직장에서 효과적인 의사 소통을 위한 가이드

당신이 어디에 있든, 누구와 이야기하든 효과적인 의사 소통이 필요합니다.

그러나 직장에서 의사 소통 기술은 아마도 경력의 성공을 결정할 수 있는 한 가지 개인적인 특성일 것입니다. 실제로 효과적인 의사 소통의 부족은 효율성, 목표 및 회사의 사기와 같은 다른 요소를 방해할 수 있습니다.

"좋은 의사 소통 기술"이라는 용어는 너무 과도하게 사용되어 사람들이 그 의미에 대해 불확실하게 되었습니다. 좋은 의사 소통 기술은 지침을 이해하고 간단하면서도 모호하지 않은 방식으로 정보를 전달할 수 있음을 나타냅니다. 직원으로서 가질 수 있는 가장 기본적이면서도 필수적인 기술 중 하나입니다. 사실, 의사소통 능력은 면접관이 후보자를 가장 먼저 판단하는 것 중 하나입니다.

효과적인 의사소통의 요소

종종 사람들은 좋은 의사소통 기술이 "말을 잘하는 것" 이상을 구성한다는 사실을 잊습니다. 물론 효과적인 의사 소통을 위해서는 언어 능력이 필수적입니다. 그러나 효과적인 의사 소통에는 다른 많은 요소가 있습니다.

적극적인 듣기

커뮤니케이션은 양방향 도로입니다. 그렇기 때문에 듣기는 말하기 못지않게 중요합니다. 직장에서, 당신은 당신 앞에 있는 사람의 사고 과정을 이해하기 위해 경청해야 합니다. 적극적으로 경청하지 않으면 주제에서 벗어난 말을 하여 의사소통이 잘못될 수 있습니다. 적극적인 듣기를 연습하는 가장 좋은 방법 중 하나는 질문하는 것입니다. 당신은 또한 그들이 말한 것을 다시 말하여 그들에게 반복할 수 있습니다. 이렇게 하면 상대방이 전달하려는 내용을 이해했음을 확인할 수 있습니다.

인내심

직장에서 다양한 그룹의 사람들을 만나게 됩니다. 대화를 하는 동안 요점을 전달할 수 없는 것 같으면 답답하고 압도적일 수 있습니다. 따라서 다른 사람뿐만 아니라 자신에게도 인내심을 갖는 연습을 하는 것이 중요합니다. 당신이 만나는 모든 사람이 처음에 당신을 이해하기를 기대할 수는 없습니다. 시간을 내서 이해시키십시오. 이는 관리자 또는 팀 리더와 같은 리더십 위치에 있는 경우 특히 중요합니다. 팀이 안심하고 더 공개적으로 의사 소통할 수 있도록 인내심을 가져야 합니다. 열린 의사 소통은 팀워크에 필수적입니다.

명확성과 응집력

직장에서 대화를 시작하기 전에 그 뒤에 숨은 목적이 있는지 확인하십시오. 이 커뮤니케이션을 통해 달성하고자 하는 바에 대해 머리 속에 메모해 두십시오. 전달하고자 하는 포인트의 개요를 작성하십시오. 올바른 메시지를 전달하는 것도 중요하지만 명확하고 응집력 있게 전달하는 것도 중요하기 때문입니다. 명확성의 부족은 혼란과 오류로 이어질 뿐이며, 이는 궁극적으로 지연과 잘못된 의사 결정을 초래할 것입니다. 동료, 선배 또는 부하 직원과 이야기를 하든 관계없이 대화를 명확하고 요점으로 유지하는 것을 잊지 마십시오. 명확함은 일이 적시에 완료되는 결과를 낳을 것입니다.

공감

팀의 일원으로 일한다는 것은 다른 사람들의 아이디어에도 열려 있어야 한다는 것을 의미합니다. 따라서 당신이 그들의 의견에 동의하든 그렇지 않든 간에 그들의 생각과 의견에 열려 있는 자신을 찾아야 합니다. 누군가의 의견에 동의하지 않더라도 그들의 의견을 존중해야 합니다. 네, 생각보다 쉽습니다. 그러나 당신은 그 사람과 공감하고 그들이 특정한 방식으로 행동했을 수 있는 이유를 이해하기 위해 그들의 입장이 되어야 합니다. 또한 상황을 더 잘 이해하기 위해 항상 질문할 수 있습니다.

긍정적 인 태도

우리 모두는 날씨가 좋지 않은 날이나 기분이 좋지 않은 날이 있습니다. 자신에게 약간의 시간을 할애하는 것은 괜찮지만 그 에너지를 일에 옮기지 마십시오. 직장에서 사람들을 대하는 방식에 영향을 미치지 않도록 하십시오. 사생활에서 일어날 수 있는 일과 상관없이 직장에서 긍정적인 태도를 유지하도록 노력하십시오. 반면에 직장에서 사람들과 문제가 있으면 이야기하십시오! 그런 사람들에게 손을 내밀어 그것을 극복하고 문제를 극복할 방법을 찾으십시오. 무엇을 하든지 상황을 해결하는 것을 기억하십시오. 당신이 그것을 억제하기로 선택한다면, 당신의 도전은 당신에게 부담을 주고 문제를 더 악화시킬 정도로 더 커질 것이기 때문입니다.

목소리 톤

목소리 톤은 의사 소통 과정에서 중요한 요소입니다. 그것은 대화의 전체 분위기를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 짜증을 내거나 공격적인 방식으로 대화를 시작하면 대화 상대가 비슷한 반응을 보일 가능성이 큽니다. 목소리 톤에는 사용하는 볼륨뿐만 아니라 통합하는 감정도 포함됩니다. 한 문장은 어조와 강조하기로 선택한 단어에 따라 여러 의미를 가질 수 있습니다. 또한 목소리 톤은 동료와의 대화뿐만 아니라 고객 대면 업무에도 적용할 수 있습니다. 특히 이미 화난 고객과 상황을 악화시키고 싶지 않다면 침착하게 이야기해야 합니다.

정직과 개방성

좋은 의사 소통을 위해서는 사람들이 정직하고 서로에게 개방적이어야 합니다. 누군가와 이야기할 때 열린 마음을 갖도록 노력하십시오. 결론으로 성급하게 결론을 내리거나 무의미한 논쟁으로 이어지는 그들을 반박하기 전에 그들의 관점을 이해하겠다는 약속을 하십시오. 협상을 시도하고 중간 지점에 도달하십시오. 열린 마음으로 모든 대화에 접근하면 더 성공적인 결과를 얻을 수 있습니다. 또한, 항상 정직합니다. 직장에서 문제가 발생하면 HR이나 관리자에게 문의하십시오. 당신을 귀찮게 할 수 있는 것들을 지적하십시오. 솔직하게 다가가면 눈치채고 진정성 있게 대화에 빠져들게 된다.

직장에서 효과적인 의사 소통을 구현하는 방법

고용주로서 직장에서 효과적인 의사 소통을 구현하기 위해 노력하는 것이 중요합니다. 결국 효과적인 의사 소통은 생산적인 작업 공간으로 이어집니다. 하지만 한 번에 너무 많은 사람들을 상대할 때는 다소 부담스러울 수 있습니다. 성격, 사고과정, 이해력, 직업윤리 등이 모두 다르기 때문이다.

다음은 직원 간의 효과적인 의사 소통을 구현할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

직원 교육 프로그램

앞서 언급했듯이 직원마다 다릅니다. 모든 사람이 사회적이거나 상호 작용 능력이 있어야 하는 것은 아닙니다. 때때로 당신은 사람들로부터 그것을 꺼낼 필요가 있습니다. 이에 대한 좋은 방법은 직장에서 직원 교육 프로그램을 조직하는 것입니다. 이러한 프로그램은 사람들이 서로 앞에서 편안하고 사교를 더 편안하게 하는 방법에 대해 안내할 수 있습니다. 직원들은 효과적인 의사 소통이 생산성 수준을 높일 수 있는 방법을 배울 수 있습니다. 귀하의 프로그램은 듣기 기술, 커뮤니케이션 기초, 온라인 커뮤니케이션 등과 같은 주제로 구성될 수 있습니다.

모범을 보이십시오

효과적인 의사 소통을 통해 직원을 참여시키는 가장 좋은 방법 중 하나는 모범을 보이는 것입니다. 직원들 앞에서 훌륭하고 효과적인 의사 소통을 모델링하는 것은 사회적 학습을 장려하는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 이것은 고용주의 성격과 태도가 직원의 사고 방식에 큰 영향을 미칠 수 있는 소규모 비즈니스 및 회사에 특히 적용됩니다. 그들의 업무의 대부분은 매일 서로 얼굴을 맞대고 의사 소통하는 것입니다.

따라서 고용주가 좋은 본보기를 보이면 직원이 따라할 것입니다. 직원들은 상사가 설정한 모범에 따라 자신의 행동을 본보기로 삼을 것입니다. 반면에 대기업에서 일하고 있다면 이미 효과적인 의사 소통을 연습하고 있는 기존 직원과 신입 직원을 짝을 지을 수 있습니다.

감독자

직장에서 효과적인 의사 소통 기술을 구현하는 또 다른 효과적인 방법은 효과적인 의사 소통 기술을 가진 직원을 감독 또는 리더십 역할에 배치하는 것입니다. 팀 리더 또는 감독자가 됨으로써 이러한 직원은 동료 동료에게 이러한 기술을 전달할 수 있습니다. 그 결과, 그들이 담당할 팀이나 그룹이 그 뒤를 따를 것입니다. 또한 직원들이 감독 수준으로 승진하는 것을 보게 되면 각 직원에게 적합한 기준을 설정할 뿐만 아니라 자신의 기술을 더 열심히 일하도록 동기를 부여할 것입니다.

성과 평가

성과 평가는 직원들에게 훌륭한 동기 부여의 원천입니다. 고용주가 실행할 수 있는 정책은 의사 소통 기술과 효율성을 성과 보고서 또는 평가에 포함시키는 것입니다. 이러한 방식으로 직원들은 의사 소통 기술을 연마하고 목표를 달성하도록 동기를 부여받을 수 있습니다. 직원을 위한 목표를 설정하고 해당 목표를 달성하기 위한 인센티브를 제공할 수도 있습니다. 커뮤니케이션 목표를 달성한 직원에게 보상을 제공하거나 보상 프로그램을 설정할 수 있습니다.

팀 빌딩 연습

팀 빌딩 연습은 사람들이 결속하고 서로를 알게 하는 좋은 방법입니다. 그리고 직원들 사이의 유대감이 좋아질수록 서로 의사소통이 더 잘 됩니다. 팀과 직원이 서로 의사 소통을 강화하기 위해 응집력 있게 일할 수 있는 활동에 참여시키십시오.

커뮤니케이션 채널 간소화

대부분의 기업은 엄격한 커뮤니케이션 채널과 체인을 사용하여 조직 내 커뮤니케이션의 자유로운 흐름을 어렵게 만듭니다. 이메일, 인스턴트 메시지, 여유 채널 등과 같은 커뮤니케이션 채널을 지속적으로 모니터링하면 직원에게 불필요한 스트레스만 가중시킬 수 있습니다. 통과하기 쉽고 직원을 압도하지 않는 고용 채널을 만드십시오. 고위 경영진이 부하 직원에게 더 개방적이고 접근하기 쉽게 만들 수 있습니다. 커뮤니케이션 채널이 단순할수록 직원들은 커뮤니케이션에 더 자주 참여하게 되어 커뮤니케이션 능력이 향상됩니다.

일대일 세션 실시

직원들이 개인적으로 이야기할 때 목소리를 높이고 의사소통할 가능성이 더 높다는 것이 입증되었습니다. 관리자로서 고용주와 일대일 세션을 자주 수행해야 합니다. 신입사원이든 신입사원이든 4년 동안 귀사에서 근무한 직원입니다. 모두를 위한 시간을 만드십시오. 세션 내내 침착하고 침착한 태도를 유지하십시오. 자연스러운 눈맞춤을 유지하고 편안함을 느끼도록 합니다.

피드백 시스템 구현

단방향 커뮤니케이션은 여기까지만 가능합니다. 메시지, 이메일, 뉴스레터 등 보내기 – 메시지의 한 면만 보냅니다. 피드백 시스템을 회사 시스템에 구현하십시오. 직원들이 참여하고 피드백을 제출하고 질문을 하도록 격려하십시오. 이것은 그들이 경청하고 있다는 느낌을 줄 뿐만 아니라 경영진과 더 잘 의사 소통할 수 있도록 합니다. 이것은 온라인 양식을 사용하거나 직원 회의 중에 수행할 수 있습니다. 이 방법은 또한 고려할 수 있는 몇 가지 진정한 개선 사항과 아이디어를 환영하는 데도 좋습니다.

우리가 일하는 분야에 관계없이 우리는 모두 다른 스타일과 의사 소통 방식을 가지고 있습니다. 직원들은 하루 중 많은 시간을 사무실에서 보냅니다. 그들이 조직의 사명과 비전에 계속 연결되도록 돕는 것은 직원 참여를 향상시키는 한 가지 방법입니다. 직장에서 더 개방적이고 효과적인 커뮤니케이션 채널이 많을수록 직원들이 자신의 말을 듣지 않거나 루프에 갇힌 것처럼 느낄 때 발생하는 소문과 신뢰 부족을 더 잘 관리할 수 있습니다.