest bardziej ekscytujący i przyjemny.
Automatyczne narzędzia mogą zająć się każdą drobną i poważną czynnością za Ciebie i zapewniają pożądane wyniki. Ponadto możesz uzyskać różne analizy i raporty, zapisywać dane, tworzyć nowe elementy i czynić je bardziej profesjonalnymi. Więc jeśli chcesz uzyskać dostęp do zaawansowanych korzyści związanych ze śledzeniem czasu, dobrze jest zaopatrzyć się w narzędzia do inteligentnego śledzenia czasu.
8. Rygorystyczne i bezstronne obliczenia są koniecznością:
Jeśli jesteś oddanym projektantem, który chce wdrożyć śledzenie czasu dla siebie, ważne jest, aby być całkowicie uczciwym w tym procesie. Po uzyskaniu wszystkich danych śledzenia projektu, musisz obliczyć i dojść do właściwego wniosku. Nie ma zakresu wymówek i mylących wyników dla prawidłowych praktyk śledzenia czasu.
Musisz być rygorystyczny i wykonywać bezstronne obliczenia, aby poznać dokładny stan śledzenia czasu. Pół-neutralny raport nie przyda się projektantowi, który chce czerpać korzyści ze zdyscyplinowanego śledzenia czasu. Tak więc na dłuższą metę lepiej od samego początku wprowadzać normy. Postaraj się krytycznie obserwować dane i sporządzać odpowiednie raporty.
9. Kategoryzacja projektów i tworzenie tagów to niezbędny krok:
Część sprawozdawcza wymaga uwagi i wysiłku tak samo jak część dotycząca śledzenia czasu. Kiedy prowadzisz wiele projektów, musisz zrozumieć charakter i oczekiwania każdego projektu. Śledzenie czasu w ciągu dnia nie może pomóc ci zagłębić się w linię projektu. Zacznij więc analizować dane śledzenia czasu zgodnie z projektami. Następnie utwórz niestandardowe tagi dla różnych typów projektów, aby Twoja praca była bardziej zorganizowana i bezproblemowa.
Możesz to zrobić na podstawie podstawowych działań, rezultatów, klientów lub terminów. Zgodnie z Twoją pracą i rynkiem, musisz wykonać ten krok i utworzyć kategorie i tagi do celów śledzenia czasu.
10. Rozproszenia i poprawki nie są spójne:
Jedną rzeczą, którą musisz zrozumieć w śledzeniu czasu, jest to, że rozpraszanie uwagi, a następnie wprowadzone poprawki nie są spójną częścią praktyki śledzenia czasu. Mogą być możliwe na początkowym etapie, ale ich stanie się naturalną częścią jest wysoce zabronione. Jeśli jednak chcesz uniknąć rozproszenia, spróbuj użyć przedziału czasu rozproszenia w harmonogramie.
W ten sposób możesz wytrenować swój mózg, aby używał każdego rodzaju rozproszenia i innych czynności tylko w tym okresie – im mniejsze rozproszenie, tym wyższe wyniki i ostatecznie bez poprawek. Więc naucz się podążać według zdyscyplinowanego schematu i mądrze wykorzystuj czas, aby uzyskać doskonały raport dotyczący śledzenia czasu.
11. Utrzymywanie osobistego arkusza i raportów to tajne składniki:
Nawet jeśli masz seniora, któremu możesz się zgłosić, lepiej zachować osobistą notatkę i raport. Dane śledzenia czasu mogą mieć różne czynniki, a jeśli używasz narzędzia automatycznego, wiele zmiennych nie będzie pod Twoją kontrolą. Właśnie dlatego osobisty arkusz śledzenia czasu może bardzo pomóc w analizie rzeczywistej pracy, jest łatwy w utrzymaniu i łatwy do uzyskania owocnych wyników.
Dołącz więc osobisty arkusz z wpisami czasu w swoich praktykach śledzenia czasu, zwłaszcza gdy polegasz na jakimś narzędziu lub metodzie zleconej na zewnątrz. W ten sposób możesz przekazać swojemu klientowi lub pracodawcy konkretną analizę śledzenia czasu.
12. Czynności niepodlegające rozliczeniu mają również znaczenie:
Jak wspomniano wcześniej, proces projektowania może składać się z warstw czynności związanych z badaniami, planowaniem, przygotowaniem i projektowaniem. Więc kiedy śledzisz czas swojej pracy nad pewnym projektem, musisz uwzględnić również niektóre działania niepodlegające rozliczeniu, ponieważ one również mają duży wpływ na końcowy rezultat.
Twoje godziny pracy badawczej, zbieranie niezbędnych zgód i licencji, wprowadzanie wielu poprawek i wiele innych drobnych czynności, których możesz nie uwzględnić jako podstawowej pracy projektowej, również powinny zostać uwzględnione w raporcie śledzenia czasu. Ponieważ kończą Twój projekt i wiele Cię kosztują.
13. Oszacuj projekt i monitoruj go za każdym razem:
Po pewnym czasie pracy nad odpowiednią praktyką śledzenia czasu możesz przejść do części szacowania i monitorowania. Przy każdym nowym projekcie możesz z góry oszacować czas, a następnie monitorować go w kilku odstępach czasu, aby sprawdzić, jak blisko możesz zbliżyć się do własnych przewidywań.
Jest to niezbędny krok, ponieważ daje Ci władzę nad cyklem zarządzania czasem. Powoli wiedziałbyś, ile godzin zainwestowałbyś w różne działania i projekty przed rozpoczęciem pracy. Ale może się to zdarzyć tylko wtedy, gdy krytycznie obserwujesz swój wzorzec śledzenia czasu i poznajesz swój system pracy.
14. Złożone metody i standardy nie są konieczne:
Jeśli uważasz, że tylko skomplikowane profesjonalne praktyki śledzenia czasu mogą pomóc w procesie projektowania, to poważnie się mylisz. Czasami nie musisz iść trudną drogą, ponieważ proste opcje również mogą załatwić sprawę. Zgodnie z twoim schematem pracy i zrozumieniem, możesz wymyślić dowolny podstawowy plan, aby zachować właściwą kontrolę czasu.
Końcowym motywem śledzenia czasu jest posiadanie jasnych danych dotyczących czasu i odpowiednich zadań, które niekoniecznie muszą obejmować złożone procesy i standardy. Postaraj się, aby było to tak proste, jak to tylko możliwe, aby było łatwe do śledzenia i wdrażania za każdym razem, gdy pracujesz nad nowym projektem.
Śledzenie czasu naprawdę pomaga projektantowi poznać jego własne obszary wiedzy i usprawnień. Dostarczenie udanego projektu jest ostatecznym celem pracy projektanta, ale równie ważne jest dostarczenie go w rozsądnym terminie. Wdrażanie praktyk śledzenia czasu od początku kariery może ci bardzo pomóc na dłuższą metę.
Pomaga bezproblemowo pracować z lepszymi umiejętnościami organizacyjnymi. I w pewnym momencie każdy projektant czuje, że każdy z jego procesów powinien mieć określony przedział czasowy, aby przewidzieć cały projekt przed uzgodnieniem konkretnego terminu. Tak więc z sekretami wspomnianymi powyżej, prawdopodobnie masz pomysł, jak możesz zacząć i gdzie musisz popracować.
Możesz osiągnąć lepszą płatność i lepszą skuteczność dzięki odpowiednim praktykom śledzenia czasu. Obserwuj więc swój wzorzec pracy i zacznij wdrażać praktyki śledzenia czasu z najwyższym priorytetem, aby stać się najlepszym na rynku.