이러한 모범 사례를 통해 Jira 워크플로 간소화
게시 됨: 2022-07-22약 20년 전에 Atlassian이 출시했으며 원래 소프트웨어 개발자를 대상으로 한 Jira는 그 이후로 전 세계 애자일 팀을 위한 프로젝트 관리 솔루션으로 자리 잡았습니다. 여전히 개발 팀에서 주로 사용하지만 Jira의 유연한 기능은 모든 조직의 거의 모든 팀에서 작동할 수 있습니다.
그러나 이러한 유연성에는 복잡성의 위험이 따릅니다. 소프트웨어에 대해 가장 자주 듣는 불만 중 하나는 방대한 워크플로를 관리할 수 없다는 것입니다. 그렇다면 채택률을 높이고 효율성을 유지하려면 워크플로를 어떻게 만들어야 할까요?
저는 12년 동안 다양한 산업과 다양한 프로젝트 관리, 비즈니스 분석 및 Jira 관리자 역할에서 Jira를 사용해 왔습니다. 이러한 Jira 워크플로 모범 사례는 설정을 최적화하고 조직의 모든 영역에서 유연성의 이점을 극대화하는 데 도움이 됩니다.
모든 부서에 Jira 워크플로를 적용하는 방법
표준 개발 워크플로 구현에서 더 복잡한 요구 사항이 있는 워크플로 설계에 이르기까지 Jira 관리자는 조직의 모든 부분에 소프트웨어 기능을 적용할 수 있습니다. IT 외부의 프로세스를 추적해야 하는 경우 Jira는 일반적인 스프린트 보드 보기보다 더 많은 것을 제공합니다. 다양한 부서와 기업이 Jira 사용을 향상시킬 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.
| 조직 유형 | 권장되는 Jira 설정 | 장점 |
|---|---|---|
| 여러 시스템에 걸친 복잡한 채용 프로세스가 있는 HR 부서 | 신규 채용 유형에 따라 워크플로를 사용하는 채용 게시판을 만들어 HR 담당자가 다양한 시스템을 통해 각 채용을 설정하는 경로를 안내합니다. | 다양한 고용 경로를 계획하면 HR 담당자가 처음부터 정확하고 완전하게 신규 고용을 설정할 수 있으므로 온보딩 시간을 절약하고 나중에 비용이 많이 드는 수정을 할 수 있습니다. |
| 캠페인 등 반복되는 업무를 관리하고자 하는 마케팅 부서 | 프로젝트 내의 각 캠페인을 서사시로 설정하십시오. 반복 가능한 작업 카드는 각 캠페인이 시작될 때 업로드할 수 있으므로 각각이 유사하게 실행되고 모든 관련 프로세스와 조치가 취해집니다. | 반복 가능한 작업 워크플로는 각 캠페인이 가능한 한 효율적이고 포괄적으로 실행되도록 합니다. 또한 Jira 로드맵 보기를 사용하여 계획된 타임라인과 각 캠페인의 실제 상태를 실시간으로 볼 수 있습니다. |
| 반드시 같은 방식으로 작동할 필요는 없는 여러 개발 그룹이 있는 IT 비즈니스 (최근 인수 또는 다른 조직에 보고하는 팀으로 인해) | 여러 보드와 하나의 공통 워크플로를 포함하는 프로젝트를 사용하십시오. 각 그룹에는 작업 방식을 나타내는 보드가 있습니다. 보드는 Kanban, Scrum 또는 혼합이 될 수 있습니다. | 팀은 여전히 자신에게 가장 적합한 방식으로 작업할 수 있지만 프로젝트 작업은 균일하게 추적되고 보고됩니다. 이는 팀이 프로젝트 또는 프로그램 보고 목적으로만 프로세스를 변경해야 하는 압력을 줄여줍니다. |
| KPI 보고 또는 외부 공급업체와의 작업과 같이 정기적으로 예약된 작업을 수행하는 모든 조직 | Jira 자동화를 사용하여 특정 일정에 따라 작업을 만들고 관리합니다. 작업은 프로세스가 완료되었는지 확인하기 위해 필요에 따라 워크플로를 통해 실행할 수 있습니다. | 모든 작업은 한 곳에서 중앙 집중화되며 팀 구성원은 일정에 작업을 유지하기 위해 일정 메모나 후속 이메일에 의존할 필요가 없습니다. |
Jira 워크플로 관리
다른 기능에 대해 여러 워크플로를 사용할 때 관리자는 수많은 체계를 관리하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 관리자가 모든 프로젝트에 대해 다른 워크플로 구성표를 사용하게 되면 결과 보드를 유지 관리하는 것이 거의 불가능해질 수 있습니다. 이를 방지하려면 목적이 있는 방식으로 워크플로를 구축하고 유지 관리하십시오. 다음은 그렇게 하기 위한 세 가지 권장 사항입니다.
1. 공통점 찾기
보드의 다른 열 이름은 각각을 지원하기 위해 반드시 다른 워크플로를 필요로 하지 않습니다. 프로젝트 워크플로, 상태 및 전환 전반에 걸쳐 공통점을 찾습니다. "진행 중"의 단계 또는 상태는 IT의 개발 단계, 프로젝트 관리 사무실의 요구 사항 수집 단계, 마케팅 캠페인의 생성 단계를 포함할 수 있습니다. 공통 상태 및 워크플로를 따를 수 있다면 유지 관리할 Jira 항목의 양을 줄일 수 있습니다. 이렇게 하면 특정 프로젝트에서 전환을 놓칠 가능성도 줄어듭니다.
2. 무엇에 집중하라
종종 사람들은 작업이 있는 각 팀 구성원에 대해 워크플로 단계를 생성합니다. 그러면 스파게티처럼 보이는 워크플로와 읽을 수 없을 정도로 좁은 열이 있는 보드가 생성될 수 있습니다. 대신 작업 유형, 즉 누가 또는 어떻게가 아니라 무엇에 초점을 맞추십시오. 그렇다면 본질적으로 유사하고 거의 동시에 발생하지만 다른 사람이 수행하는 여러 검토 및 승인 단계가 있는 워크플로를 어떻게 관리합니까? 항목이 승인 워크플로 단계(개발 워크플로의 일부 테스트 단계에도 사용할 수 있음)에 상주하지만 여전히 여러 작업, 작업 및 체크포인트를 나타내는 반복 기능, 사후 기능 및 자동화와 같은 기능을 사용합니다.
게시판 열은 상태와 관련이 있으므로 15개의 상태에는 각각 단일 상태 또는 열당 여러 상태가 있는 15개의 열이 필요합니다. 보드 보기에 실제로 15개의 개별 상태가 필요한 경우 더 복잡한 워크플로를 만들어야 할 수 있습니다. 그러나 보드 보기에 열당 여러 상태가 포함된 경우 열과 일치하도록 워크플로를 단순화하는 것이 좋습니다.
3. 가능한 경우 데이터 사용
Jira는 데이터 기반이므로 작업 상태를 나타내는 데 워크플로 단계보다 데이터를 사용하는 것이 더 효율적입니다. 사용자 스토리를 요구 사항에서 수락 기준, 검토됨으로 전환하는 대신 각 작업이 특정 필드 또는 데이터 요소와 관련된 하나의 상태로 각 범주를 나타낼 수 있습니다.
데이터 기반 접근 방식을 따르는 경우 다른 사람이 카드를 옮길 때까지 기다리지 않고 자동화를 활용하고 작업이 완료되고 문서화될 때 워크플로를 통해 이동하도록 항목을 예약할 수도 있습니다. 이를 위해 표준 필드, 사용자 정의 필드 또는 레이블과 같은 데이터 속성을 사용할 수 있습니다.
예를 들어 대규모 개발 워크플로에서 노이즈를 줄이기 위해 세 가지 요구 사항 상태가 모두 단일 워크플로 요구 사항 단계에 있을 수 있습니다. 요구 사항이 수락 기준에 대해 준비되면 작업 소유자는 "AC 필요" 레이블을 추가하거나 "AC 준비"의 사용자 지정 필드를 확인하고 Jira는 테스트하도록 자동으로 할당합니다. 이렇게 하면 여러 단계를 수행하는 것과 같은 방식으로 프로세스를 용이하게 하지만 워크플로를 가볍게 유지합니다. 이는 동시 단계를 지원할 수 있거나 주문이 유연한 워크플로가 있는 경우 특히 중요합니다.
두 가지 깨끗한 Jira 워크플로 예제
다음 다이어그램은 다양한 시나리오에 적용할 수 있는 상태, 전환 및 해결 방법으로 구성된 효율적이고 관리 가능한 워크플로를 자세히 설명합니다.
린 일반 승인 워크플로는 요구 사항과 같은 개발 작업의 다양한 부분뿐만 아니라 마케팅 제안과 같은 모든 방식의 비즈니스 작업에 사용할 수 있습니다.
좋은 개발 워크플로는 여러 보드를 지원할 수 있으며 다양한 방식으로 작업하는 여러 개발 팀을 지원할 수 있습니다. 다시 말하지만, 그것은 누가 아닌 무엇에 초점을 맞추고 있습니다. 이 하나의 워크플로는 다양한 유형의 보드, 조직, 프로젝트 단계 및 비즈니스 작업을 지원할 수 있습니다. 복잡해 보일 수 있지만 이는 주로 팀이 항목을 효율적으로 관리하기 위해 사용하는 전환의 수 때문입니다.
일반적인 Jira 과제 및 솔루션
Jira의 유연성은 워크플로를 설정하고 유지 관리하는 방법에 목적이 있어야 함을 의미합니다. 또한 다른 접근 방식이 더 적합할 때 워크플로를 기본으로 하지 않는지 확인해야 합니다. 다음 단계에 따라 몇 가지 일반적인 문제를 해결할 수 있습니다.
| 문제 | 다음 단계 |
|---|---|
| 너무 많은 유형의 워크플로가 있습니다. | 유사한 상태를 그룹화하여 모든 워크플로 상태의 "상위 집합"을 매핑합니다. 하나의 공통 워크플로를 만들고 각각을 새 워크플로로 변환합니다. |
| 내 워크플로는 복잡합니다. | 동료들이 이사회 및 관련 이사회 보고를 어떻게 사용하고 있는지 알아보기 위해 시간을 할애하십시오. 모든 워크플로 단계를 사용하지 않거나 개별 단계가 필요하지 않을 수 있습니다. 하나의 복잡한 워크플로의 단순화된 버전을 만들어 시작하고 모든 관련 보고 및 프로세스 기능을 계속 사용할 수 있는지 확인합니다. |
| 아이템이 분실되거나 잘못된 상태가 됩니다. | 다양한 워크플로와 보드가 있는 경우 이 문제가 발생했을 수 있습니다. 먼저 각 보드 설정에서 매핑되지 않은 모든 상태를 검토해야 합니다. 워크플로를 업데이트하는 것은 쉽지만 보드 열에 새 상태를 추가하는 것을 잊습니다. 보드에서 사용하지 않는 상태가 있더라도 매핑을 해제하는 것보다 백로그에 두는 것이 가장 좋습니다. 그래야 변경을 해도 카드 가시성을 잃지 않습니다. 둘째, 유휴 또는 분실 카드의 발생을 최소화하기 위해 워크플로를 단순화합니다. |
| 우리는 상황에 따라 다르게 일을 하기 때문에 많은 워크플로가 필요합니다. | 상황을 살펴보고 문제 유형 또는 기타 데이터를 기반으로 하는지 확인합니다. 여전히 많은 워크플로가 있을 수 있지만 문제 유형 또는 일부 다른 엔터티에서 공통으로 만들 수 있습니다. 그런 다음 관리 방법을 단순화하십시오. 예를 들어, 프로젝트별 작업에 대해 18개의 워크플로를 유지 관리하는 대신 작업 문제 유형에 대해 3가지 워크플로(단순 작업, 테스트/승인이 있는 작업, 배포가 있는 작업)를 유지하고 이를 다양한 워크플로 체계로 가져올 수 있습니다. |
성공적인 워크플로를 위한 이러한 기술 활용
많은 조직에서 Jira를 활용할 수 있는 추가 기회를 찾을 수 있지만 이미 IT 프로젝트의 워크플로에 과부하가 걸립니다. 이러한 권장 사항과 모범 사례를 구현하면 관리 부담을 늘리지 않고 Jira 사용을 확장할 수 있습니다. 다른 조직에서 Jira를 사용한 경험이 있는 경우 이를 영감으로 사용하되 특정 프로젝트나 산업에서 Jira가 어떻게 사용되었는지에 대한 생각을 제한하지 마십시오. 공통점을 찾고 What에 초점을 맞추고 가능한 경우 데이터를 사용하는 것을 잊지 마십시오. 이렇게 하면 Jira가 제공하는 모든 유연성을 활용할 수 있습니다. 조직의 모든 영역에서 Jira를 효율적으로 사용하고 나면 비즈니스 전반에 걸쳐 글로벌 KPI, 프로세스 개선 및 기타 이니셔티브를 논의하고 구현하는 것이 더 쉬워질 것입니다.