クライアントの記録を整理するための 10 のヒント (2023)
公開: 2023-01-28成功するビジネスの基礎は構造、セキュリティ、および組織であるため、すべてのドキュメント、特にクライアント レコードの整理を処理することが重要です。
顧客の記録を追跡することは面倒で困難なこともありますが、最終的にはより効率的かつ効果的になるのに役立ちます. 今日のデータ侵害とサイバー犯罪の世界では、警戒しすぎることはありません。
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クライアントのファイルをバックアップ、保護、および整理する方法には、時間とコストがかかる可能性があります。 ただし、最終的には、それらが適切に処理され、安全であることを確認する責任があります。 この注目の投稿の目標は、オプションを整理し、手頃な価格のソリューションを見つけるのに役立つことです.
クライアントの記録を整理、保護、バックアップするための 10 のヒントを紹介します。
クライアントの記録を整理するための 10 のヒント
1. ハードコピーと電子ファイルのバックアップ
ハードコピー ファイル、電子ファイル、またはその両方を保持するかどうかを決定します。 あなたの決定は、利用可能な部屋の量を考慮に入れる必要があります。
電子バックアップはスペースをほとんど占有しませんが、クライアント ファイルは、コンピューターの障害やデータの破損に備えて頻繁にバックアップする必要があります。 Backblaze B2 または別のクラウド ストレージにバックアップして、データ セキュリティを向上させ、アクセス性を確保できます。
ハードコピーによるファイルのバックアップと編成に関しては、これらのファイルはより多くのスペースを占有し、安全に保つために追加のリソースが必要になる場合があります。 ただし、顧客記録のデジタル コピーとハード コピーの両方を保持することが、究極の選択肢になるでしょう。
2. パスワード保護と専用コンピュータを使用する
ファイリング システムをコンピュータに保存する場合、特にファイルに何らかの個人情報が含まれている場合は、オペレーティング システムが提供するパスワード保護を使用してください。
可能であれば、業務用に別のコンピュータまたはラップトップを用意してください。 機能の少ない小型で安価なラップトップは、小規模ビジネスのファイルやその他の記録専用のバックアップとして最適です。
3. ハードコピーには高品質の安全なストレージを使用する
機密情報を含むファイル用の安全な領域が必要ですか? 個人情報や機密情報は、のぞき見から保護するために、施錠されたキャビネットまたは金庫が必要になる場合があります。
優れた品質のロッキング ストレージに投資することは、長期的にはビジネスに役立つ可能性があります。 ハードコピーのファイルを保管する場合は、ファイリング キャビネットを購入してください。 机の上に段ボール箱やフォルダーを積み重ねることは簡単な解決策ですが、長期的には実現可能ではありません。
鍵付きの 2 つまたは 3 つの引出しが付いた小型のファイリング キャビネットは安価で、ビジネスを始めたばかりのビジネスに適しています。
4.マスターインデックスを使用する
マスター インデックスは、特に多数のクライアントがある場合にファイルを検索する便利な方法です。 マスター インデックス (コンピューター ファイル、単純なカード ファイル、Rolodex など) のエントリには、名前、住所、電話番号、電子メール アドレスなど、クライアントを識別する非機密情報を含める必要があります。
5.コードシステムを使ってみる
対応する識別コードを使用して、マスター インデックス内のファイル フォルダーとエントリにラベルを付けることも役立ちます。 たとえば、クライアントの名前と最初の仕事の日付を英数字の組み合わせで使用できます。
たとえば、John Smith が 2023 年 3 月 22 日に初めてあなたを雇った場合、彼のファイルのコードは JSM-32223 である可能性があります。 ファイルに直接アクセスする必要がある場合、独自に作成したコードをすばやく解釈できます。
6.メモの活用が役立つ
ファイルにメモを作成します。 クライアントに関する個人的なメモを作成すると、ファイル全体の何ページにもわたって探している小さな情報をざっと目を通していくよりも、個人とそのニーズをより迅速に思い出すことができます。
7.オンラインツールを試す
オンライン ツールはファイリングに便利で、多くのプログラムが利用できるようになったため、情報は自動的にバックアップされます。 オンライン ツールを選択する場合は、まずそのツールをよく調べて、レビューを確認してください。
あなたのビジネス サークルにおけるセキュリティ、機密性、および信頼性について周囲に尋ねてください。 疑問がある場合、またはあまりにも多くの悪いレビューを見つけた場合は、避けて高評価のファイリング ツールを探してください。
また、オンライン ファイルは、パソコンやファイリング キャビネットにあるファイルほど安全ではないことにも注意してください。
8. 時間をかけて整理する
ファイルの作業に時間をかけてください。 すべてがコンピューターまたはオンラインにない限り、ファイリング システムは自動的に整理されません。 書類を机の上に積み上げないでください。
「組織化されたカオス」は理論的には面白いものですが、紙の山で覆われた机の上を歩くことは、顧客に自信を与えません. 事務処理に溺れるまでファイリングを先延ばしにしないでください。 ファイルを片付けるには、毎日の終わりに数分、または週に 1 回 30 分で十分です。
9. 古い文書を破棄する
古いファイルや機能していないファイルは細断処理してください。 それらをゴミ箱全体に投げ込まないでください。 個人情報を含む細断されていない書類を盗むことは、ID 盗難の主要な方法の 1 つです。 シュレッダーに投資します。
ディスクや重い素材、紙を破壊する小型の個人用シュレッダーは、便利で安価で、常に役に立ちます。 一部の事務用品店では、機密書類を処分するためのシュレッダー サービスを提供しています。
10.誰かに助けてもらう
ファイリングを処理できないと感じた場合は、代わりに誰かを雇うのが賢明かもしれません。
立ち上げたばかりのビジネスには小口現金はあまりありませんが、フルタイムで給与を支払う必要はありません。 ファイリングの経験がある友人や家族に、少し余分なお金を払って助けを求めてください。
クライアント記録の整理に関するヒント– まとめ
要約すると、クライアントの記録をバックアップして整理するための積極的なアプローチを採用することは、ビジネスに実装できる最も重要なセキュリティ対策の 1 つになります。
あなたとあなたのクライアントを破壊しようとする悪意のあるハッカーの世界では、これは深刻な問題です。 クライアントの記録を整理して保護するために必要なことを実行してください。
組織化され、責任を軽減し、リスクを軽減することは、ビジネス オーナーにとって常に満足のいくものです。