전문가로서 일정에 시간 추가하기

이 기사는 개인 기업가이든 기업 기업이든 상관 없이 사람들이 비즈니스의 예약 부분을 자동화하도록 돕는 것을 사명으로 하는 Traft의 친애하는 친구의 지원을 받았습니다. 감사합니다!

나를 포함하여 우리 중 많은 사람들은 매일 자신의 시간을 어떻게 보내는지 깨닫지 못할 수 있습니다. 현재 iPhone 또는 Android에서 사용할 수 있는 일부 앱은 게임, 이메일 또는 휴대전화로 YouTube 시청에 보내는 시간을 알려줌으로써 실현에 도움이 될 수 있습니다. 그러나 이것은 하루 중 일부만 캡처할 수 있습니다.

개인적으로 3~4번 본 영상 중 가장 좋아하는 영상은 Max Joseph의 더 읽기 방법에 대한 영상입니다. 이 비디오에서 설명하는 기술은 더 많은 책을 읽는 데 중점을 두고 있음에도 불구하고 삶의 모든 측면에 적용될 수 있습니다.

설명은 먼저 5분 동안 읽을 수 있는 페이지 수를 이해해야 한다는 것입니다. 이 기간에 10페이지를 읽으면 30분 세션에서 평균 60페이지를 읽고 매일 30분의 읽기 시간을 감안할 때 주당 최대 420페이지 를 읽을 수 있습니다. 1년에 40~50권 정도의 책이 될 수 있습니다!

이와 동일한 원칙을 우리의 업무에도 적용할 수 있습니다. 물론 우리의 작업 목표는 읽기만큼 선형적으로 확장 가능하지 않으므로 그에 따라 할당하고 올바른 기대치를 설정해야 합니다. 일정에 지나치게 욕심을 내면 피로와 의욕 상실을 초래할 수 있다는 점을 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 나는 뽀모도로 방법을 따른다고 생각하지만 30분 블록은 매우 유용합니다 . 많은 시간은 아니지만 적어도 하나의 작업이나 하위 작업을 제대로 진행하기에 충분합니다.

위의 이미지에서 나는 내 자신의 날일 수도 있고 아닐 수도 있는 3개의 샘플 날을 설명했습니다. 위의 각 숫자는 자정부터 23:59까지의 시간이며 사각형은 30분 블록을 나타냅니다. 하루 종일 내 기록에 작업 시간에 대해 하나의 색상 코드를 넣고 작업 시간을 구분하기 위해 특별히 별도의 다이어그램을 만들 것입니다.

근무일에 내가 '작업 완료'로 진한 파란색을 표시한 것을 볼 수 있습니다. 이는 제 경우의 제품 디자인을 나타냅니다. 다음은 회의, 마지막으로 프레젠테이션 작업입니다. 보라색, 녹색, 노란색은 혼동을 줄이기 위해 하루 종일과 같은 키를 나타냅니다.

나와 비슷한 이 두 시간표는 오늘 여러분이 겪고 있는 것과 비슷할 수 있습니다. 일정이 흩어져 있고 정리되지 않았습니다. 이 형식은 거의 실패에 대비합니다.

이제 직장에서 하루를 보내는 방법에 대한 분석을 살펴보겠습니다.

회의

나는 우리 모두가 회의를 경멸한다고 말하는 것이 안전하다고 생각하지만 결코 끝나지 않는 것처럼 보입니다. 이럴 때면 "이메일이나 슬랙 메시지였을 수 있다"는 문화를 가진 내가 일한 회사에 정말 감사하게 생각합니다. 어떤 면에서는 사람들로 하여금 회의를 정하고 시간을 들이는 것이 필요한지 여부에 대해 생각하게 하고, 회의가 설정이라면 수락하도록 초대받은 사람들보다 명확한 의제가 제시되어야 합니다. 회의를 최소한으로 유지하는 직위나 회사가 아니면 일정을 관리할 때 회의가 어렵습니다 .

이 기사 뒷부분에서 회의를 관리하는 방법에 대한 기술을 다시 살펴볼 것입니다. 처음 시작할 때는 약간의 기교가 필요할 수 있지만 장기적으로 보면 훌륭한 결과를 얻을 수 있습니다.

재미있는 사실 : 2020년 3월 중순부터 4월 중순까지 코로나19와 재택근무로 인해 일정에 추가된 회의가 얼마나 되는지 알아보는 시간을 가졌습니다. 시간이 지남에 따라 평준화되었지만 시작은 끔찍했습니다. 그 달 동안 거의 일주일에 해당하는 시간을 회의에 할애했으며 그 중 대부분은 이메일이 될 수 있었습니다.

목표 만들기

한 발 물러서서 심호흡을 하고 거시적 수준에서 완료하는 데 필요한 모든 작업을 살펴보십시오. 다양한 역할이나 프로젝트 이름으로 작업을 분류해 보겠습니다. 계속하는 방법에 대해 범주를 두 개의 열에 넣을 수 있습니다. 하나는 개인용이고 다른 하나는 업무용 입니다. (개인적으로 두 비트를 분리하는 것이 개인 생활과 직장 생활을 구분하는 데 도움이 된다고 생각합니다.)

내 작업 목표를 위해 다음과 같은 목표가 있습니다.

• 지원 활동
• 마케팅
• 네트워킹
• 시장 조사
• 설계 및 개발
• 학습
• 영업시간

내 목록의 경우 작업 작업만 분류했으며 개인 작업의 경우 동일한 작업을 별도로 완료할 때 남겨둡니다.

학습 은 소규모 온라인 세션을 하거나, 회의에 참석하거나, 블로그 게시물을 읽을 수 있는 곳입니다. 이 범주를 사용하여 기술을 구축할 시간을 확보하는 것이 중요합니다. 자신에게 할 수 있는 최악의 일은 시간이 지나면서 정체되는 것입니다.

개방 시간 을 통해 다른 범주를 대체하거나 다른 부수 작업을 수행할 수 있습니다. 일정에 따라 일주일 내내 흩어져 있거나 특정 요일에 한 번에 모두 할 수 있습니다. 개인적으로 매주 화요일과 목요일에 하려고 합니다.

이 목록은 역할이나 비즈니스 모델에 따라 다릅니다. 팀이 있는 경우 팀 관리 또는 팀 결속을 위한 범주가 있을 수 있습니다. 주마다 우선 순위가 변경될 수 있으므로 매주 할당된 시간을 평가하고 그에 따라 일정을 잡아야 합니다.

작업 구성

이제 범주를 정의했으므로 모든 작업과 백로그 항목을 각 범주에 넣어야 합니다. 이 부분에서는 가장 편한 도구를 계속 사용하겠습니다. 저는 개인적으로 Microsoft To-Do 가 내 일정과 쉽게 동기화되기 때문에 사용하는 것을 선호합니다. 그러나 자신에게 가장 적합한 방법으로 준비할 수 있습니다. 작업이 정리되면 적절하다고 생각되는 대로 우선 순위를 지정하십시오.

이번주 계획

매주 초나 전날 밤에 목표가 무엇인지 계획하고 이번 주에 그 목표를 달성하는 데 도움이 될 범주를 계획하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 마케팅, 학습 및 봉사 활동에 전적으로 집중하기를 원할 수 있으므로 이러한 블록을 캘린더에 추가하기만 하면 됩니다.

작업 스타일에 따라 매일 하기로 결정하거나 하루를 반이나 분기로 나눌 수 있습니다. 나는 개인적으로 2시간이 실질적인 일을 하기에 충분한 시간이 아니기 때문에 특정 목표에 반나절을 집중하는 것을 선호합니다.

이를 통해 이전의 정사각형 블록 형식으로 볼 때 우리의 하루가 훨씬 더 체계적이고 계획적으로 하루하루를 보내는 것처럼 보인다는 것을 알 수 있습니다.

회의는 관련된 것과 동일한 블록에서 일정을 잡아야 하며 가능한 한 일정을 시행하도록 노력해야 합니다. 공개 시간은 무료로 표시되도록 예약되어 있어 임시 작업과 들어오는 클라이언트 회의가 들어올 수 있습니다. 우리는 너무 엄격하지 않기 때문에 유연성을 허용하기 위해 이러한 블록을 갖는 것이 중요합니다. .

각 블록 내부의 작업을 세부 정보로 추가합니다. 이를 통해 여러 날에 걸친 긴 작업을 관리할 수 있으며 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 오른쪽에 동일한 방식으로 작업이 분류되어 있음을 알 수 있습니다. 이렇게 하면 완료해야 할 작업에 집중할 수 있습니다. 내 작업 목록에 나열된 블록에 글머리 기호로 표시된 하위 작업을 하위 작업으로 분류한 것을 볼 수 있습니다.

팀과 함께 검토할 회의가 있는 경우 블록으로 회의를 계단식으로 배열하기만 하면 됩니다. 바쁜 시간에는 캘린더가 혼란스러워 보일 수 있지만 조직적인 혼란입니다.

백업 작업

때때로 프로젝트가 실패하거나 작업이 예상보다 일찍 완료되거나 방해가 됩니다. 이 블록 계획을 활용하면 다른 범주로 이동하고 사고 방식을 변경해야 하는 대신 작업을 잡고 동일한 범주에 집중할 수 있습니다. 추진력을 계속 유지하려면 해당 범주에서 사용할 수 있는 다음 작업을 수행하기만 하면 됩니다.

팁 : 특정 블록을 작업으로 과도하게 예약하는 것은 권장하지 않습니다. 집중을 잃거나 아무것도 성취되지 않고 있다고 느낄 수 있기 때문입니다. 대신 관리 가능한 작업을 2~3개 추가하고 필요한 경우 블록에 더 추가합니다. 팀을 위한 애자일 계획에 익숙하다면 개인 스프린트와 애자일 계획으로 생각하십시오. 시간이 지나면 자연스럽게 시간 프레임에 완료할 수 있는 작업을 예측하는 기술이 향상됩니다. 나 같은 1인 쇼라면 팀이나 자신과 함께 레트로 같은 반성 시간을 가질 수도 있습니다.

클라이언트 및 서비스

캘린더를 100% 제어하고 싶어도 불가능합니다. 클라이언트와 팀원을 포함한 많은 요인이 일정에 충돌을 일으킵니다. 우리는 이전 섹션에서 내부적으로 일정을 관리하는 방법을 발견했습니다.

많은 경우에 우리는 고객 우선 경험을 만들고 싶지만 일정을 만들고 관리하는 데 너무 많은 시간을 소비하고 싶지도 않습니다. 회의 예약 소프트웨어 기능이 있는 Traft와 같은 도구를 사용하여 고객이 직접 시간을 예약할 수 있도록 캘린더를 쉽게 설정할 수 있습니다. 물론, 우리가 마지막으로 원하는 것은 창고에 관리할 또 다른 도구이며, Traftt는 지불 받기, 서비스 관리, 고객 청구서를 비롯한 많은 프로세스를 자동화하는 데 매우 영리한 일을 했습니다.

트래픽이 있는 캘린더 설정

앞서 언급한 블록 캘린더 형식은 Traft와 함께 사용됩니다. 다양한 유형의 서비스를 보유하거나 다양한 기준에 따라 고객의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. Traft를 사용하면 쉽게 서비스를 만들고 해당 서비스를 예약할 수 있는 특정 시간을 할당 할 수 있습니다. 캘린더가 연결되어 있으면 예약 시간이 캘린더에서 사용할 수 없는 시간도 차단합니다.

내 사용 사례의 경우 — 클라이언트가 프로젝트를 실행할 것으로 예상하는 기간으로 서비스를 나눴습니다. 내 작업량, 현재 어떤 유형의 프로젝트에 따라 일부 프로젝트를 거부해야 할 수도 있습니다. Traft는 또한 동적 유지를 위해 일부 변수를 사용자 정의하고 추가할 수 있는 빠른 이메일 템플릿을 제공합니다.

여전히 리드를 포착하면서도 고객에게 상황을 알릴 수 있는 좋은 방법입니다. 내가 정말 좋아하는 기능 중 하나는 이메일을 지연할 수 있다는 것입니다. 이렇게 하면 그렇게 자동화된 것처럼 보이지 않습니다. 고객이 양식을 작성한 후 몇 시간 후에 자동 회신이 발송될 수 있습니다.

위에서 추가 범주에 대한 옵션이 있음을 알 수 있습니다. 이를 통해 다양한 서비스를 분할할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트 상담 또는 신규 프로젝트 문의를 고객이 원하는 것을 정확히 알 수 있는 유료 서비스에 대해 (또는 이미 귀하와 논의한 경우)

저는 개인적으로 상담 비용을 청구하지 않지만 Stripe 및 PayPal 결제 방법을 사용하여 옵션을 사용할 수 있습니다.

팀과 함께

비즈니스에 특정 서비스를 맡을 직원이 여러 명인 경우 필요에 맞게 약속 양식을 쉽게 수정하거나 가장 적합한 방법을 A/B 테스트 할 수 있습니다.

많은 약속 양식 소프트웨어에서 종종 누락되는 내가 가장 좋아하는 기능 중 하나는 양식의 순서를 사용자 정의하는 옵션입니다. 기본값은 선호하는 직원을 선택한 다음 해당 직원에서 사용 가능한 서비스를 선택하는 것입니다.

내 서비스에서는 새 고객이 원하는 날짜와 시간을 선택하도록 하는 것이 더 합리적입니다.

사무실 관리자가 전화 통화 약속을 관리할 만큼 운이 좋다면(또는 직접 수행), 직원 포털을 통해 약속을 쉽게 만들고 지정된 시간과 날짜에 따라 직원을 할당할 수 있습니다.

인보이스 발행

약속 예약을 사용하면 직원과 연공서열에 따라 다른 가격을 설정할 수도 있습니다. 소규모 프로젝트의 경우 서비스 가격이 다를 수 있지만 연공서열이 낮은 사람이 필요할 수도 있습니다. 따라서 예약된 송장과 서비스는 표시된 대로 클라이언트에 대해 다른 가격을 가질 수 있습니다.

예상대로 Traft를 사용하면 인보이스를 브랜딩 로고와 색상으로 쉽게 사용자 지정할 수 있습니다. 로고를 드래그 앤 드롭하고 8가지 스타일 색상 중에서 선택할 수 있습니다.

목표 및 KPI

Trafft가 나머지 부분과 차별화되도록 하는 마지막이자 주요 기능은 KPI와 목표를 추적하는 곧 출시될 기능입니다. 직원이 특정 서비스로 인해 발생한 시간과 수익을 이해하는 것은 직원이 덜 활용하는 서비스에 집중하거나 직원이 회사에 제공하는 이미 훌륭한 서비스를 개선 및 확장 하여 비즈니스 성장을 촉진 하는 좋은 방법입니다.

결론

우리 모두는 특히 이 시기에 바쁘기 때문에 추가하지 않고도 워크플로를 향상시키는 방법과 보완 제품을 찾고 소개하고 싶었습니다. 제품이 당신에게 효과가 있고 그 반대가 되어서는 안 된다는 확고한 신념이 개인적으로 Traftt에 대한 가능성을 좁혔습니다. 피드백이나 기타 소프트웨어 및 시간 관리 기술이 있는 경우 이에 대해 듣고 싶습니다!