Un framework ROI efficace per lo sviluppo di una politica di lavoro da qualsiasi luogo

“Lo spostamento tettonico causato dal COVID-19 ha cambiato 'lavoro' da sostantivo a verbo. Da un posto in cui siamo andati a una cosa che facciamo, indipendentemente dal luogo". — Joe Brady, CEO - Americhe, The Instant Group

Le aziende oggi stanno affrontando un'enorme pressione da parte dei dipendenti attuali e potenziali per fornire modalità di lavoro più flessibili e ci sono più opzioni che mai. Sebbene il brusco passaggio al lavoro a distanza causato dalla pandemia di COVID-19 sia stato inizialmente caotico, il lavoro da casa (WFH) si è rivelato molto più fattibile del previsto. Le aziende, e interi settori, che in precedenza non avevano preso in considerazione l'adozione di tali politiche, stanno ora cercando di renderle permanenti per attrarre e trattenere i dipendenti.

Ora che abbiamo ampiamente superato le barriere culturali e tecnologiche al lavoro da casa, la prossima frontiera logica è lavorare da qualsiasi luogo (WFA). Questo livello di libertà e flessibilità una volta era stato cancellato come una fantasia. Ma ora, dato lo sfondo delle Grandi Dimissioni e della riapertura dei confini globali, se offrire o meno ai dipendenti la possibilità di lavorare da qualsiasi luogo sarà probabilmente al primo posto per molti datori di lavoro e dipendenti nel 2022.

I principali ostacoli al lavoro da qualsiasi luogo sono questioni legali e fiscali. I rischi principali includono la conformità fiscale (per dipendenti e datori di lavoro), problemi di immigrazione, leggi locali sul lavoro e problemi di sicurezza dei dati. Sebbene inizialmente questi rischi possano sembrare scoraggianti, possono essere gestiti. Le principali aziende, come Spotify e Revolut, hanno già politiche WFA. Tali politiche non garantiscono necessariamente ai dipendenti assoluta libertà. Piuttosto, possono essere progettati per fornire ai lavoratori un certo grado di flessibilità, imponendo al contempo limitazioni strategiche per ridurre al minimo i rischi.

Ho lavorato in EMEA, APAC e Stati Uniti e ho trascorso una notevole quantità di tempo come lavoratore remoto giramondo. Sono un dottore commercialista e ho ricoperto ruoli senior per multinazionali globali, consentendomi di viaggiare in più di 150 località. Ho sperimentato in prima persona le sfide legate alla gestione di complesse questioni fiscali aziendali, fiscali individuali e diritto del lavoro in più giurisdizioni.

Io e la mia famiglia abbiamo scoperto che lavorare da qualsiasi luogo mi cambia la vita. Mia figlia di 5 anni ha già vissuto in quattro paesi e ne ha viaggiato in più di 20. Poter lavorare da qualsiasi luogo ci ha permesso di immergerci veramente in culture diverse e perseguire le nostre passioni in modi che non avremmo mai potuto fare durante le brevi vacanze. Questo nuovo modo di lavorare mi ha ispirato ad avviare la mia azienda: ora consiglio alle aziende e ai privati ​​come trasformare la WFA in realtà.

Poiché la WFA è un'area politica nuova e in evoluzione che coinvolge le normative di un numero enorme di paesi, ci sono ancora più domande che risposte. Detto questo, i datori di lavoro stanno riuscendo ad andare avanti e prendere decisioni nonostante alcune ambiguità. Il modo più semplice, e forse il migliore, per valutare i rischi ei benefici dell'offerta di una politica WFA è attraverso la lente di un quadro completo del ROI. Questo tipo di analisi può aiutarti a prendere una decisione informata sul fatto che l'adozione di una politica WFA sia la scelta giusta per la tua organizzazione e aiutarti a ottimizzare una politica per il tuo livello di tolleranza al rischio.

Da "Lavoro da casa" a "Lavoro da qualsiasi luogo"

Ho menzionato la crescente pressione che i datori di lavoro stanno affrontando da parte dei dipendenti per farli lavorare non solo da remoto, ma sempre più da qualsiasi luogo. Potresti chiedere: qual è esattamente la differenza?

WFH si riferisce ai dipendenti a tempo pieno le cui aziende consentono loro di lavorare da remoto, di solito comodamente da casa. Le politiche WFH si applicano in genere ai lavoratori che rimangono all'interno di un paese e possono scegliere di lavorare da "casa" in parte o tutto il tempo.

Le politiche WFA sono diverse. Consentono ai dipendenti di lavorare in remoto all'estero su base temporanea, in genere per più di sette giorni ma meno di 365. Le durate all'interno di questo intervallo rientrano in un'area grigia legale in molti paesi. Questi soggiorni sono più lunghi rispetto ai normali viaggi d'affari, ma non richiedono un cambio di residenza permanente.

Sebbene la WFA non sia un concetto nuovo per alcuni (me compreso), è qualcosa che è spesso sfuggito alle crepe normative. Tuttavia, poiché un numero crescente di persone si unisce ai ranghi della WFA, è probabile che la residenza temporanea venga sottoposta a un maggiore controllo normativo e a un'applicazione più rigorosa. Questo panorama mutevole è un motivo in più per sviluppare una politica WFA ben progettata che protegga la tua azienda dai rischi di conformità legale e fiscale.

Politiche WFA: cosa possono guadagnare i datori di lavoro?

Sia i dati concreti che le solide prove aneddotiche indicano che consentire ai dipendenti di lavorare da remoto può fornire vantaggi tangibili ai datori di lavoro, aiutandoli ad attrarre e trattenere i migliori talenti, aumentare la soddisfazione e la produttività dei dipendenti e ridurre la necessità e il costo dello spazio ufficio. I datori di lavoro che forniscono permanentemente l'opzione di WFA ottengono l'ulteriore vantaggio dell'accesso al pool di talenti globale. La società di software GitLab stima il vantaggio netto che riceve dall'essere un'azienda completamente remota a $ 18.000 per lavoratore all'anno.

Già prima della pandemia, la ricerca accademica delle principali università suggeriva che consentire il lavoro a distanza potrebbe aumentare la produttività dei dipendenti. Uno studio del 2013 condotto dal professore di economia di Stanford Nicholas Bloom ha rilevato che il passaggio dal tradizionale lavoro d'ufficio al lavoro da casa ha portato a un aumento del 13% della produttività dei dipendenti. Un successivo studio osservazionale condotto da professori dell'Università di Harvard e della Northeastern University ha rilevato che consentire ai dipendenti di passare da WFH a WFA ha portato a un ulteriore aumento della produttività del 4,4%.

Il messaggio dei dipendenti è chiaro e coerente: accordi di lavoro rigidi sono uno dei motivi principali che adducono a lasciare il lavoro. In un recente sondaggio di GoodHire, il 74% degli intervistati ha affermato che avrebbe bisogno di una qualche forma di accordo di lavoro a distanza per mantenere il proprio lavoro attuale.

Un numero crescente di prove suggerisce che molti lavoratori sarebbero persino disposti a prendere una riduzione dello stipendio per l'opzione di lavorare a distanza su base permanente. Sebbene l'importo vari in base alla fonte, in generale, la maggior parte degli intervistati afferma che accetterebbe riduzioni salariali dal 5% al ​​10% per rendere permanenti gli accordi di lavoro a distanza.

Quali sono gli svantaggi delle politiche WFA?

Ci sono disincentivi all'adozione di una politica WFA, primo fra tutti l'incubo di conformità che WFA può creare. Lo esamineremo principalmente dal punto di vista del datore di lavoro, che generalmente deve affrontare una maggiore esposizione al rischio. Tuttavia, anche i dipendenti che lavorano a distanza in un paese diverso dalla loro residenza fiscale permanente per lunghi periodi di tempo devono affrontare determinati rischi.

Il rischio principale che i datori di lavoro devono affrontare negli scenari WFA è la possibilità di attivare la "stabile organizzazione" (PE). PE descrive le attività di un'impresa in un paese estero che sono sostanziali e in corso, abbastanza da dare origine a una responsabilità fiscale in quel paese. Diversi paesi e i rispettivi trattati fiscali possono utilizzare criteri leggermente diversi per definire la PE, ma la maggior parte si basa sulla guida dell'articolo 5 del modello di convenzione fiscale dell'OCSE.

Esistono due modi principali in cui un'impresa può attivare la PE: gestire una sede fissa di attività (fisica o virtuale) in un paese e/o compensare un agente dipendente in quel paese (di solito qualcuno con il potere di firmare contratti per conto dell'azienda ). Dirigenti e venditori sono tipici esempi di agenti dipendenti, sebbene la designazione vari in base al paese e alla situazione. Per questi motivi, sia la natura del lavoro svolto in un paese, sia la durata e il grado di regolarità con cui tale lavoro viene svolto, sono fattori importanti da considerare quando si sviluppa la politica WFA.

Diciamo che un dirigente senior della tua azienda, qualcuno che è responsabile delle principali decisioni strategiche e che ha l'autorità di firmare contratti per conto dell'azienda, vuole vivere nella sua residenza estiva all'estero per sette mesi all'anno. La natura del lavoro svolto, unita alla notevole durata del tempo trascorso in un singolo paese e alla natura ricorrente delle visite, attiverà probabilmente la PE non superando sia il test "sede di attività fissa" che quello "agente dipendente".

Se un paese estero ritiene che la tua azienda abbia una stabile organizzazione lì, rischi di incorrere in un'imposta sulle società notevolmente più alta. D'altra parte, è improbabile che uno sviluppatore di software junior che lavori da un Airbnb su un'isola caraibica per un mese all'anno attivi PE.

Il PE comporta il rischio finanziario maggiore quando si consente ai dipendenti di WFA, ma non è l'unico rischio. Ho delineato gli altri rischi principali nella tabella seguente.

Come puoi sviluppare e ottimizzare la politica WFA della tua azienda in modo da massimizzare i potenziali benefici mitigando i rischi più significativi? Con un framework ROI.

Un framework ROI per le politiche WFA

Più o meno allo stesso modo in cui gli investitori calcolano il ritorno su un investimento, le aziende spesso cercano di stimare (o, a posteriori, misurare) il ritorno su una decisione strategica di business rispetto al suo costo. Un framework ROI può essere uno strumento utile quando si sviluppa una politica WFA o si confrontano le opzioni politiche. Gli input saranno indubbiamente imprecisi, poiché sarebbe impossibile assegnare valori numerici concreti né ai costi né ai benefici coinvolti. Indipendentemente da ciò, questo quadro teorico può aiutarti a vedere come vari aspetti della tua polizza possono essere modificati per massimizzare il tuo ROI, aumentando i benefici o diminuendo i costi.

Ai nostri fini, il lato "costo" dell'equazione dovrebbe tenere conto delle spese amministrative aggiuntive per l'attuazione di una politica WFA, nonché del "costo" di ciascuno dei rischi primari elencati nel grafico seguente. È possibile stimare il costo di un determinato rischio moltiplicando la probabilità che si verifichi un esito negativo per il costo della sanzione che verrebbe sostenuta.

Ad esempio, l'offerta di una polizza WFA per 30 giorni all'anno pone una probabilità estremamente bassa che un dipendente attivi PE in un paese straniero. Sebbene il costo della sanzione del PE sia elevato, la probabilità di incorrere in tale costo è trascurabile in questo scenario, quindi l'offerta di tale politica lascia la tua azienda in una posizione abbastanza sicura.

Al contrario, un rischio inaccettabile potrebbe essere quello di consentire a qualcuno in un ruolo ad alto rischio come quello delle vendite di trascorrere più della metà dell'anno in un paese in cui esiste un rischio significativo di creare una struttura permanente che potrebbe costare milioni all'azienda. In tal caso, sarebbe difficile creare un business case per consentire loro di lavorare da qualsiasi luogo.

(Nel grafico precedente, il costo stimato per la sostituzione di un dipendente proviene da Gallup e alcuni sondaggi relativi alle preferenze dei lavoratori sono stati condotti da Goodhire, Owl Labs e Vidyard.)

Mentre sviluppi e confronti potenziali politiche WFA, considera quattro domande chiave. Le risposte influiranno direttamente sul ROI di una determinata opzione di polizza, consentendoti di ottimizzare la tua polizza massimizzando i vantaggi e riducendo al minimo i rischi.

1. La WFA è un'opzione praticabile per la tua azienda?

Non tutti i lavori possono essere eseguiti bene da remoto. Può sembrare ovvio, ma non è sempre così chiaro come potresti pensare. La WFA può complicare ulteriormente le cose se i dipendenti lavorano in fusi orari diversi. Tuttavia, nel corso della pandemia, molti leader aziendali che un tempo pensavano che le loro attività non potessero funzionare in remoto o in modo asincrono hanno scoperto che in realtà potevano.

E anche i settori che richiedono orari fissi e una presenza fisica, come gli stabilimenti automobilistici, possono avere dipartimenti (finanziari, legali, risorse umane) che possono operare in modo più indipendente. Prima di prendere seriamente in considerazione l'adozione di una politica WFA, chiediti se il lavoro remoto asincrono sarebbe possibile per la tua azienda e quanto è probabile che si traduca in una minore produttività. Pensa a questo per l'azienda nel suo insieme, così come per quanto riguarda i singoli dipartimenti e ruoli.

In alcuni casi, la regolamentazione specifica del settore può essere un fattore limitante in cui i dipendenti possono lavorare. Ad esempio, alcuni tipi di istituti finanziari sono altamente regolamentati e potrebbero dover soddisfare specifici requisiti di licenza per svolgere attività commerciali tra stati e confini nazionali. In altri casi, il lavoro a distanza può essere possibile, ma meno efficiente. Il lavoro asincrono pone alcune sfide, in particolare per quanto riguarda la comunicazione, tuttavia, può anche aumentare l'efficienza lasciando che il lavoro continui 24 ore su 24. McKinsey & Company ha identificato quali settori sono più adatti per il lavoro a distanza.

2. Quanti giorni di WFA dovresti consentire in un dato anno?

Il numero di giorni in cui consenti ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo all'anno dovrebbe essere una funzione di due fattori.

In primo luogo, come discusso nella domanda 1, considerare se la produttività sarà influenzata negativamente da lunghi periodi di lavoro a distanza. Ad esempio, molti lavori nel settore tecnologico, come lo sviluppo di software, sono relativamente indipendenti e spesso svolti in remoto. È difficile vedere come la WFA per un certo periodo di tempo possa porre problemi. Tuttavia, in altri settori o ruoli che richiedono un alto grado di collaborazione, uno o due mesi fuori dall'ufficio di tanto in tanto possono essere fattibili, ma periodi di tempo più lunghi potrebbero non essere l'ideale.

In secondo luogo, pensa alle normative esterne. Molte regole sui visti e sull'immigrazione si basano su periodi di tempo standard (ad es. 30, 90 o 183 giorni). Ad esempio, ai cittadini americani è generalmente consentito trascorrere fino a 90 giorni in un determinato paese con un visto turistico tradizionale. È improbabile che svolgere un lavoro a distanza per un'azienda con sede negli Stati Uniti dall'estero, un lavoro che non implica l'interazione nel mercato locale, rappresenti un serio rischio di attivare PE in questo lasso di tempo.

Non è un caso che la maggior parte delle politiche WFA adottate fino ad oggi dalle grandi aziende vadano da uno a tre mesi all'anno. I dipendenti di Shopify possono accedere a WFA per tre mesi all'anno, Revolut offre due mesi di WFA, mentre American Express consente un mese. Per una determinata polizza WFA, una durata più breve riduce la probabilità di diversi rischi chiave: attivazione di PE, violazione delle norme sull'immigrazione e assoggettamento al diritto del lavoro locale.

3. Quali paesi includerai o escluderai?

Puoi affrontare questa domanda in uno dei tre modi seguenti: un elenco di paesi pre-approvato, un elenco di paesi vietati o una combinazione dei due. (Per motivi geopolitici o di sicurezza, la maggior parte delle aziende vieta almeno alcuni paesi.)

Quando determini quali paesi includere nella tua polizza, considera quali rischi sono particolarmente rilevanti per ciascuna località, nonché il livello generale di rischio. Gli Stati Uniti e il Regno Unito, ad esempio, hanno alcune delle normative più rigorose in questo settore: anche i soggiorni al confine di 30 giorni possono potenzialmente sollevare problemi fiscali. Al contrario, e in particolare nel corso della pandemia, alcuni paesi hanno introdotto politiche con l'esplicito obiettivo di attrarre lavoratori a distanza. Molti paesi le cui economie in precedenza facevano molto affidamento sul turismo hanno preso la decisione calcolata di offrire programmi di visti per lavoro a distanza al fine di attrarre lavoratori a distanza con guadagni relativamente elevati e la spesa discrezionale che portano.

4. Dovresti collegare dinamicamente il tuo sistema di gestione delle prestazioni alla tua politica WFA?

Sebbene la maggior parte dei dati suggerisca che l'espansione della flessibilità dei dipendenti, tramite WFH o WFA, si traduce in una maggiore produttività, ci sono modi in cui potresti essere in grado di amplificare questo vantaggio. Proprio come i datori di lavoro hanno storicamente offerto bonus basati sulle prestazioni o assegnato anni sabbatici retribuiti a coloro che sono rimasti in azienda per un certo numero di anni, consentire ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo può essere utilizzato come un incentivo legato alla performance o alla fidelizzazione.

Qual è la politica WFA giusta per la tua organizzazione?

Niente è senza rischi. Da un lato, l'adozione di una politica WFA può esporre la tua azienda a una serie di rischi di conformità. D'altra parte, non offrire almeno una certa flessibilità riguardo al lavoro a distanza internazionale ti mette a rischio di perdere alcuni dei tuoi migliori talenti. Cosa deve fare un datore di lavoro?

La mia speranza è che il quadro del ROI ti fornisca una comprensione di base dei potenziali costi e benefici dell'adozione di una politica WFA. Inoltre, dovrebbe aiutarti a confrontare diverse opzioni di policy e vedere in che modo la modifica di componenti specifici della tua policy WFA può influire sul ROI.

Detto questo, alcune delle aree a rischio sono complesse. Variano in base al paese e sono in continua evoluzione mentre le autorità di regolamentazione tentano di adattarsi a una forza lavoro globale sempre più geomobile. Sebbene questo framework di base possa aiutarti a sviluppare una politica WFA a rischio relativamente basso per la tua azienda, se stai considerando una politica più ampia, potrebbe valere la pena cercare una consulenza professionale.