생산적인 원격 회의를 위한 팁

회의가 주로 대면으로 열렸던 것은 그리 오래되지 않았습니다. 많은 웹 디자이너들(저를 포함하여)의 안타까운 일이지만, 원격 모임은 클라이언트에 의해 널리 받아들여지지 않았습니다. 몇 년이 얼마나 차이가 나는지.

회의는 천천히 원격 플랫폼으로 향하고 있었습니다. 그러던 중 코로나19 팬데믹(세계적 대유행)이 닥쳤다. 갑자기 Zoom 및 이와 유사한 제공업체가 선호되는 옵션이 되었습니다. 요즘에는 고객의 사무실보다 거실에서 회의를 진행할 가능성이 더 높습니다. 여기에 불만이 없습니다.

원격 회의는 바이러스로부터 우리를 보호할 뿐만 아니라 엄청난 시간을 절약해 줍니다. 더 이상 지루한 여행과 답장을 보내지 못한 이메일이 없습니다.

그러나 이러한 수준의 편리함에는 치러야 할 대가가 있습니다. 원격 회의는 어색하고 방해가 될 수 있습니다. 기술적으로 문제가 있는 일부 고객은 아직 기본 사항을 마스터하지 못했을 수 있습니다( 에헴, 마이크를 켜세요 ).

이 멋진 신세계를 최대한 활용하는 방법이 궁금하십니까? 생산적인 원격 회의를 개최하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁을 읽으십시오.

조용한 장소 찾기

기술을 통해 우리는 어디에서나 화상 회의에 연결할 수 있습니다. 그러나 현명하게 위치를 선택하는 것이 여전히 중요합니다.

이상적으로는 연결할 수 있는 조용하고 방해 요소가 없는 장소를 찾을 수 있습니다. 결국, 파괴적인 환경에서 생산성을 유지하는 것은 어렵습니다. 배경 소음, 뒤에서 움직이는 사람들, 주의를 끌기 위해 다투는 동물 및 어린이 - 모두가 작업을 완료하는 데 방해가 됩니다.

즉, 커피숍이나 붐비는 야외 공간과 같은 번화한 공공 장소를 피하는 것입니다. 뭔가 잘못될 가능성이 너무 많습니다. 게다가 좀 프로답지 못한 모습이다.

집에서 일하는 경우 혼자 있을 수 있는 작은 장소를 찾으십시오. 가급적이면 문을 닫을 수 있는 것이 좋습니다. 개가 짖는 것을 막거나 초인종이 울리는 것을 막을 수는 없지만(따라서 개가 출발) 방해를 최소화할 수 있습니다.

방해 요소가 적을수록 모든 사람이 당면한 작업에 더 잘 집중할 수 있습니다.

의제 설정

회의가 잘못되어 혜택을 보는 사람은 아무도 없습니다. 시간이 너무 오래 걸리고 관련 없는 주제로 방향을 바꾸는 것들입니다. 마침내 끝이 났을 때의 느낌은 성취감보다는 안도감이다. 그리고 이것은 원격 설정에서 특히 일반적인 것 같습니다.

이것은 약간의 계획이 먼 길을 갈 수 있는 곳입니다. 회의 의제를 설정하고 공유함으로써 관련된 모든 사람이 무엇을 기대해야 하는지 알게 됩니다.

의제는 매우 유연할 수 있으므로 세계에서 가장 조직적인 사람이 아닌 경우에 유용합니다. 순간까지 일을 계획할 필요가 없습니다. 일반적인 개요와 예상 기간도 트릭을 수행합니다.

호스트로서 의제는 대화를 순조롭게 진행하는 쉬운 방법을 제공합니다. 특정 주제를 마치면 의제를 보고 "다음 항목으로 넘어갑시다."라고 말할 수 있습니다. 귀중한 생산성 도구입니다.

중재 도구 활용

어떤 회의 플랫폼을 선택하든 일부 사용자 중재 도구가 포함되어 있을 가능성이 있습니다. 참가자를 음소거하고 "발표자" 역할을 다른 사람에게 넘길 수 있습니다.

이러한 기능을 책임감 있게 활용하는 것이 중요합니다. 당신은 철권으로 회의를 지배하고 싶지 않습니다. 이는 협업 프로세스에 해를 끼칠 가능성이 더 큽니다.

그래도 참석자가 많은 이벤트에는 효과적입니다. 이것은 사람들이 서로에 대해 이야기하는 것을 방지할 수 있습니다. 또한 누군가의 방해가 되는 마이크 피드백이나 기타 다양한 소음을 빠르게 차단할 수 있습니다.

발표자 역할은 다른 참가자가 자신의 화면을 공유할 수 있도록 하므로 특히 편리합니다. 그것은 그들이 자신의 요점을 설명하는 데 도움이 되고 모든 사람을 같은 페이지에 배치합니다.

회의가 모든 사람에게 자유로워지기 시작하면 조정 도구를 사용하여 상황을 통제할 수 있습니다. 마찬가지로, 원활한 항해를 보장하기 위해 처음부터 사용할 수 있습니다.

향후 참조를 위한 기록

대면 회의에서 몇 가지 세부 사항을 잊어버린 적이 있습니까? 그것은 가장 헌신적인 메모 작성자에게도 발생합니다.

고맙게도 대부분의 원격 회의 플랫폼은 녹음 기능을 제공합니다. 이렇게 하면 귀하와 다른 참가자 모두 돌아가서 주요 정보를 참조할 수 있습니다.

녹음은 교육 세션에 특히 유용합니다. 많은 정보가 흩어져 있고 일부 개념은 셔플에서 길을 잃을 수 있습니다. 비디오를 사용할 수 있는 것은 고객이 스스로를 도울 수 있는 기회를 제공합니다. 또한 당황한 이메일 한두 개를 받지 않아도 됩니다.

녹음 작업과 함께 발생하는 잠재적인 개인 정보 보호 문제도 주목할 가치가 있습니다. 일부 플랫폼에서는 회의가 녹화되고 있다는 알림이 표시되지만 이를 알리는 것도 좋은 정책입니다. 미안한 것보다 안전한 것이 낫다.

원격 회의를 최대한 활용

원격 회의의 이점은 부인할 수 없습니다. 환경과 바쁜 일정에 더 좋습니다. 그러나 그것은 여전히 ​​​​생산성으로 귀결됩니다.

이러한 유형의 회의는 더 캐주얼한 경우가 많기 때문에 준비와 집중을 포기하는 경향이 있습니다. 이는 흩어지고 장기간 지속되는 가상 모임으로 이어집니다. 그것은 거의 성공의 비법이 아닙니다.

해결책은 최신 기술과 구식 준비를 혼합하는 것입니다. 산만하지 않은 환경에 자신을 배치하십시오. 참석자를 올바른 길로 안내하는 데 사용할 수 있는 기본 의제를 작성하십시오. 그리고 선택한 플랫폼에서 제공하는 유용한 도구를 활용하십시오.

이러한 단계를 함께 수행하면 회의를 순조롭게 진행하고 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 이것이 21세기의 비즈니스가 작동하는 방식입니다.