12 wskazówek dotyczących obsługi klientów zajmujących się projektowaniem graficznym
Opublikowany: 2021-07-01Obsługa klienta jest częścią każdego projektu graficznego. Kiedy pracujesz jako freelancer, ten aspekt pracy staje się tym ważniejszy, gdy pracujesz jako jednoosobowa armia. Wystarczy zrobić pitch sprzedażowy, przekonać klienta, zrealizować cały projekt, a następnie odebrać płatność. Jeśli pracujesz z grupą lub agencją, staje się to trochę łatwiejsze, ponieważ masz ludzi, którzy pomogą Ci w tych zadaniach. Tak czy inaczej, zawsze korzystne jest rozwijanie umiejętności obsługi klienta. Poniższe wskazówki mogą Ci w tym pomóc:
1) Zdefiniuj zakres projektu:
Pierwszą i najważniejszą rzeczą, którą musisz zrobić, to określić zakres projektu, nad którym będziesz pracować. Ponieważ projektowanie graficzne jest sektorem płynnym, zakres ciągle się zmienia. Ale może to być przeciwko tobie przez większość czasu, jeśli zakres nie jest zdefiniowany. Najlepiej byłoby, gdybyś miał również jasność co do liczby opcji, które zapewnisz, i liczby iteracji, które zapewnisz. To zwiąże pracę, którą wykonujesz. W ten sposób będziesz mógł efektywniej planować swoją pracę, a tym samym dostarczać dokładnie to, czego chcą klienci.
2) Miej jasność ról:
Jedną z kluczowych części projektu, której brakuje wielu grafikom, jest finalizowanie ról ludzi. Staje się to jeszcze ważniejsze, gdy Twoim klientem jest duża grupa ludzi lub firma korporacyjna. W takich przypadkach zespół klienta nie jest pewien, kto co robi. Dlatego już na początku projektu lepiej jest jasno zdefiniować role. Na przykład jedna osoba z zespołu klienta jest jedną osobą kontaktową. Zdefiniuj również cykl hierarchii dla zatwierdzeń. Usprawni to operacje dla całego projektu i zapewni, że nie napotkasz żadnych przeszkód.
3) Zadaj więcej pytań, aby zrozumieć brief:
Wielu projektantów popełnia błąd polegający na niewłaściwym zrozumieniu briefu. Może to prowadzić do katastrofalnych konsekwencji, ponieważ możesz stworzyć coś, co nie jest tym, czego chciał klient. Pomoże, jeśli masz zestaw kwestionariusza, który możesz poprosić klienta o wypełnienie. Z biegiem lat lepiej zrozumiałeś, co musisz wiedzieć przed rozpoczęciem projektu. Możesz to przełożyć na poręczny dokument, który może służyć jako lista kontrolna. Nie wahaj się zadawać pytań. Czasami nawet klient nie jest pewien, czego chce, a Twoje pytania mogą pomóc mu uzyskać większą jasność.
4) Zawsze podawaj inteligentną i zmienną wycenę:
Klienci zawsze będą za Tobą, aby jak najszybciej dać im numer pola golfowego lub wycenę. Ale nigdy nie powinieneś spieszyć się z tym procesem. Po dokładnym zrozumieniu zakresu i briefu możesz określić harmonogram projektu i zaangażowane zasoby. Na tej podstawie możesz wymyślić odpowiednią wycenę. Pamiętaj, że klient zawsze będzie próbował z Tobą negocjować, więc zachowaj ten bufor przy podawaniu wyceny. Pomaga również, jeśli możesz podać opcje wyceny zmiennej klienta. Na podstawie wyceny, którą zatwierdzą, możesz zdecydować, ile energii chcesz włożyć w projekt i na jaki czas. Upewnij się, że włożyłeś również kwotę bufora na zmiany w ostatniej chwili. Na koniec nie zapomnij dodać ukrytych kosztów, takich jak zakup zdjęć stockowych lub inne koszty stron trzecich, które prawdopodobnie poniesiesz.
5) Zbierz wszystkie wymagane treści od klienta:
Przed rozpoczęciem projektu upewnij się, że zebrałeś od klienta wszystko, czego potrzebujesz. Będzie to dotyczyło otwartych plików ich logo, wytycznych marki i innych elementów. Wielu projektantów, w pośpiechu, aby rozpocząć projekt, pomija ten krok. Podobnie jak w powyższym punkcie, pomocne byłoby, gdybyś miał gotową listę kontrolną do tego zadania. Możesz przesłać tę listę kontrolną do klienta i uzyskać wszystkie potrzebne pliki. Niewielu klientów byłoby wystarczająco dobrze zorganizowanych, aby mieć pod ręką wszystkie pliki. Są szanse, że mogą nawet nie mieć tych plików, ponieważ poprzedni projektanci nie udostępniliby im tych plików. Jeśli chcesz pójść o krok dalej, możesz zgłosić się na ochotnika i otrzymać te pliki od projektanta. Jest to korzystne dla obu stron, ponieważ projektanci zrozumieliby potrzebne formaty plików.
6) Umieść rzeczy na piśmie:
Nie rozpoczynaj pracy nad projektem, dopóki nie uzyskasz pisemnej zgody na to samo. Może to mieć formę podpisania umowy o pracę lub nawet e-maila od odpowiedniej osoby z zespołu klienta. Często zdarzało się, że projektanci zaczęli pracować nad ustnymi aprobatami, by później się rozczarować. Pisemna zgoda wyjaśnia również zakres prac i umów handlowych. Zdarza się, że wysłałbyś wiele propozycji. Lepiej jest mieć jasność, który z nich jest zatwierdzony. Większość projektantów czeka na zaliczkę i dopiero wtedy rozpoczyna pracę. Możesz odebrać tę rozmowę w zależności od twoich relacji z klientem i poziomu zaufania, jakie z nim nawiązałeś.
7) Komunikuj się konsekwentnie z jasnością:
Kluczem do sukcesu w każdym projekcie jest komunikacja. Pomogłoby, gdybyś był jasny, ostry i pewny swojej komunikacji. Po uruchomieniu projektu należy naprawić sposób komunikacji. Jeśli masz do czynienia z lokalnym klientem, dobrym rozwiązaniem są spotkania twarzą w twarz i rozmowy telefoniczne. Ale większość freelancerów pracuje zdalnie. Dlatego lepszym rozwiązaniem jest poleganie na e-mailach i rozmowach wideo. Możesz także skonfigurować narzędzia innych firm, takie jak Slack lub Asana, które pomogą Ci komunikować się ze sobą, udostępniać pliki, a nawet śledzić postępy w projekcie. Ponadto za każdym razem, gdy komunikujesz się z klientami, upewnij się, że komunikacja odbywa się w języku laika, aby zrozumieć, co mówisz. Nie przesadzaj z technicznym żargonem, aby im zaimponować; może to przynieść odwrotny skutek, ponieważ nie będą w stanie zrozumieć tego, co mówisz. Jako grafik pomaga również, jeśli możesz wizualnie pokazać im to, co chcesz przekazać. W ten sposób będą mogli zrozumieć Twoją kreatywność.
8) Projektuj dla Klienta, a nie dla siebie:
Najlepiej byłoby, gdybyś cały czas pamiętał, że pracujesz dla konkretnego klienta, a wynik powinien być taki, jak chcą. To jeden z najczęstszych problemów. Jako projektant stworzyłbyś coś w oparciu o swoje umiejętności, doświadczenie i to, co Twoim zdaniem wygląda naprawdę dobrze. Ale są szanse, że klientowi się to nie spodoba. Wielokrotnie klient ma słabą wizję tego, czego chce. Dlatego tak ważne staje się podjęcie właściwego briefu, ponieważ wtedy będziesz miał rzetelne pojęcie o oczekiwaniach klienta. Ale tak czy inaczej, wszyscy projektanci najprawdopodobniej trafią na tę przeszkodę. Ważne jest, aby pamiętać, że klient zatrudnił Cię do projektowania w tym momencie i dlatego będzie miał swoją drogę. Dwie rzeczy mogą ci tu pomóc. Najpierw musisz rozwinąć przekonującą moc, aby poprowadzić klienta i wyjaśnić zalety twojego projektu. Wtedy możesz dojść do środkowego miejsca, w którym zarówno Ty, jak i klient jesteście zadowoleni. Drugą opcją jest to, że nie należy się zbytnio przywiązywać do projektu. Traktuj to jak pracę. Więc jeśli nie znajdziesz żadnych postępów z klientem w sprawie projektu, możesz zrezygnować z nalegania i podążać za tym, czego chce klient.
9) Naucz się mówić nie klientowi:
Raz po raz spotkasz klientów, którzy są zbyt wymagający lub chcą skorzystać z Twoich usług. To wtedy musisz wstać i powiedzieć „nie”. Jeśli zaczniesz akceptować wszystko, co mówi klient, możesz mieć wiele kłopotów. Musisz wytyczyć granicę między byciem elastycznym, aby dostosować się do klienta, a nadużywaniem. To samo dotyczy liczby zmian wprowadzanych przez klientów lub rodzaju zmian, które wprowadzają. Jeśli uważasz, że konkretna czcionka lub kolor, który chce klient, nie będzie pasował do projektu, musisz mu to zakomunikować i nie wprowadzać zmian. Musisz zrozumieć, że jesteś ekspertem w danej dziedzinie i masz większe doświadczenie i wiedzę w pracy nad projektem. To powinno na coś liczyć. Jednocześnie staraj się nie uchodzić za niegrzeczną osobę. Upewnij się, że nie sabotujesz współpracy z klientem.
10) Przestrzegaj terminów:
Jako grafik musisz przestrzegać terminów projektu, które zobowiązałeś się do klienta. Dobrym sposobem na osiągnięcie tego jest podzielenie pracy na małe fragmenty i wyznaczenie terminów dla każdej części. Praca w takich blokach zapewni, że nie przegapisz terminów, a także będziesz wiedział, kiedy opóźniasz się z osią czasu. Pomogłoby, gdybyś upewnił się, że klienci również przestrzegają terminów. Jest to ważne, gdy ubiegasz się o zatwierdzenia. Opracuj z klientem mechanizm śledzenia wraz z macierzą eskalacji, aby zapewnić terminowe uzyskanie zatwierdzeń lub plików. Wskazane jest użycie do tego dobrego narzędzia do zarządzania projektami. Asana lub Trello są dobrymi do wypróbowania. Najlepiej byłoby, gdybyś pamiętał również, że podana przez Ciebie wycena została oparta na ustalonym harmonogramie projektu. Jeśli kręcisz dalej, będzie to miało na ciebie negatywny wpływ komercyjny. Ponadto im więcej czasu zajmujesz nad projektem, tym większe są szanse na zmiany. Raczej chciałbyś szybko zakończyć projekty, aby móc podjąć nowe projekty.
11) Zapewnij końcowy wynik w uporządkowany sposób:
Idealnym sposobem na ukończenie projektu jest dostarczenie klientowi wszystkich rezultatów w dobrze zorganizowany sposób. Zawsze należy brać pod uwagę namacalne rezultaty i zawrzeć je w przesłanej propozycji. Mogą to być na przykład pliki logo w określonych formatach lub nawet otwarte pliki. Upewnij się, że dostarczysz wszystko, co obiecałeś. Jeśli nie dostarczasz konkretnego projektu komponentowego, upewnij się, że komunikujesz się z klientem i wyjaśniasz to. Do tego zadania również powinieneś mieć standardową procedurę operacyjną lub listę kontrolną, która może ci pomóc. Jeśli wymagania klienta dotyczą plików gotowych do druku, upewnij się, że dokonałeś odpowiednich modyfikacji w projekcie, aby były gotowe do druku. Pomaga również udostępnić streszczenie na koniec projektu, które mówi o pracy wykonanej w projekcie i przesyłanych plikach.
12) Zapewnij relacje po pracy:
Kluczem do rozwoju każdego biznesu jest utrzymywanie dobrych relacji. Podobnie jest z projektowaniem graficznym. Musisz zadbać o dobre zakończenie projektu, a nawet po tym utrzymać dobre relacje z klientem. Projektowanie graficzne jest zazwyczaj powtarzającym się zadaniem i mogą chcieć Cię ponownie zatrudnić. Jedną dobrą rzeczą, jaką możesz zrobić, to wyjść poza swój zakres i doradzić im w kwestii brandingu, strony internetowej lub innych rzeczy związanych z projektowaniem. Możesz dodać wartość, zapewniając im szybkie wygrane. Istnieje duża szansa, że może to przełożyć się na więcej pracy dla Ciebie. Poza tym pomocne będzie, jeśli staniesz się dla nich pasywnym ambasadorem marki i przekierujesz leady, kiedy tylko możesz. Te małe kroki pomogą Ci nawiązać dobre relacje z klientami.
Obsługa klientów to coś, czego uczysz się z doświadczeniem. Jednak powyższe punkty mogą być naprawdę pomocne. Kluczem jest podchodzenie do wszystkich projektów z szacunkiem i rozwijanie pozytywnego nastawienia. Pomoże Ci to zdobyć więcej klientów, a także stworzyć dobrą reputację w branży graficznej.