分散型製品チームをmonday.comでより効率的に機能させる

（これは後援された記事です。）製品チームの働き方は変化しています：ソフトウェア業界は急速にリモートワークに移行しています。 米国だけでも、雇用されているアメリカ人の43％が少なくともしばらくの間リモートで仕事をしており、その数は近年着実に増加しています。 今日市場に出回っている多くの成功したデジタル製品は、分散したチームによって設計および開発されました。 そのようなチームには、従来の意味でのオフィスがありません。 誰もが地理的にも機能的にも好きな場所から仕事をすることを選択します（コワーキングスペース、コーヒーショップ、ホームオフィスなど）。

分散型の製品チームは魅力的に聞こえるかもしれませんが、そのようなチームで効果的な設計プロセスを作成するには、多大な労力が必要です。 コラボレーションとコミュニケーションは、分散型チームが直面する最も重要な課題の2つです。 分散したチームを管理するには、チームの個人がどのように運営されているかを理解する必要があります。また、チームの運営を可能な限り効率的にするデジタルツールセットが必要です。 そのため、製品マネージャーにとって適切なリモートツールとテクノロジーへの投資が非常に重要です。

分散型チームの堅牢な設計プロセスを確立しようとしているチームマネージャーの場合は、この記事を参考にしてください。 分散型製品チームが克服すべき最も一般的な7つの課題を見つけ、 monday.com （以前のdapulse ）と呼ばれるチーム管理ツールがそれをどのように支援できるかを学びます。

1.プロジェクトの目標についての共通の理解を構築する

リモートチームで作業プロセスを編成する場合、重要な目標の1つは、チーム全体を同じページに維持することです。 経営陣は目標を設定し、チームの全員が目標を理解して受け入れるようにする必要があります。 相互作用は散発的になる傾向があるため、理解を深めることはリモートチームにとって特に重要です。 チームの全員が次のことを知っていることを確認します。

• プロジェクトの全体的な目標は何ですか？ チームが製品戦略（構築したいものとその理由）を明確に理解すると、その理解がエンゲージメントの動機になります。

• それらに何が期待され、それらは全体像にどのように適合しますか？ 人々はその過程での自分の役割を知りたがっています。 すべてのチームメンバーがプロジェクトに取り組む際に詳細に深く関わっていますが、全体像を理解することは、彼らが本当に重要なことに集中するのに役立ちます。

• プロジェクトに関わっている他の人々は何をしていますか？ 各チームメンバーは、他のチームメンバーが取り組んでいることを可視化する必要があります。

誰もが知っているほど、チームとしてうまく働くことができます。

製品開発プロセスを視覚化する

「タイムライン」という名前のmonday.comの機能を使用して、チームの全員が彼らに何が期待され、いつ可能かを知るのを支援します。 タイムラインにより、タスクがより視覚的になります。チームメンバーは、各タスクがいつスケジュールされているか、どのくらいの時間がかかるか、プロジェクト全体にどのように適合するかを確認できます。 このツールを使用すると、チームメンバーが取り組んでいるタスクだけでなく、それらのタスクが時間の経過とともにどのように分散されているかを確認できます。 一部のアクティビティが他のアクティビティに依存している場合（たとえば、開発者がデザイナーからのモックアップを待っている場合）に最適です。

2.チームのワークロードを管理する

リモートチームで作業したことがある人なら誰でもわかるように、リモート作業は対面での作業とはまったく異なります。 多くのプロジェクトマネージャーは、チームの作業負荷を管理するのが難しいと感じています。

ほとんどの製品チームは、プロジェクト追跡ソフトウェアを使用して、作業の計画と見積もりを行っています。 通常、チームはすべての作業をタスクリストで準備します。このリストには、各タスクにテキストによる説明と時間の見積もりが含まれています。 このアプローチの最大の欠点は、あまり代表的ではないということです。 たとえば、今日多くの製品チームで使用されているかんばんボードは、あまり代表的ではありません。特に依存関係がある場合、タスクを完了する順序を一目で理解することはほとんど不可能です。

チームが取り組んでいるすべてを追跡する

インタラクションコスト（つまり、アクションを完了するために必要な認知的または物理的な努力）は、製品のユーザーエクスペリエンスにおいて重要な役割を果たします。 操作を完了するために必要な労力が増えるほど、エンドユーザーがインターフェイスを使用できなくなります。 プロジェクトマネージャーがチームの進捗状況を確認するために別の製品に切り替える必要がある場合、それは不必要な摩擦を生み出し、チームが効率的に作業するのを妨げます。

monday.comは、論理的で理解しやすい方法で進捗データを集めて表示します。 このツールには、ボードと呼ばれる機能があります。 ボードは、すべてのチームメンバーがチームが取り組んでいるすべてを追跡できる場所です。 ボードの主な利点は、製品マネージャーがチームの進捗状況をリアルタイムで監視し、誰が何に取り組んでいるかを即座に確認し、状況を確認できることです。

現在の状況を伝える

各チームには、何が起こっているのかを一目で簡単に理解できるメカニズムが必要です。

この問題を解決する1つの方法は、さまざまな要素に色分けを使用することです。 色分けにより、ユーザーは特定のオブジェクトに関連付けられている色を知ることで、特定のオブジェクトをすばやくフィルタリングできるため、視覚的な検索が高速化されます。 monday.comは、色分けを使用してタスクの現在のステータスを示します。 たとえば、ボードを見て、すべてのタスクが赤で表示されているのを見つけるだけで、どこで問題が発生したかを簡単に確認できます。

数回のクリックでタスクを作成、変更、割り当てます

プロジェクト管理ツールにタスクを追加することは、それほどエキサイティングではありません。 一般的に、時間がかかるほど、製品マネージャーの満足度は低くなります。

monday.comは、データ入力のプロセスを簡素化します。 マネージャーはボードに行をすばやく追加できます—monday.comはそれらをパルスと呼びます。 パルスには、タスク、プロジェクト、ミッション、やること項目などがあります。パルスを作成するには、数回クリックするだけです。

パルスを作成したら、それをチームメンバーに割り当てるだけです。

プラットフォームをニーズに合わせて調整する

ユニバーサルデザインのようなものはありません。 プロジェクトはそれぞれ異なり、独自の設計プロセスが必要です。 製品管理ツールは、変更に対して非常に適応性がある必要があります。 製品チームは、カスタマイズに多くの労力を費やすことなく、ニーズに応じてプロセスをカスタマイズできる必要があります。

monday.comは非常にカスタマイズ可能であり、ユーザーはほとんどすべてのオプションを構成できます。 monday.comをカスタマイズして、ワークフローやプロセスを管理したり、課題に対処したり、基本的にすべてを管理したりできます。

ボードの作成に関しては、最初から始める必要はありません。 多数のテンプレートを使用すると、すばやく開始できます。 たとえば、「チームタスク」テンプレートは製品チームにとって非常に便利です。

必要に応じてテンプレートを選択したら、さまざまなセクションを操作してテンプレートをカスタマイズできます。 多くの場合、製品チームはタスクをグループにまとめる必要があります。これにより、各グループはマイルストーンを表します（たとえば、「リリース1」、「リリース2」など）。 monday.comでこれを行うのは比較的簡単です。 ボードの所有者は、必要な数のグループを持つことができます。

しかし、それだけではありません。 チェックリスト機能を使用して、タスクをさらに細かく分類できます。 たとえば、各タスクをより小さなToDoステップに分割できます。 この機能は、タスクを完了する前にいくつかのアクティビティを実行する必要がある場合に便利です。たとえば、製品仕様を開発チームに渡す前に、数人の設計者が製品仕様を承認する必要がある場合などです。 チェックリストは、「更新」セクションのパルス内にあり、各パルスの構造を作成するのに役立ちます。

チームのワークロードを視覚的に計画する

設計者、開発者、および管理者は、多くの場合、圧縮された時間枠と同時プロジェクトで作業します。 チームは、利害関係者やユーザーからの製品に関するフィードバックに迅速に対応できなければなりません。 構築-測定-学習のサイクルに続いて、製品チームは本当に柔軟でなければなりません。 テストセッションからのフィードバックを実装し、新しい情報に従って設計プロセスを調整する準備ができている必要があります。 チームが使用するすべての製品に同じレベルの柔軟性が必要です。

monday.comのタイムラインを使用して、修正を行い、チームの効率を向上させることができます。 ビジュアルエディタを使用すると、タスクを管理するプロセスが簡単になります。 プロダクトマネージャーは、各プロジェクトが各時点でどこにあるかを確認し、苦労している分野を迅速かつ効果的に確認して集中することができます。

タイムラインにより、各チームメンバーの一定期間（たとえば、次の数週間）の能力を確認し、より多くの作業を引き受ける余地がある場所と、他の人にタスクを委任する必要がある場所を確認できます。

3.効果的な内部コミュニケーションを作成する

コミュニケーションは、設計プロセスにおいて重要な役割を果たします。 製品設計に関しては、すべてのチームメンバーが同じページにいることが不可欠です。 同じ場所に配置されたチームとは異なり、分散したチームには、定期的な対面の会議を手配する機会がありません。 対面でのやり取りを行う場合、同じように機能することは期待できません。 コミュニケーションパターンが十分に確立されていないと、一部のチームメンバーは真空状態で作業しているように感じる可能性があります。

ツールはコミュニケーションの基盤であるため、リモートワークではより重要です。 目標は、チームの全員がつながりを感じられるようにすることです。

すべてのコミュニケーションを一元化

今日の世界では、従来の電子メールから、Skype、WhatsApp、Slack、FacebookMes​​sengerなどのオンラインメッセンジャーまで、さまざまなツールと通信しています。 コミュニケーションのためにタスク管理ツールから別のツールに切り替えなければならないことは、ストレスになる可能性があります。 さらに悪いことに、移行中に一部の情報が失われる可能性があります（たとえば、電子メールの受信トレイがいっぱいになり、チームメンバーが重要な電子メールを見落とす可能性があります）。

製品チームは、 monday.comを職場の単一のコミュニケーションプラットフォームとして使用できます。 また、各タスクのコンテキストでのコミュニケーションが可能になるため、はるかに優れたソリューションになります。 monday.comを使用すると、内部通信に電子メールを使用する必要がなくなります。 チームメンバーがボード上のパルスをクリックすると、画面の右側に「更新」を示すボックスが開きます。 人のユーザー名（「@johndoe」）を伝えて、メッセージを送信するだけです。 すばらしいのは、チャットスレッドがそのタスクにとどまるため、しばらくしてから会話を見つけるのが比較的簡単なことです。

会議を削減し、必要な会議を最適化する

会議はコミュニケーションプロセスの重要な部分です。 計画のレビューと設計上の決定に関するブレインストーミングに関しては、会議に代わるものはありません。 ただし、分散したチームの場合、リアルタイムの会議に使用できる潜在的な時間数は制限される可能性があるため、その時間を最大限に活用することが不可欠です。 分散したチームは、継続的に会議の数を減らし、チームメンバーが一緒にいる時間の有効性を最大化するように努める必要があります。

例として、毎週のキックオフミーティングを取り上げます。 この会議は月曜日に開催され、チームメンバーが集まってその週の計画について話し合います。 多くのチームにとって、そのような会議が生産的になることはめったにありません。 多くの場合、毎週のキックオフ会議で共有される情報は、会議の直後に古くなり、チームメンバーはタスクの優先順位を変更する必要があります。

monday.comは、チームの会議時間を大幅に節約します。 プロダクトマネージャーは、その週の計画について話し合う代わりに、複雑なタスクを毎週達成可能な目標に分割できます。 これは、チームメンバーが何をする必要があるかに基づいて週を計画するのに役立ちます。

個々のメンバーではなく、チーム全体と貴重なリソースを共有する

本当に価値のあるリソースを見つけて、それを仲間と共有したいとします。 あなたはそれについてツイートし、グループチャットへのリンクを送信します。 「素晴らしいリソースです。 ありがとう！" チャットの何人かの人々から。 その直後、ほとんどの同僚はリソースを忘れてしまいます。特に、現在行っている作業でリソースを使用できない場合はなおさらです。 悲しいですよね？ 私たちはもっとうまくやることができます。

グループチャットへのリンクを送信する代わりに、別のボードで見つけたすべてのリソースを共有します。 monday.comには、「Design Inspiration＆Resources」という名前のテンプレートがあります。 このアプローチの優れている点は、チームメンバーが実際に必要なときに特定のリソースを見つけるのがはるかに簡単になることです。

より良い計画とブレーンストーミングセッションを開催する

タスクの優先順位付けは、アジャイルプロジェクト管理の典型的なアクティビティです。 チームメンバーが集まり、タスクについて話し合い、次のスプリントで何を実装するかについて投票します。

monday.comには投票が組み込まれています。 チームメンバーは、チームとして一緒に何かを決定したいときに投票列を使用できます。 ボードに投票列を追加するだけで、チームメンバーはワンクリックで投票できるようになります。

チームメンバーにリアルタイムで通知する

FOMO（FOMO）は、分散したチームでよくある問題です。 リモートで作業する場合、チームメンバーは重要な情報を見逃すことを恐れる可能性があります。 その結果、彼らはコミュニケーションツール、メールやメッセンジャーのチェックに多くの時間を費やしています。 これは本当に気が散る可能性があります。 チームメンバーは、コミュニケーションツールに費やす時間を減らし、設計に使用するツール（プロトタイピングおよび開発用のツール）に多くの時間を費やす必要があります。 メッセージを読んだり返信したりするのに1日を無駄にするのは簡単です。

コミュニケーションツールは、チームメンバーが必要なときに重要な情報を提供する必要があります。 効果的な通知メカニズムが必要です。 monday.comは、デスクトップとモバイルを介してリアルタイムでユーザーに通知します。 プラットフォームには、iOSおよびAndroid用のアプリがあります。 このアプリを使用すると、チームメンバーは携帯電話やタブレットで接続を維持し、どこからでもすばやく応答できます。 通知ルールをカスタマイズすることも可能です。 たとえば、どのアクティビティが電子メールをトリガーするかを管理できます。

チームの作業スケジュールを作成する

チームが世界中に分散していて、会議を手配する必要がある場合は、それが厄介な時間（深夜など）に行われないようにする必要があります。 チームメンバーの勤務時間を見るのは素晴らしいことです。

作業スケジュールボードは、ビジネス運営の基礎です。 各タイムゾーンのチームメンバーは、自分たちのために働く時間にコミットできます。 これは、製品マネージャーが全員に役立つ時間に会議をスケジュールするのに役立ちます。

4.設計プロセスにユーザーを参加させる

ほとんどの商業的に成功した製品は、ターゲットオーディエンスに重点を置いて作成されました。 設計者は、成功した製品をリリースしたい場合、実際のユーザーに設計プロセスを紹介する必要があることを知っています。 システムの開発に伴って変更を加えるコストが増加するため、ユーザーの関与は製品開発の初期段階で最も効率的で影響力があります。 一般に、強力なフィードバックループを作成するのが早いほど、最終製品は優れたものになります。

デザインをユーザーと共有し、貴重なフィードバックを収集する

製品チームがユーザーから受け取るフィードバックは非常に貴重です。 設計チームが正しい方向に進んでいることを検証できます。

monday.comでは、ユーザーはボードを作成し、誰と共有するかを選択できます。 たとえば、クライアントと一緒に作業している場合は、クライアントのプロジェクト用のボードを設定して、ゲストとして作業するように招待できます。 ボードには、作業したい主要な機能を含めることができます。 ボードを共有するとすぐに、クライアントは通知を受け取り、ボードを開いて計画を確認し、変更を要求できます。

5.必要なすべての情報を簡単に見つける

ドキュメント化は別の課題です。 分散したチームには、製品ドキュメントを共有できる物理的に共有されたスペースがありません。 情報は、電子メール、クラウドドライブ、ローカルコンピューターなど、さまざまな場所に保存される可能性があります。チームメンバーが重要な情報を見逃し、気付かない可能性があります。 これは断片化された知識につながります。

すべてのドキュメントを一元化

すべてのドキュメントを1か所にまとめることは、成功するために重要です。 monday.comは、アクセス可能な単一のハブですべての情報を同期します。 すべてのチームメンバーは、関連するすべてのディスカッションを検索可能なデータベースに保存できます。 プラットフォームには、ドラッグアンドドロップするだけでさまざまな種類のファイルをアップロードするオプションがあります。 次回、設計者が製品の仕様を共有する必要がある場合、設計者が行う必要があるのは、プラットフォームにファイルをアップロードすることだけです。

何でもすべてを検索

ナレッジベースを使用したことがある人なら誰でも、検索機能がいかに重要であるかを教えてくれます。 適切な検索を行わないと、情報を見つける可能性が大幅に低下します。

monday.comを使用すると、画像、更新、プロジェクト、割り当てなど、チームがこれまでに取り組んだことのあるものをすばやく見つけることができます。 あなたの仕事は豊富な知識ベースになります。

たとえば、製品の仕様の最新バージョンを見つける必要がある場合は、検索ボックスをクリックし、[ファイル]タブを選択して、プロジェクトの名前を検索クエリとして入力するだけです。

6.コラボレーションツールをチームの自然な一部にする

チーム管理用に選択するプラットフォームは、第二の性質のように感じる必要があります。 テクノロジーはあなたとあなたのチームのために働くべきであり、その逆ではありません。

ツールの学習に必要な時間を最小限に抑える

設計プロセスで新しいツールを導入する場合、1つの目標は、このツールを使用して作業することに完全に同意することです。 チームメンバーは通常、次の「すべての問題を解決する魔法のツール」に懐疑的であるため、この合意は必ずしも容易に実現できるとは限りません。 さらに悪いことに、彼らはそれを使用する方法を学ぶために余分な時間を費やさなければならないということです。 誰も新しいソフトウェアを学びたくない。

monday.comの最も重要な利点の1つは、その直感性です。 以前に同様のアプリを使用したことがあるかどうかに関係なく、 monday.comはトレーニングなしで利用できます。 チームメンバーは、準備なしでツールの使用方法を理解できるようになります。

スケーラブル

企業がコラボレーションツールを選択するとき、彼らはしばしばそれを投資と考えます。 彼らは、ビジネスに合わせて拡張できるツールを求めています。

monday.comは、2人のフリーランサーが一緒に作業することから、世界中で数千人が共同作業することまで、あらゆる規模のチームに適しています。 このツールは、単純なものから複雑なものまで、非常に簡単に拡張できます。 また、ビジネスが拡大するにつれて、 monday.comは、プレミアムバージョン（スタンダード、プロ、またはエンタープライズ）に移行して、プラットフォームのプレミアム機能をさらに活用することを簡単にします。

プラットフォームを既存のツールと統合する

タスク管理ツールは、良い結果を期待するチームにとって不可欠です。 ただし、チームのツールボックスは、設計プロセス（プロトタイピングと開発用）と設計成果物の収集（たとえば、GoogleドライブやDropbox上）もサポートする必要があります。 チーム管理ツールは、チームが使用する他のツールとシームレスに統合することが不可欠です。

統合に関しては、 monday.comは確立されたソフトウェアエコシステムの一部となるために多くのことを行います。 Dropbox、Zapier、Googleドライブおよびその他の共有ツールに接続できます。 チームメンバーとして、モックアップファイルを更新に添付して、関連するタスクのコンテキストで共有することができます。

monday.comには、開発者が独自の統合を構築できるオープンAPIアーキテクチャも付属しています。

7.チームのやる気を維持する

適切な雰囲気を持つことは非常に重要です。 チームリーダーは、チームの各人と調整するだけでなく、エンゲージメントを高める方法を継続的に探す必要があります。

チームメンバーとの成功を祝う

人々が承認を求めるのは当然です。 社会的承認の必要性は、私たちが知っている人々（親、友人、同僚）からの確認を探すように私たちを駆り立てます。 誰かが「素晴らしい仕事だ！」という簡単なことを言って私たちの結果を認識すると、私たちは自分たちの目標に向かって取り組む意欲を感じます。 特にリモートで作業する場合は、チームプレーヤーが承認を受けることが不可欠です。

monday.comには、謝辞の感覚を生み出すのに役立ついくつかの機能があります。 1つ目は、親指を立てる機能です。これは、基本的にアクティビティに対する肯定的な反応です。 ほとんどの人はソーシャルネットワークからこれに精通しています。 人々は、彼らが得るいいねの数によって投稿の効果を測定することに慣れています。 monday.comを使用すると、チームメートの仕事に親指を立てることができます。

もう1つの優れた機能は、アニメーションGIFです。 コメントをGIFで盛り上げることができます。 monday.comでは、チームメイトに返信するときに何千ものGIFから選択できます。これにより、コメントに少し個性が加わります。

最後になりましたが、 monday.comには紙吹雪機能があります。 デザイナーがボード上で最後の「進行中」のタスクを完了するとすぐに、アニメーションの紙吹雪効果が表示されます。 この微妙なディテールは少し喜びを加え、チームメンバーがオールグリーンのボードを持つように動機付けます。

結論

分散したチームで効果的なプロセスを確立することは困難です。 同じ場所に配置されたチームで機能するものが分散チームで機能するとは限りません。また、ある分散チームで機能するものが別のチームで機能するとは限りません。

次の優先事項に焦点を当てることにより、リモートフレンドリーな職場文化を構築します。

• 透明性を優先します。
  重要な情報に誰もがアクセスできるようにしてください。

• チームの活動を常に把握してください。
  チームのすべてのメンバーが何をしているのか、そしてチームがどこでプロセスを進めているのかを一目で理解できます。

• 効果的なコミュニケーションシステムを構築します。
  分散型チームの基盤はコミュニケーションです。 人々のコミュニケーションを維持するための健全な会議と習慣のシステムを作成します。

• 参入障壁を低くします。
  誰もが参加するのに最も苦痛が少ないチームコラボレーションツールを選択してください。 それはすべてをまとめる基準点でなければなりません。