これらのベストプラクティスを使用してJiraワークフローを合理化します

公開: 2022-07-22

ほぼ20年前にAtlassianによって立ち上げられ、当初はソフトウェア開発者を対象としていたJiraは、それ以来、世界中のアジャイルチームにとって頼りになるプロジェクト管理ソリューションとしての地位を確立してきました。それはまだ開発チームによって主に使用されていますが、Jiraの柔軟な機能は、あらゆる組織のほぼすべてのチームで機能します。

ただし、この柔軟性には複雑さのリスクが伴います。ソフトウェアについて私がよく耳にする不満の1つは、その広大なワークフローが管理できないことです。では、採用を促進し、効率を維持するために、ワークフローをどのように作成する必要がありますか？

私は、複数の業界で12年間、さまざまなプロジェクト管理、ビジネス分析、およびJira管理者の役割でJiraを使用しています。これらのJiraワークフローのベストプラクティスは、セットアップを最適化し、組織のすべての領域でその柔軟性のメリットを最大化するのに役立ちます。

Jiraワークフローを任意の部門に適応させる方法

標準の開発ワークフローの実装から、より複雑な要件を持つワークフローの設計まで、Jira管理者はソフトウェアの機能を組織の任意の部分に適応させることができます。 IT以外のプロセスを追跡する必要がある場合、Jiraには通常のスプリントボードビューよりも多くの機能があります。さまざまな部門や企業がJiraの使用を強化できるいくつかの方法を次に示します。

組織タイプ	推奨されるJiraセットアップ	利点
複数のシステムにまたがる複雑な採用プロセスを持つ人事部門	新規採用のタイプに基づいたワークフローを使用する採用ボードを作成し、HR担当者がさまざまなシステムを介して各採用を設定するためのパスを推進します。	さまざまな採用パスをプロットすることで、HR担当者は最初に正しく完全に新入社員を設定できるため、オンボーディングの時間と後でコストのかかる修正を節約できます。
キャンペーンなどの定期的な作業を管理したいマーケティング部門	プロジェクト内の各キャンペーンをエピックとして設定します。各キャンペーンの開始時に繰り返し可能なタスクカードをアップロードして、それぞれが同様に実行され、関連するすべてのプロセスとアクションが実行されるようにすることができます。	繰り返し可能なタスクワークフローにより、各キャンペーンが可能な限り効率的かつ包括的に実行されます。さらに、Jiraロードマップビューを使用して、各キャンペーンの計画されたタイムラインと実際のステータスのリアルタイムビューを提供できます。
必ずしも同じように機能するとは限らない複数の開発グループを持つITビジネス（おそらく最近の買収またはチームが異なる組織に報告しているため）	複数のボードと1つの共通のワークフローを含むプロジェクトを使用します。各グループには、作業方法を表すボードがあります。ボードは、かんばん、スクラム、またはそれらの組み合わせにすることができます。	チームは引き続き自分に最適な方法で作業できますが、プロジェクトの作業は追跡され、一律に報告されます。これにより、プロジェクトまたはプログラムの報告のみを目的としてプロセスを変更するというチームへのプレッシャーが軽減されます。
KPIレポートや外部ベンダーとのアクションなど、定期的にスケジュールされたタスクを実行する組織	Jira自動化を使用して、特定のスケジュールに基づいてタスクを作成および管理します。タスクは、プロセスが確実に完了するように、必要に応じてワークフローを実行できます。	すべての作業が1か所に一元化され、チームメンバーはタスクをスケジュールどおりに保つためにカレンダーのメモやフォローアップメールに頼る必要がありません。

Jiraワークフロー管理

さまざまな機能に複数のワークフローを使用する場合、管理者は多数のスキームの管理に苦労する可能性があります。管理者がプロジェクトごとに異なるワークフロースキームを使用することになった場合、結果のボードを維持することがほぼ不可能になる可能性があります。これを回避するには、意図的な方法でワークフローを構築および維持します。これらは、そうするための私の上位3つの推奨事項です。

1.共通点を見つける

ボード上の異なる列名は、それぞれをサポートするために必ずしも異なるワークフローを必要としません。プロジェクトのワークフロー、ステータス、および移行全体の共通点を見つけます。「進行中」のステップまたはステータスは、ITの開発ステップ、プロジェクト管理オフィスの要件収集ステップ、およびマーケティングキャンペーンの作成ステップをカバーできます。共通のステータスとワークフローに従うことができれば、維持するJiraアイテムの量を減らすことができます。これを行うと、特定のプロジェクトで移行を見逃す可能性も低くなります。

2.何に焦点を合わせる

多くの場合、人々はアクションを持つチームメンバーごとにワークフローステップを作成します。これにより、スパゲッティのようなワークフローと、列が狭すぎて読み取れないボードが生成される可能性があります。代わりに、タスクのタイプ、つまり、誰やどのようにではなく、何に焦点を合わせます。では、性質が似ていてほぼ同時に発生するが、異なる人によって実行されるいくつかのレビューと承認のステップがあるワークフローをどのように管理しますか？ループ機能、投稿機能、自動化などの機能を使用して、アイテムを承認ワークフローステップ（開発ワークフローの一部のテストステップにも使用できます）に配置できるようにしますが、それでも複数のアクション、タスク、およびチェックポイントを表します。

ボードの列はステータスに関連しているため、15のステータスには、それぞれが単一のステータスを持つ15の列、または列ごとに複数のステータスが必要になることに注意してください。ボードビューで実際に15の個別のステータスが必要な場合は、より複雑なワークフローを作成する必要があります。ただし、ボードビューに列ごとに複数のステータスが含まれている場合は、列に一致するようにワークフローを簡素化することを検討してください。

3.可能な場合はデータを使用する

Jiraはデータ駆動型であるため、ワークフローステップではなく、データを使用してタスクのステータスを表す方が効率的であることがよくあります。ユーザーストーリーを要件から承認基準、レビューに移行する代わりに、これらの各カテゴリを、各タスクが特定のフィールドまたはデータ要素に関連する1つのステータスとして表すことができます。

データ駆動型のアプローチに従う場合は、自動化を利用してアイテムをスケジュールし、誰かがカードを移動するのを待つのではなく、作業が完了して文書化されたときにワークフローを移動することもできます。これには、標準フィールド、カスタムフィールド、ラベルなどのデータ属性を使用できます。

たとえば、大規模な開発ワークフローのノイズを減らすために、3つの要件ステータスすべてを単一のワークフロー要件ステップに含めることができます。要件が受け入れ基準の準備ができたら、タスク所有者は「ACが必要」のラベルを追加するか、「ACの準備ができました」のカスタムフィールドをチェックし、Jiraはそれをテスト用に自動的に割り当てます。これにより、複数のステップがあるのと同じ方法でプロセスが容易になりますが、ワークフローは軽量に保たれます。これは、並行ステップをサポートできるワークフローがある場合、または順序が柔軟な場合に特に重要です。

2つのクリーンなJiraワークフローの例

次の図は、さまざまなシナリオに適用できるステータス、遷移、および解決策で構成される効率的で管理しやすいワークフローの詳細を示しています。

Jiraの強力なビジネスプロセスワークフローを示す図。アイテムは、開いている状態から進行中の状態に移動してから、キャンセルして再び開くように移動するか、進行中の状態からレビュー中の状態に移動します。次に、拒否されて進行中に戻るか、レビュー中から承認されてから完了に進むことができます。 — 一般的なビジネスプロセスワークフローの例

無駄のない一般的な承認ワークフローは、マーケティング提案などのあらゆる種類のビジネスタスクだけでなく、要件などの開発タスクのさまざまな部分にも使用できます。

Jiraでの強力な開発ワークフローを示す図。ワークフローはトリアージで始まり、クローズまたは完了するまでさまざまなステップを実行します。 — 開発ワークフローの例

優れた開発ワークフローは、複数のボードをサポートでき、さまざまな方法で作業する複数の開発チームをサポートする場合があります。繰り返しますが、それは誰ではなく何に焦点を合わせています。この1つのワークフローは、さまざまな種類の取締役会、組織、プロジェクトフェーズ、およびビジネスタスクをサポートできます。複雑に見えるかもしれませんが、これは主に、アイテムを効率的に管理するためにそれを使用するチームに必要な遷移の数によるものです。

一般的なJiraの課題とソリューション

Jiraの柔軟性は、ワークフローの設定と維持の方法に目的を持って取り組む必要があることを意味します。また、他のアプローチがより適切な場合に、ワークフローをデフォルトにしないようにする必要があります。いくつかの一般的な問題は、次の手順に従って解決できます。

問題	次のステップ
ワークフローの種類が多すぎます。	同様のステータスをグループ化して、すべてのワークフローステータスの「スーパーセット」をマップします。 1つの共通ワークフローを作成し、それぞれをその新しいワークフローに変換します。
私のワークフローは複雑です。	同僚を調査して、取締役会と関連する取締役会の報告をどのように使用しているかを調べます。すべてのワークフローステップを使用していないか、個別のステップを用意する必要がない可能性があります。 1つの複雑なワークフローの簡略化されたバージョンを作成することから始め、関連するすべてのレポートおよびプロセス機能が引き続き利用可能であることを確認します。
アイテムは紛失したり、間違ったステータスになってしまいます。	さまざまなワークフローとボードがある場合は、この問題が発生している可能性があります。まず、各ボード設定でマップされていないすべてのステータスを確認する必要があります。ワークフローを更新するのは簡単ですが、ボード列に新しいステータスを追加するのを忘れてください。ボード上で使用しないステータスがある場合でも、変更を加えてもカードの表示が失われないように、マップを解除するのではなく、バックログに保持することをお勧めします。次に、ワークフローを簡素化して、アイドル状態または紛失したカードの発生を最小限に抑えます。
状況によって処理が異なるため、多くのワークフローが必要です。	あなたの状況を見て、それらが問題の種類または他のデータに基づいているかどうかを判断してください。まだ多くのワークフローがあるかもしれませんが、それらは問題の種類やその他のエンティティ間で共通にすることができます。次に、それらを管理する方法を簡素化します。たとえば、プロジェクトごとにタスクの18のワークフローを維持するのではなく、タスクの問題タイプ（単純なタスク、テスト/承認のあるタスク、展開のあるタスク）に対して3つのワークフローを維持し、それらをさまざまなワークフロースキームに取り込むことができます。

ワークフローを成功させるためのこれらのテクニックに頼る

多くの組織はJiraを利用する追加の機会を見つけることができますが、ITプロジェクトからのワークフローですでに過負荷になっています。これらの推奨事項とベストプラクティスを実装することで、管理上の負担を増やすことなくJiraの使用を拡張できます。他の組織でJiraを使用した経験がある場合は、それをインスピレーションとして使用してください。ただし、特定のプロジェクトや業界でJiraがどのように使用されているかを考えてみてください。共通点を見つけ、何に焦点を合わせ、可能な場合はデータを使用することを忘れないでください。そうすることで、Jiraが提供するすべての柔軟性を確実に利用できるようになります。また、組織のすべての領域でJiraを効率的に使用すると、グローバルKPI、プロセスの改善、およびビジネス全体のその他のイニシアチブについて話し合い、実装することが容易になります。