고객 기록 정리에 대한 10가지 팁(2023)

성공적인 비즈니스의 초석은 구조, 보안 및 구성이므로 모든 문서, 특히 클라이언트 레코드 구성을 처리하는 것이 중요합니다.

고객 기록을 추적하는 것은 번거롭거나 어려울 수 있지만 궁극적으로 더 효율적이고 효과적으로 만드는 데 도움이 될 것입니다. 데이터 유출과 사이버 범죄가 만연하는 오늘날의 세계에서는 결코 너무 조심할 수 없습니다.

스폰서 메시지

클라이언트 파일을 백업, 보호 및 구성하는 방법은 시간과 비용이 많이 소요될 수 있습니다. 그러나 귀하는 궁극적으로 그것들을 적절하게 취급하고 안전하게 보관할 책임이 있습니다. 이 특집 게시물의 목표는 옵션을 분류하고 저렴한 솔루션을 찾는 데 도움을 주는 것입니다.

다음은 고객 기록을 정리하고 안전하게 보관하고 백업하는 데 필요한 10가지 팁입니다.

고객 기록 정리에 대한 10가지 팁

핀

1. 하드카피 및 전자 파일 백업

하드카피 파일, 전자 파일 또는 둘 다를 보관할지 여부를 결정합니다. 귀하의 결정은 사용 가능한 공간의 양을 고려해야 합니다.

전자 백업은 공간을 거의 차지하지 않지만 클라이언트 파일은 컴퓨터 오류나 데이터 손상에 대비하여 자주 백업해야 합니다. Backblaze B2 또는 다른 클라우드 저장소에 백업하여 데이터 보안을 개선하고 접근성을 보장할 수 있습니다.

하드카피를 통한 백업 및 구성 파일과 관련하여 이러한 파일은 훨씬 더 많은 공간을 차지하며 파일을 안전하게 유지하기 위해 추가 리소스가 필요할 수 있습니다. 그러나 고객 기록의 디지털 사본과 인쇄본을 모두 보유하는 것이 궁극적인 선택이 될 것입니다.

2. 암호 보호 및 전용 컴퓨터 사용

파일 시스템을 컴퓨터에 보관하려면 특히 파일에 개인 정보가 포함되어 있는 경우 운영 체제에서 제공하는 암호 보호 를 사용하십시오.

가능하면 업무용으로 별도의 컴퓨터나 노트북을 보관하십시오. 많은 부가 기능이 없는 작고 저렴한 노트북은 소규모 비즈니스 파일 및 기타 기록을 위한 전용 백업으로 적합합니다.

3. 하드카피용으로 양질의 보안 스토리지 사용

기밀 정보가 포함된 파일을 위한 보안 영역이 필요합니까? 개인 정보 및 민감한 정보는 다른 사람의 눈으로부터 보호하기 위해 잠긴 캐비닛이나 금고가 필요할 수 있습니다.

우수한 품질의 잠금 스토리지에 투자하면 장기적으로 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다. 하드카피 파일을 보관하려면 파일 캐비넷을 구입하세요. 책상 위의 골판지 상자나 폴더 더미는 쉬운 해결책이지만 장기적으로는 실현 가능하지 않습니다.

작고 잠그는 2개 또는 3개의 서랍이 있는 서류 캐비넷은 저렴하고 막 시작하는 모든 비즈니스에 적합합니다.

4. 마스터 인덱스 사용

마스터 인덱스는 특히 클라이언트 수가 많은 경우 파일을 찾는 편리한 방법입니다. 마스터 인덱스의 항목(컴퓨터 파일, 단순 카드 파일 또는 Rolodex일 수 있음)에는 이름, 주소, 전화번호 및 이메일 주소와 같이 클라이언트를 식별할 수 있는 비기밀 정보가 포함되어야 합니다.

5. 코드 시스템을 사용해 보세요

해당 식별 코드로 파일 폴더 및 마스터 인덱스의 항목에 레이블을 지정하는 것도 유용할 수 있습니다. 예를 들어 고객의 이름과 고객과의 첫 직장 날짜를 영숫자 조합으로 사용할 수 있습니다.

예를 들어 John Smith가 2023년 3월 22일에 처음으로 귀하를 고용했다면 그의 파일에 대한 귀하의 코드는 JSM-32223일 수 있습니다. 파일로 바로 이동해야 할 때 개인적으로 생성한 코드를 빠르게 해석할 수 있습니다.

6. 메모를 활용하면 도움이 될 수 있습니다.

파일에 메모를 작성합니다. 고객에 대한 개인적인 메모를 작성하면 찾고 있는 작은 정보를 찾기 위해 전체 파일의 여러 페이지를 훑어보는 대신 개인과 그들의 요구 사항을 더 빨리 기억하는 데 도움이 됩니다.

7. 온라인 도구 사용해보기

온라인 도구는 제출에 편리할 수 있으며 현재 사용 가능한 많은 프로그램을 통해 정보가 자동으로 백업됩니다. 온라인 도구를 선택하는 경우 먼저 확인하고 검토하고 리뷰를 살펴보십시오.

귀하의 비즈니스 영역에서 보안, 기밀성 및 신뢰성에 대해 문의하십시오. 의심이 들거나 나쁜 리뷰를 너무 많이 발견한 경우에는 피하고 등급이 높은 파일링 도구를 찾으십시오.

또한 온라인 파일은 개인용 컴퓨터나 파일 캐비넷에 있는 파일만큼 안전하지 않다는 점을 기억할 가치가 있습니다.

8. 시간을 들여 정리하라

파일 작업에 시간을 할애하십시오. 모든 것이 컴퓨터나 온라인에 있지 않는 한 파일 시스템이 자동으로 정리되지 않습니다. 책상 위에 서류가 쌓이지 않도록 하십시오.

'정리된 혼돈'은 이론적으로는 재미있지만 종이 더미로 덮인 책상 위를 걷는 것은 고객에게 자신감을 심어주지 않습니다. 서류 작업에 몰두할 때까지 제출을 미루지 마십시오. 하루를 마감하는 몇 분 또는 일주일에 한 번 30분이면 파일을 정리하는 데 충분합니다.

9. 오래된 문서 파기

오래되고 사용되지 않는 파일은 파쇄해야 합니다. 절대 쓰레기통에 버리지 마세요. 개인 정보가 포함된 파쇄되지 않은 서류를 훔치는 것은 신원 도용의 주요 방법 중 하나입니다. 분쇄기에 투자하십시오.

종이뿐만 아니라 디스크와 무거운 재료를 파쇄하는 소형 개인 파쇄기는 편리하고 저렴하며 지속적으로 유용합니다. 일부 사무용품점에서는 민감한 문서를 폐기할 수 있는 파쇄 서비스를 제공합니다.

10. 누군가에게 도움을 요청하십시오.

파일링을 처리할 수 없다고 생각되면 대신 처리할 사람을 고용하는 것이 현명할 수 있습니다.

막 시작하고 운영하는 기업은 소액 현금이 많지 않지만 급여를 풀타임으로 받는 사람이 필요하지 않습니다. 제출 경험이 있는 친구나 가족에게 약간의 추가 비용으로 도움을 요청하십시오.

클라이언트 기록 정리에 대한 팁 – 요약

요약하면, 고객의 기록을 백업하고 정리하기 위해 능동적인 접근 방식을 취하는 것이 비즈니스를 위해 구현할 수 있는 가장 중요한 보안 조치 중 하나가 될 것입니다.

귀하와 귀하의 클라이언트를 파괴하려는 사악한 의도를 가진 해커의 세계에서 이는 심각한 문제입니다. 고객 기록을 정리하고 보호하는 데 필요한 조치를 취하면 상상할 수 없는 일이 발생할 경우에 대비할 수 있습니다.

체계화되고, 책임을 낮추고, 위험을 줄이는 것은 사업주에게 항상 만족스러운 일입니다!